Mpti edisi 1 140207

40 %
60 %
Information about Mpti edisi 1 140207
Education

Published on March 7, 2014

Author: BagusWahyu2

Source: slideshare.net

Description

presentasi ppt manajemen proyek teknologi informasi
PPT

pertemuan 1: Inisialisasi Kuliah Manajemen Proyek TI Oleh: A. Holil Noor Ali Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Latar Belakang Belajar MPTI • Tahun 2001, Project Management Institute (PMI) melaporkan: – US menghabiskan dana proyek $2.3 trilyun pertahun, yang sama artinya dengan seperempat dari pendapatan bruto negara. – Di seluruh dunia pembelanjaan untuk setiap proyek hampir menghabiskan $10 trilyun – Anda lebih 16 juta orang yang menjadikan project management sebagai profesinya.

Latar Belakang Belajar MPTI (cont) • Tahun 2004, Steve Butler dalam bukunya IT Spending: Analyst Views menjelaskan bahwa: – Pembelanjaan TI di seluruh dunia diperkirakan tumbuh antara 4% dan 6% setiap tahunnya. US saja tahun 2004 menghabiskan $752 milyar yang diprediksikan meningkat 5.7% pada tahun 2005 atau sebesar $795 milyar.

Latar Belakang Belajar MPTI (cont) • Tahun 2004, survey Project Management Institute (PMI) melaporkan: – Rata-rata penghasilan manajer proyek senior di US mendekati $90.000 per tahun. – Rata-rata penghasilan manajer program sebesar $103.464 hanya kurang sedikit dari rata-rata gaji Chief Information Officer (CIO) yaitu $103.925. – Rata-rata gaji untuk direktur Project Management Office (PMO) sebesar $118.633 per tahun

Latar Belakang Belajar MPTI • (cont) Tahun 2004, Reality Television Show nomor satu di US – APPRENTICE – memotret pentingnya kebijakan manajer proyek dalam memainkan bisnis. Setiap minggu dipertontonkan, tim harus memilih manajer proyek yang akan memimpin mereka menyelesaikan proyek mingguan. Manajer proyek akan memegang sebagian tanggung jawab dari kesuksesan dan kesalahan tim. Apakah Anda akan mencoba menghasilkan uang dari menjual lemonade, melaksanakan turnamen golf, atau mengembangkan sistem informasi baru, dengan bermain sebagai manajer proyek yang memilki peran vital dalam kesuksesan bisnis.

Latar Belakang Belajar MPTI (cont) • Proyek-proyek TI memiliki catatan yang sangat buruk − Tahun 1995 Standish Group Study (CHAOS) mengemukakan bahwa di US saja hanya 16,2% proyek TI yang sukses dan lebih 31% dibatalkan sebelum komplet, biayanya lebih dari $81Milyar • Kebutuhan proyek TI selalu meningkat − Di tahun 1998, perusahaan-perusahaan di Amerika memulai 200.000 proyek baru pengembangan aplikasi − Di tahun 2000, ada 300.000 proyek baru TI − Di tahun 2001, lebih 500.000 proyek baru TI yang dimulai

Latar Belakang Belajar MPTI (cont) • 10 Ketrampilan TI yang paling dibutuhkan Rengking Pekerjaan/Ketrampilan TI Rata-rata gaji per tahun 1 Analis database SQL $80.664 2 Analis database Oracle $87.144 3 Programmer C/C++ $95.829 4 Programmer Visual Basic $76.903 5 E-commerce/Java Developer $89.163 6 Windows NT/2000 Expert $80.639 7 Windows/Java Developer $93.785 8 Security Architect $86.881 9 Manajer Proyek $95.719 10 Network Engineer $82.906 Sumber: www.globalknowledge.com (20/11/2002)

Latar Belakang Belajar MPTI (cont) • 2004, survey dari CIO.com melaporkan 70% 60% 60% 58% 50% 42% 41% Database Management Networking 40% 30% 20% 10% 0% Application Development Project Managemenr Sumber: CIO Research Report (3/2/2004)

Standart Project Management • PRINCE 2 dari Central Computing and Telecommunications Agency (CCTA) yang digunakan pada proyek TI pemerintahan Inggris • StepWise, pengembangan dari PRINCE 2 • PMBOK Guide 2004 dari PMI, American National Standart untuk memberikan kerangka kerja yang utuh pada pengelolaan proyek teknologi informasi. • Microsoft Solution Framework (MSF) yang dikembangkan khusus untuk proyek TI oleh Microsoft • Guide to Using Microsoft Project 2003

PRINCE 2 • Proses utama PRINCE 2 terdiri dari Prince ID Proses Utama SU Starting upa a project IP Initiating a project DP Directing a project CS Controlling a stage MP Managing product delivery SB Managing stage boundaries CP Closing a project PL Planning

StepWise Select Project Identify project scope & objective Review Lovwer level detail Analyse project characteristics Identify project infrastructure Identify the product & activities Estimate effort for activity Identify activity risks Lower level planning Allocate resources Execute plan Review/ publicize plan for each activity

PMBOK

Microsoft Solution Framework (MSF) Deployment complete Release Readiness Approved MSF Scope Complete Developing Vision/ Scope Approved Project plan Approved

Microsoft Project

Keuntungan Menggunakan Project Management Formal • Pengendalian yang lebih baik pada sumberdaya keuangan, fisik dan SDM • Mengembangkan hubungan dengan customer • Waktu pengembangan yang lebih pendek • Biaya yang lebih murah • Kualitas yang lebih tinggi dan meningkatkan kepercayaan • Keuntungan lebih tinggi • Peningkatan produktifitas • Koordinasi internal lebih bagus • Moral pekerja meningkat

Sertifikasi Project Management • Project Management Professional (PMP) dari Project management institute (www.pmi.org) • CompTIA Project+ dari Computer Technology Industry Association (CompTIA) (www.comptia.org) • Microsoft Office Specialist (MOS) terutama untuk Microsoft Project • International Project Management Association (IPMA), lihat di www.ipma.org • Certified IT Project Manager (CITPM) dari Singapore Computer Society

Sertifikasi Project Management Professional (PMP) 90.000 80.000 76.550 70.000 # PMPs 60.000 52.443 50.000 40.343 40.000 27.052 30.000 18.184 20.000 10.086 10.000 4.400 6.415 1995 1996 1997 1.000 1.900 2.800 0 1993 1994 1998 1999 2000 tahun Sumber: PMI Today (agustus 2004) 2001 2002 2003

Contoh Soal PMP A document that formally recognized the existence of a project is a A. Gannt chart B. WBS C. Project charter D. Scope statement

Contoh Soal PMP (cont) If the earned value (EV) for a project is $30.000, the actual cost (AC) is $33.000, and the planed value (PV) is $25.000, what is the cost variance? A. $3.000 B. -$3.000 C. $5.000 D. -$.000

Deskripsi Pembelajaran • Mempelajari pengelolaan proyek teknologi informasi yang bisa memastikan hasil akhir yang diperoleh benar-benar sesuai dengan waktu, anggaran, dan kualitas yang ditetapkan.

Tujuan Pembelajaran • Mahasiswa memahami dan bisa melaksanakan proses Manajemen Proyek Teknologi Informasi (MPTI) • Mahasiswa memiliki kemampuan membuat dokumendokumen perencanaan, pengawasan dan pengendalian proyek teknologi informasi

Teks Books • • • • Schwalbe, Kathy, Information Technology Project Management (4th edition), Thomson, 2005 Hughes, Bob & Cotterell, Mike, Software Project Management (2nd edition), McGraw-Hill Co. 1999 Cadle, James & Yeates, Donald. Project Management for Information System (4th edition), Prentice Hall, 2004 Kerzner, Harold, Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling & Controlling (6th edition) John Wiley & Sons Inc. 1998

Rencana Pembelajaran • • • • • • Minggu tatap muka Materi dan referensi pembelajaran Bentuk dan lama pembelajaran Kemampuan akhir yang diharapkan (kompetensi) Kriteria penilaian Bobot penilaian Lihat rencana pembelajaran MPTI genap 06.doc

Evaluasi Pembelajaran • • • • • Pretest / Postest : 40% UTS : 15% UAS : 15% Tugas 1 : 15% Tugas 2 : 15%

Evaluasi Pembelajaran • Contoh Pretest / Postest sisa waktu 90 detik 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 1. Dekomposisi digunakan dalam pengembangan: A. Rencana manajemen B. Rencana komunikasi C. Earned value D. WBS

Evaluasi Pembelajaran • Tugas 1, Tugas kelompok untuk membuat penjelasan secara tertulis tentang materi kuliah yang akan berlangsung dan mempresentasikannya di depan kelas

Evaluasi Pembelajaran • Tugas 2, Tugas kelompok untuk membuat dokumen perencanaan, pengawasan dan pengendalian proyek TI

Evaluasi Pembelajaran • Adapun jumlah mahasiswa dalam satu kelompok, rata-rata sejumlah mahasiswa peserta kuliah MPTI dibagi dengan 4 kelompok

Tatap Muka Perkuliahan • Agenda per Tatap Muka − − − − − Pretest 5 atau 10 menit (bila ada) Presentasi 60 menit oleh 1 kelompok pembahas Diskusi kelompok 45 menit Kuliah 30 menit oleh Dosen Postest 5 atau 10 menit (bila ada)

Aturan Kuliah • • • • • Rileks dan nyamankan dirimu sendiri Berpartisipasi aktif Bebas untuk bertanya Mengerjakan tugas dengan jujur HP dimatikan atau dipidah ke silent mode

Key Success Kuliah • • • • • Sudah membaca dan memahami materi Buat pertanyaan-pertanyaan untuk ditanyakan di kelas Mendengarkan dan memperhatikan pembahasan Aktif dalam diskusi Tidak terlambat datang di kelas

pertemuan 2: Pengantar Management Project Oleh: A. Holil Noor Ali Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Apakah Proyek itu ? • Proyek adalah sebuah usaha keras yang bersifat temporary untuk membuat produk, jasa atau hasil yang unik. • Karakteristik proyek – Temporary – Produk, jasa atau hasil yang unik – Berkembang secara bertahap • Perbedaan utama antara proyek dan operasi adalah operasi berlangsung tetap dan berulang, sedangkan proyek berlangsung temporary dan unik

Apa itu Management Project ? • Project Management adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan-ketrampilan, tools dan teknik-teknik pada aktifitas proyek dalam mencapai sasaran-sasaran proyek • Sasaran Proyek – – – – Scope (Ruang lingkup) Time (Waktu) Cost (Biaya) Quality (Kualitas)

Tiga Batasan Management Project Kualitas proyek dipengaruhi dari perimbangan ke 3 faktor di atas

Area Keahlian Management Project Pengetahuan utama Project Management PMBOK Guide Penerapan area pengetahuan, standarisasi & regulasi Interpesonal Skill Pengetahuan & ketrampilan manajemen umum Pemahaman lingkungam proyek

Konteks Project Management Rencana Strategis Portfolio Program Proyek Subproject

Mengembangkan Strategi Analisis Lingkungan Audit Strategis Memahami pesaing Memahami struktur pasar Merencanakan Arah Misi Organisasi Nilai dan ekspektasi Tujuan Organisasi Merencanakan Strategi Alternatif Strategi Pengaruh struktural Pemilihan Strategi Implementasi Strategi Operasional Strategi Manajemen SDM Kontrol dan keefektifitasan

Rencana Strategis • Perencanaan jangka panjang untuk meraih visi dan misi organisasi

Portfolio dan Manajemen Portfolio • Portfolio adalah pengelompokan dari sekumpulan proyek/program dan pekerjaan lain, sebagai sarana pengelolaan yang efektif dalam mencapaian tujuan strategis bisnis. • Pengorganisasian dalam mengelola portfolio didasarkan pada tujuan spesifik, termasuk – Maksimalisasi nilai dari portfolio dengan memeriksa secara hati-hati pada kandidat proyek-proyek dan program-program – Perimbangan portfolio yang bertalian dengan penambahan investasi yang bertahap dan radikal pada efisiensi penggunaan sumberdaya

Program dan Manajemen Program • Program adalah sekumpulan dari pengendalian proyek yang berelasi dalam sebuah koordinasi untuk mencapai keuntungan dan control yang tidak disediakan pada pengelolaan dimasing-masing proyek. • Manajemen Program adalah tersentralisasi, pengkoordinasi yang mengatur sekelompok proyek untuk mencapai tujuan strategis dan keuntungan yang dimaksudkan oleh program tersebut.

Manajemen Program vs Portfolio • Manajemen Program Common objective Proyek A Shared Proyek B Shared Proyek C Proyek B Shared Proyek C • Manajemen Portfolio Proyek A Shared Different objective

Subproject • Proyek sering kali dibagi ke dalam beberapa komponen atau subproject yang dapat diatur, termasuk sebuah subproject yang memiliki hubungan terhadap pengelolaan dan proyek sejenis. • Subproject dilakukan untuk memenuhi keinginan organisasi. Seringkali dilaksanakan dengan mengontrakkan ke perusahaan (external) lain atau ke unit fungsional lain, • Pada proyek besar, subproject dapat dibagi menjadi subproject-subproject yang lebih kecil.

pertemuan 3: Kerangka Kerja Project Management Oleh: A. Holil Noor Ali Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Siklus Hidup dan Organisasi Proyek

Siklus Hidup (Life Cycle) Proyek • Manajer proyek atau organisasi dapat membagi proyek menjadi beberapa tahap, untuk menciptakan kontrol manajemen yang lebih baik sesuai dengan mata rantai operasional yang terus menerus dilaksanakan organisasi. • Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal sampai akhir proyek • Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya

Kerangka Kerja (Framework) Management Project

Stakeholder Proyek • Stakeholder adalah individu atau organisasi yang aktif terlibat dalam proyek, atau siapa saja yang bisa dipengaruhi oleh hasil penyelesaian proyek atau eksekusi proyek. • Tim manajemen proyek harus mengidentifikasi stakeholder, menentukan kebutuhan dan ekspektasinya, serta mengelola kemungkinan-kemungkinan yang dipengaruhinya guna memastikan sukses sebuah proyek. • Stakeholder meliputi: – – – – – – – – Manajer Proyek Pelanggan/pengguna Organisasi Pelaksana Anggota tim proyek Tim manajemen proyek Sponsor Influencer (orang-orang yang berpengaruh) Kantor manajemen proyek

Stakeholder Proyek Proyek Sponsor Proyek Manajer Proyek Tim Manajemen Proyek Tim Proyek Stakeholder Proyek

Area Pengetahuan Project Management

Teknik & Sarana Project Management • Teknik dan sarana manajemen proyek membantu manajer proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek • Beberapa yang sepesifik seperti – Project Charter dan template WBS (scope) – Gantt chart, network diagram, critical path analysis, PERT (time) – Cost estimates dan earned value management/analisis performance proyek (cost)

Yang Berpengaruh dari Organisasi • Sistem organisasi (konsultan atau kontraktor, pengelolaan per proyek). • Budaya dan gaya organisasi (nilai-nilai penting, keyakinan, kebijakan, etika kerja) • Struktur organisasi (fungsional, matrik, projectized, PMO)

Struktur Organisasi • Organisasi Fungsional; anggota staf di kelompokkan berdasarkan spesialisasi, seperti: produksi, marketing, teknis dan akuntansi yang pada tingkat paling atasnya memiliki satu kekuasaan yang jelas • Organisasi Projectized; hampir semua sumberdaya organisasi masuk di dalam pekerjaan proyek dan manajer proyek memiliki keleluasaan dan wewenang yang besar, dan anggota tim seringkali telah dialokasikan. • Organisasi Matrik; termasuk – Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik organisasi fungsional dan peran PM sebagai koordinator atau yang membelanjakan untuk proyek – Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM, tetapi tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek dan pembiayaan proyek – Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari organisasi projectized dan PM punya waktu takterbatas dengan banyak wewenang dan staf administrasi proyek yang full-time

Organisasi Fungsional (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Projectized (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Weak Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Balanced Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Strong Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Composite (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Struktur Organisasi Tipe Organisasi Karakteristik Proyek Wewenang Manajer Proyek Persentase personel yang ditunjuk organisasi untuk berkerja dalam proyek secara full-time Peran Manajer Proyek Nama yang sesuai dengan Peran Manajer Proyek Staff Anministrasi Manajemen Proyek Matrik Fungsional Projectized Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix Kecil atau Tidak ada Terbatas Sedikit s/d Moderat Moderat s/d Besar Besar s/d Hampir total Senyatanya tidak ada 0-25% 15-60% 50-95% 85-100% Paruh waktu Koordinator Proyek/Project Leader Paruh waktu Koordinator Proyek/Project Leader Full-time Manajer Proyek/Project officer Full-time Manajer Proyek/ManajerPr ogram Full-time Manajer Proyek/Manajer Program Paruh waktu Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time

Project Management Office (PMO) • Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik pada proyek tertentu, dan pemformalan wewenang manajer proyek tertentu • Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik, projectized), PMO seharusnya berada diantara tingkat projek manajer dan tingkat chief executive, atau kata lain “manajer dari manajer proyek”

Project Management System • Adalah sekumpulan sarana, teknik, metodologi, sumberdaya, dan prosedur yang digunakan untuk mengelola proyek • Sistem adalah sekumpulan proses dan monitoring fungsi-fungsi yang saling terkait untuk disatukan dan dikombinasikan ke dalam fungsionalitasnya, menggabungkan kesemuanya. • Salah satu tipe fungsi PMO untuk mengatur sistem manajemen proyek, guna menjamin konsistensi dalam aplikasi dan kontinuitas pelaksanaan proyek yang kejadiannya sangat bervariasi.

Proses-proses Management Project

Kelompok Proses Project Management • Project management dapat dipandang sebagai sejumlah proses-proses yang saling berhubungan • Proses yang terkait dengan project management seperti: – – – – Kelompok proses inisialisasi (Initiating process group) Kelompok proses perencanaan (Planning process group) Kelompok proses eksekusi (Executing process group) Kelompok proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and controlling process group) – Kelompok proses penutupan (Closing process group)

Interaksi Antar Kelompok Proses

Interaksi Antar Kelompok Proses

Proses-proses Project Management

Mapping Proses Project Management

Batasan-batasan Proyek

Hubungan antar Kelompok Proses PM Kelompok Proses Inisialisasi

Hubungan antar Kelompok Proses PM Kelompok Proses Perencanaan

Hubungan antar Kelompok Proses PM Kelompok Proses Eksekusi

Hubungan antar Kelompok Proses PM Kelompok Proses Pengawasan dan Pengontrolan

Hubungan antar Kelompok Proses PM Kelompok Proses Penutupan

15 Pekerjaan pada Project Management 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Menentukan lingkup proyek Mendifinisikan stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur pengembangan Membangun daftar detail pekerjaan (Work Breakdown Structures – WBS) Mengestimasi kebutuhan waktu Membangun inisialisasi bagan alir manajemen proyek Mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya dan anggaran Mengevaluasi kebutuhan proyek Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko Menyiapkan rencana kontigensi Mengidentifikasi ketergantungan Mengidentifikasi dan menelusuri milestones yang critical Berpartisipasi dalam review tahapan proyek Mengamankan sumberdaya yang dibutuhkan Mengelola proses pengontrolan perubahan Melaporkan status proyek

Skill Manajer Proyek yang Diusulkan • Ketrampilan manajemen umum: planning, organizing, staffing, executing, controlling the project • Ketrampilan interpersonal: mengatur/mengelola hubungan antar personal, termasuk: – Komunikasi yang efektif: tukar-menukar informasi – Berpengaruh di organisasi: berkemampuan untuk “menyelesaikan segala sesuatu” – Kepemimpinan: pengembangan visi, strategi dan memotovasi orangorang untuk mencapai visi dan strategis tersebut – Motivator: memberi energi kepada orang-orang agar kinerjanya mencapai tingkat tertinggi dan mengatasi berbagai penghalang untuk berubah. – Manajemen negosiasi dan konflik: bermusyawarah dengan yang lain untuk menyelesaikan masalah atau untuk mencapai kesepakatan – Problem solving: sebuah kombinasi dari pendefinisian masalah, pengidentifikasian dan analisis alternatif serta pengambilan keputusan

Karakteristik Utama dari Manajer Proyek yang Efektif dan yang Tidak Efektif MP yang Efektif MP yang Tidak Efektif • Kepemimpinan berdasar contoh • Visionary • Secara teknis trampil • Bisa memutuskan pada saat yang tepat • Baik dalam berkomunikasi • Motivator yang ulung • Berani menghadapi manajemen yang lebih tinggi ketika diperlukan • Mendukung anggota tim • Mendorong idea baru • • • • • Mengambil contoh yang salah Tidak yakin dengan dirinya sendiri Kurang keahlian teknis Jelek dalam berkomunikasi Tidak mampu memotivasi

pertemuan 4: Proyek-proyek TI dan Project Management TI Oleh: A. Holil Noor Ali Manajemen Proyek Teknologi Informasi

The Big Picture? • Proyek TI tidak berada dalam isolasi • Manajer proyek harus memahami “Big Picure” dari proyek sponsor Manajer TI Technical specialist Group arsitektur Development support Steering commitee Analysts Designer Programmers Librarian Secretary Manajer proyek Sub kontraktor Jaminan mutu konsultan pengguna Proyek lain fasilitas

Lifecycle Proyek TI? • Secara keseluruhan proyek dibagi menjadi tahap: menginisialisasi, menentukan kelayakan, merencanakan, mengestimasi, mengeksekusi dan mengakhiri proyek Inisiate Determine Feasibility plan Obtain resource Schedule Execute Task SDLC specialist Collect Results Check Quality Untill all Task are complete Assess Progress Report Plan nest phase Per Phase Estimate Review Terminate

Tipe Proyek TI • • • • • • • • Pembangunan Sistem Paket Implementasi Paket Customization Konversi sistem Pengembangan Sistem Desain arsitektur TI Instalasi Infrastruktur Reengineering proses bisnis

System Development Life Cycle • System Development Life Cycle (SDLC) adalah kerangka kerja untuk menggambarkan tahapan yang rumit dalam pembangunan dan pemeliharaan sistem informasi • Tipikal tahapan SDLC termasuk perencanaan, analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan

Contoh Model SDLC • Model Waterfall: baik untuk mendifinisikan, tahapan-tahapan pengembangan dan pemeliharaan sistemnya linier • Model Spiral: menunjukkan bahwa software dikembangkan secara interaktif sebagaimana pendekatan spiral bukan seperti pada pendekatan linier • Model Incremental release: pengembangan sistem yang ditetapkan secara bertahap (progressive) sesuai operasional software • Model RAD: dikugunakan untuk memproduksi sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas • Model Prototyping: pengembangan sistem yang didahului pembangunan prototypes guna mengklarifikasi kebutuhan pengguna

Model Waterfall

Model Spiral

Pengembangan Incremental incremental pertama analysis design coding testing delivery incremental kedua Definisi proyek analysis design coding testing delivery incremental ketiga analysis design coding testing delivery

Rapid Application Development (RAD) Tim 3 Tim 1 Tim 2 Pemodelan Bisnis Pemodelan Bisnis Pemodelan Data Pemodelan Bisnis Pemodelan Data Pemodelan Proses Pemodelan Data Pemodelan Proses Pembuatan Aplikasi Testing dan turnover Pemodelan Proses Pembuatan Aplikasi Testing dan turnover Pembuatan Aplikasi Testing dan turnover

Prototyping • Menspesifikasikan kebutuhan biasanya sangat sulit • Pengguna tidak tahu secara pasti apa yang mereka inginkan sampai mereka melihatnya sendiri • Yang sulit dalam prototyping adalah membangun mockup dari sistem dan menggunakannya untuk memperoleh feedback dari pengguna Membangun/ merubah Mock-up Mendengarkan pelanggan Pelanggan test-drives Mock-up

Motivasi Mempelajari PM TI • Proyek-proyek TI memiliki catatan yang sangat buruk − Tahun 1995 Standish Group Study (CHAOS) mengemukakan bahwa di US saja hanya 16,2% proyek TI yang sukses dan lebih 31% dibatalkan sebelum komplet, biayanya lebih dari $81M • Kebutuhan proyek TI selalu meningkat − Di tahun 1998, perusahaan-perusahaan di Amerika memulai 200.000 proyek baru pengembangan aplikasi − Di tahun 2000, ada 300.000 proyek baru TI − Di tahun 2001, lebih 500.000 proyek baru TI yang dimulai

Motivasi Mempelajari PM TI • Tahun 2001 Standish Group melaporkan peningkatan nyata kesuksesan proyek TI sejak tahun 1995 − Menurunnya secara signifikan Time overrun sampai 63% dibandingkan sebelumnya 222% − Turunnya Cost overrun sampai 45% dibandingkan sebelumnya 189% − Proyek-proyek yang sukses 78.000 dibanding sebelumnya 28.000 − Atau mencapai 28% proyek TI yang sukses dibandingkan sebelumnya yang hanya 16%

Bantuan Apa Agar Proyek Bisa Sukses? • Dari catatan Standish Group tahun 2001: Resep agar proyek TI sukses, ikuti item-item bantuan ini yang telah diurutkan sesuai tingkat kepentingannya: − − − − − − − − − Dkungan exsecutive/pimpinan Keterlibatan pengguna Pengalaman manajer proyek Tujuan bisnis yang jelas Ruang lingkup yang minimal Infrastruktur software yang standar Kebutuhan dasar perusahaan Metodologi formal Estimasi yang dapat dipercaya

Perlunya Komitmen Top Management • Beberapa pembelajaran mengutip komitmen top management merupakan satu kunci faktor yang diasosiasikan dengan kesuksesan proyek • Top management dapat membantu manajer proyek menjamin tercukupinya sumberdaya, menyetujui kebutuhan-kebutuhan proyek sesuai dengan waktunya, bisa bekerjasama dengan orang-orang diseluruh organisasi, dan menjadi panutan yang baik.

Perlunya Komitmen Organisasi pada TI • Jika organisasi bersikap negatif terhadap TI, akan menjadi sulit untuk mensukseskan proyek TI • Memiliki Chief Information Officer (CIO) yang berada di manajemen tingkat atas organisasi akan sangat membantu proyek TI • Menetapkan orang non-IT untuk proyek TI juga bisa lebih membangkitkan komitmen

Area Pengetahuan Proyek Oleh: A. Holil Noor Ali Manajemen Proyek Teknologi Informasi

pertemuan 5: Project Integration Management (knowedge area #1)

Kerangka Kerja (Framework) Project Integration Management

Kunci Suksesnya Keseluruhan Proyek: Good Project Integration Management • Manajer proyek harus mengkoordinasikan semua area pengetahuan yang lain dalam seluruh tahapan life cycle proyek • Beberapa manajer proyek baru memiliki permasalahan dalam melihat “big picture” dan selalu ingin untuk fokus pada beberapa detil saja

Proses Project Integration Management • • • • • • • Membuat Project Charter Membuat Pernyataan Awal Project Scope Membuat Project Management Plan Mengarahkan dan mengatur eksekusi proyek Mengawasi dan mengendalikan pekerjaan proyek Mengintegrasikan pengendalian perubahan Menutup proyek

Membuat Project Charter • • • Membuat project charter untuk mengesahkan secara formal sebuah proyek atau sebuah tahapan proyek Project charter adalah dokumen formal yang mengakui keberadaan proyek dan menyediakan arah tujuan dan pengelolaan proyek Stakeholder proyek yang penting menandatangani project charter untuk menyatakan persetujuan apa yang dibutuhkan dan yang dimaksud oleh proyek

Mengapa Perusahaan Investasi TI?

Membuat Pernyataan Awal Project Scope • Pembuatan pernyataan awal lingkup proyek (preliminary project scope statement) berdasarkan informasi initiator atau sponsor yang ditulis secara naratif untuk lingkup manajemen tingkat atas

Membuat Project Management Plan • Termasuk aktivitas-aktivitas penting untuk menjelaskan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh rencana-rencana tambahan ke dalam Project Management Plan • Project Management Plan menjelaskan bagaimana proyek dieksekusi, diawasi, dikendalikan dan ditutup

Mengarahkan dan Mengatur Eksekusi Proyek • Kebutuhan manajer proyek dan tim proyek untuk melaksanakan aktifitas yang berlipat pada eksekusi project management plan guna menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam pernyataan lingkup proyek (project scope statement)

Mengawasi dan Mengendalikan Pekerjaan Proyek • Perlakuan untuk mengawasi proses proyek dapat diasosiasikan dengan insialisasi, perencanaan, pengesekusian dan penutupan • Pengawasan mencakup pengumpulan, pengukuran, penyebaran informasi kinerja dan taksiran nilai dan trend pada penaruh peningkatan proses

Mengintegrasikan Pengendalian Perubahan • Dilakukan dari permulaan proyek sampai proyek dinyatakan selesai. • Pengendalian perubahan sangat penting karena hampir tidak ada proyek yang benar-benar berjalan sesuai dengan project management plan

Menutup Proyek • Pelaksanaan penutupan proyek merupakan porsi dari project management plan • Prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk mengatur aktifitas-aktifitas yang diperlukan pada verifikasi dokumen proyek yang dihasilkan, koordinasi dan timbal baliknya pada penerimaan formal hasil proyek oleh customer atau sponsor, dan investigasi serta catatan alasanalasan dari aksi yang diambil jika proyek akan diakhiri sebelum selesai semuanya

Diagram Alir Proses Integration Management Project

pertemuan 6: Project Scope Management (knowedge area #2)

Pentingnya Project Scope Management yang Baik • 1995 CHAOS study mengemukakan keterlibatan pengguna, misi proyek yang jelas, statement kebutuhan yang pasti, dan perencanaan yang baik menjadi penting untuk suksesnya proyek • Manajer program dari Keller Graduate School of Management mengemukakan bahwa sebenarnya pendefinisian lingkup proyek sebagai alasan utama proyek gagal

Apa itu Project Scope Management? • Scope banyak dijumpai pada – Scope produk; feature dan fungsi yang mengkarakteristikkan produk, servis atau hasil akhir – Scope proyek; pekerjaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan sampai berhasil memberikan produk, servis atau hasil akhir yang sesuai dengan feature dan fungsi yang telah ditentukan • Project scope management mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek meliputi semua pekerjaan yang dibutuhkan dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan berhasil • Terutama berhubungan dengan penentuan dan pengendalian apa yang dan yang bukan termasuk dalam proyek

Apa itu Project Scope Management? • Tim dan stakeholder proyek harus memiliki pemahaman yang sama tentang produk apa yang akan disediakan sebagai hasil akhir dari proyek dan proses-proses apa yang akan digunakan dalam membuatnya • Proses-proses project scope management meliputi – – – – – Merencanakan scope (Scope planning) Menentukan scope (Scope definition) Membuat Work Breakdown Structure (Create WBS) Memverifikasi scope (Scope verification) Mengendalikan scope (Scope Control)

Merencanakan Scope • Tim project management mencatat keputusan-keputusan manajemen tentang lingkup yang ada di project scope management plan • Project scope management plan sebagai sarana untuk menjelaskan rencana bagaimana tim akan mendifinisikan lingkup proyek, mengembangkan secara detail statement lingkup proyek, menentukan work breakdown structure (WBS), verifikasi lingkup proyek dan mengendalikannya.

Menentukan Scope • • • Mempersiapkan pernyataan scope proyek yang detail merupakan hal yang kritikal bagi suksesnya proyek dan mendasarkan atas hasil utama yang diberikan, asumsi dan batasan yang dicatat selama inisialisasi proyek dalam pernyataan awal scope proyek Pernyataan scope proyek menggambarkan detail dari perolehan yang dihasilkan proyek dan kebutuhan kerja untuk menghasilkannya. Juga memberikan pemahaman yang bertalian dengan lingkup (scope) proyek dan menggambarkan tujuan utama proyek kepada semua stakeholder proyek

Metode Menemukan Kebutuhan • Menemukan kebutuhan – proses-proses yang digunakan tim proyek (system analists) untuk mengidentifikasi atau menguraikan permasalahan-permasalahan sistem beserta solusi yang dibutuhkan oleh komunitas pengguna. Pendekatannya seperti: – Fact-Finding – proses pengumpulan informasi tentang pemasalahan, kesempatan, solusi yang dibutuhkan dan prioritas sistem. • • • • • Sampling dokumentasi, laporan, form, database dll yang ada Riset dari literatur yang relevan Observasi terhadap sistem yang ada Survey dan daftar pertanyaan Interview – Joint Requirement Planning (JRP) – digunakan sebagai workshop yang memudahkan kerjasama antara pemilik, pengguna dan analis sistem serta beberapa desainer dan pembuat sistem dalam melakukan analisis sistem. • Biasanya JRP menjadi bagian dari metode Joint Applicationt Development (JAD), yaitu aplikasi yang lebih komperhensif dari JRP pada proses pengembangan sistem

Context Diagram • Hight level DFD, memperlihatkan sistem yang diusulkan sebagai kotak proses tunggal • Memberikan gambaran batasan/ruang lingkup dari sistem yang diusulkan Pelanggan Suplier Permintaan barang Stroke Pembatalan Barang Sistem Penjualan Toko ABC Laporan Pemilik PO DO

Technical Environment Model Location User Type Equipment Type Field Office Order clerk x 100 3270 screen Head Office Division Mgr x6 • Meresenpretasikan ketrampilan, metode, lokasi fisik, dan tugas yang diperkirakan Leased lines Token ring Personal Computer Ethernet Base 10 Ethernet LAN Front End Link Type Channel Attached VTAM CICS TP Monitor Help & Logging (HELLO) Pricing System Order Processing System DB2 MVS Ethernet Head Office Marketing x2 Personal Computer Produk Orders pelanggan

Membuat Work Breakdown Structure • WBS adalah dekomposisi hirarki yang berorientasi pada perolehan hasil pelaksanaan pekerjaan dari tim proyek untuk menyelesaikan tujuan proyek dan menciptakan hasil yang perlu diserahkan • WBS membagi-bagi pekerjaan proyek kedalam pekerjaan yang lebih kecil dan pengelolaan pekerjaannya lebih mudah. Tiap level turunan WBS mempresentasikan definisi pekerjaan proyek yang lebih detail

Membuat Work Breakdown Structure (cont) • Menciptakan WBS yang baik – Membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumberdaya – Mendifinisikan baseline (acuan) untuk ukuran kinerja dan control proyek – Membantu kelancaran komunikasi

Contoh WBS

WBS Organized by Phase

WBS Organized by Product

Memverifikasi Scope • • • Mencakup proses untuk mendapatkan formal acceptance dari stakeholder atas lingkup proyek yang telah diselesaikan dan yang berkaitan dengan perolehannya. Memverifikasi scope berbeda dengan mengendalikan kualitas -Quality Control (QC). Pemverifikasian scope lebih memperhatikan penerimaan dari yang dihasilkan, sedangkan QC lebih mementingkan penemuan spesifikasi kebutuhan kualitas dari yang dihasilkan. Catatan proses pemverifikasian scope diberikan secara lengkap untuk mendapatkan persetujuan

Faktor-faktor Penyebab Timbulnya *) Masalah di Proyek TI Factor Lack of user input Incomplete requirements and specifications Changing requirements and specifications Lack of executive support Technology incompetence Lack of resources Unrealistic expectations Unclear objectives Unrealistic time frames New Technology Rank 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 *Johnson, Jim, "CHAOS: The Dollar Drain of IT Project Failures," Application Development Trends, January 1995, www.stadishgroup.com/chaos.html

Tips Meningkatkan Masukan dari Pengguna • Menekankan bahwa semua proyek sudah memiliki sponsor dari organisasi pengguna • Ada pengguna dalam tim proyek • Ada pertemuan rutin • Secara reguler memberikan sesuatu kepada sponsor dan pengguna proyek • Menempatkan pengembang ke lokasi pengguna

Tips Mengurangi Perubahan dan Tidak Lengkapnya Kebutuhan • • • • • • • Mengembangkan dan mengikuti proses-proses pengelolaan kebutuhan Mempergunakan teknik-teknik seperti prototyping, use case modeling dan Joint Application Design (JAD) untuk memahami kebutuhan pengguna secara keseluruhan Menulis seluruh kebutuhan kedalam rangkaian tulisan yang baik Membuat database manajemen kebutuhan Menentukan tes yang memadai Mempelajari kembali permintaan perubahan dari perspektif sistem Mengutamakan tanggal penyelesaian proyek

Mengendalikan Scope • Pengendalian scope proyek berurusan dengan faktor-faktor yang dipengaruhi oleh pembuatan perubahan scope proyek dan pengaturan terhadap pengaruh dari perubahan itu sendiri. • Pengendalian scope memastikan semua permintaan perubahan (requested changes) dan tindakan perbaikan yang direkomendasikan telah diproses melalui proses pengendalian perubahan proyek yang terpadu.

Mengendalikan Scope (cont) • Juga digunakan untuk mengatur perubahan yang aktual/terkini, seperti saat mereka teringat sesuatu yang mesti dirubah atau ketika mereka menyatupadukan dengan proses-proses pengendalian lainnya.

Diagram Alir Proses Project Scope Management

pertemuan 7: Project Time Management (knowedge area #3)

Pentingnya Jadwal Proyek • Seringkali manajer menyatakan bahwa untuk menyerahkan hasil proyek pada waktu yang tepat merupakan tantangan terbesar mereka. • Rata-rata time overrun menurut laporan CHAOS mencapai 222%; menurun sampai 163% di tahun 2001 • Waktu memiliki nilai yang kurang fleksibel; biarpun terlewati tidak menjadi masalah apa-apa • Isu-isu pada jadwal menjadi alasan utama terjadinya konflik pada proyek, terutama sejak paruh kedua proyek

Apa itu Project Time Management? • Project time management termasuk proses yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh proyek sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Proses-proses tersebut seperti: – – – – – – Mendifinisikan aktifitas (activity definition) Menyusun aktifitas (activity sequencing) Mengestimasi sumberdaya aktifitas (activity resource estimating) Mengestimasi durasi/lama atifitas (activity duration estimating) Membangun jadwal (schedule development) Mengendalikan jadwal (schedule control)

Mendifinisikan Aktifitas • • • Menentukan jadwal aktifitas memerlukan pengidentifikasian dan pendokumentasian pekerjaan yang direncanakan untuk dilaksanakan Proses pengidentifikasian hasil yang akan diberikan pada setiap tingkat terendah dari WBS, yang disebut dengan work package, yang disediakan sebagai dasar estimasi, penjadwalan, eksekusi dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan proyek. Daftar aktifitas adalah daftar komperhensif yang meliputi semua jadwal aktifitas yang direncanakan untuk dilaksanakan pada proyek

Menyusun Aktifitas • • Meliputi pendifinisian dan pendokumentasian jadwal aktifitas beserta hubungan logikanya (predecessor dan successor) Termasuk mereview aktifitas dan menentukan ketergantungan: – Mandatory dependencies: merekat erat secara alami dalam pekerjaan; hard logic – Discretionary dependencies: ditentukan oleh tim proyek; soft logic – External dependencies: termasuk hubungan antara aktifitas proyek dan aktifitas yang bukan proyek

Menyusun Aktifitas (cont) • Tim proyek menentukan ketergantungan-ketergantungan yang mungkin membutuhkan overlap atau penundaan (delay) guna menjelaskan secara akurat hubungan logikanya.

Tipe Ketergantungan Pekerjaan (Task)

Mengestimasi Sumberdaya Aktifitas • Mengestimasi jadwal sumberdaya aktifitas meliputi penentuan sumberdaya apa (person, peralatan atau material) yang digunakan aktifitas proyek beserta kuliatasnya dan kapan sumberdaya tersebut akan disediakan. • Pendokumentasian resource requirement untuk setiap jadwal aktifitas bisa meliputi dasar perkiraan dari setiap sumberdaya, seperti asumsi tipe sumberdaya yang diterapkan, kemampuan mereka dan seberapa kuantitas yang digunakan

Mengestimasi Durasi Aktifitas • Estimasi durasi/lama aktifitas memerlukan: – Jumlah beban kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan jadwal aktifitas yang diestimasikan – Asumsi jumlah sumberdaya yang akan dipakai untuk menyelesaikan jadwal aktifitas yang diestimasikan, dan – Jumlah dari periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan jadwal aktifitas yang ditekuni (waktu tunggu) – Tambahan waktu yang berhubungan dengan antisipasi peristiwa yang tak terduga seperti mengakomodasi jadwal resiko

Mengestimasi Durasi Aktifitas (cont) • Estimasi durasi aktifitas ditetapkan secara kuantitatif sesuai dengan jumlah periode kerja yang akan diperlukan untuk menyelesaikan jadwal aktifitas. • Orang-orang yang melakukan pekerjaan akan sangat membantu dalam membuat estimasi dan yang ahli akan mereviewnya

Estimasi Three-point • Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah teknik analisa jaringan yang digunakan untuk mengestimasi durasi proyek ketika terdapat derajat ketidakpastian yang tinggi pada estimasi durasi aktifitas tertentu • PERT mengunakan estimasi waktu secara probabilistik yang didasarkan pada pemakaian estimasi optimistic, most likely dan pessimeistic dari durasi aktifitas

Formula dan Contoh PERT • Formula Standart rata-rata PERT adalah Optimistic time + 4 x most likely time + pessimistic time 6 • Contoh: Standart rata-rata PERT = 8 hari kerja + 4 x 10 hari kerja + 24 hari kerja = 12 hari kerja 6 Dimana: 8 = optimistic time, 10 = most likely time, dan 24 = pessimistic time

Membangun Jadwal • Jadwal proyek terlalu sempit untuk sebuah dokumen dasar yang menginisialisasi proyek – Project charter mencakup tanggal mulai dan akhir serta informasi anggaran – Pernyataan scope (scope statement) dan WBS membantu menetapkan apa yang akan dilakukan

Membangun Jadwal (cont) • Proses interaktif untuk menemukan tanggal mulai dan akhir dari aktifitas proyek, cocok sebagai baseline yang disediakan untuk penelusuran kemajuan (progres). • Sarana-sarana dan teknik-teknik penting lainnya seperti: Gantt chart, Schedule compression, Critical path analysis dan Resource leveling.

Gantt Charts • Gantt chart merupakan standart formal untuk menampilkan informasi jadwal proyek dengan daftar akifitas-aktifitas proyek beserta hubungannya dengan tanggal mulai dan akhir yang dibentuk sebagaimana kalender • Simbol-simbolnya sepertI – A blak diamond: milestones atau kejadian yang signifikan di proyek dengan durasi nol – Thick black bars: ringkasan dari pekerjaan-pekerjaan proyek – Lighter horizontal bars: pekerjaan-pekerjaan proyek – Arrows: ketergantungan antar pekerjaan-pekerjaan proyek

Gantt Chart pada Proyek Peluncuran Software

Critical Path Method (CPM) • CPM adalah teknik analisa jaringan proyek yang digunakan untuk mempredikasi (memperkirakan) total durasi proyek. • Critical path untuk sebuah proyek adalah sejumlah aktifitas-aktifitas yang menentukan waktu tercepat (earliest time) yang seharusnya agar proyek mampu diselesaikan • Critical path adalah jalur terpanjang (longtes path) sepanjang diagram jaringan dan memiliki nilai slack atau float terkecil

Contoh Sederhana Penentuan Critical Path • Pertimbangkan diagaram jaringan proyek berikut: Asumsikan semua waktu adalah hari start 1 A=2 2 B=5 C=2 E=1 3 6 D=7 a. b. c. d. 4 5 finish F=2 Seberapa banyak path yang ada pada diagram jaringan tersebut? Setiap path butuh waktu seberapa lama? Mana yang menjadi critical path? Berapa minimal waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut?

Pentingnya Memperbarui (Updating) Data Critical Path • Sungguh penting untuk memperbarui informasi jadwal proyek • Critical path mungkin berubah saat sementara Anda memasukkan tanggal mulai dan akhir proyek yang terkini • Jika Anda mengetahui tanggal penyelesaian proyek yang akan slip, negosiasikan dengan pihak sponsor proyek

Teknik untuk Mempersingkat Jadwal Proyek • Mempersingkat durasi dilatar belakangi oleh pekerjaan kritis untuk menambah sumberdaya lebih banyak atau merubah ruang lingkupnya. • Pekerjaan-pekerjaan yang crash banyak didapatkan pada jadwal yang dimampatkan (dikompres) agar peningkatan biayanya sedikit. • Fast tracking pekerjaan dilakukan dengan membuat paralel atau overlaping antara pekerjaan-pekerjaan yang dimaksud.

Leveling Sumberdaya • Leveling sumberdaya adalah teknik untuk menyelesaikan konflik diantara sumberdaya dengan penundaan (delaying) pekerjaan. • Kegunaan utama dari leveling sumberdaya adalah membuat distribusi sumberdaya yang digunakan aman tersedia dan mengurangi over-allocation

Contoh Histogram yang Menunjukkan Over-Allocation Seorang Pekerja

Contoh Leveling Sumberdaya

Mengendalikan Jadwal • Mengendalikan jadwal dilakukan dengan: – – – – Menentukan status keadaan terkini dari jadwal proyek Memenuhi faktor-faktor yang membuat jadwal berubah Menetapkan jadwal proyek yang harus dirubah Mengelola perubahan terkini yang mereka temukan

Mengendalikan Jadwal (cont) • Penggunaan schedule change control system yang terdiri dari prosedur paperwork, tracking system, dan persetujuan bertingkat, diperlukan untuk mengesahkan perubahan. • Penyelenggaran pertemuan untuk mengkomunikasikan kemajuan secara jelas dan terbuka bersama stakeholder merupakan isu-isu pada jadwal

Diagram Alir Proses Project Time Management

pertemuan 8: Project Cost Management (knowedge area #4)

Pentingnya Project Cost Management • Proyek TI memiliki catatan yang buruk dalam memenuhi anggaran biaya yang telah ditetapkan • Rata-rata cost overrun menurut penelitian CHAOS di tahun 1995 mencapai 189% dari estimasi yang ada; turun sampai 145% di tahun 2001 • Di tahun 1995, biaya proyek TI yang dibatalkan di US lebih dari $81 milyar

Apa itu Project Cost Management? • Biaya adalah sumberdaya yang dipunyai atau yang habis untuk memperoleh tujuan tertentu atau sesuatu yang memberikan peningkatan dalam tukar-menukar (mis. pembelian barang) • Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar atau rupiah • Project cost management meliputi proses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan proyek bisa diselesai sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.

Proses-proses Project Cost Management • Mengestimasi biaya (cost estimating): pengembangan pendekatan biaya dari sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas-aktifitas proyek • Menganggarkan biaya (Cost budgeting): mengumpulkan estimasi biaya setiap aktifitas atau sekelompok pekerjaan untuk menetapkan baseline biaya • Mengendalikan biaya (Cost Control): faktor-faktor yang berpengaruh terhadap terciptanya cost variance dan pengendalian perubahan pada anggaran proyek

Mengestimasi Biaya • Mengestimasi biaya pada semua sumberdaya yang akan dipakai dilakukan saat estimasi biaya aktifitas (activity cost estimate), yang mencakup labor/pekerja, material, peralatan, servis, fasilitas, teknologi informasi, cadangan untuk inflasi, biaya cadangan untuk peristiwa yang tak terduga • Juga penting untuk pengembangan rencana manajemen biaya (cost management plan) yang mendiskipsikan bagaimana cost variance akan dikelola di suatu proyek

Teknik dan Sarana Estimasi Biaya • Tiga teknik dan sarana dasar untuk mengestimasi biaya: – Analogous atau top-down: menggunakan biaya aktual sebelumnya pada proyek sejenis sebagai dasar untuk estimasi baru atau analisis penawaran vendor – Bottom-up: estimasi setiap item pekerjaan di tingkat terendah secara detail dan menjumlahnya sehingga diperoleh total estimasi – Parametric: memakai statistik yang menghubungkan antara data historis dan variabel lain (cost rate, line of code, etc) untuk menghitung estimasi biaya.

Menganggarkan Biaya • Anggaran biaya memerlukan alokasi perkiraan biaya proyek (project cost estimate) pada setiap item pekerjaan dan penetapan cost baseline • Cost baseline adalah aspek waktu pada anggaran yang digunakan sebagai dasar untuk mengukur, mengawasi dan mengendalikan keseluruhan biaya pelaksanaan proyek

Mengendalikan Biaya • Mengendalikan biaya proyek adalah proses untuk menentukan alasan terjadinya perbedaan, besarnya perbedaan dan memutuskan aksi perbaikan yang dibutuhkan jika terjadi perbedaan. • Earned Value Management (EVM) merupakan sarana penting untuk pengendalian biaya

Earned Value Management (EVM) • EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan data scope, time dan cost • Dari rencana original plus perubahan yang telah disetujui (given a baseline), Anda dapat menentukan bagaimana sebaiknya proyek dapat mencapai tujuannya • Anda harus memasukkan informasi aktual secara periodik untuk menggunakan EVM • Anda harus memasukkan status tanggal informasi

Term di Earned Value Management • Planed Value (PV), secara formal disebut Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS), disebut juga budget, yaitu sebagian dari persetujuan total estimasi biaya yang direncanakan untuk membiayai aktifitas selama periode yang telah ditetapkan. • Actual Cost (AC), secara formal disebut Actual Cost of Work Performed (ACWP), yaitu total dari biaya langsung atau tidak langsung yang timbul dalam melaksanakan pekerjaan aktifitas selama periode yang telah ditetapkan. • Earned Value (EV), secara formal disebut Budgeted Cost of Work Performed (BCWP), yaitu persentase dari pekerjaan aktual yang telah diselesaikan dikalikan dengan nilai yang direncanakan • Estimate to Completion (ETC), secara formal disebut forecasting of the remaining budget (perkiraan sisa anggaran) dari penyelesaian proyek, • Estimate at Completion (EAT), secara formal disebut projected total final budget (total keseluruhan anggaran yang diproyeksikan) dari penyelesaian proyek.

Formula-formula Earned Value Term Formula (PMBOK 2004) Formula (PMBOK 1996) Budget At Completion (BAC) Total PV at completion Total BCWS at completion Earned Value (EV) PV to date x % complete BCWP = BCWS x % complete Cost Variance (CV) EV - AC BCWP – ACWP Schedule Variance (SV) EV - PV BCWP – BCWS Cost Performance Index (CPI) AV/AC BCWP/ACWP EstimateTo Completion (ECT) – New estimate – Atypical variances – Typical variances Revised remaining budget BAC – EVC (BAC – EVC)/CPIC BAC – BCWS (BAC – BCWP)/CPI Estimate At Completion (ECT) – New estimate – Atypical variances – Typical variances ACC + ETC ACC + BAC – EVC ACC + (BAC – EVC) / CPIC ACWP + ETC ACWP + BAC – BCWP ACWP + ((BAC – BCWP) / CPI)

Kalkulasi Earned Value untuk Satu Aktifitas Setelah Satu Minggu PV x % complete BCWP - ACWP BCWP - BCWS BCWP / ACWP BCWP / BCWS

Aturan yang Terbalik dari Nilai EV • Jumlah negatif dari biaya dan schedule variance mengindikasikan adanya masalah dalam area tersebut. Biaya proyek yang sedang berjalan lebih besar dari yang direncanakan atau pengeluarannya lebih besar dari yang direncanakan. • CPI dan SPI lebih kecil dari 100% mengindikasikan adanya masalah

Contoh Grafik Earned Value 300 EAC BAC 250 200 $ BCWS or Cumulative Plan 150 ACWP or Cumulative Actual BCWP or Cumulative EV BCWS Cost Variance 100 ACWP Schedule Variance BWCP 50 0 1 2 3 4 5 6 7 Month 8 9 10 11 12

Diagram Alir Proses Project Management Cost

pertemuan 9: Project Quality Management (knowedge area #5)

Apa itu Project Quality Management? • Kualitas adalah derajat untuk sekelompok karakteristik yang tersembunyi dalam pemenuhan kebutuhan • Ahli lain mendefinisikan kualitas berdasar atas – Memenuhi apa yang menjadi kebutuhan; memenuhi spesifikasi yang dituliskan – Dapat digunakan dengan baik; menjamin produk dapat digunakan sebagaimana yang direncanakan • Satu prinsip dasar dari modern quality management adalah kualitas harus direncanakan, dirancang dan dibangun bukan di dalam pemeriksaan

Proses-proses Project Quality Management • Merencanakan kualitas (quality planning): pengidentifikasian standart kualitas yang relevan untuk proyek dan bagaimana untuk memenuhinya • Melakukan penjaminan kualitas/mutu (perform quality assurance): menerapkan rencana aktifitas-aktifitas kualitas yang sistematis untuk menjamin semua proses pekerjaan proyek yang dibutuhkan memenuhi kebutuhan • Melakukan pengendalian kualitas (perform quality control): suatu pengawasan dari hasil proyek untuk menetapkan apakah hasil tersebut dapat memenuhi standart kualitas dan mengidentifikasikan cara untuk mengeliminasi penyebab dari kinerja yang tidak memuaskan.

Modern Quality Management • Mengakui pentingnya dari – – – – Kepuasan pelanggan Pencegahan lebih dari pemeriksaan Pengelolaan tanggung jawab Pengembangan berkesinambungan

Merencanakan Kualitas • Penting untuk merancang tentang kualitas dan pengkomunikasian faktor-faktor penting yang langsung berkontribusi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan. • Mendesain percobaan untuk membantu mengidentifikasi variabel yang memiliki pengaruh kuat pada keseluruhan outcome dari proses

Merencanakan Kualitas (cont) • Biaya yang berhubungan dengan kualitas menjadi total biaya keseluruhan usaha yang berhubungan dengan kualitas. • Rencana pengelolaan kualitas (Quality management plan) menggambarkan bagaimana tim management project akan mengimplementasikan pelaksanaan kebijakan kualitas yang dimiliki organisasi

Biaya Kualitas • Biaya dari kualitas adalah – Biaya dari pemenuhan atau penyerahan produk yang sesuai kebutuhan dan cocok untuk digunakan – Biaya dari ketidaksesuaian atau pertanggung-jawaban atas kesalahan atau tidak ditemukannya kualitas yang diharapkan.

Lima Katagori Biaya yang Berhubungan dengan Kualitas • Prevention cost: biaya perencanaan dan eksekusi proyek begitu bebas error atau masuk dalam batas kesalahan yang bisa ditolerir • Appraisal cost: biaya pengevaluasian proses-proses dan keluaran-keluaran untuk menjamin kualitas. • Internal failure cost: biaya yang dibuat untuk membetulkan kesalahan yang teridentifikasi sebelum pelanggan menerima produk tersebut. • External failure cost: biaya yang berhubungan dengan semua kesalahan yang tidak terdeteksi dan dibetulkan sebelum disampaikan ke pelanggan. • Measurement and test equipment cost: biaya utama untuk perlengkapan yang digunakan dalam pelaksanaan pencegahan dan penilaian aktifitas

Melakukan Penjaminan Mutu • Penjaminan mutu (quality assurance -- QA) meliputi semua aktifitas yang berhubungan dengan pemenuhan standart kualitas proyek • Tujuan lain dari QA merupakan pengembangan kualitas secara berkelanjutan

Melakukan Penjaminan Mutu (cont) • Dukungan QA mungkin ditetapkan untuk tim proyek tanpa perduli dari unit yang mana. Manajemen melakukan pengorganisasian terhadap pelanggan atau sponsor, sama baiknya dengan stakeholder lain yang tidak aktif dalam pekerjaan proyek • Audit Quality membantu identifikasi lessons learned yang dapat meningkatkan kinerja pada proyek saat ini atau mendatang

Melakukan Pengendalian Kualitas • Ukuran pengendalian kualitas (quality control – QC) merupakan representasi dari hasil aktifitas QC yang memberi feedback kepada QA utnuk mengevaluasi kembali dan menganalisa standart kualitas dan proses pembangunan organisasi. • Tujuan QC menentukan perbaikan dari hasil yang diberikan. • Hasil eksekusi proses QC memberikan hasil yang telah diperbaiki

Testing • Beberapa profesional TI berpikir bahwa testing merupakan tahap akhir dari pengembangan produk TI • Testing harus dilakukan selama hampir semua tahap (phase) siklus hidup pengembangan produk TI

Pekerjaan-pekerjaan dalam SDLC

Tipe dari Test • Test unit adalah menyelesaikan setiap test di masingmasing komponen untuk memastikan terbebas dari kemungkinan adanya salah • Testing integrasi terjadi antara testing unit dan sistem untuk mengetest sekelompok komponen fungsional • Testing sistem mengetest seluruh sistem sebagai satu entity • Testing penerimaan pengguna adalah test tersendiri yang dilakukan dengan pengguna akhir yang diprioritaskan untuk menerima sistem yang dihasilkan

Gantt Chart Pengembangan Testing di Rencana Proyek Pengembangan Sistem

Diagram Alir Proses Project Quality Management

pertemuan 10: Project Human Resource Management (knowedge area #6)

Apa itu Project HR Management? • Project Human Resource (HR) Management meliputi proses yang mengorganisasi dan mengelola tim proyek. Proses-proses tersebut terdiri dari: – – – – Merencanakan SDM (human resource planning) Mengadakan tim proyek (acquire project team) Membangun tim proyek (develop project team) Mengelola tim proyek (manage project team)

Merencanakan SDM • Pengidentifikasian dan pendokumentasian proyek tentang tugas dan tanggung jawab beserta laporan yang berkaitan dan membuat rencana manajemen staf (staffing management plan) • Rencana manajemen staf meliputi bagaimana dan kapan anggota tim proyek akan diakuisisi, kriteria untuk menerima mereka, menetapkan pelatihan yang dibutuhkan, isu keamanan, dan pengaruh dari rencana manajemen staf pada organisasi.

Format Pendefinisian Tugas dan Tanggung Jawab

Contoh Struktur Organisasi untuk Proyek Besar

Contoh Responsibility Assignment Matrix (RAM)

Contoh RAM dengan Format RACI

Mengadakan Tim Proyek • Memperoleh SDM yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek • Penugasan staf proyek (project staff assignments) dinyatakan selesai ketika orang yang dimaksud untuk pekerjaan tersebut telah juga menyetujuinya.

Mengadakan Tim Proyek (cont) • Rencana penempatan staf dan prosedur pengajian yang baik menjadi penting dalam akuisisi staf, juga memberi dorongan pada rekruitmen dan retention. • Beberapa perusahaan memberi satu dollar kepada karyawannya untuk setiap jam orang baru yang berhasil mereka tarik ikut bekerja. • Beberapa organisasi mengijinkan orang-orangnya untuk bekerja dari rumah dengan insentif yang sesuai. • Penelitian menunjukkan bahwa orang meninggalkan pekerjaan mereka karena mereka tidak menjadi berbeda, tidak memperoleh perhatian yang sesuai, tidak memperoleh pengetahuan baru, tidak suka dengan rekan kerja mereka dan ingin berpenghasilan lebih banyak

Resource Loading and Leveling • Resource loading menghitung jumlah satu sumberdaya tertentu yang dibutuhkan jadwal proyek yang ada selama periode waktu yang telah ditentukan. • Resource histogram menunjukkan resouce loading • Over-allocation berarti sumberdaya yang ditetapkan untuk melakukan pekerjaan tersebut memiliki waktu terbatas. • Resource leveling adalah teknik untuk menyelesaikan konflik sumberdaya melalui penundaan pekerjaan (lihat tentang Management Time)

Contoh Resource Histogram untuk Senior Designer

Contoh Resource Histogram untuk Proyek IT yang Besar 12 Number of People 10 8 6 4 2 0 Jan Feb Mar Java programmers Administrative staff Apr May Jun Business analysts Database analysts Jul Aug Sep Technical writers Testing specialists Oct Nov Managers Dec

Membangun Tim Proyek • Meningkatkan kompetensi dan interaksi dari anggota tim, agar dapat menambah kinerja proyek. Tujuannya termasuk – Meningkatkan ketrampilan anggota proyek dalam rangka meningkatkan kemampuan mereka untuk menuntaskan aktifitas-aktifitas proyek – Meningkatkan rasa kepercayaan dan ketertarikan diantara anggota tim dalam rangka mencapai produktifitas melalui tim work yang lebih besar.

Membangun Tim Proyek (cont) • Menggunakan teamwork agar dapat lebih berhasil dalam menyelesaikan proyek. • Pelatihan dapat membantu orang memahami diri disendiri, teman sekerja dan bagaimana bekerja lebih baik dalam tim. • Aktifitas-aktifitas pengembangan tim termasuk – Tantangan fisik – Sarana indikator pengukuran psikologi • Peningkatan teamwork dapat memakai sistem penghargaan dan reward yang berdasarkan tim

Mengelola Tim Proyek • Meliputi tracking tindakan anggota tim, menyediakan feedback, menyelesaikan isu-isu dan mengkoordinasi perubahan untuk meningkatkan kinerja proyek. • Tim project management mempelajari prilaku tim, mengelola konflik, menyelesaikan isu dan menilai kinerja anggota tim

Kunci untuk Managing People • Telah banyak penelitian dan penalaran berdasar teori psikologi dan manajemen yang dilakukan untuk managing people dalam bekerja. • Area penting yang berhubungan dengan project management seperti: – Motivasi (Maslow, Mc. Gregor) – Pengaruh dan Kekuasaan (keahlian, kharisma, legitimasi jabatan, berlindung kepada orang yang lebih power full) – Effectiveness (7 habits)

Conflict Management • Confrontation atau problem-solving: langsung menhadapi konflik • Compromise: menggunakan pendekatan give-and-take • Smoothing: tidak mengutamakan perbedaan dan mengutamakan kesepakatan • Forcing: pendekatan win-lose • Withdrawal: menghindar atau mundur dari keadaan atau potensi ketidaksepahaman.

Diagram Alir Proses Project HR Management

Project Quality Management Banyak Melibatkan Pemakaian Software • Manajer proyek harus – Memperlakukan orang dengan penuh perhatian dan rasa hormat – Memahami apa motivasi mereka – Berkomunikasi dengan mereka secara hati-hati • Tujuannya membuka peluang pada anggota tim proyek untuk dapat memberikan hasil dari kerjanya yang paling baik

pertemuan 11: Project Communications Management (knowedge area #7)

Pentingnya Komunikasi yang Baik • Ancaman terbesar beberapa proyek adalah kesalahan berkomunikasi • Budaya kita tidak menggambarkan profesional MP baik dalam melakukan komunikasi • Penelitian menunjukkan bahwa profesional MP harus berkomunikasi secara efektif untuk bisa sukses di posisinya • Kekuatan gaya bicara merupakan faktor kunci dalam peningkatan karir para profesional MP

Apa itu Project Communication Management? • Project communication management memakai prosesproses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu dan hasil yang sesuai, mengumpulkan, mendistribusikan, menyimpan, memperbaiki dan mendisposisikan seluruh informasi proyek. – – – – Merencanakan komunikasi (communication planning) Mendistribusikan informasi (information distribution) Melaporkan kinerja (performance reporting) Mengelola stakeholder (manage stakeholder)

Merencanakan Komunikasi • Menentukan dan mengkomunikasikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder proyek • Semua proyek akan terdapat beberapa tipe rencana manajemen komunikasi (communication management plan), yaitu sebuah dokumen panduan (guide) komunikasi proyek. • Rencana manajemen komunikasi dapat juga mencakup pedoman untuk petemuan pembahasan status proyek, pertemuan tim proyek, e-meeting dan e-mail

Contoh Analisa Stakeholder untuk Komunikasi Proyek Stakeholders Document Name Document Format Contact Person Due Customer Management Monthly Status Report Hard copy Gail Feldman, Tony Silva First of month Customer Business Staff Monthly Status Report Hard copy Julie Grant, First of month Customer Technical Staff Monthly Status Report E-mail Internal Management Monthly Status Report Hard copy Bob Thomson First of month Internal Business and Technical Staff Monthly Status Report Intranet Angie Liu First of month Training Subcontractor Training Plan Hard Copy Jonathan Kraus 11/1/1999 Software Subcontractor Software Implementation Plan E-mail Barbara Gates 6/1/2000 Jeff Martin Evan Dodge, First of month Nancy Michaels

Mendistribusikan Informasi • Menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk stakeholder proyek pada waktu yang tepat • Pendistribusian informasi termasuk mengimplementasikan rencana manajemen komunikasi, agar ketika menjawab permintaan informasi yang tak terduga sama baiknya

Mendistribusikan Informasi (cont) • Menyiapkan informasi yang benar untuk orang yang tepat di waktu yang tepat dan dalam format yang useful menjadi sangat penting dalam pengembangan informasi • Pengkomunikasian memiliki beberapa dimensi: – Written and oral, listening, dan speaking – Inernal dan eksternal – Formal (laporan, briefings) dan informal (memo, pertemuan ad hoc) – Vertical dan horisontal

Tabel Pemilihan Media

Pengaruh Jumlah Orang pada Saluran Komunikasi

Melaporkan Kinerja • Mengumpulkan dan menyebarkan informasi pelaksanaan proyek termasuk laporan status, ukuran progress dan forecasting (ramalan). • Secara umum, informasi pelaksanaan proyek termasuk bagaimana sumberdaya yang digunakan dapat mencapai tujuan proyek. • Laporan kinerja seharusnya menyediakan informasi umum tentang scope, jadwal, biaya dan kualitas

Contoh Performance Report berdasar Analisa Earn Value

Mengelola Stakeholder • Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan menyelesaikan isu-isu bersama stakeholder proyek • Kebutuhan dan ekspektasi stakeholder (pada rencana manajemen komunikasi) memberikan pemahaman tentang sasaran dan tujuan stakeholder serta tingkat komunikasi selama proyek

Mengelola Stakeholder (cont) • Pertemuan tatap muka dengan stakeholder memiliki arti yang sangat efektif guna pengkomunikasian dan penyelesaian berbagai isu.

Diagram Alir Proses Project Communication Management

pertemuan 12: Project Risk Management (knowedge area #8)

Project Risk Management • Mengelola resiko harus dilakukan selama proyek berjalan • Semua resiko memiliki probabilitas >0 and <100% • Kejadian yang memiliki probabilitas resikonya sama dengan 100% adalah bukan resiko

Toleransi pada Resiko • Resiko yang mungkin tidak dipertimbangkan tingkat kepentingannya terhadap proyek adalah – Resiko yang sangat besar probabilitasnya, namun memiliki pengaruh yang kecil – Resiko yang sangat kecil probabilitasnya , namun pengaruhnya sangat besar • Resiko yang butuh dikhawatirkan adalah yang secara logik memiliki probabilitas besar dan pengaruh (impact) besar

Apa itu Project Risk Management? • Project risk management

Add a comment

Related presentations

Related pages

Mpti edisi 1 140207 - Education

1. pertemuan 1:Inisialisasi Kuliah Manajemen Proyek TI Oleh:A. Holil Noor AliManajemen Proyek Teknologi Informasi. 2. Latar Belakang Belajar MPTI • Tahun ...
Read more

MPTI - Documents

Mpti edisi 1 140207 presentasi ppt manajemen proyek teknologi informasi PPT Tugas MPTI Kelompok 1 g Tugas 2 Mpti - Kelompok - c - 1 ...
Read more

contoh leveling proses bisnis

Mpti edisi 1 140207 - SlideShare 7 Mar 2014 ... Proses-proses Management Project; Kelompok Proses Project ... arsitektur TI Instalasi Infrastruktur ...
Read more

Pusat Pelupusan Sampah MPTI Terbakar - Berita Edisi - Sinar TV

Berita Edisi; Hiburan; Agama; Diskusi; Lifestyle; Gajet; Hadi Elak Jawab Ahli Pas Hadir Deklarasi Rakyat by sinartv. ... Pusat Pelupusan Sampah MPTI Terbakar .
Read more

Kawasan pelupusan sampah di Teluk Intan terbakar - Perak ...

TELUK INTAN - Lebih 2.3 hektar kawasan pelupusan sampah milik Majlis Perbandaran Teluk Intan (MPTI) di Batu 7, Jalan Changkat Jong di sini terbakar sejak ...
Read more

den's: Tugas 1 - contoh Proyek IT

Infotek Digital Journal Al-Manär Edisi I/2004. Copyleft 2004 Digital Journal Al-Manär ... Tugas 1 - Resume MPTI; Tugas 1 - contoh Proyek IT Januari (4)
Read more

Berbagi Manajemen Proyek TI Kelas A | Sarjana Pulang ke Madura

Teman-teman untuk mempermudah komunikasi informasi Mahasiswa MPTI Kelas A, silahkan teman2 ikutin terus informasi terbaru dari blog totonsiplho ini,oke?
Read more

Semaian Subur MPTI Reunion di Restoran Tasik Idaman Bangi ...

Perjumpaan Rakan Seperguruan Anak Temenggong Batch 80-an di Tasik Idaman Bangi ... Reunion MPTI 88-90 Melaka 09 ... (EDISI 13/1/2012/JKKN ...
Read more