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Minicurso de arquivo

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Information about Minicurso de arquivo
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Published on February 28, 2014

Author: natalicarvalho988

Source: slideshare.net

Description

Apresentação com definições de arquivo e documento, tipos e classificações de arquivo, importância e formas de arquivar.
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Minicurso de Arquivo Projeto Rondon 2014 Operação Portal da Amazônia Buritirana - MA 1

Comparação entre Arquivo e Biblioteca (BELLOTO, 1991) VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela origem Coleção; documentos unidos pelo conteúdo Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou coletiva Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais; legais Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única Compra, doação, permuta de fontes múltiplas Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc. Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou computador] Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador Entrada dos documentos

Arquivologia   Conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar, ordenar e conservar todos os documentos relevantes para a atividade de uma organização. As finalidades básicas do arquivo são: a escolha adequada de suportes materiais de comunicação (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registros de dados ou informações, a sua conservação e segurança e a sua disponibilização para consulta. 3

O documento na empresa    Dado que a empresa apresenta através de documentos os fatos relativos à sua atividade, estes constituem a sua memória e um fator importante para a sua eficiência. O documento é um registro que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. Habitualmente escrito, pode também ter outro suporte material além do papel – registro em disquete, CD, pendrive, microfilme, etc. 4

Funções do documento    Representação de um fato ou situação; Conservação (subsiste posteriormente ao fato que lhe deu origem). Destas funções resulta a seguinte classificação:   Documentos de transmissão (informação a transmitir)  Notas de encomenda, guias de remessa, faturas, ... Documentos de posição (informação a conservar)  Fichas de clientes e fornecedores, contascorrentes, documentos de registros contabilísticos, ... 5

O arquivo e a informação   As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registros de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos setores. Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo arquivo. 6

Classificação dos arquivos 1. Quanto às entidades mantenedoras • Públicos: Federal / Estadual / Municipal; • Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, ONGs; • Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Companhias; • Familiares ou Pessoais

Classificação dos arquivos 2. Quanto ao estágio da evolução • Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso; • Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com frequência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória; • Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

Classificação dos arquivos 3. Quanto à extensão da atuação • Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes); • Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários); • Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes).

Classificação dos arquivos 4. Quanto à natureza dos documentos • Especial: guarda dos documentos segundo o formato físico ou suporte; • Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte.

Arquivos Públicos  Torre do Tombo (arquivo central para onde são transferidos os documentos do Estado e das Autarquias); 11 Alameda Universidade, 1649-010 Lisboa, Portugal

 Arquivos dos Ministérios (Imprensa Nacional - Casa da Moeda, Tribunal de Contas, ...); 12

  Arquivos Distritais e Municipais; Arquivos Particulares (Misericórdias, Hospitais, Igrejas, ...). 13

Arquivo da empresa  Em termos empresariais, o arquivo designa:    O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de setor, asseguram a organização sistematizada da informação, a sua conservação, o seu acesso e consulta; O conjunto de documentos que são conservados pela empresa segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas suas conveniências. O local onde esses documentos são 14 conservados.

Classificação dos arquivos  Os arquivos são normalmente classificados quanto:  À forma de organização,  À frequência de consulta,  À posição dos documentos  E ao grau de informatização. 15

Funcionário especializado Quanto à forma de organização    Centralizados – o arquivo encontra-se normalmente centralizado num único setor, comum aos vários departamentos. Descentralizados – cada setor, departamento tem um arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático da parte da gestão. Mistos - combinação dos dois sistemas. Existência de um regulamento interno (normas de funcionamento e responsabilidades) 16

Quanto à frequência de consulta    Ativos – documentos recentes, relativos a assuntos em curso; Semi-ativos – documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica. Inativos ou mortos – contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais. 17

Quanto à posição dos documentos  Horizontais  Verticais – documentos arquivados verticalmente – documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semiativos/inativos, uma vez que são de difícil acesso); uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo (usase para dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.); 18

Vertical Horizontal 19

Quanto à posição dos documentos  Suspensos - documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);  Rotativos - os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio. 20

Suspensos Rotativos 21

Quanto ao nível de informatização    Não informatizados ou tradicionais; Parcial ou totalmente informatizados. A informação chega à empresas veiculada de formas muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc. Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e arquivo eletrônico da mesma documentação. As empresas devem encontrar a melhor solução para esta situação. Microfilmagem 22

Microfilmagem   O problema do espaço, aliado às exigências da atuação ergonômica, originou a necessidade de um processo de armazenamento que exigisse menor volume para os arquivos e ficheiros, facilitando simultaneamente o seu acesso e consulta. A microfilmagem é um processo/tecnologia que permite a informatização da informação (ficheiros electrônicos, bases de dados, etc.) e na miniaturização das páginas dos documentos, livros, revistas, etc., em suporte de microfilme. 23

Vantagens da microfilmagem       Redução do volume e compactação da informação; Localizar de forma rápida um documento; Transmitir a informação para qualquer terminal ou computador na rede; Manter atualizada a informação; Obter cópias de boa qualidade de qualquer documento e evitar excessos de duplicação; Procedimentos: fazer back-up’s (manter duplicados da informação armazenada para permitir a sua recuperação, no caso de falha do sistema; acesso restrito e preparação adequada dos utilizadores). 24

Fichas e Ficheiros   As fichas são documentos sintéticos, de formatos e disposição gráfica normalizados em material consistente (cartolina), que permitem a recolha organizada e sistematizada da informação essencial de forma a facilitar a sua consulta. Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio. 25

Tipos de fichas  Estáticas – contêm elementos que não se destinam a sofrer alterações (fichas de bibliotecas);  Dinâmicas – em permanente atualização (fichas de armazém);  Cegas – as que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras, ficando apenas visível a 1ª; 26

Tipos de fichas  Parcialmente visíveis – as que permitem a visibilidade do título/outros elementos importantes que é necessário destacar;  Com sinalizadores - as que são acompanhadas de separadores, indicativos, sinalizadores numéricos, alfabéticos, por assuntos, etc. 27

Tipos de ficheiros       Horizontais - com fichas em posição vertical; Verticais – em posição vertical; De consulta direta; Remissivos – remetendo para outros com informações mais pormenorizadas; Tradicionais; Informatizados. 28

Que tal uns exercícios? 29

GESTÃO DOCUMENTAL O que é? Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991). 30

GESTÃO DOCUMENTAL PARA QUÊ? planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prévio; tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender às necessidades legais e técnicas; evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a história.

GESTÃO DOCUMENTAL Vantagens: racionalização do trabalho aumento de produtividade; a recuperação rápida e precisa; o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos; a otimização de seus espaços físicos de trabalho;

GESTÃO DOCUMENTAL Vantagens: o controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final; a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; a preservação e conservação dos documentos; preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.

ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO •Arrumação: metodologia individual  não precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores; •Organização: metodologia corporativa  necessita de um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Métodos: alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS • Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto • Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos • Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e letras • Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas geográficas • Assunto: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação)

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetação • João Barbosa Barbosa, João • Pedro Álvares Cabral Cabral, Pedro Álvares Sobrenomes iguais: Anibal Teixeira Marilda Teixeira Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda • Artigos e preposições a, o, d’, da, um … Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’

MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetação • Sobrenomes com grau de parentesco: Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto Almeida Filho, Antônio Ribeiro Neto, Paulo • Empresas : Embratel A Colegial Universidade Federal do Maranhão Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranhão

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetação • Documentos geográficos – principal elemento a ser considerado é a procedência ou o local: - Nome do estado, cidade e correspondente as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. . Correspondência com outros países: - país, capital e do nome do correspondente as demais cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS • Documentos geográficos - Nome do estado, cidade e correspondente Estado Cidade Correspondente Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo São Paulo Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos São Paulo Lorena Sobreira, Luísa Santos, Antônio J. Rodrigues, Isa Almeida, José de Corrêa Gilson Silva, Alberto guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS • Correspondência com outros países: - país, capital e nome do correspondente País Cidade Correspondente França França Portugal Portugal Portugal Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto Silva, Aurélio Vadim, Roger Pereira, José Albuquerque, Maria Ferreira, Antônio guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

ATIVIDADE Nomes Pessoais Wadenilson Gonçalves Santos Zaira Cardoso Nunes José de Maria de Oliveira Laine da Silva Márcio Santos Júnior Marcelo Cardoso Neto Ananias Figueiredo Amanda Figueiredo Vitória Albuquerque Vitor Albuquerque Nomes Pessoais Santos, Waldenilson Gonçalves Nunes, Zaira Cardoso Oliveira, José de Maria de Silva, Laine da Santos Júnior, Márcio Cardoso Neto, Marcelo Figueiredo, Amanda Figueiredo, Ananias Albuquerque, Vitor Albuquerque, Vitória

POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ? ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS Ganhar trofeu por jogar papel fora Fazer cópias para não perder o controle

POR QUE IMPLANTAR UMA POLÍTICA DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ? - Redução da massa documental - Racionalizar custos (reduzir custos) - Melhor armazenamento (espaço fisico + mobiliário) - Melhor organização - Permite a informatização - Possibilita pesquisa rápida - Evita extravio de documentos - Garante a preservação dos documentos de valor - Aproveitamento dos recursos humanos, tecnológicos, etc.

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL O QUE É? É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou históricas que compõem a trajetória da Organização.

Exemplo de TTD 46

TTD – ELABORAÇÃO 1. Passo: Coleta de Informações Preencher a “Ficha de Análise Documental”: - registrar informações sobre cada documento - referenciar os prazos legais ou de validade  Detalhar as informações sobre cada documento através: - entrevistas e levantamento do acervo documental

TTD – ELABORAÇÃO 2. Passo: Consolidação das Informações O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc;   Registrado na “Ficha de Análise Temporal”; Formação da TTD (digitada para apreciação e validação) 

TTD – ELABORAÇÃO 3. Passo: Aprovação Apresentação do primeiro formato da TTD; Reunião para discussão e aprovação por área;  Reunião para homologação com assinatura pelo responsável...  Guardar uma cópia assinada.

TTD – ELABORAÇÃO 4. Passo: Formatação final  Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas áreas: - Pessoal, Contábil, Administrativa etc.  Descrição / Definição dos Documentos: - Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc.  Referência da Legislação: - Tributária, fiscal, trabalhista etc.

TTD - ELABORAÇÃO 5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento Estabelecer Procedimentos para:  Utilização (Usuário): - Consulta, Descarte, Segurança etc;  Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar): - Manutenção; - Formatação

TTD - Aplicação A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente ERROS NO DESCARTE

TTD - Modelo 53

NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA NORMAS • ISAD (G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística Serve para elaboração dos instrumentos de pesquisa • ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporações, Pessoas e Famílias Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das descrições dos instrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA LEGISLAÇÃO • LEI 8.159/1991 • DECRETO 4.553/2000 •LEI 8.264/2005 Âmbito Federal Âmbito Estadual  Estes documentos regulam as disposições sobre arquivo nas esferas federal e estadual

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS       Relatórios Correspondências Projetos Atas de reuniões Fotografias Atos (deliberações, portarias, instruções)    Manuais Boletins Informativos em websites 56

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS Como evitar esse tipo de situação?  57

CONSIDERAÇÕES  Produzidos de forma completa 58

CONSIDERAÇÕES  Armazenados de forma a serem acessados com facilidade. 59

CONSIDERAÇÕES  Ter segurança para não serem corrompidos 60

CONSIDERAÇÕES  Avaliados para armazenamento temporário ou permanente. 61

CONSIDERAÇÕES  Arquivos Duplicados  Perda de Documentos  Multiplicidade de Versões 62

INSTRUÇÕES BÁSICAS DE GESTÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS  1° - Organização de Diretórios  2° - Organização de Subpastas  3° - Nomenclatura de Documentos  4° - Salvar Documentos 63

ORGANIZAÇÃO DE DIRETÓRIOS Secretaria do Meio Ambiente Secretaria da Saúde Secretaria do Transporte Secretaria da Educação 64

ORGANIZAÇÃO DE SUBPASTAS ... Secretaria da Educação ... ... ... Pautas 2012 Atas 2013 2012 ... ... 2013 65

NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS Ao produzir o documento, nomear as versões e/ou minutas, utilizando o mesmo padrão para nomes que representem o seu conteúdo/atividade. Ex.: Ata015_10-07 Ata017_20-07 66

SALVAR DOCUMENTOS I) Ao salvar uma versão ou minuta do documento: Utilize letras minúsculas e identifique versões de um mesmo documento através de indicações padronizadas, ao final de seu nome, como v1, v2, v3 para evitar eliminações indevidas. Ex: Formulario_v1 ..._v2 ..._v3 67

SALVAR DOCUMENTOS II) Ao salvar o documento finalizado: salve-o em extensão que assegure a impossibilidade de sua alteração, tanto no conteúdo quanto na forma (.PDF). 68

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