Martes De Archivo

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Information about Martes De Archivo

Published on September 2, 2008

Author: lfg_pc

Source: slideshare.net

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Conceptos básicos sobre documentos de archivo

Nuevos Documentos Nuevo Archivo 2008-09-02 Ing. Laureano Felipe Gómez felipe.gomez3@gmail.com UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE SISTEMAS DE INF. Y DOC.

 

“ Los analfabetos del siglo XXI no serán los que no sepan leer ni escribir, sino aquellos que no puedan aprender, desaprender y reaprender” A. Tolfler: “Reinventando el futuro” Diagnostico Actual

Todos lo que conocemos está cambiando rápidamente: Transacciones en Línea Trámites Virtuales Firma Digital Factura Electrónica Cheques Virtuales Oficina sin papel Banca Electrónica Notario Digital Etc... El Paradigma Documental

Todos lo que conocemos está cambiando rápidamente:

Transacciones en Línea

Trámites Virtuales

Firma Digital

Factura Electrónica

Cheques Virtuales

Oficina sin papel

Banca Electrónica

Notario Digital

Etc...

Documento Memoria Documental  Información Cualquier Fuente de información  USABLE Todo aquello organizado para permitir su observación, Análisis y Estudio. Información codificada en un formato y almacenada en un soporte DOC Cualquier Cosa Cualquier Formato

Memoria Documental  Información

Cualquier Fuente de información  USABLE

Todo aquello organizado para permitir su observación, Análisis y Estudio.

Información codificada en un formato y almacenada en un soporte

DOC

Documento Electrónico Es toda representación electrónica que da testimonio de un hecho, una imagen o una idea. Requiere soporte material eléctrico, magnético u óptico Un documento electrónico es aquel contenido en un soporte electrónico que, para su visualización requiere de un dispositivo electrónico

Es toda representación electrónica que da testimonio de un hecho, una imagen o una idea. Requiere soporte material eléctrico, magnético u óptico

Un documento electrónico es aquel contenido en un soporte electrónico que, para su visualización requiere de un dispositivo electrónico

Documento Digital Es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos , videos, etc. El documento digital es simplemente una secuencia de bits (unos y ceros) que puede representar cualquier tipo de información. Permite almacenar en reducidos espacios grandes cantidades de contenido y distribuirlos o reproducirlos con facilidad. No se degrada ni deteriora con el tiempo. Por su naturaleza, puede ser fácilmente reproducido y con frecuencia modificado.

Es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos , videos, etc.

El documento digital es simplemente una secuencia de bits (unos y ceros) que puede representar cualquier tipo de información.

Permite almacenar en reducidos espacios grandes cantidades de contenido y distribuirlos o reproducirlos con facilidad.

No se degrada ni deteriora con el tiempo.

Por su naturaleza, puede ser fácilmente reproducido y con frecuencia modificado.

Documento Virtual Es un tipo concreto de documento digital Documento que se va construyendo de acuerdo a las necesidades particulares del usuario Un documento virtual es un documento para el que existe un estado no persistente y en el que algunas o todas sus instancias se generan automáticamente en un lapso de tiempo

Es un tipo concreto de documento digital

Documento que se va construyendo de acuerdo a las necesidades particulares del usuario

Un documento virtual es un documento para el que existe un estado no persistente y en el que algunas o todas sus instancias se generan automáticamente en un lapso de tiempo

Documento de Archivo Electrónico Electronic Record La pieza específica de información producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad Consejo Internacional de Archivos

La pieza específica de información producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad

Consejo Internacional de Archivos

Firma Digital Una firma digital es un mecanismo de representación y confirmación de la identidad de un sujeto en un medio digital. Consiste en un conjunto complejo de datos únicos encriptados que permiten confirmar que fueron generados exclusivamente a partir de una clave o llave secreta del firmante. Un documento firmado digitalmente no puede ser repudiado y goza de la misma validez que uno impreso en papel. -------INICIO FIRMA------- IQB1AwUBMVSiA5QYCuMfgNYjAQFAKgL/ ZkBfbeNEsbthba4BlrcnjaqbcKgNv+a5kr4537y8RCd+RHm 75yYh5xxA1ojELwNhhb7cltrp2V7LlOnAelws4S87UX80cL BtBcN6AACf11qymC2h+Rb2j5SSU+rmXWru+=QFMx ---------FIN FIRMA--------

Una firma digital es un mecanismo de representación y confirmación de la identidad de un sujeto en un medio digital.

Consiste en un conjunto complejo de datos únicos encriptados que permiten confirmar que fueron generados exclusivamente a partir de una clave o llave secreta del firmante.

Un documento firmado digitalmente no puede ser repudiado y goza de la misma validez que uno impreso en papel.

CONTENIDO ESTRUCTURA FORMATO Componentes de un Documento CONTEXTO

GESTION DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS DOCUMENTOS SEMI- ESTRUCTURADOS ??? DOCUMENTOS ESTRUCTURADOS DOCUMENTOS NO ESTRUCTURADOS 20% 80% NEGOCIOS ESTRATEGICOS BASES DE DATOS Email, Voicemail, Memos, Conferencias Web, Hojas de Trabajo, Instant Messages, Documentos, Call Center, derechos de petición, solicitudes, facturas, TV, PERIODICOS,etc.

Motivación El documento digital - Formatos En la actualidad existen distintos formatos disponibles: Documentos Ofimáticos tradicionaes Basados en lenguajes de marcas: SGML/HTML/XML, a los que se llama ‘la opción semántica’. Formatos de imagen - TIFF Formatos de réplica o portables - PDF Formatos para el intercambio - MIF, RTF, y un largo etcétera... Incompatibilidad

El documento digital - Formatos

En la actualidad existen distintos formatos disponibles:

Documentos Ofimáticos tradicionaes

Basados en lenguajes de marcas: SGML/HTML/XML, a los que se llama ‘la opción semántica’.

Formatos de imagen - TIFF

Formatos de réplica o portables - PDF

Formatos para el intercambio - MIF, RTF,

y un largo etcétera...

Para solucionar este problema, se comenzó a trabajar a favor de la normalización de formatos La normalización nos lleva… a XML Paradoja de la Compatibilidad La existencia de distintos formatos originó la llamada ‘paradoja de la compatibilidad’: “ A medida que el número de materiales disponibles en soporte digital aumentaba, también se hacían mayores las dificultades para acceder a los mismos”

Para solucionar este problema, se comenzó a trabajar a favor de la normalización de formatos

La normalización nos lleva… a XML

La existencia de distintos formatos originó la llamada ‘paradoja de la compatibilidad’:

“ A medida que el número de materiales disponibles en soporte digital aumentaba, también se hacían mayores las dificultades para acceder a los mismos”

XML: e X tensible M arkup L anguage … es un estandar abierto que permite compartir datos e información entre computadores y programas de computadores de la forma menos ambigua posible.

Algunas consideraciones sobre Ciclo de Vida del Documento Digital Nuevas formas de Creación Digital: Mediante dispositivos Móviles Flujos de información entre aplicaciones Comercio Electrónico Video Cámaras y Micrófonos Video Conferencias – Negocios VALIDADOS MEDIANTE: FIRMA DIGITAL/ELECTRÓNICA

Nuevas formas de Creación Digital:

Mediante dispositivos Móviles

Flujos de información entre aplicaciones

Comercio Electrónico

Video Cámaras y Micrófonos

Video Conferencias – Negocios

VALIDADOS MEDIANTE:

FIRMA

DIGITAL/ELECTRÓNICA

ASPECTOS ESPECIFICOS DE TECNOLOGIAS INVOLUCRADAS INTEROPERABILIDAD DIGITAL LICENCIAMIENTO DIGITAL METADATOS DE ARCHIVO FIRMA, CERTIFICACION Y AUTENTICACION AVANZADA SIMPLE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS XML ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT REPOSITORIOS Y BASES DOCUMENTALES ADMINISTRACION ELECTRÓNICA TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS PRESERVACIÓN DIGITAL

Estándares para el Manejo de Documentos ISO 15489-1:2001. Information and documentation. Records Management ISO/TR 18492:2005. Long term preservation of electronic document-based information. ISO 14721:2003. Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS) ISO 19005-1:2005. Document management -Electronic document file format for long term preservation -Part 1: Use of PDF 1.4 ISO/TS 23081-1:2004(E). Information and documentation -Metadata for documents

ISO 15489-1:2001. Information and documentation. Records Management

ISO/TR 18492:2005. Long term preservation of electronic document-based information.

ISO 14721:2003. Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS)

ISO 19005-1:2005. Document management -Electronic document file format for long term preservation -Part 1: Use of PDF 1.4

ISO/TS 23081-1:2004(E). Information and documentation -Metadata for documents

ISO 15489 Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos.

Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos.

¿Qué propone ISO 15489? Establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada). Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización. Pautas para proyectos basados en TI.

Establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada).

Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización.

Pautas para proyectos basados en TI.

¿Qué propone ISO 15489? Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos. Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar.

Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos.

Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar.

Ciclo de Vida de los Documentos Digitales

Bibliografía CODINA, Lluis. El libro digital y la WWW. Madrid, Tauro Ediciones, 2000. Lamarca Lapuente, María Jesús. Hipertexto, el nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Tesis doctoral. Universidad Complutense de Madrid. 2008 < http://www.hipertexto.info> RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. El documento: entre la tradición y la renovación. Gijón, Ediciones Trea, 2002. SAGREDO FERNÁNDEZ, F. &quot;Documento y sistema virtual&quot; en Tendencias de investigación en Documentación. Zaragoza: Jesús Tramullas (editor).

CODINA, Lluis. El libro digital y la WWW. Madrid, Tauro Ediciones, 2000.

Lamarca Lapuente, María Jesús. Hipertexto, el nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Tesis doctoral. Universidad Complutense de Madrid. 2008 < http://www.hipertexto.info>

RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. El documento: entre la tradición y la renovación. Gijón, Ediciones Trea, 2002.

SAGREDO FERNÁNDEZ, F. &quot;Documento y sistema virtual&quot; en Tendencias de investigación en Documentación. Zaragoza: Jesús Tramullas (editor).

¿Preguntas? Gracias - Thanks Merci - Danke Obrigado - Arigato Grazie - Tack Laureano Felipe Gómez Dueñas Universidad de La Salle felipe.gomez3@gmail.com [email_address]

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