Quando conviene la fatturazione elettronica

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Information about Quando conviene la fatturazione elettronica

Published on April 18, 2008

Author: fabio_annovazzi

Source: slideshare.net

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Presentazione fatturazione elettronica al convegno IRR del 17 Aprile 2008

Ma quando (e a chi) conviene la fatturazione elettronica? Alla ricerca dell’Oceano Blu... Roma, 17 Aprile 2008

Competere in uno scenario predefinito Forte concorrenza Sfruttare la domanda che esistente Trade-off fra costo e valore Focus su differenziazione o costo basso Creare un nuovo spazio di mercato Concorrenza irrilevante Creare nuova domanda Spezzare il trade off fra costo e valore Focus su differenziazione e costo basso copyright Kim & Mauborgne La differenza fra l’Oceano Rosso e l’Oceano Blu Oceano Rosso Oceano Blu

Le regole del gioco devono ancora essere fissate La domanda viene creata, invece che disputata fra i concorrenti Opportunità per una crescita rapida e profittevole Ma come si fa, per la fatturazione elettronica??? L’Oceano Blu rappresenta lo spazio di mercato sconosciuto

Le regole del gioco devono ancora essere fissate

La domanda viene creata, invece che disputata fra i concorrenti

Opportunità per una crescita rapida e profittevole

Non è la domanda che crea l’offerta ma è l’offerta che crea la domanda Perchè non ci scambiamo fatture elettroniche? HENRY FORD

La penetrazione della fatturazione elettronica è ferma a meno del 5%.. Oggi Direttiva 115/2001 Previsioni diffusione fatturazione elettronica Tempo L’impatto dell’e-invoicing è stimato in punti di PIL, sebbene la sua diffusione continui a deludere le aspettative anche nei paesi più avanzati e a essere procrastinata nel tempo

Impatto su chi invia Bassa penetrazione fatturazione elettronica Alta penetrazione fatturazione elettronica Risparmi limitati: può inviare solo poche fatture elettroniche e deve lavorare per convincere i clienti ad accettarle Risparmi interessanti: può inviare una molte fatture elettroniche senza perdere tempo a convincere i clienti Impatto su chi riceve Nessun risparmio: non vale la pena processare poche fatture elettroniche in modo automatico Risparmi molto interessanti: può gestire un grande volume di fatture automaticamente OK ! Impatto su fornitori soluzioni Basso fatturato e bassi margini: bisogna tenere prezzi bassi per spingere le aziende ad adottare la tecnologia Alto fatturato e margini: business a costi fissi con volumi crescenti OK ! ...ciò che la rende per ora un business poco interessante OK !

Vincoli attuali della offerta Non “necessaria” (una azienda non ha veramente motivo di essere “la prima”) Il cliente la userà poco (solo pochi clienti vorranno ricevere fatture elettroniche) Il prezzo deve essere basso e deve richiedere poco investimento per l’installazione All’inizio i volumi saranno bassi Go-to-market ad un costo piu basso possibile Cercare di allargare l’offerta ad altri servizi “utili subito” L’offerta “soffre” dei vincoli del mercato

Documento in formato elettronico "strutturato" (txt, XML), elaborabile automaticamente (“machine readable”), oltre che in formato immagine (pdf, tiff) La fattura elettronica in senso “business” Tutta la discussione sulla fattura elettronica “legale” (documento non modificabile...) è invece focalizzata sulla eliminazione dell’archivio cartaceo u

L’eliminazione dell’archivio cartaceo porta vantaggi relativamente limitati Per chi invia: risparmio costi di spedizione √ √ √ recapito immediato della fattura e certezza ricezione √ √ semplificazione riconciliazione fatture con pagamenti √ √ eliminazione archivio cartaceo √ Per chi riceve: automazione ciclo passivo e OK pagamento √ √ √ √ √ √ √ √ √ semplificazione pagamento √ √ √ √ no digitazione manuale della fattura √ √ √ eliminazione archivio cartaceo √ √

risparmio costi di spedizione √ √ √

recapito immediato della fattura e certezza ricezione √ √

semplificazione riconciliazione fatture con pagamenti √ √

eliminazione archivio cartaceo √

automazione ciclo passivo e OK pagamento √ √ √ √ √ √ √ √ √

semplificazione pagamento √ √ √ √

no digitazione manuale della fattura √ √ √

eliminazione archivio cartaceo √ √

La fatturazione elettronica è complessa e costosa Chi invia deve: predisporre il gestionale ad inviare fatture elettroniche risolvere le problematiche legali associate alla firma della fattura convincere i propri clienti a ricevere fatture elettroniche adeguarsi allo standard/formato richiesto da ogni cliente Chi riceve deve: convincere i propri fornitori ad inviare fatture elettroniche risolvere le problematiche legali associate alla archiviazione convincere i fornitori ad inviare le fatture nel "proprio" formato/standard predisporre il gestionale per ricevere fatture elettroniche

predisporre il gestionale ad inviare fatture elettroniche

risolvere le problematiche legali associate alla firma della fattura

convincere i propri clienti a ricevere fatture elettroniche

adeguarsi allo standard/formato richiesto da ogni cliente

convincere i propri fornitori ad inviare fatture elettroniche

risolvere le problematiche legali associate alla archiviazione

convincere i fornitori ad inviare le fatture nel "proprio" formato/standard

predisporre il gestionale per ricevere fatture elettroniche

La fatturazione elettronica non conviene se non si inviano tante fatture ROI % fatture inviate per via elettronica 0% 10% 20% Per le grandi imprese, il ROI della fatturazione elettronica attiva diventa positivo attorno al 15% delle fatture. Per le PMI servono % molto più alte PMI Grandi aziende 30%

Per chi riceve, la e-fatturazione “conviene” solo sopra una certa % di fatture Utilità del servizio % di fatture ricevute in formato elettronico Oltre il 10-20% i vantaggi crescono rapidamente, fino a 10-20€ a fattura Se si riesce a convincere pochi fornitori ad inviare fatture elettroniche, la e-fatturazione non conviene per chi riceve 0 € 1 € Scanning e correzione delle fatture costa circa 1€ a fattura

Pochissime aziende riescono a ricevere più del 30-40% di e-fatture Fornitori marginali, tipicamente PMI, che non è possibile e non conviene obbligare ad inviare fatture elettroniche La “coda”contiene la grande massa dei fornitori piccoli e occasionali, ciascuno dei quali invia poche fatture; tutti insieme possono rappresentare fino al 60% dei documenti passivi Fatturato x fornitore “ Corpo” “ Coda” Fornitori importanti, tipicamente grandi aziende, che è possibile e conveniente obbligare/convincere ad inviare fatture elettroniche Fornitori top (utility, telco,...) che gi à inviano le proprie fatture in formato EDI

Le fatture elettroniche devono alimentare un sistema di workflow Gestione fatture passive Si immettono manualmente pochi dati della fattura (numero, totale, IVA,...) Se il totale corrisponde la fattura è OK La maggior parte del lavoro è assorbito dal processo di autorizzazione e verifica delle eccezioni “ Manuale”/ “ Tradizionale” “ Automatica”/ ” Straight through processing” Si caricano tutti i dati della fattura (righe comprese) su un sistema di workflow Se i dati corrispondono la fattura è OK La maggior parte del risparmio è legato alla ottimizzazione del processo di autorizzazione e verifica delle eccezioni “ Il costo di installazione del nostro servizio è di circa 50.000 euro. Il trattamento delle fatture passive costa da 3 euro a documento in su.” EMMANUEL DE TERNAY, Direttore produzione RR Donnelley, fonte: PME Magazine

Si immettono manualmente pochi dati della fattura (numero, totale, IVA,...)

Se il totale corrisponde la fattura è OK

La maggior parte del lavoro è assorbito dal processo di autorizzazione e verifica delle eccezioni

Si caricano tutti i dati della fattura (righe comprese) su un sistema di workflow

Se i dati corrispondono la fattura è OK

La maggior parte del risparmio è legato alla ottimizzazione del processo di autorizzazione e verifica delle eccezioni

Chi riceve vorrebbe ricevere fatture “ zero error ” generate direttamente dal gestionale, mentre chi invia preferisce che il cliente scannerizzi le fatture Fattura elettronica generata via scanning OCR Fattura elettronica generata dal gestionale Per chi invia Per chi riceve Costo x fattura inviata basso/nullo e impegno limitatissimo per il set-up Costoso intervento umano necessario per eliminare/ridurre errori di interpretazione Costo/impegno per adattare il gestionale a emettere fatture elettroniche Zero errori o quasi. Fattura utilizzabile direttamente per alimentare il gestionale OK OK ! ! Assetto di “equilibrio” La lettura via scanning generalmente non cattura le righe fattura

Cosa bisogna fare per inviare fatture elettroniche Estrarre immagine e dati della fattura dal gestionale Firmare la fattura come richiesto dal legislatore Archiviare la fattura come richiesto dal legislatore Trasmettere la fattura

Estrarre immagine e dati della fattura dal gestionale

Firmare la fattura come richiesto dal legislatore

Archiviare la fattura come richiesto dal legislatore

Trasmettere la fattura

Vantaggi “ Fibra” : connettersi direttamente “scavando” nel gestionale “ ADSL”: leggere i dati sul canale che già esiste, lo spool di stampa “ Dial up 1”: immissione fatture su web portal “ Dial up 1”: invio fatture a centro di scanning “ Ampiezza di banda”: possibile recuperare ogni tipo di dato Non invasivo, low cost, “any- format&standard-in”, “any-format&standard-out” Molto facile da utilizzare Zero impatto sulla PMI Esistono diversi approcci per “emettere” fatture elettroniche Inconvenienti Costo elevato, presuppone esistenza di standard unico Se il dato non è stampato sulla fattura probabilmente non si può catturare Per volumi bassi di fatture Molto difficile accertare identità del mittente per apporre firma qualificata

~ 3.8M aziende, 200 fatture ad azienda ~ 170.000 aziende, 2.000 fatture B2B per azienda ~ 4.000 aziende, 90.000 fatture B2B x azienda Top PMI Soho Nessun problema a implementare un sistema di fatturazione elettronica “scavando” direttamente nel gestionale Risorse insufficienti per implementare un sistema che “scavi” nel gestionale, troppe fatture per immetterle manualmente su un portale web Poche fatture elettroniche possono essere gestite con immissione manuale (copia) su un portale web Il segmento “di mezzo” è quello che ha più problemi

La “cattura” dello spool è semplice, ha un costo < a 200€/azienda Tecnologia di cattura spool È p ossibile “preconfigurare” fatture di ciascun Vendor di gestionali  facile da configurare Prende in input spool di stampa in formato EMF Windows  target: PMI Estrae solo le fatture da inviare per via elettronica  installa e dimentica Cattura i dati con logica di tipo posizionale  prodotto “semplice” Genera un file immagine e un file in standard XML “generico”  any-format-in & any-format-out Software gratuito o low cost  diffusione “virale” via internet

I costi marginali per l’archiviazione e firma tendono a zero Costo spazio disco (€/GB)* 0 0.2 0.4 0.6 0.8 1 1.2 1.4 1.6 2002 2003 2004 2005 2006 2007 15 10 7 5 4 3 Costo archiviazione fatture x azienda/anno (€)** * Fonte, Wired Magazine, Chris Anderson ** Ipotesi: 4000 fatture per azienda/anno, 0.5MB per fattura, costi incrementali di overhead = 5 x costo spazio disco *** Ipotesi: 10 firme/secondo 7giorni/7 ≈ 300M Firme elettroniche/anno x HSM*** Capacità di firma x HSM

Hub trusted provider* Pacchetto sw installato c/o emittente Firma qualificata Marca temporale Archiviazione Nomina Responsabile Archiviazione, manuale,… Interfaccia con Sistema Unificato di Interscambio Impatto minimo per chi fattura Impatto minimo per chi fattura Nessun problema ad assicurare sicurezza dati Impatto minimo per chi fattura Compliance verso S.U.I. non costituisce un problema OK ! L’hub risolve i problemi legali di firma e archiviazione... Problemi: dispositivo sicuro di firma, certificato, sw,…. Complessità utilizzo time stamp client da parte utente? Come assicurare la sicurezza dei dati per 10 anni? Necessità di formare e nominare Resp. Archiviazione, redigere manuale,.. Necessità di aggiornare sw c/o PMI per renderlo compliant OK ! OK ! OK ! OK ! * Ipotesi rapporto di emissione fatture elettroniche da parte dell’hub in nome e per conto di chi fattura

...e permette di liberare l’emittente dal problema dell’invio di tutte le fatture ABC SpA Clienti consume o business (e-fattura no) Ricevono le fatture per posta , con un invito a riceverle per via elettronica Invia tutte le fatture all’hub per invio come posta ibrida o fattura elettronica Ricevono fatture firmate in formato elaborabile da tutte le aziende che utilizzano l’hub Gestisce emissione fatture (elettroniche), invio delle fatture (cartaceo, telematico, elettronico) e archiviazione fatture (elettroniche) Riceve le fatture firmate in formato elaborabile Pubblica Amministrazione Clienti consumer o business (e-fattura sì) Hub Archivio elettronico

Chi invia non deve modificare il proprio processo Generazione fattura Stampa Imbustamento Consegna alle Poste    Generazione fattura Cattura dati e immagine Cifraggio file fattura Invio all’hub    Invio fatture cartacee Invio all’hub Archivio cartaceo   Archivio magnetico

Chi riceve non deve modificare il proprio processo per poche fatture Finchè le fatture ricevute in formato elettronico sono poco numerose spesso conviene trattarle in modo “tradizionale” Acquisto su base purchase order Ricezione fattura in formato elettronico dall’hub Stampa immagine e gestione “ standard”  Fattura corrisponde con PO, bolla,… Acquisto non su base purchase order Trattamento fattura in workflow  Inserimento in sistema workflow mngt Straight through processing Gestione eccezioni Sì No Poche fatture elettroniche ricevute Molte fatture elettroniche ricevute

Attualmente solo il top del mercato è interessato a ricevere fatture elettroniche Interessati a ricevere fatture elettroniche, spesso hanno già un sistema di workflow management (Filenet, Basware, Contempus, SAP,...) Non interessati a ricevere fatture elettroniche, manca offerta di sistema/servizio di workflow management Non interessati a ricevere fatture elettroniche. Offerta di servizio di workflow management difficilmente immaginabile

Non dimentichiamoci delle bollette! Circa il 10% delle fatture passive sono bollette B2B inviate per posta ibrida Sarebbe semplice trovare un modo per riceverle in formato elettronico Si raggiungerebbe la massa critica prima che con la fatturazione elettronica obbligatoria per il B2G (5-7% del totale fatture) 1.4 Mdi 600M 100-150M Fatture B2B Bollette B2B & B2C Bollette B2B inviate per posta ibrida ~ 10%

Circa il 10% delle fatture passive sono bollette B2B inviate per posta ibrida

Sarebbe semplice trovare un modo per riceverle in formato elettronico

Si raggiungerebbe la massa critica prima che con la fatturazione elettronica obbligatoria per il B2G (5-7% del totale fatture)

Grazie dell’attenzione! Fabio Annovazzi www.optiinvoice.it [email_address] 0041764156244

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