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SeHF 2014 | Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen

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Information about SeHF 2014 | Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen
Health & Medicine

Published on March 6, 2014

Author: Swiss_eHealth_Forum

Source: slideshare.net

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Mit durchgängigen Prozessen Zeit und Kosten sparen Martin Getzmann, Alterszentrum Am Bachgraben Andrea Crameri, Sage Schweiz AG Bern, 6. März 2014

Referenten Martin Getzmann Leiter Finanzen & Administration, Alterszentrum Am Bachgraben Andrea Crameri Head of E-Health, Sage Schweiz AG

Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten

Kurzvorstellung AZB  Privatrechtliche Stiftung  Jahresumsatz CHF 28 Mio.  200 Betten => ab 2017: 320 Betten (2 Standorte)  100 Alterswohnungen  300 Mitarbeiter/-innen => ab 2017 ca. 400 Mitarbeiter/innen

Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten

Umfeld => Herausforderungen • • • • • • • • • lange Wartelisten Zunahme Demenzerkrankungen Ausbau stationäre Angebote vom KMU zum Grossunternehmen Pflegefinanzierung Kalibrierung BESA/RAI drohende EL-Beschränkungen steigende Ansprüche Öffentlichkeit / Steuerzahler • • • • • • • • Verbundlösungen Spitex Spitäler Verblisterung • • Fachkräftemangel Personenfreizügigkeit Grenzgänger Abwerbungen über Lohn Qualitätsanforderungen («Qualivista») Regulatorien (Erwachsenenschutzrecht, Datenschutz, Dokumentationen und Nachweise etc.)

Umfeld => Herausforderungen Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe Kostendruck Ressourcenknappheit Kommunikationsbedürfnisse Administrativer Aufwand

Herausforderungen => Strategien  …….  Fokussierung auf Kerngeschäft  Prozess-Redesign und Systemunterstützung  Effektivität und Effizienz Administration verbessern  Erhöhung IT-Affinität  Nutzung zeitgemässer Technologien  .......

Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten

Auslöser Projekt «Phoenix»  komplizierte, „papierlastige“ Prozesse  manuelle Abläufe  Medienbrüche  Doppelspurigkeiten  „gewachsene“ Parametrierungen  systemische Lücken  „Workarounds“  Eigenentwicklungen  aufwändige Systemwartung  Schnittstellenrisiken  Kennzahlen / Führungsinformationen

Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten

Zielsetzungen Projekt «Phoenix» Nr. Ziel 1 konsequente Prozessorientierung; Redesign der Geschäftsprozesse und der unterstützenden Prozesse (Orientierung an bewährten Standards und an «Best Practice») => Prozesse bis an die Front bringen 2 Einführung einer möglichst kompletten «Heim-Lösung» mit der Möglichkeit zur Integration aller Umsysteme 3 Reduktion administrativer Aufwand; administrative Aufgaben wo immer möglich automatisieren 4 «papierlose», durchgängige Prozesse 5 Workflow-Unterstützung in den administrativen Prozessen 6 hohe Datenqualität und Vollständigkeit, möglichst unterstützt durch das Kernsystem (bspw. Duplikat-Check) 7 Ersetzen vieler MS-Office-Vorlagen und –Dokumente durch Masken im Kernsystem (um Ablage zu vereinfachen und Auswertungen zu ermöglichen) 8 Informationsbereitstellung an Mitarbeiter (Intranet) zur Reduktion der Email-Kommunikation 9 mehr Transparenz / bessere Führungsinformationen: Einführung eines Management-Informationssystems zur Analyse der Daten aus allen Bereichen 10 Befriedigung der Anforderungen der Profit-Center (Alterssiedlung, Restaurant, Kiosk, Ergotherapie, etc.) bei gleichzeitig integrierter Lösung => möglichst wenig Drittsysteme

Zielsetzungen Projekt «Phoenix» In der Ist-Applikationslandschaft existieren viele Excel-Lösungen und Systeme, die keine Schnittstellen zum Sage-Kernsystem haben. Excel-Lösungen Menü-Bestellung Mahlzeiten-Bestellung Adress-DB WB-Leistungen_Bewohner Getränkeliste Interflex (PEP & Zeiterfassung) GroupMail QM-Pilot Prozesse E-BA.doc Avaya (Telefonie) EPS (Kassensystem) Sage 200 Plattform TAXPUNKTE ERGO Rest.Leistungen_Bewohner Sage 200 Finanz Sage 200 Personal Mitglieder Liste. Stellenplan Heimverwaltung Fileserver Legende: BESA = bestehendes System Pflegedokumentation Coiffeur Podologie etc. = bestehendes Sage-System

Zielsetzungen Projekt «Phoenix» In der Zielapplikationslandschaft sind die bestehenden Sage-Module neu aufgesetzt und weitere Module implementiert. Die relevanten Umsysteme sind angebunden. Sage 200 Plattform Informationsportal (Intranet) Terminplanung Sage MyDesk Sage Personal* Pflegedokumentation* Beschwerdemanagement? QM-Pilot Sage Auftrag Heimverwaltung* Zeiterfassung? Bewerbermanagement Sage Finanz* MenüBestellung Cockpit Sage Connect Kollaborationsplattform (DMS)? Sage CRM Excel-Lösungen Personaleinsatzplanung? Avaya (Telefonie) Fileserver Legende: Kassensystem? BESA = bestehendes System … = bestehendes Sage-System = neues System * = neu aufgesetzt (Details tbd)

Vorgehen Projekt «Phoenix»  Projektphase 1: Ist-Analyse  Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortlichen und zuständigen Sachbearbeiter/-innen  Projektphase 2: Soll-Definition und System-Evaluation  Definition Soll-Zustand unter Einbezug Prozessverantwortlichen und zuständigen Sachbearbeiter/-innen  Systemevaluation mit Unterstützung Solution Providers Schweiz AG  Erstellung Vertragswerk für Umsetzungsprojekt (Phase 3)  Projektphase 3: Implementierung  Umsetzungsprojekt zusammen mit SAGE Schweiz AG und Solution Providers Schweiz AG  Realisierung in kleinen Teilschritten (SCRUM-Verfahren)

Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten

Erfolgsfaktoren  Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt  Fokussierung auf das Wesentliche und die Zielerreichung  Gründliche Software-Evaluation mit drei Schwerpunkten:  Eigene Bedürfnisse kennen und dokumentieren  Über alle Anforderungen am besten geeignetste Lösung („Best Fit“) und den am besten geeignetsten Partner identifizieren  Lücken dieser Lösung kennen, den Mitarbeitern bewusst machen und akzeptieren  Gewissenhafte Umsetzung der Anforderungen – auch Einführung einer Standardsoftware bedingt erheblichen Aufwand  Eigene Grenzen kennen und in Prozessdesign und Projektmanagement starke, erfahrene Projektpartner beiziehen

Umfeld => Herausforderungen Gewachsene / aufwändige Strukturen, Prozesse, Abläufe Kostendruck Ressourcenknappheit Kommunikationsbedürfnisse Administrativer Aufwand

Erfolgsfaktoren / Sicht SAGE  Kontinuität sicherstellen  Ressourcenschonende Einführung  Geringer Schulungsaufwand  Keine Migration, kein Datenverlust  Investitionsschutz  Kompetenz  Mitarbeiter mit Fachkompetenz aus der Branche  Nachhaltige Produktentwicklung  Flexibilität  Zielgruppengerechter Funktionsumfang  Individualisierbare und ausbaubare Softwarelösung

Praxisbeispiel / Sicht SAGE Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 BewohnerIn: Anfrage Bargeld Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung Empfang: Eintrag auf Liste Schritt 6 Schritt 5 Schritt 4 Administration: Fakturierung Administration: Manuelle Übernahme Listeneintrag in System Interne Post: Übermittlung in Administration

Praxisbeispiel / Sicht SAGE Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 BewohnerIn: Empfang: Abgabe Bargeld, Ausstellung Quittung Empfang: Eintrag in System mit App Schritt 5 Schritt 4 Administration: Fakturierung Administration: Prüfen der Daten, Übernahme in Fakturierung Anfrage Bargeld Schritt Fazit:6 Administration: Fakturierung  Qualitätssicherung  Kostensenkung  Effizienzsteigerung

Agenda 1 Willkommen 2 Umfeld => Herausforderungen => Strategien AZB 3 Auslöser Projekt «Phoenix» 4 Zielsetzung und Vorgehen Projekt «Phoenix» 5 Erfolgsfaktoren 6 Fragen & Antworten

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