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Prozessanalysen: Prozesse geschickt unter die Lupe nehmen! | ECM-Forum auf der CeBIT 2014

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Information about Prozessanalysen: Prozesse geschickt unter die Lupe nehmen! | ECM-Forum...
Technology

Published on March 13, 2014

Author: bitkom_ecm

Source: slideshare.net

Description

Ein Vortrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH  auf dem ECM-Forum zur CeBIT 2014

Referent: Thomas Pempelforth, Channel Vertriebsleiter MDS & Solution Business

Weitere Informationen unter:http://ecm-navigator.de/termine/prozessanalysen-prozesse-geschickt-unter-die-lupe-nehmen-0
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CEBIT 2014 BITKOM KYOCERA UND ECM?

IHR REFERENT

KYOCERA HAT EINE LANGE TRADITION

KYOCERA HAT EINE LANGE TRADITION IN DER ENTWICKLUNG VON ZUKUNFTSTECHNOLOGIEN.

KYOCERA HAT EINE LANGE TRADITION Kernkompetenz Keramik Weltweit größter Produzent von Feinkeramik Weltweit drittgrößter Produzent von Solarmodulen Hersteller von Produkten und Komponenten für Schlüsselindustrien: IT, Mobilkommunikation, Unterhaltungselektronik, Automobilindustrie, Chemie, Medizintechnik, erneuerbare Energien Produkte für Endverbraucher: Solarmodule, Drucker, multifunktionale Systeme und Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement, Küchen- und Büroartikel. Unter den Top-600-Unternehmen der Welt

WIR ENTWICKELN NICHT EINFACH NUR DRUCKER

WIR ENTWICKELN NICHT EINFACH NUR DRUCKER WIR ENTWICKELN LÖSUNGEN

KYOCERA ENTWICKELT LÖSUNGEN Wir denken nicht in Produkten. Wir senken die Kosten, steigern die Sicherheit und erhöhen die Produktivität unserer Kunden durch: Außergewöhnlich zuverlässige und wirtschaftliche Produkte Intelligente Software Lösungen Ganzheitliche Managed Document Services (MDS)

KOSTEN IM BÜROKOMMUNIKATIONSUMFELD HARDWARE-Konsolidierung ASSETNAHE Betriebs-Prozesse DOKUMENTEN-Prozesse

KOSTEN IM BÜROKOMMUNIKATIONSUMFELD Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite Support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/Informations- Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/Informations- Prozess 47% 25% 11% 100% 30% Einsparpotenzial Wasseroberfläche

Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/Informations Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/Informations Prozess 47% 25% 11% 100% 30% KOSTEN IM BÜROKOMMUNIKATIONSUMFELD Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% HARDWARE-Konsolidierung

Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite Support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/Informations Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/Informations Prozess 47% 25% 11% 100% 30% KOSTEN IM BÜROKOMMUNIKATIONSUMFELD

Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/Informations Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/Informations Prozess 47% 25% 11% 100% 30% KOSTEN IM BÜROKOMMUNIKATIONSUMFELD Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite Support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% ASSETNAHE Betriebs -Prozesse

Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/Informations- Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/Informations- Prozess 47% 25% 11% 100% 30% KOSTEN IM BÜROKOMMUNIKATIONSUMFELD

Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/Informations Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/Informations Prozess 47% 25% 11% 100% 30% KOSTEN IM BÜROKOMMUNIKATIONSUMFELD Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/ Informations- Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/ Informations- Prozess 47% 25% 11% DOKUMENTEN Prozesse

GESAMTAUFSTELLUNG DER IST-SITUATION HARDWARE Konsolidierung

KOSTEN HARDWARE KONSOLIDIERUNG Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten

GESAMTÜBERSICHT ALLER SYSTEME NACH HERSTELLERN UND MODELLEN Brother 12% Toshiba 3% Samsung 1% Panasonic 1% 52%OKI 1% Konica Minolta 3% HP 8% Epson 6% Fujitsu 7% Canon 6% Hersteller Stück Modelle Brother 92 22 Canon 44 19 Epson 49 6 Fujitsu 58 3 HP 61 35 Konica Minolta 27 9 Kyocera 400 34 OKI 6 3 Panasonic 4 3 Samsung 11 6 Toshiba 22 10

IST VERGLEICH COLOR – S/W VOLUMEN INKL. FINANZIERUNG 0 50.000 100.000 150.000 200.000 250.000 300.000 350.000 400.000 450.000 s/w-Seiten Farbseiten Systeme: 672* Stück S/W Seiten: 387.633 pro Seite 0,029003 € Systeme: 109 Stück Farbseiten: 34.325 pro Seite 0,117012 € * ohne Scanner und Nadel-/Matrixdrucker/Plotter

OPTIMIERUNG

SOLL VERGLEICH COLOR - S/W VOLUMEN INKL. FINANZIERUNG / SERVICE / TONER Systeme: 344 Stück S/W Seiten: 387.533 pro Seite 0,016634 € Systeme: 53 Stück Farbseiten: 34.325 pro Seite 0,083092 € * ohne Scanner und Nadel-/Matrixdrucker/Plotter 0 50.000 100.000 150.000 200.000 250.000 300.000 350.000 400.000 450.000 s/w-Seiten Farbseiten

IST-/SOLL- ENERGIEVERBRAUCH / CO2 EMISSION IST- Situation SOLL- Situation Einsparung Strom- verbrauch pro Jahr 58.012 kWh 41.721 kWh 16.291 kWh Energiekosten pro Jahr 11.602,44 € 8.344,32 € 3.258,12 € Kohlendioxid Emission* 34.227,12 kg 24.615,72 kg 9.611,40 kg Reduzierung der CO2 Emission um 28,08 %! 48,0570 Tonnen weniger CO2 in 5 Jahren! •CO2-Faktor 0,59 kg/kWh. Quelle: http://www.umweltbundesamt.de/energie/archiv/ co2-strommix.pdf

IST-/SOLL- VERGLEICH ALLE KYOCERA-SYSTEME IST-Situation SOLL-Situation Kosten pro Monat 15.240,45 € 9.298,43 € Seiten pro Monat 421.958 421.958 0 $ 4.000 $ 8.000 $ 12.000 $ 16.000 $ IST- Situation SOLL- Situation Kosten pro Monat Monat 5.942,02 €Einsparung: Jahr 71.304,24 € Laufzeit 356.521,20 € Einsparung insgesamt: 38,99%

BEISPIEL ASSETNAHE PROZESSE ASSETNAHE Betriebs-Prozesse

ASSETNAHE BETRIEBS-PROZESSE Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite Support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten

BEISPIEL ASSETNAHE PROZESSE

DOKUMENTEN-PROZESSE DOKUMENTEN-Prozesse

KOSTEN DOKUMENTEN-PROZESSE Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/ Informations- Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/ Informations- Prozess 47% 25% 11%

ANALYSIERTE STANDORTE Standort: Abteilungen: - Geschäftsführung - IT - Personal

AUSGEWÄHLTE RELEVANTE ERGEBNISSE Beschaffungsantrag: Der Papier-Formular Antrag erfordert aufwendige Arbeitsabläufe zwischen Abteilungen, IT und Finanzen. Ein digitaler Ablauf spart zeitliche Aufwände, vereinfach Prüfungen und minimiert die Recherche. Die Durchlaufzeit reduziert sich von Tagen auf wenige Minuten!

PROZESSANALYSE: BELEGTYPEN

GESAMTERGEBNIS PROZESSANALYSE

EINSPARUNG BEI UMSETZUNG IN 3 BEREICHEN Zwischensumme 4.816,04 € Managementbereich „Beschaffungsantrag“ 483,66 € Managementbereich „Sekretariat Geschäftsführung“ 1.331,44 € Managementbereich „Personal“ 3.000,94 € SW-Kosten, Festpreis inkl. Installation, Schulung, 5 Jahre Wartung 1.920,00 € Kostensenkung im Monat 2.896,04 € Kostensenkung im Jahr 34.752,48 € 2.896,04 € 34.752,48 €

GESAMTERSPARNIS DRUCKER- UND PROZESSANALYSE

SIE ERINNERN SICH Beschreibung Betroffen % Einsparung im Kostenblock Einsparung Gesamtkosten Hardware, Toner, Tinte, Papier, Wartung, Energie Verbrauch Hardware 10% 25% 3% Helpdesk, Second-Level-Support, Installation, Asset Management, Untersuchung/Bewertung, Tests, Onsite Support, Training, usw. IT-Support 5% 70% 4% Server, Netzwerk Verbindungen, Mainframe Übersetzung, Formatierung, Hardware Lastenverteilung, usw. System-Infrastruktur 5% 60% 3% Direkte/indirekte Kosten, Bestellungen, Anfragen, Administration, Versorgung, usw. Administration und Einkauf 5% 70% 4% Anwender Produktivität, Zeitverlust durch Stillstand und Reparatur (Downtime), manuelles sicher stellen (Uptime), Arbeitskosten, usw. Informationsbeschaffung Dokumenten/Informations- Prozess durch Benutzer 28% 20% 5% Archivierung, Aufbewahrung von Daten, Workflows, Dokumenten Produktion, Endverarbeitung, Elektronisches Formularwesen, usw. Dokumenten/Informations- Prozess 47% 25% 11% 100% 30%

GESAMTEINSPARUNG IM ÜBERBLICK IST-Situation SOLL-Situation* Kosten pro Monat 7.429,42 € 4.533,38 € IST-Situation SOLL-Situation Kosten pro Monat 15.240,45 € 9.298,43 € Seiten pro Monat 421.958 421.958 39% 39% Hardware Konsolidierung Dokumentenprozessoptimierung (lediglich 3 Prozesse) Monat 8.838,06 €Gesamteinsparung: Jahr 106.056,72 € Laufzeit 530.283,60 € Einsparung pro Monat: 2.896,04 € Einsparung pro Jahr: 34.752,48 € Einsparung Laufzeit: 173.762,40 € Einsparung pro Monat: 5.942,02 € Einsparung pro Jahr: 71.304,24 € Einsparung Laufzeit: 356.521,20 €

EIN WEITERES BEISPIEL AUS UNSERM HAUS

DOKUMENTEN PROZESSE KYOCERA hat ca. 14.000 - 16.000 Auftragseingänge/Monat 67% vollautomatisch in das SAP 9 Mitarbeiter organisierten die restlichen 33% Nach Umsetzung 96% automatisch 2 Mitarbeiter organisieren die letzten 4% 7 Mitarbeiter nehmen nun andere Aufgaben im Unternehmen wahr, um zu helfen KYOCERA´s Wachstumsstrategie umzusetzen Prozessersparnis € 350.000/p.a. Analyse Optimierung/ Design Umsetzung

UNSER ANGEBOT- Standard - Office - Email - Sonstige Ausgangsbelege - OCR - SAP Adapter - Datenbanken - DMS - Sonstige Konnektoren opt. OCR zur Bildbearbeitung - Standard - Barcode - Email - Sonstige Eingangsbelege - MFP - Mail - Archiv - Formulare - OME (Francopost) - DE-Mail (Francopost) Signatur - E-Post Output NEU - Portal (zum Anwender) - Digital Pen - Tablet - (mobiler Zugriff Cloud Desktop) Kommunikation NEU

KYOCERA UND ECM? Was sind die Inhalte der ECM Welt? Strategien, Methoden und Werkzeuge, die man benutzen kann, um zu erfassen, zu managen, zu speichern, zu erhalten um abschließend Inhalte und organisatorische Kernprozeß bezogene Dokumente zu liefern. Erfassen (Capture) Managen Speichern (Store) Erhalten Bewahren (Preserve) Liefern (Deliver)

VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Besuchen Sie uns: Halle 3 Stand B20

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