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PMO em Lisarb pela PMO Consult

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Information about PMO em Lisarb pela PMO Consult

Published on March 13, 2014

Author: profmarcocoghi

Source: slideshare.net

Description

Titulo: PMO em Lisarb pela PMO Consult
Alunos:José Guttemberg Milet Albuquerque,Beatriz Ferreira,Gabriela do Prado Castro,Adriana Sousa Torres,Claudio Gomes da Silva,Sandro Mitchel 1971,Daniel Lago Silva,
Cidade: São Luiz
Disciplina: PMO
Turma: GP19
Data:12-03-2014
Hora:21:25
Comentarios:
Publico até ápos a correção
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Disciplina: Project Office e Nível de Maturidade MBA em Gerenciamento de Projeto GP-19 / São Luis

PMO Consult, Transformando SONHOS em Planos de Projeto Quem Somos? Somos uma consultoria especializada em gerenciamento de projeto e portfólio que de forma prática, simples , inovadora e criativa pretende transformar os sonhos de sua empresa, em planos de projeto!

Liderada por 7* jovens especialistas em Gerenciamento de Projetos e Portfólio, a PMO Consult desenvolve a concepção, planejamento, execução, controle e encerramento baseada em metodologias e boas práticas consolidadas no mercado, adaptando soluções para a realidade de qualquer organização. Um Time de Sucesso *Daniel Lago Silva; Sandro Mitchel de Andrade, José Guttemberg Milet Albuquerque, Adriana Sousa Torres, Gabriela do Prado Castro, Beatriz Antunes Justo Ferreira; Cláudio Gomes Silva

O Projeto PMO em Lisarb O Projeto de PMO em Lisarb consiste em estruturar toda a gestão da carteira de portfólio dos projetos e programas a serem implantantados baseando-se nos objetivos estratégicos para reestruturação do país e satisfação do cliente principal, o povo Lisarbeano! O logotipo do projeto representa um selo, idealizado por marcar o compromisso do governo e do povo para mudança e rotulação de uma Lisarb melhor

O Objetivo do Trabalho Nosso objetivo é chegar a um portfólio ideal de projetos para que Lisarb direcione de forma assertiva seus investimentos visando atingir seus objetivos estratégicos.

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS Mais Educação Prêmio Lisarb cidade do Ano Mobilidade para Todos Prêmio Cidadão LisarbeANO Vida que te Quero Viva! Uma Lisarb Mais Feliz Menos Cargos e Mais Resulatdos Qualificação da Educação Pública! Corrupção NÃO Justiça para todos Educar para prosperar Saber Aprender Incentivo Sustentável Meu Ambiente Lisarb Fitness O primeiro passo para o gerenciamento de portfólio é identificar os projetos possíveis de serem implementados de acordo com as necessidades surgidas dos objetivos estratégicos. De forma ilustrativa esses possíveis projetos estão listados a seguir em forma de MURAL DE IDÉIAS!

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS Vida Com Saúde Ser Diferente é Normal! Lisarb para o Mundo Gerando e Recriando Cultura Cultivar o Cuidado por Lisarb SEGUE LIMPO! Desburocra tização da Justiça Nova Educação para uma nova Lisarb Vida Com Saúde Energia LIMPA Não a Impunidade Não a Impunidade Cultura e Seu Retorno Continuação da Identificação dos Projetos

CATEGORIZAÇÃO Levando em consideração os benefícios estratégicos em comum, os projetos identificados foram agrupados e categorizados para possíveis formação de Programas. Desta forma foram criadas 4 categorias conforme abaixo: Meu Ambiente: Programa que compõe todos os projetos relacionados ao desenvolvimento sustentável e energias renováveis Saber Aprender: Todos os projetos relacionados à reestruturação da educação pública e conscientização da população foram reunidos neste programa Ouvidoria Online: Programa para reestruturação e modernização da política no país Mobilidade para Todos: Programa de Projetos de Infraestrutura que exigem obras urbanas

Critério Peso Justificativa Custo de Implementação 3 O orçamento do governo é restrito, desta forma o custo deve ser minuciosamente avaliado para que o máximo de projetos possa ser implementado com a verba disponível. Benefícios para População 3 Os benefícios obtidos para população é um dos principais fatores a serem verificações, medidos e apresentados ao cliente, no caso o governo. Prazo de Implementação 2 Por se tratar de um projeto do governo, existem restrições quanto a projetos com prazos extremamente longos. Complexidade 1 O nível de complexidade do projeto a ser implantado implicará diretamente no nível dos profissionais a serem contratados, bem como nos prazos e recursos da implementação. Nível de Maturidade exigida 1 O nível de maturidade exigido para o projeto determinará toda a infraestrutura exigida pelo projeto, bem como se temos condições de assumi-lo. AVALIAÇÃO Critérios de avaliação foram elencados conforme tabela abaixo para priorizar os programas listados.

Critérios Peso Meu Ambiente Saber Aprender Ouvidoria On- Line Mobilidade para Todos NT M NT M NT M NT M Custo de Implantação 3 5 15 0 0 5 15 0 0 Complexidade 1 5 5 10 10 5 5 0 0 Nível de Maturidade 1 5 5 5 5 5 5 10 10 Prazo de Implementação 2 5 10 5 10 5 10 0 0 Benefícios para População 3 5 15 10 30 10 30 10 30 Nota Final 50 55 65 40 SELEÇÃO Para seleção dos programas, além do peso informado durante o processo de avaliação, uma nota técnica foi dada a cada projeto pelos integrantes do escritório de projetos (0, 5 ou 10). Esta nota técnica foi multiplicada pelo peso, obtendo assim os valores para cada critério. Estes valores parciais foram somados obtendo a nota final de cada projeto.

Programas Priorizados 01. Ouvidoria On-Line 02. Saber Aprender 03. Meu Ambiente 04. Mobilidade para Todos PRIORIZAÇÃO Os programas foram elencados de acordo com a ordem de prioridade para execução. Esta priorização também servirá de base para verificação se os projetos estão balanceados levando em consideração todas as variáveis.

Legendas: OBJETIVOS REQUERIDOS: 1)Justiça; 2)Política cidadã; 3)Educação; 4)Economia; 5)Prot. Social; 6)Qualidade de vida; 7)Cultura/Diversidade; 8)Política Externa; 9)Combate à Corrupção. NÍVEL DE COMPLEXIDADE: Muito Complexo Média complexidade Baixa complexidade CUSTO: Baixo custo Médio custo Alto custo BALANCEAMENTO Nesta representação, tipo gráfico de bolhas, podemos ter uma visualização de como estão situados os projetos do portfólio, numa forma mais clara que auxilia a decisão do Sponsor e/ou Gerente de Projetos, a direcionar seus esforços, afim de atender suas expectativas com maior assertividade. No caso de Lisarb, o projeto “Mobilidade p/ Todos”, deverá ser substituído por outro, já que demanda maior tempo, custo e complexidade para sua implantação.

BALANCEAMENTO Conforme balanceamento apresentado pode-se verificar alguns “GAPs” na carteira de portfólio. São esses: 1.O objetivo estratégico 7 (Cultura/Diversidade) não foi atendido em nenhum programa, sendo assim o programa “Saber Aprender” passará a se chamar “Saber Aprender com Cultura” que englobará em seu escopo tanto o âmbito da educação como a valorização da cultura de Lizarb 2.Não houve projeto de baixo custo nem de curto tempo de execução. Desta forma o programa “Mobilidade para Todos” terá sua abrangência reduzida sua para uma cidade crítica como piloto, ao invés de todo o país. Passando assim a chamar-se “Mobilidade em Lizarb City”

BALANCEAMENTO (ALTERAÇÃO DA SELEÇÃO) Critérios Peso Meu Ambiente Saber Aprender com Cultura Ouvidoria On- Line Mobilidade em Lizarb City NT M NT M NT M NT M Custo de Implantação 3 5 15 0 0 5 15 10 30 Complexidade 1 5 5 10 10 5 5 0 0 Nível de Maturidade 1 5 5 5 5 5 5 10 10 Prazo de Implementação 2 5 10 5 10 5 10 10 20 Benefícios para População 3 5 15 10 30 10 30 10 30 Nota Final 50 55 65 90

Projetos Priorizados 01 – Mobilidade em Lizarb City 02 – Ouvidoria On-Line 03 – Saber Aprender com Cultura 04 - Meu Ambiente BALANCEAMENTO (ALTERAÇÃO NA PRIORIZAÇÃO)

BALANCEAMENTO (NOVO GRÁFICO ADQUIRIDO) Legendas: OBJETIVOS REQUERIDOS: 1)Justiça; 2)Política cidadã; 3)Educação; 4)Economia; 5)Prot. Social; 6)Qualidade de vida; 7)Cultura/Diversidade; 8)Política Externa; 9)Combate à Corrupção. NÍVEL DE COMPLEXIDADE: Muito Complexo Média complexidade Baixa complexidade CUSTO: Baixo custo Médio custo Alto custo Com este balanceamento podemos observar as seguintes modificações: 1) Os programas atendem a todos os objetivos estratégicos 2) Existe programa de baixo custo 3) Existe programa de rápida implantaçãoi

NIVEL DE MATURIDADE Para a determinação do nível de maturidade em que se encontra LISARB, foi utilizado um questionário, composto de 40 quesitos de avaliação com os seguintes critérios de pontuação: 0 -> Questão sem marcação (não aplicável) 1 -> Quase nunca (aplicável para até 10% dos projetos) 2 -> Às vezes (aplicável para mais de 10% e menos de 50% dos projetos) 3 -> 50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos) 4 -> A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80% dos projetos) 5 -> Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos) Após responder o questionário e somados os pontos, chegou-se ao valor de 69 pontos; De acordo com o sistema de classificação abaixo: • Acima de 160 pontos: Nível 5 • Entre 121 e 160 pontos: Nível 4 • Entre 81 e 120 pontos: Nível 3 • Entre 41 e 80 pontos: Nível 2 • Entre 10 e 41 pontos: Nível 1 Podemos verificar que LISARB encontra-se no NÍVEL 2 de maturidade.

BENEFÍCIOS Para garantirmos o sucesso dos resultados em LISARB, necessitaremos das aplicações das melhores práticas, para que LISARB alcance a melhoria em seus valores. Assim, as melhores práticas propostas são de fato uma coleção de técnicas e abordagens geralmente percebidas como benéficas dentro do contexto que visa a evolução e o crescimento de um país totalmente novo dotado de uma mentalidade e principalmente cultura diferente de tudo já empregado. O PMO consegue combinar o conceito dessas práticas com a engenharia de valores passando a construir a abordagem VIP (Value Improvement Practice), ou seja Práticas de Valor Agregado aos Projetos, sendo denominada na lógica de processos como Melhoria Contínua. LISARB surgirá com um conceito de país totalmente sustentável com projetos de melhoria de valor e melhoria contínua, permitindo assim que a organização colha os resultados (valor agregado) durante as fases de construção.

BENEFÍCIOS O PMO também é responsável por: Reduzir o ciclo de vida dos projetos Facilitar a escolha dos conjuntos de projetos a serem trabalhados pela organização Desenvolver e manter uma central executiva de controle dos portfólios de projetos Prestar consultorias e esclarecimentos necessários aos projetos Oferecer e disponibilizar ferramentas de gestão de projetos Desenvolver e manter uma central de suporte aos projetos Oferecer suporte e informações facilitando o trabalho do conselho de gestão Selecionar projetos prioritários do portfólio Desenvolver e ministrar treinamentos em gestão de projetos Elaborar e desenvolver o marketing e a comunicação dos projetos Recrutamento e seleção garantindo as habilidades necessárias para a equipe Treinamento e certificação viabilizando o desenvolvimento das habilidades Recomendação de promoção e participação nos projetos da organização Gerenciar e armazenar dados selecionando a ferramenta de armazenamento e o sistema de recuperação de dados dos projetos.

NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADO Pela alta complexidade e grandeza nos detalhes do Projeto Lisarb o PMO mais adequado a função, é o PMO nível 3 “estratégico” que visa a organização como um todo, atuando diretamente nas áreas de TI, Operações e Finanças com grau de maturidade super elevado. Prioriza a otimização na execução de projetos com base na larga experiência e também nos conhecimentos e atitudes pessoais (disciplina , liderança e etc). O nível de sucesso é próximo de 100% e a organização tem alta confiança em seus profissionais, aceitando desafios de alto risco. PMO nível 3 também trabalha o planejamento estratégico para Lisarb como um processo contínuo (benchmarking).Registra lições aprendidas e transfere conhecimento adquirido para projetos futuro.

FOCO ADOTADO Foco em Gestão que visa processos e otimização de recursos em projetos diferentes. Com foco na gestão dos riscos , processos e metodologia, otimização de recursos e melhoria continua. A PMO Consult acredita que o grande sucesso desta implementação será no benefício refletido no governo e população de Lisarb.

FUNÇÃO ADOTADA Gerência Técnica A PMO Consult acredita que o Gerenciamento de Portfólio em Lisarb é um grande desafio a ser trabalhado de médio a longo prazo. A integração com a máquina pública e a população em geral demandará uma forte atuação em processos e metodologias de comunicação buscando a transparência e credibilidade da população no governo do país justificado pelo nível de maturidade em gerenciamento de projetos de LISARB, que tem necessidade de uma base de conhecimento de projetos e profissionais com expertise técnica para aconselhar e reforçar as boas práticas de gerenciamento de projetos.

MODELO ADOTADO Torres de Controle O modelo a ser adotado é o de torre de controle que permitirá gerenciar os processos e metodologia. Com esse modelo será possível ter uma boa gestão do conhecimento em gerenciamento de projeto, sistemas definidos, padronizados, controlados e auditados, focando na melhoria continua de processos e recursos. Esse modelo é adequado para empresa com o nível de maturidade de Lisarb.

PROFISSIONAIS ENVOLVIDOS Considerando o modelo de gestão que será adotado pelo PMO a ser implantado em LISARB. Este deverá ser composto por 1 diretor do escritório, 4 Gerente de Projetos (GP) sendo um para o acompanhamento de cada projeto, 1 Gerente de Planejamento e Controle (PC) responsável pela consolidação dos avanços físico e financeiro dos projetos, 1 Gerente de Integração e Gestão (IG) responsável pela uniformização das metodologias e processos a serem implantados em cada projeto. Além dos gerentes cada gerência contará com mais 5 profissionais.

ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO 1. Escolha do tipo de PMO (Definição do Nível e Modelo); 2. Obter Suporte – Sponsor (Aprovação do Projeto pelo Governo de LISARB) 3. Criar Infraestrutura (escritórios, hardware, software, interconectividade, metodologias, procedimentos e montagem da equipe) 4. Monitorar e Doutrinar Envolvidos 5. Estabelecer projeto piloto 6. Entrar em Operação 7. Feedback e melhoria contínua

MÉTRICAS DE SUCESSO ADOTADAS As métricas adotadas serão definidas em reunião do Gerente de Planejamento e Controle com cada Gerente de Projeto específico, já que os projetos são distintos e deverão ter sua forma de medição específica. Dentre os indicadores utilizados podemos citar: 1. Análise de Valor Agregado; 2. Índice de desvio de ritmo; 3. Índices de Aprendizagem; 4. Equivalentes de carbono conquistado; 5. Gráficos de acompanhamento físico-financeiro (curva “S”), dentre outros.

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO Para garantir o sucesso dos projetos é imprescindível que: 1. O Sponsor esteja envolvido com o acompanhamento dos resultados; 2. Os Gerentes de Projetos estejam com seus projetos alinhados com a estratégia do PMO; 3. Que haja comunicação clara e concisa dos resultados e lições aprendidas; 4. Todos os recursos solicitados pelos gerentes de Projetos sejam disponibilizados no prazo pré-estabelecido (Histograma de recursos); 5. Disseminação da Matriz de responsabilidades com todos os envolvidos, com feedback para confirmar o entendimento; 6. Sejam traçadas metas factíveis.

PMO Consult, o céu é o limite

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