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Tutorial-Crear Macros en Word

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Information about Tutorial-Crear Macros en Word
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Published on November 26, 2008

Author: csenges

Source: authorstream.com

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Slide 1: Crear Macros en Word 2007 Tutorial en Línea Prof. Lillian Soto Arcelay Catedrática UPR - Recinto de Ciencias Médicas 11/26/2008 Objetivos : Objetivos Al finalizar este tutorial podrás: Definir que es una macro. Mencionar en que lenguaje de programación se crea una macro. Describir las partes del cuadro de diálogo Grabar Macro (“Record Macro”). Mencionar los pasos a seguir para grabar una macro. Grabar una macro de tu Nombre y Apellidos, asignándole un botón en la Barra de Acceso Rápido (“Quick Access Toolbar”). Correr la macro creada de tu Nombre y Apellido. Grabar una macro de un Encabezado, asignándole un botón en la Barra de Acceso Rápido (“Quick Access Toolbar”). Correr la macro creada de un Encabezado. Grabar una (1) macro que te permita automatizar tareas que realizas con regularidad en Word. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 2 Descripción del Tutorial : Descripción del Tutorial El tutorial está preparado en PowerPoint 2007 y los ejemplos de las macros aparecen en Word 2007. Los videos en los hiperenlaces fueron preparados en el programa Captivate. El tutorial te permitirá orientarte sobre el tema de las macros, observar los pasos a seguir para que puedas crear las macros en los Ejercicios de Práctica y realizar tres (3) Ejercicios de Práctica para que puedas desarrollar destrezas creando macros. También incluye una prueba para que puedas evaluar los conocimientos obtenidos en el Tutorial. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 3 Instrucciones a Seguir en PowerPoint : Instrucciones a Seguir en PowerPoint Debes tener acceso al programa Word 2007 para que puedas realizar los Ejercicios de Práctica. El Hiperenlace de Word 2007 te permite acceder al programa para que puedas trabajar en los ejercicios de práctica. Si aparece una ventana con un mensaje de Seguridad (“Security”) debes hacer Clic en el botón “Enable” para que puedas usar Word 2007 en el Tutorial. Al finalizar con Word debes cerrar la ventana para regresar al Tutorial. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 4 Word 2007 Instrucciones Botones e Hiperenlaces : Instrucciones Botones e Hiperenlaces Los botones te permiten regresar al “slide” anterior ( ) o adelantar al próximo ( ). También puedes usar el botón de “Home” ( ), de ser necesario regresar al inicio del Tutorial. El botón de Regresar, te permite regresar a un “slide” en particular para propósitos de repasar la información. Los botones e hiperenlaces del Tutorial aparecen en un color azul-verde claro. Los hiperenlaces cambian a verde claro cuando se accede a ellos. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 5 Regresar Paso 1 Instrucciones a Seguir en Captivate : Instrucciones a Seguir en Captivate Al inicio de los videos en Captivate puede aparecer una ventana con una información sobre Adobe Flash Security. Favor hacer caso omiso a la misma haciendo un Clic en el botón OK, inmediatamente que aparece, para evitar que obstruya los pasos presentados en el video. El video en Captivate incluye también flechas para regresar o adelantar los “slides” del video. Al finalizar el video en Captivate, debes hacer Clic en el botón de cerrar ventana que aparece en la parte superior derecha de la misma X . Al cerrar la ventana regresas al Tutorial. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 6 ¿Qué es una macro? : ¿Qué es una macro? Una macro se define como una acción o conjunto de acciones que se pueden usar para automatizar tareas repetitivas de uso común. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 Hacer Clic sobre el Hiperenlace para observar un ejemplo de una Macro. Si aparece la ventana de Flash Security, presiona OK para cerrarla. Al finalizar el video, recuerda cerrar la ventana de Captivate para regresar al Tutorial. Ejemplo una Macro 7 Usos de las Macros : Usos de las Macros Podemos usar las propiedades de las macros para automatizar tareas repetitivas como escribir nuestro Nombre y Apellidos, la dirección residencial o postal, preparar un encabezado, crear tablas con formatos, entre otros. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 8 Beneficios : Beneficios A las macros le asignamos un botón en la Barra de Acceso Rápido (“Quick Access Toolbar”) de Word 2007. Al hacer Clic sobre un botón, el texto escrito o las acciones grabadas en la misma aparecen en forma automatizada. Las macros nos permiten ahorrar tiempo y disminuir las tareas repetitivas que tanto daño hacen a nuestra salud. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 Botones de Macros Barra Acceso Rápido “Quick Access Toolbar” 9 Microsoft Visual Basic : Microsoft Visual Basic Para crear las macros se usa el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic. Esto lleva el mensaje erróneo a los usuarios, quienes piensan que es un requisito tener conocimientos en programación para crear las macros. No obstante, el programa Word permite usar los comandos del menú y seguir unos pasos para crear las macros sin requerir conocimientos de programación en Microsoft Visual Basic. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 10 Ejemplos de Macros : Ejemplos de Macros Las siguientes macros son algunos de los ejemplos de las macros que podemos crear para usarlos en los documentos. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11 Ejemplos de Macros en Documentos Menú Macros Paso 1 : Menú Macros Paso 1 Antes de crear una Macro de tu Nombre y Apellidos te presentaremos los pasos a seguir. El primer paso es: Acceder al menú View, Macros, Record Macro Para observar los pasos, puedes hacer Clic sobre el Hiperenlace abajo. Después de observar el video en Captivate, puedes cerrar la ventana para regresar al tutorial. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 Menú Macros Paso 1 12 Regresar Repaso Slide 21 Crear la Macro: Paso 2 : Crear la Macro: Paso 2 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 13 En el Cuadro de Diálogo “Record Macro” debes seguir los pasos según el orden numérico identificado: 1. Escribir el nombre de la macro donde aparece Macro1. El nombre debe comenzar con una letra. Puedes usar letras y números pero no espacios, símbolos o caracteres especiales. 2. Describir la macro Incluir una descripción de lo que hace la macro 3. Asignar Macro Puedes asignar la macro a un botón en la Barra de Acceso Rápido - “Toolbars” o en “Keyboard” a una combinación de teclas rápidas (Alt + Letra). En este tutorial usaremos “Toolbars”. Al hacer Clic sobre el botón de “Button” aparecerá el cuadro de diálogo “Customize Quick Access Toolbar” para asignar el botón. El mismo aparece en el próximo “slide. 1 2 3 Crear Macro Paso 2 y 3a 3b Regresar Repaso Slide 21 Crear la Macro: Paso 3a y 3b : Crear la Macro: Paso 3a y 3b El cuadro de diálogo “Customize Quick Access Toolbar” identifica la macro. En este cuadro realizarás los siguientes pasos: 3a. Hacer Clic sobre el nombre de la macro y Clic sobre “Add” para moverlo a la barra. 3b. Hacer Clic en el botón de “OK”. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 14 3a 3b Regresar Repaso Slide 21 Grabar la Macro: Paso 3c : Grabar la Macro: Paso 3c Después del Clic en “OK”, regresarás al documento para grabar la macro. Observarás una pequeña imagen con una flecha para simular que estás grabando. Escribes el texto deseado y acciones requeridas. Para terminar regresas al menú View y Stop Recording. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 15 Grabar la Macro Paso 3c y Parar Macro Regresar Repaso Slide 21 Reemplazar Macros : Reemplazar Macros Cuando se detecta una macro creada anteriormente con el mismo nombre o las mismas teclas rápidas, aparece la ventana de Reemplazar la Macro Existente. Debes dar Clic a “Yes” si deseas reemplazarla. Esta ventana también te permite regresar a crear y reemplazar una macro que hayas confrontado problemas o cometido errores al grabar la misma. Al contestar “Yes” puedes continuar grabando y actualizando la macro con los nuevos pasos o repitiendo los mismos cuando se está practicando en un Ejercicio. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 16 Macro: Nombre y Apellidos : Macro: Nombre y Apellidos En esta parte del Tutorial observarás los pasos a seguir para cuando realices el Ejercicio Práctico #1 - Crear una macro del Nombre y Apellidos. 11/26/2008 Preparación para Crear Macros : Preparación para Crear Macros Antes de crear una macro debes planificar los pasos a seguir y practicar varias veces escribiendo el texto para asegurar no cometer errores durante el proceso de grabar la macro. Para esto abre un documento nuevo en Word y practica dos (2) veces escribiendo tu Nombre y Apellidos. Puedes hacer Clic en el hiperenlace de Word 2007 para abrir el programa. Cuando termines practicando, puedes cerrar Word. Establece el Nombre del macro y descripción del macro. Un ejemplo para este Ejercicio es: Nombre del macro: Nombre Descripción: Escribir Nombre y Apellidos Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 18 Word 2007 Crear Macro: Nombre y Apellidos : Crear Macro: Nombre y Apellidos Observa a continuación la demostración de todos los pasos para que aprendas a crear tu macro de Nombre y Apellidos. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 19 Macro: Nombre Correr la Macro: Nombre y Apellidos : Correr la Macro: Nombre y Apellidos Después de crear la macro, puedes usarla en tus documentos. Colocas el cursor en el lugar donde interesas el texto y presionas el botón de la macro correspondiente en la Barra de Acceso Rápido (“Quick Access Toolbar”). Observa la demostración, haciendo Clic sobre el Hiperenlace. 11/26/2008 Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 20 Correr Macro Nombre Puedes regresar a los Pasos 1, 2, 3a,3b,3c para repasar antes de realizar los Ejercicios de Práctica. : Puedes regresar a los Pasos 1, 2, 3a,3b,3c para repasar antes de realizar los Ejercicios de Práctica. 11/26/2008 21 Regresar Paso 1 Regresar Paso 2 Regresar Paso 3ª 3b Repaso Regresar Paso 3c Después de observar como crear la macro “Nombre” deberás crear una macro de tu Nombre y Apellidos en Word 2007.Accede al Programa Word 2007 con el Hiperenlace de Word 2007 para realizar el Ejercicio de Práctica. : Después de observar como crear la macro “Nombre” deberás crear una macro de tu Nombre y Apellidos en Word 2007.Accede al Programa Word 2007 con el Hiperenlace de Word 2007 para realizar el Ejercicio de Práctica. 11/26/2008 22 Ejercicio de Práctica #1Macro: Nombre y Apellidos Word 2007 Ejercicio de Práctica #2 : Ejercicio de Práctica #2 Después de observar como crear una macro que te permita automatizar un Encabezado, deberás crear una macro de un encabezado que realizas con regularidad en Word 2007. Observar Macro Encabezado 11/26/2008 23 Word 2007 Ejercicio de Práctica #3 : Ejercicio de Práctica #3 Después de realizar el Ejercicio #1 y #2, deberás crear una (1) macro que te permita automatizar tareas que realizas con regularidad en Word 2007. 11/26/2008 24 Word 2007 Resumen : Resumen En este Tutorial de Crear Macros en Word 2007 has logrado aprender a: Definir que es una macro. Identificar en que lenguaje de programación se crea una macro. Describir las partes del cuadro de diálogo Grabar Macro (“Record Macro”). Identificar los pasos a seguir para grabar una macro. Grabar una macro de tu Nombre y Apellidos, asignándole un botón en la Barra de Acceso Rápido (“Quick Access Toolbar”). Correr la macro creada de tu Nombre y Apellido. Grabar una macro de un Encabezado, asignándole un botón en la Barra de Acceso Rápido (“Quick Access Toolbar”). Correr la macro creada de un Encabezado. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 25 Prueba de las Macros : Prueba de las Macros La prueba que aparece en el siguiente Hiperenlace te permitirá evaluar los conocimientos obtenidos en el Tutorial Crear Macros en Word 2007. Puedes repetirlo hasta que logres aprobar, por lo menos, un 80%. Prof. Lillian Soto - Catedrática Recinto Ciencias Médicas - UPR 11/26/2008 26 ¡Mucho Éxito! Prueba Recuerda que las macros te ayudarán a ahorrar tiempo y a disminuir las tareas repetitivas que tanto daño hacen a nuestra salud. ¡Úsalas! : Recuerda que las macros te ayudarán a ahorrar tiempo y a disminuir las tareas repetitivas que tanto daño hacen a nuestra salud. ¡Úsalas! 27 11/26/2008 ¡Muchas Felicidades, has finalizado el Tutorial: Crear Macros en Word 2007!

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