Vorschau zum Seminar "Strategisches Intranet-Projektmanagement"

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Information about Vorschau zum Seminar "Strategisches Intranet-Projektmanagement"
Business & Mgmt

Published on March 11, 2014

Author: IntranetMatters

Source: slideshare.net

Description

Auch im Jahr 2014 finden wieder mehrere Intranet-Seminare mit Stephan Schillerwein im Rahmen der Kongress Media Akademie statt. EInen kleinen Vorgeschmack auf die spannenden Inhalte des Seminars gibt diese Präsentation.

1 Strategisches Intranet Projekt- management Frankfurt, Zürich, München, Köln 2014 Stephan Schillerwein stephan@schillerwein.net www.schillerwein.net www.intranet-matters.de @IntranetMatters Ein Seminar der Kongress Media Akademie

2 Seminar-Agenda Zeit Beschreibung 09:00 – 09:30 Vorstellung und Tagesüberblick 09:30 – 10:15 Die Aufgabe des Intranets und die Weiterentwicklung zum Digital Workplace 10:15 – 10:30 Kaffeepause 10:30 – 11:30 Vision, Strategie, Kultur 11:30 – 12:30 Governance, Rollenmodell, Erfolgsmessung 12:30 – 13:45 Mittagsessen 13:45 – 14:45 Workshop: die Intranet Roadmap 14:45 – 15:45 Vorgehensweise für Intranet-Projekte 15:45 – 16:00 Kaffeepause 16:00 – 17:00 Vertiefung wichtiger Projektschritte 17:00 – 17:30 Fragen und Abschlussdiskussion

3 About Stephan Schillerwein  Extensive experience (15+ years) in Digital Media and Information Management, specializing in Intranets, Social Collaboration and the Digital Workplace  Worked for organizations of all sectors & sizes  Formerly Online and Intranet Manager at several large enterprises and Director at the Intranet Benchmarking Forum  Business computer scientist – speaks language of “both sides”  Author, conference speaker, seminar trainer, blogger, …  Partner of the Worldwide Intranet Challenge Intranet & Digital Workplace Advisor 100+Projects 50+Companies 1large, international Partner Network 0contracts with Software Vendors Project Focus:  Vision & Strategy  Coaching & Enabling  System evaluation  Lean Intranet Projects  360 Intranet Assessment  Findability & Semantic  Change Management  …

4 Überblick: - Intranet Framework - Erwartungsmanagement für das Seminar

5 Intranet-Erfolgsfaktoren existieren auf mehreren Ebenen Projekt Produkt Intranet Management Rahmen- bedingungen

6 Gesamtüberblick – das Intranet-Framework Intranet Management Strategie Rollenmodell & Aufgaben Ziel- Steuerung Governance Intranet Projekte

7 UM WAS GEHT ES EIGENTLICH … ? Die Aufgabe des Intranets und die Weiterentwicklung zum Digital Workplace

8 Was ist überhaupt ein Intranet?

9 Wenn sich ein Intranet durch seine Nutzung definieren würden, dann wäre es … Forrester: 93% aller Mitarbeiter benutzen ein Intranet mindestens wöchentlich, jedoch überwiegend für Basisfunktionen wie das Telefonbuch, Infor- mationen zu Arbeit- geberleistungen und der Gehaltsabrechnung.” Credits: - Picture: http://www.colosseum-werbung.ch/werbegestaltungen.html - Forrester: http://www.forrester.com/Research/Document/Excerpt/0,7211,55142,00.html

10 Das Intranet ist auch heute noch eine Informationsablage … Quelle: IntraNET Studie 2013, add-all AG, www.intranetberater.de Basierend auf 279 Unternehmen

11 Das «Kantinenplan-Intranet» hat grundlegende Probleme in vielen Bereichen Akzeptanz und Nutzung Bedeutung für die Organisation Budget und Ressourcen Nutzen und Return on Investment Konkurrenzierung und Abgrenzung Steuerbarkeit Inhaltliche Qualität Relevanz, Auffindbarkeit, ... …

12 Dahinter stehen vor allem folgende Ursachen • Was ist ein Intranet für unser Unternehmen? • Welche geschäftlichen Ziele verfolgen wir damit? Unklare Positionierung • Produktivitätsverlust in der «Wissensarbeit» • Dominanz von Paradigmen des Industriezeitalters Unerkannte Potentiale • Arbeitsweisen ändern sich nicht durch Tools • Haupterfolgsfaktoren sind Akzeptanz, Kultur und Change Technologie-Orientierung • Intranet ist ein Lösungsbaustein von vielen • Zu lösende Probleme werden häufig nicht oder unzureichend verstanden Isolierte Betrachtung

13 Just one small example of what’s wrong today Source: Vin Jones, Business Practices That Refuse To Die #44: Email Trees, http://www.youtube.com/watch?v=QIqA_YKeboc

14 Dear Mr. CEO … … we have a 25+% productivity issue in information work … … that affects 60+% of our employees – and 100% of management … … especially in the tasks most that are relevant for our (future) success … … and also affects employee engagement, creativity, innovation, attractiveness for new hires … … plus our ability to execute business strategy! Oh, and the competition hasn’t realized that they have the same problem as well, yet …

15 VISION, STRATEGIE, KULTUR

16 Important characteristics of a strategy Long-term Planned Goal orientation Right use of resources Big picture Pattern for day-to- day activities and decision making

17 Die inhaltlichen Bausteine der Strategie •Ideal- & Erfolgszustand in der Zukunft – der (langfristig stabile) Leitstern •Unabhängig von Ist-Situation, Kultur, Restriktionen, etc. - und genau deswegen so wichtig!Vision •Daseinsberechtigung, der «Business Case» •Skizziert vor allem das «Warum» und «für Wen» (inkl. Value Drivers)Mission •Dauerhafte Handlungsmaximen, skizziert das “Woran orientiert sich unser Handeln” •3 bis 5 Stichwörter zur Orientierung für die Umsetzung der VisionPrinzipien •Beantwortung der strategisch wichtigen Fragestellungen. Beschreibung der aus der Umsetzung resultierenden Performance-Steigerung des Unternehmens und der Messung dieser Ziele. •Skizziert, wie die Vision umgesetzt werden kann (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen) Strategie •Voraussetzungen in der Unternehmenskultur zur Umsetzung der Vision/Strategie •Skizziert die anzustrebende Soll-Kultur, erforderlichen Verhaltensänderungen und Schritte dorthinKultur & Verhalten •Zeigt den Weg und die Schritte auf, macht die Strategie plan-, greif- und umsetzbar •Verbindung zwischen Business-Zielen, (für die Benutzer relevanten) Intranet-Fähigkeiten und benötigten Technologien Roadmap

18 How to shape Organizational Culture? Picutre source: Ed Schein, Sloan Professor emeritus, Massachusetts Institute of Technology (MIT) Help in giving direction, supporting a culture, expressing a culture - but don’t change culture Get created by culture – cannot be created or shaped by «order» Only behaviour can really be directly influenced

19 Case Study: Grundfos Vision «The Intranet will be the one place to access tools in our digital workplace to increase efficiency and to continuously support our business goals. It will be the global culture bearing platform where employees communicate, connect and collaborate to get their work done in an efficient and flexible manner.» Guiding Principles 1. Connect people, tools and tasks 2. Ensure global reach and local presence 3. A clean lean portal with access to relevant tools 4. Be available. Anywhere. Any time. Any device.

20 GOVERNANCE, ROLLENMODELL, ERFOLGSMESSUNG

21 Governance

22 Intranet Policies & Guidelines Design Content ParticipationIntegration Technology Security & Compliance

23 Content Guideline • Content Zonen • Content-Lebenszyklus (Aufnahme, Freigabe, Verteilung, Aggregation (Teasering), Aktualisierung und Archivierung) • Ausgestaltung / Qualität – Platzierung (Sitestruktur) – Benennung (Menütitel) – Meta-Daten – Vertraulichkeit – Qualität – Verlinkung (und URL- Gestaltung) – Formate – Bilder – Sprachen – Vereinheitlichung der Informationshandhabung Design Content ParticipationIntegration Technology Security & Compliance

24 Praxisbeispiel: Social Intranet Participation Guideline 1. Ziele & Mehrwert: Überlegen Sie immer, welchen Zweck Sie mit dem Einstellen einer Information verfolgen – schaffen Sie Mehrwert für sich und andere! 2. Kanäle & Zielgruppen: Wählen Sie den richtigen Kanal und den richtigen Adressatenkreis – vor allem bei möglicherweise vertraulichen oder heiklen Informationen. 3. Verantwortlich fühlen: Bleiben Sie nach dem Einstellen am Ball – reagieren Sie auf Kommentare und Antworten anderer Personen. 4. Gute Umgangsformen: Bleiben Sie stets ehrlich, sachlich, respektvoll und objektiv – Kritik und Meinungsverschiedenheiten sind erlaubt und erwünscht, aber auf den Ton kommt es an. 5. Rechtliches: Verletzen Sie kein geltendes Recht, z.B. Urheberrecht, Datenschutz etc. oder intern geltende Regelungen. 6. Referenzieren: Nennen Sie die Quellen ihrer Informationen, z.B. durch Einfügen eines Links oder Nennung der entsprechenden Person. 7. Schreibqualität: Schreiben Sie verständlich, kurz und nachvollziehbar – und bleiben Sie beim Thema. 8. Erst Zuhören: Informieren Sie sich, bevor Sie etwas einstellen – vielleicht gibt es zu diesem Thema ja schon bestehende Diskussionen und Informationen.

25 Rollen & Aufgaben

26 Rollenmodell Intranet Team • Strategie • Organisation • Weiterent- wicklung • Inhalte • Technik Steuerung • Auftraggeber • Intranet Gremien • Rechtsdienst • Arbeitnehmer- vertretung • … Content • Intranet- Chefredaktion • Informations- architektur Verantwortlicher • Content Manager • Autoren <> Redakteure • Reviewer • Content Owner • Bild- und Multi- media- Redakteure Interaktivität • Community … • Sponsor • Manager / Moderator • Local Leader • Kernteam • Fachexperten / Mitglieder • Community Support • Kommentar- Moderatoren • «Akivisten» (Advocates, Ambassadors, Champions, …) • …

27 Praxisbeispiele: Videos machen neugierig … MAN Diesel 2012 http://www.youtube.com/watch?v=PN1IyDvyA2ohttp://vimeo.com/18309102

28 Erfolgsmessung und Steuerung

29 Einfluss der üblicherweise gemessenen Werte meist gering Z i e l e Faktoren, die aufgrund von Intranet-Daten gemessenen werden Faktoren, die ausserhalb des Intra- nets gemessen werden Bereich Art Web Analytics • Basis • Weiterführend • System-übergreifend Search Analytics • Basis • Weiterführend Custom Reports • In Kernsystem • System-übergreifend Kombinationen • Excel-basiert • DB-basiert Befragungen, Produktivitäts- messungen, … ~20% ~80%

30 Beispiel: "Intranet's Effects on Performance" • The intranet helps me to accomplish my tasks more quickly • The intranet helps me improve the quality of my work • The intranet helps me improve my job performance • The intranet gives me greater control over my work • The intranet helps me prevent errors in my work • The intranet enhances my effectiveness on the job

31 Empfohlene, minimale Kriterien: Je min. 1 Kriterium zu folgenden Bereichen • Benutzeraktivität • Benutzerzufriedenheit • Nutzungsgrad und Reichweite • Produktivität • Kosten • Wertbeitrag

32 VORGEHENSWEISE FÜR INTRANET-PROJEKTE

33 Die 3 grössten Probleme eines Intranet- Projekts • Politik • Persönliche Vorstellungen • Projektteam ohne gemeinsames Ziel

34 Gründe gegen herkömmliche Vorgehensweisen • Fehlende Balance in der Konzeption – zwischen unzureichend (Technologie-orientierung) und «overkill» (Wasserfall-orientierte Vorgehensweisen) • Fehlende oder fehlgerichtete Benutzer-orientierung • Mangelnde Abstimmung zwischen Konzeptions- und Umsetzungsphase (am System vorbei konzeptioniert) • Übermässiger Fokus auf die «3 magischen Projektdimensionen»

35 Gründe gegen herkömmliche Vorgehensweisen • Unterschätzung der politischen Dimension, der Vielzahl an Stakeholdern, Disziplinen, erforderlichen Voraussetzungen (nicht nur auf technischer Ebene), Abhängigkeit von kulturellen Faktoren, … • Fehlen einer ganzheitlichen Sicht • Übermässige Fokussierung auf den Launch • …

36 Intranets sind keine Individualentwicklungs- Projekte (mehr) «CMS-Intranet» Digital Workplace Schwerpunkt der Funktionalitäten Back-end! (relativ wenig Front- end Funktionalität) Front-end! (mittlerer Anteil Back-end Funktionalität) Funktionsspektrum Nicht breit, aber tief Sehr breit, mit unterschiedlicher Tiefe Anforderungsabdeckung durch Anbieter Mit der Zeit sogar Überabdeckung Aktuell klare Unter- abdeckung Interaktionsdesign – Back-end Wichtig, aber aufgrund geschultem Anwenderkreis meist unverändert In Relation nicht erfolgskritisch - Front-end geringer Anteil, meist vollständig anpassbar hoher Anteil, schlechter ootb-Zustand, nur aufwändig anpassbar, wichtig für Erfolg Stakeholder dafür Überschaubar, meist im Projekt eingebunden Alle Mitarbeiter

37 Intranets sind keine Individualentwicklungs- Projekte (mehr) «CMS-Intranet» • Konzeption konnte weitgehend losgelöst vom System erfolgen • Im Front-end war mehr oder weniger alles umsetzbar, wenig Kompromisse, vollständig Spezifikation möglich Digital-Workplace • Konzeption losgelöst vom System führt zu hohem Anpassungsbedarf nach Systementscheid • Entscheidende Erfolgsbausteine (Interaktionsdesign) sind kaum sinnvoll spezifizierbar • Viel nicht umsetzbar, viele Kompromisse, Spezifikation ohne Systembezug ist «Schuss ins Blaue» Iterative, system-bezogene Spezifikation

38 Schlüsselfrage: enthält das Projekt eine Systemevaluation? • Intranets sind keine IT-Projekte, sondern Business-Projekte mit einer IT-Umsetzungsphase • Wenn das Projekt eine Systemauswahl enthält, kommt dem IT-Teil jedoch eine deutlich höhere Bedeutung zu, da es eine Vielzahl von Abhängigkeiten zu berücksichtigen gibt • Auch die Vorgehensweise kann dann viel weniger lean/agil erfolgen, da deutlich mehr «Vorarbeiten» erforderlich sind

39 Projektmethoden und Vorgehensoptionen

40 Why Project Management ? Gartner: 1/3 of IT projects exceed budgets and schedules by almost 100% in small to mid- size companies

41 Wichtige Elemente eines Projekts Projekt-Ziel Projekt- Organisation Personen Gremien Kapazitäten Entscheidungs- kompetenz Prozesse Projektplan Meilensteine Arbeitspakete Aufgaben Ressourcen Zeit Budget Fach- kompetenzen Resultate Objekte (Teil- Produkte) (End-) Produkt(e) Projekt- Methoden

42 Generische Projektorganisation Erweitertes TP-Teams Teilprojekt-Kernteams Fachliche Leitung Projektleitung Steuerungsausschuss Auftraggeber Sponsor Auftraggeber, Vertreter Management, Fachbereiche, Dienstleister, ... Fach- Projektleiter Leiter Strategie & Konzeption Mitarbeiter Kernteam Weitere Projekt-MA, Ansprechpartner Fachbereiche, ... (Leiter Inhalt) ... ... Leiter Technik ... ... Projekt-Steuerung Qualitäts- Manager Sounding Board

43 Intranet & Digital Workplace Project Structure Plan Operations: Use & Sustain Go-Live Process Project Review Technical Operations Business Operations Phase 3b: Build & Implement (Business-Stream) Adoption Support Creation & Migration Roll-out of organisational concept Phase 3a: Build & Implement (Technology-Stream) Technical Concept System Setup Implementation Content Integration Testing & Quality Assurance Phase 2: Prepare & Design Business Requirements Roadmap Solution Concept Organisational Concept System Evaluation Phase 1: Explore & Envision Analysis Vision & Strategy Phase 0: Project Initialisation Business Case Project Scope Project Setup xPhaseA:Project&ExpectationManagement xPhaseB:ChangeManagement xPhaseC:Communication Stephan Schillerwein, version 1.5 – Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License

44 There is no one way to run an (intranet) project Intranet Methodology Agile / Lean Project Participative / Collaborative Project Serious User-centered Design Serious Change Management BaseAdd-onLayers Project Management Methodology

45 VERTIEFUNG WICHTIGER PROJEKTSCHRITTE

46 Bedürfnisanalyse

47 «Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde» - Henry Ford

48 Techniken für die Bedürfnisanalyse Befragungen •Online-Umfragen •Interviews •Auswertung von Feedback •Apreciative Inquiry •Excellence-focused Inquiry •«Value proposition»-focused Inquiry Gruppen-basiert •Focus Groups •World Café •Brainwriting •Collaborative Sketching Aufgaben •Digital Workplace User Journey •Usability-Testing •Arbeitsbeobachtung (Contextual Inquiry/ Observation) •«Tagebuch» -Analyse (Self-Reporting) •Auto-Reporting •Prozess-Analyse Potentiale •Business Analyse •Benchmarking •Historic Lost Opportunities Analysis

49 Change Management

50 Ausgangslage • Es geht um Verhaltens- und Einstellungsänderungen • Widerstand dagegen kann organisatorisch und/oder individuell sein • Widerstand ist v.a. emotional, nicht rational! • Kommunikation ist nur ein Teil der Lösung • Befähigung und Vorleben ist ein wesentlicher Teil der Lösung • Die Anpassung der organisa- torischen Rahmen- bedingungen ist entscheidend Sollen Wollen Kennen & Können Kennen, nicht können Nicht kennen

51 Example of a Change Mangement Plan 1. Real-time involvement through an open, collaborative project platform 2. Define what behaviour changes will be necessary, define gaps and actions 3. Involve users by creating (simple) prototypes early to validate solution approaches, iterate and test again 4. Multiple pilots, including Senior Management to demonstrate both the will for change and the future solution 5. Specify and roll-out of a multi-level workplace-coach program Explore & Envision Prepare & Design Build & Implement Use & Sustain 1 3 4 5 2

52 User-centered Design

53 Was ist “User-centered Design” (UCD) • 2 Kern-Elemente: • Design-Philosophie: stellt den Benutzer (Kunden) in den Mittelpunkt alles Denkens und Handelns • Iterativ: Die User werden in jeder Phase des Projekts bzw. Lebenszyklus involviert • Es wird ein möglichst hohes Verständnis ihrer Vorstellungen, Könnens, Arbeitsweisen und ihrer Motivationen angestrebt • Es wird wiederholt und unter möglichst realistischen Bedingungen untersucht, was die User tatsächlich brauchen • Benutzerorientierung kann keine separate Aktivität sein, sondern integraler Bestandteil von Projekten und letztlich Unternehmenskultur

54 An approach to user-centered and lean specification Basic Personas Mental Model Key Tasks Rough Scenarios Prototypes Other Tasks Outline Consol- idation System evaluation Specification on system Feasability check

55 Seminartermine 2014: 01.04.2014, Frankfurt http://www.kongressmedia-akademie.de 13.05.2014, Zürich http://www.kongressmedia-akademie.ch 01.07.2014, München http://www.kongressmedia-akademie.de 23.09.2014, Köln http://www.iom-summit.de 11.11.2014, Zürich http://www.i2summit.ch Das Seminar ist auch als individuelle In-house Veranstaltung buchbar!

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