Teori dan Pengembangan Organisasi - Desain organisasi

50 %
50 %
Information about Teori dan Pengembangan Organisasi - Desain organisasi

Published on October 19, 2016

Author: dflorencia

Source: slideshare.net

1. Desain OrganisasiDesain Organisasi Dayana Florencia (14.D1.0010) Maretta Edgina Damayanti (14.D1.0021) Candrika Awinda Glory (14.D1.0022) Frederica Audrey (14.D1.0032) Cindy Krestanto (14.D1.067)

2. Pengertian Desain Organisasi Hodge & Anthony (1988) menyatakan bahwa terdapat 2 pengertian mengenai desain organisasi Desain Organisasi adalah suatu proses menentukan/menciptakan organisasi, seperti halnya seorang arsitek membangun sebuah gedung Desain Organisasi adalah hasil dari suatu proses penciptaan Dari dua pengertian tersebut, tampak bahwa bentuk desain organisasi akan berpengaruh pada bentuk karakteristik organisasi tersebut secara umum.

3. Desain Organisasi = Struktur? Mintzberg (1993) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan desain termasuk di dalamnya besar suatu unit, pengelompokkan, sistem perencanaan dan pengawasan, formalisasi perilaku, serta gaya pengambilan keputusan Desain organisasi membahas konsep yang lebih luas dari struktur. Struktur berada di dalam desain. Desain adalah kombinasi pembahasan struktur dan prosedur

4. Elemen-elemen Umum dalam Organisasi The operating care ( unit pelaksana ) Pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa. The strategic apex ( pimpinan puncak ) Diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu. The middle line ( pimpinan menengah ) Para manajer yang menjadi penghubung antara pelaksana dengan pimpinan puncak. The technostructure ( fungsional ) Para analisis yang bertanggung jawab dengan memberikan standardisasi tertentu dalam organisasi. The support staff ( staf dalam organisasi ) Orang-orang yang mengisi unit staf yang memberi dukungan pada organisasi.

5. Elemen-elemen Umum dalam Organisasi

6. Organisasi Mekanistik dan Organik • adanya tingkat formalisasi yang tinggi • tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting • ada span of control yang lebar • komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis. MEKANISTIK ORGANIK • Terdapat tingkat formalisasi yang rendah • Terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. • Selain itu terdapat span of control yang sempit • adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.

7. Karakteristik Struktur Mekanistik dan Organik KARAKTERISTIK STRUKTUR MEKANISTIK STRUKTUR ORGANIK Sifat umum • Sukar bereaksi dengan hal- hal baru • Kompleksitas tinggi Fleksibel, luwes, dan mudah menyesuaikan diri Sifat struktur organisasi Memiliki jenjang hierarki Jaringan komunikasi berdasarkan minat Interaksi dan komunikasi Komunikasi vertikal dan formal • Desentralisasi • Penekanan pada komunikasi lateral Pengambilan keputusan Sentralisasi Penekanan pada unsur keahlian dan pengetahuan, bukan pada otoritas Jenis pemberian tanggung jawab Tugas-tugas rutin Tanggung jawab tidak berdasarkan deskripsi tugas yang kaku

8. Karakteristik Struktur Mekanistik dan Organik KARAKTERISTIK STRUKTUR MEKANISTIK STRUKTUR ORGANIK Instruksi tugas dan arahan Dari pimpinan atau atasan Melalui pemberian informasi dan saran Sumber pengetahuan dan informasi Terkonsentrasi tingkatan atas Merata Hubungan keanggotaan dengan organisasi Menuntut loyalitas dan kepatuhan Komitmen pada tugas dan pengembangan Penekanan orientasi Penekanan pada perilaku yang terprogram Penekanan pada tukar informasi, tidak ada pemberian tugas

9. Menurut Mintzberg (1993), terdapat 6 mekanisme dasar dalam melakukan koordinasi Penyesuaian mutual (Mutual adjustment) Supervisi langsung (Direct supervision) Standarisasi proses kerja (Standardization of work process) Standarisasi keluaran (Standardization of work outputs) Standarisasi keterampilan pekerja (Standardization of worker skills) Standarisasi norma (Standardization of norms)

10. • Adalah salah satu cara dalam melakukan koordinasi kerja yaitu dengan cara proses komunikasi informal yang sederhana. sehingga dengan koordinasi cara ini pengawasan dari suatu tugas akan terdapat pada tangan pekerja. • Biasanya digunakan untuk organisasi yang sederhana, tapi juga digunakan pada organisasi yang sangat kompleks. Penyesuaian mutual (Mutual adjustment)

11. • Merupakan salah satu cara dalam melakukan koordinasi dengan menempatkan seseorang untuk bertanggung jawab terhadap pekerjaan orang lain. • Seseorang yang ditunjuk tersebut memberikan instruksi dan mengawasi tindakan yang lainnya. Supervisi langsung (Direct supervision)

12. • Yaitu penyeragaman mengenai bagaimana cara seseorang melakukan/melaksanakan tugas - tugasnya. • Misalnya, pekerja assembly line memiliki proses kerja yang terspesifik, sehingga pekerja/operator tidak memiliki peluang untuk mengimprovisasikan pekerjaannya. Standarisasi proses kerja (Standardization of work process)

13. • Adalah suatu mekanisme koordinasi dengan cara melakukan standarisasi dan spesialisasi hasil kerja/ kinerjanya. • Misalnya, seorang pengrajin diminta untuk membuat sebuat format lukisan ukuran tertentu, dan telah diberitahu cara dan proses membuatnya. Standarisasi keluaran (Standardization of work outputs)

14. • Merupakan suatu mekanisme koordinasi dengan cara jenis training/pengetahuan/keterampilan yang diperlukan untuk mengerjakan suatu tugas telah dispesifikasikan. Hal ini individu akan belajar bagaimana cara berkoordinasi sebelum mereka melaksakanan tugas - tugasnya. • Misalnya lulusan psikologi, ekonomi S2 Standarisasi keterampilan pekerja (Standardization of worker skills)

15. • Adalah adanya suatu kepercayaan bersama yang dimiliki oleh para pekerja sehingga dapat tercapai koordinasi berdasarkan hal tersebut. Standarisasi norma (Standardization of norms)

16. Jenis-jenis Mekanisme Koordinasi

17. Mekanisme Koordinasi & Hubungan antara Birokrasi dengan Desentralisasi Semakin tinggi desentralisasi mekanisme koordinasi yang digunakan adalah lebih berdasarkan pada hubungan baik yang tertuang dalam penyesuaian mutual. Sedangkan bila baik desentralisasi birokrasi rendah, maka mekanisme koordinasi yang digunakan adalah supervisi langsung. Disisi lain, standarisasi proses kerja dilakukan pada kondisi dimana organisasi memiliki birokrasi yang tinggi

18. Jenis Pengambilan Keputusan Tipe Pengambilan Keputusan Desentralisasi Sentralisasi Proses mentransfer dan menetapkan pengambilan keputusan otoritas ke tingkat yang lebih tinggi dari hirarki organisasi. Proses mentransfer dan menetapkan pengambilan keputusan otoritas untuk tingkat yang lebih rendah dari hirarki organisasi. Sentralisasi Proses mentransfer dan menetapkan pengambilan keputusan otoritas ke tingkat yang lebih tinggi dari hirarki organisasi.

19. Kelebihan : •Lebih mudah untuk mengkoordinasikan •Pengambilan keputusan lebih cepat dan mudah •Pertukaran dapat dilakukan dengan mudah •Jaminan terbentuknya sistem yang holistik dan koheren di seluruh tataran organisasi karena sifatnya yang standar dan terpusat Sentralisasi Kekurangan : •Manajer lokal cenderung jauh lebih dekat dengan kebutuhan pelanggan •Kurangnya otoritas turun hirarki mungkin mengurangi motivasi manajer. •Layanan pelanggan tidak fleksibel •Terbatas kemampuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. •Biaya relatif mahal karena biasanya akan mengarah pada satu standar tertentu

20. Kelebihan : •Dapat meningkatkan motivasi staff •Keputusan yang dibuat lebih dekat dengan pelanggan •Cara yang baik untuk melatih dan mengembangkan manajemen junior •Penghematan biaya karena tidak semua unit yang memerlukan komputasi membutuhkan perangkat komputer dengan spesifikasi yang sama Kekurangan : •Pengambilan keputusan tidak selalu strategis •Memungkinkan kekacauan kontrol terhadap sistem komputer •Kurangnya pengawasan dan pengendalian •Keamanan dan berbagi informasi harus diverifikasi (norma, indeksasi, dll) Desentralisasi

21. Bentuk Sentralisasi dan Desentralisasi Vertikal Terbatas Selektif Horizontal

22. Terbentuknya Desain Organisasi Masing-masing elemen berusaha mempengaruhi organisasi dengan caranya masing-masing yang pada akhirnya akan dapat menjadi acuan pembuatan suatu desain organisasi

23. Struktur Sederhana Ciri-ciri : •Tidak rumit •Kompleksitas rendah •Sedikit formalisasi •Disentralisasi Penggunaan : •Organisasi yang masih kecil / tahap pengembangan •Lingkungan organisasi sederhana dan dinamis •Organisasi yang menghadapi serangan / krisis •Manajer senior menjadi pemilik •Eksekutif senior inging menyimpan kekuasaan / memiliki kekuasaan yang dilimpahkan ke bawahannya

24. Struktur Sederhana Kelebihan : •Sederhana •Struktur cepat •Fleksibel dan membutuhkan sedikit biaya untuk pemeliharaannya •Tidak terdapat lapisan dari struktur yang rumit •Pertanggungjawabannya jelas •Ketidakpastian tujuan minimal •Mudah melihat pekerjaan seorang karyawan Kelemahan : •Penggunaannya terbatas •Pada besaran organisasi yang bertambah maka struktur tidak dapat memenuhi kebutuhan •Konsentrasi kekuatan hanya pada seseorang •Rawan penyalahgunaan kewenangan •Paling beresiko karena hanya bergantung pada satu individu

25. Contoh Struktur Sederhana

26. Birokrasi Mesin Ciri-ciri : •Memiliki konsep utama Standarisasi •Peraturan sangat diformalisasi, meresap disetiap struktur •Tugas dikelompokkan ke departemen fungsional •Sentralisasi kewenangan •Pengambilan keputusan dengan rantai komando •Struktur administrasi rumit •Perbedaan tajam aktivitas staf dan lini Penggunaan : •Organisasi besar •Lingkungan stabil dan sederhana •Teknologi berupa pekerjaan rutin yang bisa distandarisasi

27. Birokrasi Mesin Kelebihan : •Menghasilkan efisiensi •Karena tercipta economis of scale, minimalisasi duplikasi personalia dan alat, “bahasa sama” dalam pekerjaan •Standarisasi memudahkan operasionalisasi sehingga biaya opesional lebih murah Kekurangan : •Spesialisasi menimbulkan konflik antar unit sehingga bisa terjadi tujuan fungsional unit mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi •Perhatian lebih banyak ke peraturan, bila ada masalah yang tidak secara tepat sesuai peraturan maka tidak ada tempat untuk modifikasi

28. Contoh Struktur Mesin

29. Birokrasi Profesional Ciri-ciri : •Organisasi dengan konfigurasi tenaga spesialis yang terlatih di operating core •Gabungan standarisasi dan desentralisasi •Spesialisasi yang didasarkan kemampuan individu bukan pembagian kerja Penggunaan : •Organisasi besar •Lingkungan stabil & kompleks •Teknologi rutin yang diinternalkan lewat profesionalisme •Operating core –nya adalah profesional terampil

30. Birokrasi Profesional Kelebihan : •Operating core, karena desain ini punya kemampuan kritis yang diberikan secara desentralisasi untuk menerapkan keahliannya •Tugas yang terspesialisasi dengan sangat terlatih, efisien Kekurangan : • Cenderung timbul konflik antar unit, berbagai profesional mengejar tujuan sempit masing-masing •Para profesional kompulsif dalam tekadnya mengikuti aturan (yang dibuat mereka sendiri)

31. Contoh Struktur Profesional

32. Divisional Ciri-ciri : •Kekuasaan terletak di manajemen tengah •Divisi berdiri sendiri •Manager divisi bertanggung jawab atas prestasi dan berwenang penuh pada pengambilan keputusan strategis dan operasional •Divisi mewakili sekelompok perusahaan kecil yang didesain dengan birokrasi mesin Penggunaan : •Ada keanekaragaman produk dan pasar •Organisasi punya strategi diversifikasi menjadi organisasi multiproduk / multi pasar •Peningkatan besaran organisasi

33. Divisional Kelebihan : •Memfokuskan diri pada hasil dibanding hanya pada birokrasi mesin •Fokus ke masalah jangka panjang •Desain ini baik untuk litbang manager umum •Terciptanya bisnis yang berdiri sendiri dalam sebuah bisnis Kekurangan : •Duplikasi kegiatan dan sumberdaya •Kecenderungan dari bentuk divisional tersebut yang dapat mendorong terjadinya konflik

34. Contoh Divisional

35. Komite Adhoc Ciri-ciri : • Diferensiasi horisontal tinggi dan vertical rendah •Formalisasi rendah •Desentralisasi, fleksibilitas dan daya tanggap tinggi Penggunaan : •Strategi keanekaragaman •Teknologi non rutin memerlukan •Lingkungan dinamis dan kompleks. •Tahap permulaan daur hidup organisasi

36. Komite Adhoc Kelebihan : •Cepat tanggap terhadap perubahan, inovasi dan memungkinkan koordinasi dari berbagai spesialisasi •Tim dapat ditukar, dan bergantung dari sifat dan kompleksitas dari tugas tersebut, kelompok tersebut dapat dibagi kedalam sub-unit, masing- masing bertanggung jawab atas berbagai faset dari pekerjaan yang harus diselesaikan. Kekurangan : •Potensial konflik •Menciptakan tekanan sosial dan ketegangan psikologis •Tidak efisien

37. Contoh Struktur Komite Adhoc

38. Karakteristik Dasar Desain Organisasi No Desain Organisasi Mekanisme Organisasi Pemegang Pesan Tipe Pengambilan Keputusan A Desain Dasar 1. Struktur Sederhana Supervisi Langsung Manajemen Puncak Sentralisasi -Vertikal -horizontal 2. Birokrasi Mesin Standarisasi Proses Kerja Teknostruktur Desentralisasi - Horizontal terbatas 3. Birokrasi Profesional Standarisasi Keterampilan (staf pelaksana) Desentralisasi -Vertikal -horizontal 4. Divisional Standarisasi Keluaran Manajemen Madya Desentralisasi - Vertikal yang terbatas 5. Komite Adhoc Penyesuaian Timbal Balik Staf Pendukung Desentralisasi Selektif

39. B Desain Lain 6. Organisasi Nirlaba/Sosial Standarisasi Norma Ideologi Desentralisasi 7. Organisasi Politik Bervariasi Bervariasi Bervariasi

Add a comment