Propuesta de servicios

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Published on March 7, 2014

Author: sullivandearmas

Source: slideshare.net

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Como elaborar y presentar una propuesta de servicios a clientes potenciales

Como Elaborar y Presentar una Propuesta de Servicios Presentado por: Marcus Sullivan, MBA, CVA Sullivan Consulting, Inc. 18 de octubre de 2013 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿Qué son Propuestas? ˃ Presentación de servicios y soluciones de negocios a clientes potenciales ˃ En su gran mayoría son propuestas business-tobusiness dirigidas algún área del negocio en particular ˃ Se solicitan cuando existe algún interés por parte del cliente para hacer negocios ˃ Cuando son no-solicitadas, se genera por una iniciativa para captar nuevos clientes ˃ Deben ser personalizadas y dirigidas a personas con poder decisional dentro de la empresa 2 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿Por qué son Importantes las Propuestas? ˃ Presentar nuestros servicios de forma integrada y costo-efectiva ˃ Exponer soluciones a sus problemas y crear necesidad ˃ Demostrar experiencia, conocimiento y entendimiento de la situación actual ˃ Poner por escrito el objetivo, responsabilidades y expectativas alcance, costos, ˃ Aclarar cualquier duda antes de comenzar el proyecto 3 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Aspectos Tangibles Documentos Presentación Entrega Formato 4 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Aspectos Intangibles Entendimiento Interés Solución Expectativas Seguimiento Personalización 5 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿Qué queremos lograr? ˃ Tener visibilidad en la industria ˃ Presentar la información que sea fácil de entender y que invite a leer al cliente ˃ Alcanzar un equilibrio entre texto, fotos y gráficas ˃ Promover una imagen seria ˃ Captar el interés de clientes ˃ Destacarnos y diferenciarnos de la competencia 6 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿Qué debemos evitar? ˃ Presentar información errónea o incorrecta ˃ Hacer falsas representaciones ˃ Información incompleta ˃ Prometer cosas que no podemos cumplir ˃ Lucir desesperados o inseguros ˃ Demostrar falta de experiencia y conocimiento 7 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Elementos de las Propuestas Portada Carta de presentación Cuerpo de la propuesta Conclusión 8 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Portada ˃ Deberá incluir: Nombre del Negocio Nombre del representante autorizado Dirección de la Empresa/a Número de teléfono, email y/o pagina web Fecha 9 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Carta de Presentación ˃ Definir a quien va dirigido ˃ ¿Qué se pretende informar? ˃ ¿Qué acuerdos pretende establecer? ˃ ¿Qué información vamos a incluir? ˃ ¿Cuáles son las siguientes acciones a tomar? 10 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Ejemplo de Carta (propuesta solicitada) 1 de octubre de 2013 Sr. Juan Pérez Presidente ABC Corp Estimado Sr. Pérez: Gracias por la oportunidad de considerar los servicios de nuestra empresa para el proyecto XYZ. Según solicitado, adjunto la propuesta de consultoría para su análisis y consideración. Como lideres de la industria con más de 20 años de experiencia y con un equipo de trabajo dedicado y capacitado, podemos ser de valor para su empresas y contribuir al logro de sus objetivos. Estamos preparados para comenzar el proyecto el 1º de junio y tenemos los recursos certificados y disponibles para iniciar el mismo. En caso de tener alguna pregunta no dude en contactar al (787) 123-4567. 11 Atentamente, © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Ejemplo de Carta (propuesta no-solicitada) 7 de septiembre de 2013 Sr. Jose Otero VP Finanzas XYZ Corp. Estimado Sr. Otero: Somos una firma de consultoría que ofrece servicios de asesoría financiera al sector privado en PR. Nos especializamos en ayudar a lograr financiamiento a empresas para que puedan disponer de capital de trabajo. Tenemos más de 10 años de experiencia y con un equipo de trabajo dedicado y capacitado, podemos ayudarle a ser . Nos gustaría tener la oportunidad de reunirnos con Usted a su conveniencia para presentarle nuestros servicios en detalle y ver de que forma le podemos agregar valor. Gracias por su tiempo e interés. Atentamente, 12 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Cuerpo de la Propuesta ˃ Representa la parte más importante y crítica de la propuesta ˃ Es donde hay más sustancia, detalle y contenido ˃ Se detalla toda la información necesaria y relevante para que el cliente pueda tomar la decisión de contratación ˃ Representa información confidencial y privada que debe de ser manejada con mucho cuidado 13 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿De qué se Compone el Cuerpo de la Propuesta? ˃ Introducción ˃ Descripción general de nuestra firma ˃ Descripción de los servicios a ofrecer ˃ Objetivos y metas ˃ Necesidades del cliente ˃ Alcance de la propuesta (responsabilidades) ˃ Experiencia en proyectos similares 14 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿De qué se Compone el Cuerpo de la Propuesta? ˃ Recursos ˃ Metodología ˃ Tiempo de ejecución ˃ Honorarios y forma de pago ˃ Confidencialidad y no divulgación ˃ Información de contacto ˃ Conclusiones 15 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Conclusiones ˃ Representa la parte final de la propuesta ˃ Es donde resumimos los puntos más importantes ˃ Demostramos al cliente que tenemos el interés, la experiencia necesaria y capacidad para satisfacer su necesidad ˃ Debe de existir un “click” de parte del cliente ˃ Debemos lograr que el cliente nos seleccione 16 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿Qué tipos de Propuestas Existen? Solicitadas No solicitadas 17 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Propuestas Solicitadas ˃ El cliente conoce de antemano el problema y busca una solución inmediata ˃ Se describen las necesidades y lo que se logra atender ˃ Se define el presupuesto, tiempo, lugar y recursos deseados (RFP) ˃ Se logra parear las necesidades del cliente con la experiencia y los recursos de los proveedores ˃ Se determina un tiempo para someter la propuesta ˃ Se establecen los criterios de selección y la fecha de la decisión final del comité 18 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Request for Proposal (RFP) ˃ Descripción exacta y por escrito de las necesidades actuales de un cliente ˃ Se utilizan mucho en el sector público ˃ Garantizan igualdad de oportunidades y participación para todos ˃ Los criterios de selección varían según la industria 19 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Request for Proposal (RFP) 20

Propuestas No-Solicitadas ˃ Representan una oportunidad para vender nuestros servicios de manera productiva ˃ Se desconoce el presupuesto, las necesidades y el problema (si alguno) que enfrenta el cliente ˃ Deben de ir dirigidas a alguna persona/departamento en particular ˃ Conviene no abusar porque podemos dañar nuestra imagen y crear una mala imagen 21 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Propuesta de Negocios Introducción Descripción de la firma Alcance y objetivos Metodología Proyectos similares Descripción del servicio Recursos “Timeline” Honorarios 22 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Introducción ˃ ¿Cuántos años lleva ofreciendo el servicio? ˃ ¿Cómo surge la necesidad? ˃ ¿Cuáles son sus principales ventajas competitivas? ˃ ¿Qué industria sirve? ˃ ¿Qué logros ha obtenido? ˃ ¿Cuáles son las razones de éxito? 23 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Descripción de la Firma ˃ ¿Qué servicios ofrecen? ˃ ¿Dónde están ubicados y cuántos empleados tienen? ˃ ¿Cómo se diferencian de la competencia? ˃ ¿Con qué clientes han trabajado o trabajan? ˃ ¿Por qué es la empresa más cualificada para realizar el trabajo? ˃ ¿Qué logros y/o historias de éxito han tenido? ˃ ¿Qué beneficios o ventajas obtendrá el cliente? 24 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Análisis de la Situación Actual  Realizar un diagnóstico del cliente  Identificar problemas actuales  Detectar oportunidades y retos  Establecer los servicios que podemos ofrecer y como podemos ayudar al cliente  Definir el plan y metodología de trabajo 25 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Alcance y Objetivos Estratégicos ˃ Definir alcance del proyecto (que incluye y que no incluye?) ˃ Establecer objetivos medibles según las expectativas del cliente ˃ Establecer responsabilidades ˃ Presentar un plan de acción ˃ Discutir el tiempo de ejecución 26 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Descripción de los Servicios ˃ ¿Dónde se van a ofrecer? ˃ ¿Cuáles son las ventajas o beneficios para el cliente? ˃ ¿De qué forma satisfacen sus necesidades? ˃ ¿Cómo se van a implementar? ˃ ¿Qué recursos ofrecerán el servicio? ˃ ¿Qué costos tienen? ˃ ¿Qué expectativas tiene el cliente? 27 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Proyectos Similares ˃ ¿En qué proyectos similares anteriormente y cuando/donde? hemos participado ˃ ¿Cuáles fueron los resultados? ˃ ¿Qué logros obtuvimos? ˃ ¿Cómo se benefició el cliente y cuál fue su “feedback”? ˃ ¿Con qué tipo de empresas/industrias hemos trabajado? ˃ ¿A quién conocemos que nos puedan servir de referencia? 28 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Metodología ˃ ¿Cómo se va a desarrollar e implementar el proyecto? ˃ ¿Cuáles serán las fuentes de información? ˃ ¿Qué indicadores se utilizaran? ˃ ¿Qué pruebas se realizaran? ˃ ¿Qué procedimientos se usaran y por qué? ˃ ¿Cuáles van a ser las métricas a utilizar? ˃ ¿Cómo medimos los resultados? 29 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Metodología (Ejemplo) 30 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Recursos ˃ ¿Qué recursos tiene la empresa disponibles? ˃ ¿In-house o subcontratados? ˃ ¿Cuáles son sus habilidades y destrezas? ˃ ¿Por qué han sido seleccionados para el proyecto? ˃ ¿De qué forma su perfil se adapta a las necesidades del cliente? ˃ ¿Qué experiencia relevante tienen y qué aportan? ˃ ¿Qué tareas y responsabilidades tendrán? 31 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Timeline ˃ Fijar una fecha de comienzo y definir una fecha de finalización ˃ Establecer duración estimada del proyecto y ser realista ˃ Desglosar las distintas fases del proyecto y duración de cada una ˃ Identificar las fases claves que pueden afectar el desarrollo del proyecto 32 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Timeline (ejemplo) DESCRIPCION DE TAREAS Y TIEMPO ESTIIMADO Area Tareas Wk 1 Wk 2 Wk 3 Wk 4 Wk 5 Wk 6 Wk 7 Wk 8 Wk 9 Wk 10 Análisis de Necesidades Definición Objetivos Estratégicos Recopilación / Revisión Recopilación de Información Revisión / Informes de Progreso Validación Análisis / Validación Análisis de Información Redacción de Informe Ultimas Revisiones Presentación Final Presentación de Resultados / Entrega de Informe 33 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Honorarios ˃ Fijar precios, márgenes y costos ˃ Definir si será por hora o por proyecto terminado ˃ Determinar si es viable incluir un retainer para cubrir los desembolsos/costos iniciales ˃ Evaluar si aplican los “out-of-pocket expenses” ˃ Costear gastos indirectos (professional liability) 34 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Factores a tener en cuenta en los honorarios Cliente Consultor Preferencia: fijo  La preferencia del cliente es presupuestar el proyecto desde el inicio y pagar contra trabajo realizado  Fijar un techo que no exceda el costo global del proyecto  No pagar por exceso de horas injustificadas o fuera del alcance  Preferencia: variable  No comprometerse a fijar un precio fijo sin conocer el proyecto  Hay eventos que suceden que no están en nuestro control y afectan el desarrollo del proyecto  Debe asegurarse que las horas del proyecto no se exceden  35 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Forma de Pago ˃ ¿Como se llevará a cabo la facturación? ˃ ¿Como se realizaran los pagos? (por adelantado, al finalizar el proyecto, por etapas, etc…) ˃ ¿Qué tipo de pagos serán aceptados además de cheques y cash? (PayPal, VISA, etc.) ˃ ¿Que pasa cuando es un proyecto en moneda extranjera? ¿Comisiones? ¿Tipo de cambio? 36 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Aspectos Claves ˃ “Timing” para entregar la propuesta ˃ “Confidentiality & Non-disclosure” (NDA) ˃ Incluir un “non-compete” (si aplica) ˃ Retenciones y aspectos contributivos ˃ Vigencia de la propuesta ˃ Si es mediante alianza estrategic o joint-venture 37 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Conclusiones ˃ Las propuestas son una herramienta indispensable para captar clientes nuevos ˃ Mientras más personalizadas, precisas y claras, mejor ˃ Una propuesta bien hecha nos da una buena imagen y nos hace lucir más competitivos ˃ Ofrecer precios y forma de pago que sean competitivos ˃ Manejar los tiempos y costos con los recursos ˃ Evitar errores ortográficos e información incompleta o errónea ˃ Dejar siempre las puertas abiertas 38 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Final GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN 39 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

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