Organización de Eventos - curso de introducción

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Information about Organización de Eventos - curso de introducción
Marketing

Published on March 14, 2014

Author: JulioSabastizagal

Source: slideshare.net

Description

Ideas sobre los principales aspectos de la organización de eventos

Por Julio Sabastizagal @sabastizagal Organización de Eventos conceptos básicos

Eventos… Son acontecimientos donde COINCIDEN, en un espacio de TIEMPO, PERSONAS y RECURSOS con un objetivo CONCRETO

Algunos ejemplos •Bodas •Congresos •Banquetes •Lanzamiento de productos •Campeonatos deportivos •Exhibiciones •Ferias •y muchos más…

¿ORGANIZACIÓN de EVENTOS? Es un proceso ordenado que permita gestionar los recursos disponibles

ORGANIZADOR DE EVENTOS Es la persona responsable de gestionar y administrar los recursos

TIPOS DE ORGANIZADOR DE EVENTOS • Integral • Parcial (Proveedor)

• Planificación • Organización • Ejecución • Control PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

PLANIFICACIÓN Factor crítico: Entender lo que desea el cliente (recabar TODA la información posible)

entender la naturaleza el evento PLANIFICACIÓN Ejemplo un congreso médico ¿Qué?

PLANIFICACIÓN Mientras más tiempo para organizar mejor ¿Cuando? Fechas y momentos

PLANIFICACIÓN saber detalles ¿Como? programa, motivos, temática

PLANIFICACIÓN espacios (locales) ciudades ¿Donde? Sede, ubicación

PLANIFICACIÓN • Factibilidad Logística • Factibilidad económica (presupuesto)

PLANIFICACIÓN Asesoría técnica (aterrizando las ideas) No todo lo que el cliente desea es posible realizar

PLANIFICACIÓN • Elaborar una guía (Brief) • Plazo de ejecución de actividades

ORGANIZACIÓN ¿Qué necesitamos para realizar el evento? • Recursos • Personal

ORGANIZACIÓN Factor crítico Sede ubicación, espacios, servicios higiénicos, zonas de reunión, estacionamientos, aforos, restricciones

ORGANIZACIÓN Factor crítico Programa Tiempos, oradores, ayudas audiovisuales, catering, registro de asistentes

ORGANIZACIÓN Factor crítico Participantes invitaciones, entradas, materiales, souvenirs, promoción, certificados

ORGANIZACIÓN Factor crítico Proveedores cotizaciones, ordenes de compra, facturación, contratos, penalidades

EJECUCIÓN armado con anticipación de acuerdo de acuerdo al evento Antes • Montaje • Pruebas

EJECUCIÓN todos los procesos deben ser constantemente observados por la persona responsable Durante Supervisión y más Supervisión

EJECUCIÓN según el tipo de evento, cada proceso crítico debe tener un “plan de contingencias” Durante Administrar Contingencias

CONTROL Proceso continuo Los errores siempre saltan en el peor momento

CIERRE Todos los pagos realizados. Informe al cliente de los resultados Liquidaciones Informe final

El éxito es 1% de INSPIRACIÓN y 99% de TRANSPIRACIÓN Thomas Alva Edison Visita el blog www.ideasmarketingeventos.com

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