Sistema de presupuestos y precios presupuestos parte 2

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Published on March 13, 2014

Author: cmmc1957

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Sistema presupuestal y precios

Carlos Mario Morales C ©2014

Carlos Mario Morales C ©2014

Carlos Mario Morales C ©2014 Es la expresión financiera del Plan de Operaciones de la Organización en un periodo de tiempo determinado, a través del cual se busca el logro de los objetivos fijados en la planeación.

Carlos Mario Morales C ©2014 Es un documento que traduce los planes en dinero: el que se necesita gastar para realizar las actividades planificadas (gasto) y dinero que esta previsto recibir (ingresos). Son estimaciones o conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar las operaciones.

Carlos Mario Morales C ©2014 Los presupuestos anuales se enmarca dentro del proceso de planificación global, de largo plazo de la empresa; están vinculados con la estrategia y la estructura organizativas. Será preciso, para cada área funcional, concretar objetivos y recursos específicos de forma que estén articulados con: • Los objetivos globales de la empresa • Los objetivos de las demás áreas y • Las responsabilidades definidas en la estructura organizativa de la propia empresa.

Carlos Mario Morales C ©2014 • Cuando terminado el plan estratégico y el plan de operaciones de la empresa y se requiera conocer cuánto dinero hará falta para hacer lo que se ha planificado. • Cuando se necesite saber cuánto costará un proyecto o la operación de un área en particular. • Cuando se quiera justificar una iniciativa de gasto o de inversión ante un ente interno o externo para la consecución de recursos

Carlos Mario Morales C ©2014 • Porque indica cuánto dinero se requiere para llevar a cabo las actividades del plan operativo. • Porque obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la planificación de las actividades. • Porque realizado correctamente indica el momento en que se necesita el dinero. • Porque permite controlar los ingresos y gastos e identificar desviaciones del plan a tiempo. • Porque permite realizar proyecciones financieras y determinar los requerimientos de efectivo con anterioridad. • Porque permite justificar ante terceros iniciativas de gastos o inversiones.

Carlos Mario Morales C ©2014 Los participantes en la elaboración del presupuesto deben comprender: • Los valores, estrategia y planes de la organización • El significado de rentabilidad y la relación costo-beneficio • Las implicaciones de generar y recaudar fondos. Independiente de quien participe, deberían hacer parte del equipo: • El Director financiero y/o contable; y • El Director de la organización o el área involucrada

Carlos Mario Morales C ©2014 La gerencia no puede atribuirse la responsabilidad absoluta en la confección de los presupuestos y con el concurso de principios de autoridad y poder mal entendidos, disponer el acatamiento de los mismos por parte de quienes integran la organización. Si se pretende que cada nivel de la estructura adquiera compromisos y aporte su máximo potencial, es imprescindible que todos participen y asuman responsabilidades en el proceso de presupuestación.

Carlos Mario Morales C ©2014 • Solo es una estimación • No debe sustituir a la administración. • Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad. • Poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

Carlos Mario Morales C ©2014 • Están basados en estimaciones y pronósticos, no permitiendo la consideración de hechos imprevisibles como cambios de preferencia del mercado o acciones sorpresivas de la competencia. • Su objetivo no es minimizar el riesgo, si una actividad es riesgosa, lo que hará el presupuesto es simplemente reflejar ese riesgo.

Carlos Mario Morales C ©2014 • Obtener información que facilite la toma de decisiones • Planificar cuantitativamente las actividades que se realizaran en cada área y la organización • Coordinar financieramente las actividades de las diferentes áreas • Comunicar los objetivos a los encargados en las áreas y departamentos • Motivar la consecución de los objetivos • Facilitar el control del desarrollo de las actividades • Facilitar la evaluación del resultado y el desempeño de los responsables y las áreas centros

Carlos Mario Morales C ©2014 El presupuesto maestro agrupa todas aquellas líneas de actuación que han sido previamente presupuestadas en las distintas áreas de la empresa. Su desarrollo comienza con la estimación de las variables que van a condicionar el desarrollo de la actividad económica, finalizando con la presentación de los estados previsionales globales. Para llegar a ellos, es preciso desarrollar los presupuestos intermedios

Carlos Mario Morales C ©2014 Estado de Origen y Aplicación de Fondos Presupuesto de Tesoreria Previsión de Ventas PRESUPUESTOSOPERATIVOSPRESUPUESTOSFINANCIEROS Investigación y Desarrollo Gastos de Administración Presupuesto de Inversiones Balance Previsional Cuenta de Resultados Previsional Presupuestos Operativos Ventas Producción Compras Gastos de Ventas y Publicidad

Carlos Mario Morales C ©2014 El presupuesto Maestro de la empresa se confecciona mediante la integración de los presupuestos de las diferentes áreas, siendo preciso asegurar su coherencia con la estrategia de la empresa. Tal cometido puede requerir llevar a cabo ajustes adicionales que supondrían volver a las fases anteriores, hasta conseguir el presupuesto integrado adecuado

Carlos Mario Morales C ©2014 • Forman parte de la Planificación Estratégica porque es precisamente la forma de evaluar la estrategia formulada. • Muestran la manera en que se utilizarán los recursos para poner en práctica la estrategia. • El presupuesto maestro ayuda a los gerentes a implementar la estrategia.

Carlos Mario Morales C ©2014 Convocatoria de la Alta Gerencia Unidades Funcionales Producción Mercadeo Recursos Humanos Finanzas Políticas para su elaboración Elaboración Presupuestos Operativos Elaboración Presupuestos Financieros Presupuesto Maestro Integración Evaluación y Control Análisis de Desviaciones Lecciones Aprendidas

Carlos Mario Morales C ©2014 1. El Presupuesto Rígido. 2. El Presupuesto Flexible. 3. El Presupuesto por Programas. 4. El Presupuesto Base Cero

Carlos Mario Morales C ©2014 También llamados presupuestos incrementales, las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año. Éste es un método sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un entorno estable. Supone que las organizaciones tiene pocas variaciones en sus actividades. Muy pocas organizaciones o proyectos dinámicos son tan estables para que esta técnica llegue a funcionarles de manera satisfactoria

Carlos Mario Morales C ©2014 Supone la elaboración de un conjunto de planes presupuestarios alternativos correspondientes a los diferentes niveles de actividad previstos, conceptuados éstos como una serie de rangos alternativos de actividad, más que como determinados volúmenes de producción.

Carlos Mario Morales C ©2014 La elaboración de un presupuesto por programas, según Smithies (1955), supone:  Determinación de objetivos.  Elaboración de programas alternativos para materializar los objetivos propuestos.  Selección del programa óptimos para la consecución de un objetivo (Análisis B/C).  Confección definitiva del presupuesto como expresión cuantitativa en términos físicos y monetarios de las actividades del programa.

Carlos Mario Morales C ©2014 Su característica principal es que la presupuestación de los gastos se inicia a partir de cero. Requiere que cada responsable del gasto justifique la necesidad y conveniencia de cada partida, determinando, si es posible, su rentabilidad específica. Hay que demostrar que el beneficio generado será mayor que el coste incurrido. Esta técnica suele aplicarse a las áreas de finanzas, control, relaciones industriales, mercadeo, mantenimiento, control de calidad, investigación y desarrollo y otras similares, y no al ámbito de los factores productivos.

Carlos Mario Morales C ©2014 En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida. El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el año. El resultado es un presupuesto más detallado y preciso, pero su preparación requiere más tiempo y energía. Esta técnica es esencial para nuevas organizaciones y proyectos, pero quizá sea también la mejor vía de trabajo para una organización dinámica que es muy activa en la aceptación de nuevos retos.

Carlos Mario Morales C ©2014 El proceso de control de gestión requiere llevar a cabo la evaluación de la actuación y del resultado de cada centro. Dicha evaluación se realiza de forma preferente mediante el cálculo de las desviaciones respecto a los objetivos iniciales considerados en el presupuesto de cada centro de responsabilidad

Carlos Mario Morales C ©2014 • El análisis de las desviaciones debe estar vinculado con la estrategia de la empresa, la política específica de cada área, la estructura organizativa de la empresa y las responsabilidades específicas de cada departamento. • A partir del cálculo de las desviaciones se determinarán las causas que las han producido, adoptando las oportunas acciones correctoras

Carlos Mario Morales C ©2014 Las variables que han de ser controladas mediante el cálculo de las desviaciones serán las relacionadas con: Las ventas (desviación en precios de venta, en unidades, por productos, áreas geográficas, etc.). Los costos del producto vendido (desviación en composición, en consumo y en precio de los factores productivos). Los gastos de cada departamento

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Carlos Mario Morales C ©2014 Aunque la elaboración del presupuesto depende en cierta manera de las particularidades de cada organización, hay ciertas directrices generales que se pueden aplicar transversalmente para todas las empresas

Carlos Mario Morales C ©2014  Elaborar Presupuestos para varios años de acuerdo al plan estratégico  Los cálculos no son meras valoraciones, sino conjeturas hechas con fundamento  Por un lado, a menos detalle, más flexibilidad; y por otro, el hecho de dejar el presupuesto demasiado abierto lo convierte en una herramienta poco útil para la administración.  Algunas organizaciones prevén un ítem de «contingencia» en sus presupuestos (normalmente un 10% del presupuesto anual general) con esto se cubre la incertidumbre.  Incluir notas aclaratorias que expliquen cuantías para aclarar a la administración, miembros de junta o cualquier otro miembro del personal o del equipo administrativo

Carlos Mario Morales C ©2014

Carlos Mario Morales C ©2014 Empresa: Departamento: Presupuesto de Ventas Responsable: Fecha de Elaboración: Actividad: Cantidad Precio Total Cantidad Precio Total Cantidad Precio Total Cantidad Precio Total Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo 4 Periodo 5 Periodo 6 Periodo 7 Periodo 8 Periodo 9 Periodo 10 Periodo 11 Periodo 12 Periodos/Productos Producto 1 Producto 2 … Producto n

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Carlos Mario Morales C ©2014 Costo Variables de Bienes Empresa: Departamento: Nombre del Producto Unidad de Costo Precio de Venta Unidades Vendidas Fecha de Elaboración: Materia Prima Unidad de Compra Costo de la Unidad Unidades Utilizadas Costo Total - - - - - - - - Otros Costos Variables - - Total Otros Costos Variables Total Costos Variables Costo Total de la Materia Prima Mano de Obra al destajo Insumos Comisiones Otros Empaques

Carlos Mario Morales C ©2014 Costo Variables Sector Comercio Empresa: Departamento: Fecha de Elaboración: Producto Unidad de Compra Precio de Adquisición Costo Variable Precio de Venta

Carlos Mario Morales C ©2014 Costo variables de servicios Empresa: Departamento: Servicio: Precio de Venta Servicios vendidos por periodo Fecha de Elaboración: Insumo y/oRespuesto Unidad de Compra Costo de la Unidad Unidades Utilizadas Costo Total - - - - - - - - Otros Costos Variables - -Total Costos Variables Mano de Obra al destajo Otros Total Otros Costos Variables Costo Total de Insumos y/o Repuestos

Carlos Mario Morales C ©2014 Empresa: Departamento: Presupuesto de costos indirectos de fabricación (CIF) Responsable: Fecha de Elaboración: Actividad: Items Costo Unitario Cantidad Costo Total Materiales e insumos Transporte Mantenimiento Seguros Alquiler Servicios Publicos Aseo Papeleria Vigilancia Otros 1 Otros 2 Otros 3 Otros 4 Personal /Cargo Salario Basico Prestaciones Sociales Costo Total Gerente Asistente Secretaria Supervisor 1 Supervisor 2 Supervisor 3 Operario 1 Operario 2 Operario 3 Operario 4 Otros 1 Otros 2 Otros 3 Otros 4 Otros 5

Carlos Mario Morales C ©2014 Empresa: Departamento: Presupuesto de Gastos Responsable: Fecha de Elaboración: Actividad: Items Cantidad Costo Total Dirección : Representacion Reuniones de la Junta: Mantenimiento vehiculo Otros 1 Otros 2 Otros 3 Otros 4 Generales de Administración: Mantenimiento equipos Seguros Alquiler de la oficina: Servicios Publicos Papeleria Mensajeria Honorarios legales y de auditoría: Vigilancia Aseo Otros 1 Otros 2 Otros 3 Personal /Cargo Cantidad Salario Basico Prestaciones Sociales Costo Total Gerente General Gerentes Asistentes Secretarias Empleados Ref 1 Empleados Ref 2 Empleados Ref 3 Empleados Ref 4 Valor por Unidad

Carlos Mario Morales C ©2014 Empresa: Departamento: Presupuesto de costos y gastos Responsable: Fecha de Elaboración: Actividad: Items Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 … Periodo n Costos Variables Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 … Costos Indirectos de Fabricación Materiales e insumos Transporte Mantenimiento Seguros Alquiler Servicios Publicos Aseo Papeleria Vigilancia … Gastos Dirección : Representacion Reuniones de la Junta: Mantenimiento vehiculo … Generales de Administración: Mantenimiento equipos Seguros Alquiler de la oficina: Servicios Publicos Papeleria Mensajeria Honorarios legales y de auditoría: Vigilancia Aseo … Personal /Cargo Gerente General Gerentes Asistentes Secretarias Empleados Supervisor Operarios …

Carlos Mario Morales C ©2014 Empresa: Departamento: Seguimiento al Presupuesto de costos y gastos Responsable: Fecha de Elaboración: Actividad: Presupuestado Ejecutado (Real) Variación Anotaciones Costos Variables Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 … Costos Indirectos de Fabricación Materiales e insumos Transporte Mantenimiento Seguros Alquiler Servicios Publicos Aseo Papeleria Vigilancia … Gastos Dirección : Representacion Reuniones de la Junta: Mantenimiento vehiculo … Generales de Administración: Mantenimiento equipos Seguros Alquiler de la oficina: Servicios Publicos Papeleria Mensajeria Honorarios legales y de auditoría: Vigilancia Aseo … Personal /Cargo Gerente General Gerentes Asistentes Secretarias Empleados Supervisor Operarios … Items Periodo 1, 2, 3,…n

Carlos Mario Morales C ©2014 Tomado de: Office – Plantillas TS103428890

Carlos Mario Morales C ©2014 09/03/2014 Personal Presupuesto Real Diferencia (€) Diferencia (%) Oficina 0,00 € Almacén 0,00 € Vendedores 0,00 € Otros 0,00 € Costos Presupuesto Real Diferencia (€) Diferencia (%) Publicidad 0,00 € Deudas 0,00 € Beneficios 0,00 € Artículos 0,00 € Franqueo 0,00 € Alquiler o hipoteca 0,00 € Gastos de ventas 0,00 € Impuestos 0,00 € Servicios 0,00 € Otros 0,00 € Seguro 0,00 € Interés 0,00 € Teléfono 0,00 € Mantenimiento y reparaciones 0,00 € Tarifas de la asesoría jurídica 0,00 € Depreciación 0,00 € Transporte 0,00 € Almacenamiento 0,00 € Otros 0,00 € Gastos totales 0,00 € 0,00 € 0,00 € PRESUPUESTO DE GASTOS Nombre de la compañía Tomado de: Office – Plantillas TS010089940

Carlos Mario Morales C ©2014 Tomado de: Office – Plantillas TS102802053

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