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Organizate con Eficiencia

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Information about Organizate con Eficiencia
Business & Mgmt

Published on March 16, 2014

Author: mmordonez

Source: slideshare.net

Description

Una recopilación de los mejores sistemas de organización y como aplicarlos para ser mas productivos, balanceados y felices.
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Presentación     Organízate  para     Maximizar  tu  Potencial   1  

Síntomas  de  Desorganización   •  Cansancio   •  Desbalance   •  Estrés   •  Descuido  Personal   •  Pérdida  de   Autocontrol   •  Desmo7vación  

Beneficios  de  un  sistema  de   Organización:   •  Paz  Mental   •  Balance   •  Incrementar  la   produc7vidad   •  Administrar  el  flujo     “Es  mejor  Pedir  ayuda  a   quien  está  más   ocupado”  

Sistemas  de  Organización  mas   famosos   •  GeGng  Things  Done   (GTD)   •  Pomodoro   •  Zen  To  Don   •  3er  Hábito  (Covey)   •  Una  mezla  de  todos!   4  

10  Hábitos  para  Organizarte   1.  Recopilar   2.  Procesar   3.  Planificar   4.  Hacer   8.  Sistema   Fiable  y   Simple   7.  Organizar   6.  Revisar   5.  Simplificar   9.  Ru7nas   10.  Encontrar   tu  pasión  

1.  Recopila   •  Bandeja  de  Entrada   –  Física   –  Electrónica   6   •  Libreta   –  A  todos  lados   –  Apuntar   inmediatamente  

2.  Procesa   Revisa   Rápido   Elimina   Delega   Hazlo   Enlista   Archiva   Vacía   Repite   7  

Matriz  Importante  -­‐  Urgente   8  

GeIng  Things  Done  (GTD)   PROCESO   9  

REGLAS  GTD     •  Menos  de  2  Minutos:  Lo  hago  inmediatamente.   –  Hazlo  Ya!  àLo  muy  importante  Muy  Urgente   •  Eliminar  à     –  Lo  Poco  importante  –  Poco  Urgente   •  Delegar:    Carpeta  “en  Espera”  à     –  (Lo  poco  importante  –  urgente)   •  Información  de  referencia:  à  Archivar  Inmediatamente   •  Tarea  de  Mas  de  Dos  minutos:  Carpeta  “Próximas  Acciones”   –  Planificar  à  Lo  importante  y  No  urgente   •   Vaciar  Todas  las  Bandejas:  Lo  que  sale  no  vuelve  a  entrar   (Evitar  Procas7nación)   10  

To  Do  (Lista  de  Pendientes)   11   PRIORI DAD   AREA   PENDIENTE   RESP   FECHA  PLAN   FECHA  REAL   ESTATUS   COMENTARIO   1  PROVEEDOR   Conseguir  proveedor   3-­‐feb   10-­‐mar  terminado   1  PRODUCTO   Comprar  muetras   mercedes   3-­‐feb   8-­‐ene  terminado   1  PRODUCTO   Negociar  Precios  con  Proveedores   mercedes   4-­‐ene   10-­‐mar  terminado   1  PRODUCTO   Usos,  garan7as,  conocer  todo  sobre  el   producto.   mercedes   5-­‐ene   18-­‐feb   proceso       IMAGEN   redactar  textos  para  website  y  volantes  mercedes   8-­‐ene   5-­‐ene  terminado   1  IMAGEN   Definir  Nombre   mercedes   10-­‐ene   8-­‐ene  terminado   1  IMAGEN   Diseno  de  logo7po   mercedes   11-­‐ene   10-­‐ene  terminado   1  IMAGEN   Contratar  pagina  página  Web   mercedes   13-­‐ene   11-­‐ene   proceso   1  IMAGEN   Pagina  Facebook   mercedes   4-­‐ene   13-­‐ene   proceso   1  IMAGEN   Volante   mercedes   5-­‐ene   4-­‐ene   proceso   Pendiente   revisar   1  IMAGEN   Impresión  Volante   mercedes   8-­‐ene   5-­‐ene   proceso   1  IMAGEN   Tarjetas  de  Presentación   mercedes   8-­‐ene   8-­‐ene   proceso   Necesitamos   los  datos.   1  IMAGEN   Videos   manuel   10-­‐mar   8-­‐ene   proceso   1  IMAGEN   Impresión  tarjetas  de  Presentación   mercedes   10-­‐mar   10-­‐mar   proceso   1  LEGAL   Contratar  Abogado   manuel   8-­‐ene   10-­‐mar   proceso   1  LEGAL   Escrituracion   manuel   10-­‐mar   8-­‐ene   proceso   2  LEGAL   Registro  de  Marca   manuel   18-­‐feb   10-­‐mar  no  iniciado   2   FACTURACIÓ N   Definir  dirección  fiscal  para   FACTURACION   mercedes   5-­‐ene   18-­‐feb  no  iniciado   2   FACTURACIÓ N   Autorización  de  impresión  de  facturas   mercedes   8-­‐ene   19-­‐feb  no  iniciado   2   FACTURACIÓ N   Contratar  contadora   mercedes   10-­‐ene   20-­‐feb  no  iniciado   FACTURACIÓ

3.  Planifica   •  Estructura  tu  semana   •  Estructura  tu  día   •  Prioriza  las  Grandes  Rocas   –  1  o  2  al  día   –  3  tareas  importantes   (TMIS)   –  2  no  tan  importantes   •  Termina  tus  Tareas   •  Felicítate!   12  

Planificar  -­‐  Agendar   13  

4.  Hazlo     Flujo  de  Trabajo  Ideal   •  Escoge  una  tarea  según   el  plan   •  Elimina  distracciones   •  Trabaja  en  Bloques  de   7empo  (cronometro)  -­‐   Técnica  Pomodoro   •  Urgencias  -­‐>  apunta   donde  vas  y  luego   regresa  a  tu  tarea   •  Evita  la  tentación  de   distraerte  (No  Mul7-­‐ tareas)  à  Respira!   14  

Problemas  de  Ejecución   •  Trozos  Pequeñitos   •  Empieza  ya   •  Recompénsate   •  Movvate   •  Busca  lo  posi7vo  de   la  Tarea   •  Comprométete   15  

16   Entradas   1.  Bandeja     2.  Correo   • Importante  -­‐  Urgente   • Costo  -­‐  Beneficio   Mi  Tiempo   Horario   Calendario   Mis     Tareas   @E7quetas   -­‐  Listas     Mi     Energía     -­‐  Autoregulación   5.  Sistema  Fiable  y  Simple   ü  ü 

6.  Organiza   •  Cada  Cosa  en  su   Si7o   •  Búscale  una   Casa   •  Colócalo  Ahora   •  Usa  E7quetas     17  

18  

7.  Revisa   •  Obje7vos  a  Largo  y   corto  Plazo   •  Revisar  Calendario   (Antes,  Actual,  siguiente)   •  Revisar  Listas  (To  Do)   •  Al  terminar  un   obje7vo,  poner  uno   nuevo…  Grandes   Rocas   19  

8.  Simplifica   •  Elimina   •  Delega   •  Maximiza   •  Aprende  a  decir  NO   •  Agrupa   20  

9.  Implementa  Ru]nas   •  Horario  Semanal   •  Ru7na  de  la  mañana   •  Ru7na  de  la  Tarde     •  Inténtalo  por  1   Semana  y  ajústalo   •  Se  Constante   21  

Ejemplo  de  Horario   22       LUNES               MARTES           MIERCOLES           JUEVES           VIERNES           SABADO           DOMINGO       Hor a   TAREA   PRINCIPAL   TARE A2   min s                                       Hor a       tare a  2   Hor a       tarea   2   Hor a       tarea   2   07:1 5  Arreglarme       15   05:0 0  Lactancia       05:0 0  Lactancia       05:0 0  Lactancia       05:0 0  Lactancia       05:0 0  Lactancia       05:0 0  Lactancia       07:2 5   2   Visualización   y  3   afirmaciones           07:0 0  Lactancia  /  Chat   07:0 0  Lactancia  /  Chat       07:0 0  Lactancia  /  Chat   07:0 0  Lactancia  /  Chat       Lactancia  /  Chat       Lactancia  /  Chat       07:3 0   CURSO   CATECISMO   DE  LA  IGLESIA   (formación)       10   07:1 5   Meditación  /   oración       07:1 5   Meditación  /   oración       07:1 5   Meditación  /   oración       07:1 5   Meditación  /   oración       08:0 0   Meditación  /   oración       08:0 0   Meditación  /   oración           En  el  carro  de   ida  y  vuelta   oración  y   rosario.       5   2  Visualización  y  3   afirmaciones           2  Visualización  y  3   afirmaciones       2  Visualización  y  3   afirmaciones           2  Visualización  y  3   afirmaciones       2  Visualización  y   3  afirmaciones           2  Visualización  y   3  afirmaciones               agua   10   Revisión  Agenda  /   To-­‐do           Revisión  Agenda  /   To-­‐do       Revisión  Agenda  /   To-­‐do           Revisión  Agenda  /   To-­‐do                                       30   07:4 5  Lectura       07:4 0  Lectura       07:4 0  Ejercicio  EN  CASA   07:4 5  Tiempo  de  relax       Tiempo  de  relax                               15   08:1 5  Desayunar  Sano       08:1 5  Desayunar  Sano       08:0 0  Desayunar  Sano       08:1 5   Tiempo  libre  para   Mi:       08:3 0  Desayunar  Sano       08:3 0  Desayunar  Sano       08:4 5   Desayunar   Sano   agua   15   08:3 0  Revisar  correos       08:3 0  Revisar  correos       08:1 5  Bañarme  /  Arreglo       08:3 0   Desayunitos,   dormir,  compras,   spa       10:0 0  10:00  a  12:00         10:0 0  ALISTAR  NIÑOS       09:0 0   Bañarme  /   Arreglo       30   Seguimiento   clientes           Seguimiento   clientes       08:4 5   Bajar  (30  min)  (1   vez  al  mes  RETIRO)   agu a       (esta  mañana  la   puedo   intercambiar       FUTBOL                   09:3 0   Revisión  de  agenta,   revisión  de  correos   10   Diseñar  /  co7zar   agua       Diseñar  /  co7zar   agu a   09:1 5   Mandados  (1  hora   y  media)           por  lunes,  martes   o  miercoles)           agua           AGU A       Seguimiento   clientes   agua   5   10:0 0   1  Ejercicio  (pasear   juanma,  tomar   agua)   Rosa rio   09:3 0   1  Ejercicio  (pasear   juanma,  tomar   agua)   Ros ario   10:4 5   Clases  a  Mami   Rosita       10:0 0               Rosar io                   Diseñar  /   co7zar       2.45   10:4 5  Bañarme  /  Arreglo       10:1 5  Bañarme  /  Arreglo       11:0 0  Refacción   agu a   10:4 5                               11:0 0  RefaccióN           11:0 0  Refacción   agua   10:3 0   SUPERMERCADO  /   MANDADOS   refa ccio n   11:4 5  QUITA  PESO       11:0 0       AGU A   11:0 0  Refacción   AGU A   11:0 0  Refacción   AGU A       Seguimiento   clientes           11:1 0  Diseñar  /  co7zar                           11:1 0                   12:0 0  MISA                               12:4 5  ir  por  los  niños                       AGU A                       01:3 0  Almuerzo           01:3 0  Almuerzo       01:1 5  Almuerzo       02:3 0  Regresar   Afir mac .   01:3 0  Almuerzo       01:3 0  Almuerzo       01:3 0  Almuerzo       02:0 Revisión  de  agenta,   02:0 Lactancia  /   Afirmaciones  /   Afir 01:4 Lactancia  /   Afirmaciones  /   Afir mac 03:0 02:0 Lactancia  /   Afirmaciones  /   Afir 02:0 Lactancia  /   Afirmaciones  /   Afirm

23  

10.  Encuentra  Tu  Pasión   •  FELIZ  =  PRODUCTIVO   •  AMA  LO  QUE  HACES     ENCUENTRA  TU  PASION   •  Qué  te  apasiona  hacer?   Hobbies   •  Que  te  apasiona  leer?   RENTABILIZA  TU  PASION   -­‐Como  le  saco  dinero  a  esto?     •  Inspírate   •  Explora  Oportunidades   •  Haz  una  Prueba   24  

Si  ya  la  encontraste:   •  Haz  una  transición  organizada   –  Funda  las  Bases  sin  soltar  la  liana     •  Inves7ga   –  Quién  más  lo  hace?   –  Cómo  le  va?   –  Qué  Requisitos  tuvo  que  llenar   para  hacerlo?   •  Tiempo     •  Dinero   •  Estudios   •  Experiencia   •  Haz  un  plan   •  Actúa   •  Prac7ca,  prac7ca,  prac7ca!   •  Persiste!   25  

VUELA  ALTO   Cree  que  puedes   lograr  lo  que   deseas  y  lo   conseguirás,   entrega  lo  mejor  de   P  para  que  tus   sueños  sean  una   realidad.                            -­‐  FIN  -­‐     26  

Tareas  –  Se  enviaran  por  Correo  -­‐   •  Leer  Despacio  los  10  hábitos   •  Hacer  un  horario  (formato)   •  Lista  de  Pendientes     •  Inves7gar  Herramientas  (apps)  para   establecer  mi  propio  sistema  de   organización   •  Comprometerme  a  implementar  por     30  días  un  hábito  (y  haz  un  tracking)   – App  para  Tracking  de  Hábitos  (strides):     27  

contacto   María  Mercedes  Ordóñez   •  hello@i2ideas.com   •  Cel.  +  502  4710  4052   •  Guatemala   28  

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