ZUGFeRD – und das Versenden elektronischer Rechnungen ist auch für KMU ein Kinderspiel | ECM-Forum auf der CeBIT 2014

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Information about ZUGFeRD – und das Versenden elektronischer Rechnungen ist auch für KMU...
Technology

Published on March 12, 2014

Author: bitkom_ecm

Source: slideshare.net

Description

Ein Vortrag von DocuWare GmbH auf dem ECM-Forum zur CeBIT 2014

Referent: Stefan Schmidt, Vice President Product, DocuWare GmbH

Weitere Informationen unter:http://ecm-navigator.de/termine/zugferd-und-das-versenden-elektronischer-rechnungen-ist-auch-fuer-kmu-ein-kinderspiel

oder warum das Versenden elektronischer Rechnungen auf für KMU kinderleicht ist Stefan Schmidt / VP Product 11.3.2014 ZUGFeRD

Ursprünglich ein Projekt der „ AWV – Arbeits- gemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung“ zur Vereinfachung des Rechnungsaustauschs. Zusammenführung verschiedener Initiativen (u.a. „Faktura Base“ des ECM Compliance). Deutschlandweiter Standard, der auch in Europa auf großes Interesse stößt. Was ist ZUGFeRD überhaupt? 2

ZUGFeRD basiert auf PDF Was ist ZUGFeRD überhaupt? 3 ZUGFeRD ist ein Dateiformat ZUGFeRD enthält Rechnungsdaten in standardisierter Form

Wie werden heute Rechnungen ausgetauscht? Papier  Zeit- und Kostenintensiv (Papier, Porto, Versand, …)  Aufbewahrung (Platz, Recherche, …)  „Unhandlich“ für Prozesse (Transport, Status, Überblick, …) Aber…  Anwender sind vertraut mit dem Umgang 4 * Bruno Kock, (Billentis): E-Invoicing / E-Billing Februar 2013 27 Milliarden Rechnungen pro Jahr werden in Europa per Post verschickt.*

Wie werden heute Rechnungen ausgetauscht? Elektronisch  PDF  Bis vor zwei Jahren noch Signaturpflichtig  Keine einfache automatisierte Verarbeitung  EDIFACT  Aufwändig in der Einrichtung  Kommt hauptsächlich bei großen Datenmengen zum Einsatz 5

Einfache / bekannte Handhabung (PDF Datei) Ad hoc Versand per E-Mail Elektronische Weiterverarbeitung Elektronische Archivierung Entspricht allen gesetzlichen Vorgaben Was ändert sich mit ZUGFeRD? 6

Warum engagiert sich DocuWare für ZUGFeRD? Einfach  Starke Vereinfachung des Rechnungsaustauschs (vor allem im KMU Bereich) Ganzheitlich  Noch bessere Integration von Dokument-Management-Lösungen in Unternehmensprozesse Aufbauend  Vorhandene Basistechnologien konnten einfach verwendet und erweitert werden 7

Wie sieht die DocuWare Lösung aus? Verarbeiten von erhaltenen ZUGFeRD Rechnungen  Automatische Indexierung der Rechnung  Import automatisch  Von mehreren Rechnungen aus dem Dateisystem  Direkt aus Outlook Erstellen von ZUGFeRD Rechnungen aus einem beliebigen Programm  GUI basierte Konfiguration (keine Programmierung)  Kann von jedem User durchgeführt werden  Bestehende Rechnung wird als Vorlage verwendet  Es kann ein Briefbogen hinterlegt werden  Einfach per Druck auf den DocuWare Printer 8

ZUGFeRD Rechnung eines Lieferanten als Vorlage verwenden 9

Starten der Konfiguration mit der Rechnung des Lieferanten 10

Anzeige aller ZUGFeRD Daten in der Rechnung 11

Auswahl der ZUGFeRD Daten und Zuweisen der Indexkriterien 12

Alle relevanten Indexkriterien füllen 13

Empfang einer ZUGFeRD Rechnung per eMail 14

Erstellen von ZUGFeRD Rechnungen  Sie drucken aus Ihrem ERP / WWS / Office wie Sie es gewöhnt sind.  Alle relevanten Daten werden aus der Rechnung gelesen und im ZUGFeRD Format eingebettet.  Es wird eine PDF Datei erstellt die Ihrer gewohnten Rechnung entspricht.  Rechnung kann automatisch an eine E-Mail angehängt und versandt werden.  Wahlweise wird die Rechnung auch automatisch archiviert oder ausgedruckt. 15

Einmaliger Druck einer Rechnung 16

Starten der Konfiguration mit der gedruckten Datei 17

Auslesen von Tabellen / Strukturen 18

eMail Versand vorkonfigurieren 19

Rechnung versenden / archivieren 20

Zusammenfassung Großes Einsparungspotenzial  Porto, Papier, Archivierung, etc. Besserer Service für eigene Kunden  schnellere Zustellung, automatische Weiterverarbeitung, etc. Verbesserung der eigenen Prozesse  automatische Verarbeitung, schnellere Bezahlung, elektronischer Workflow  Vermeidung von Fehleingaben, etc. 21 ZUGFeRD erleichtert die Rechnungsabwicklung enorm – vor allem auch für KMU, da technisch unaufwändig und leicht integrierbar

Danke für Ihre Aufmerksamkeit Stefan Schmidt VP Product, DocuWare

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