La settimana KAIZEN: eliminare sprechi nelle organizzazioni di servizio

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Published on February 21, 2014

Author: fpieracci

Source: slideshare.net

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Ciò che vediamo nella nostra organizzazione è qualcosa che produce valore per il Cliente? Se NO, perché farlo; se SI, perché non farlo meglio?
In base a questa e un'altra serie di domande si eliminano definitivamente gli sprechi, riducendo costi e massimizzando i profitti.

La settimana KAIZEN Introduzione all’argomento I Muda - Imparare ad osservare Organizzazione della settimana KAIZEN La settimana KAIZEN Slide n. 1

Evoluzione del miglioramento Schematicamente, i modi per ottenere miglioramenti sono due: Breakthrough - innovazione KAIZEN – a piccoli passi I due modi si differenziano per velocità e tipo di risultato, investimenti richiesti, attori principali nel cambiamento La settimana KAIZEN Slide n. 2

Significato di KAIZEN La parola KAIZEN è giapponese e significa:  miglioramento graduale e a piccoli passi  miglioramento con piccola spesa  coinvolgimento delle persone direttamente interessate  uso del buon senso  miglioramento continuo Il primo passo per il KAIZEN è la revisione delle attività svolte per individuare sprechi, stimandone l’impatto anche da un punto di vista economico I miglioramenti derivanti dal KAIZEN sono gestiti ovvero individuati, proposti, approvati e quindi implementati e verificati come efficacia La settimana KAIZEN Slide n. 3

Significato di valore per il Cliente Proviamo a porci la domanda: il Cliente è disponibile a spendere del denaro per il risultato di una nostra attività ? Se la risposta è SÌ, allora il processo o l’attività che origina quel risultato è Se la risposta è NO, allora il processo o l’attività che origina quel risultato è A VALORE NON A VALORE La settimana KAIZEN Slide n. 4

Attività a valore e non a valore 1/2 Questa distinzione è stata schematizzata da Womark e Jones ed ha il seguente significato L’attività NON A VALORE consuma delle risorse dell’organizzazione ed il corrispettivo determina una perdita La settimana KAIZEN L’attività A VALORE consuma delle risorse dell’organizzazione ed il corrispettivo determina un utile Slide n. 5

Attività a valore e non a valore 2/2 Womark e Jones hanno fatto una ulteriore suddivisione:  attività A VALORE  attività NON A VALORE ma che, stanti le attuali tecnologie, sono inevitabili  attività NON A VALORE che possono essere evitate fin da subito Queste ultime possono essere eliminate immediatamente, per le altre è necessario una innovazione tecnologica Per riuscire ad individuare le attività non a valore è essenziale un cambio di paradigma ovvero del modo in cui vediamo le cose Il maggior vincolo può essere costituito dal pensare che se una cosa è sempre stata fatta così, allora è giusto che sia fatta così La settimana KAIZEN Slide n. 6

Il decalogo del miglioramento Per attuare efficacemente il miglioramento, sono importanti questi 10 consigli: 1 – Abbandona le idee convenzionali 6 – Prova a usare il buon senso, non il portafoglio 2 – Pensa a come renderlo possibile 7 – I problemi sono opportunità 3 – Cercare soluzioni, non scuse 9 – Cerca idee da molte persone 4 – Cerca una soluzione semplice, non quella perfetta 10 – Non esiste un termine al miglioramento 8 – Ripeti “perché” 5 volte 5 – Correggi gli errori strada facendo OSSERVARE LE COSE CHE FACCIAMO TUTTI I GIORNI CON OCCHI DIVERSI La settimana KAIZEN Slide n. 7

Introduzione ai MUDA Il termine MUDA ha il significato di spreco, di attività NON A VALORE. Esistono diversi tipi di MUDA. Le loro definizioni possono essere utilizzati come OCCHIALI PER OSSERVARE le attività svolte ed i loro risultati. La settimana KAIZEN Slide n. 8

MUDA di processo Un processo è una serie di attività (formalizzata o meno) che impiega risorse (lavoro umano, strumenti ed attrezzature, prodotti) con un certo obiettivo Il MUDA di processo significa eseguire delle attività o utilizzare delle risorse che non aggiungono valore o che non sono riconosciute come tali. Può trattarsi di:  attività non necessarie (possono essere eliminate)  attività che aggiungono poco valore in relazione alle risorse utilizzate o che potrebbero aggiungerne di più (possono essere modificate)  attività eseguite in una sequenza non efficiente o efficace (la sequenza può essere modificata)  attività fatte per porre rimedio ad attività precedenti non svolte correttamente (bisogna intervenire a monte)  attività che non hanno seguito o che non raggiungono l’obiettivo per il quale sono state attivate (portare a termine la sequenza) La settimana KAIZEN Slide n. 9

MUDA di attesa Il MUDA di attesa si manifesta ogni volta che una risorsa (per es.: umana, tecnologica) non svolge alcuna attività utile, in attesa di un evento successivo Può comportare uno spreco del tempo della risorsa che potrebbe essere utilizzato per attività a valore Può trattarsi di:  attendere l’approvazione di un documento o di essere ricevuto  disporre di risorse tecnologiche inutilizzate o sottoutilizzate  aspettare altre persone prima di una riunione o intrattenersi dopo la riunione La settimana KAIZEN Slide n. 10

MUDA per spostamenti Il MUDA per spostamenti significa impiegare risorse (persone ed attrezzature) per muovere cose o persone quando questo non è strettamente necessario oppure può essere realizzato in modo più efficiente Può comportare un utilizzo inutile e talvolta dannoso (per es.: a seguito di danneggiamenti) di risorse dell’organizzazione. Può trattarsi di:  spostarsi o spostare persone da un luogo all’altro;  spostare merci da un luogo all’altro;  ecc… La settimana KAIZEN Slide n. 11

MUDA per servizi non conformi Il MUDA per servizi non conformi significa eseguire attività non in linea con gli standard e ciò può determinare problemi a diversi livelli Comporta in genere uno spreco di risorse dell’organizzazione, ma può dare origine a problemi anche maggiori Può trattarsi di:  un mancato rispetto di obblighi di legge che può comportare una denuncia alle autorità competenti  un servizio non erogato che determina una lamentela ed una perdita di immagine  un’attività mal eseguita che ne richiede il rifacimento, a se stessi o agli altri  una mancata registrazione che rende difficoltosa o più costosa l’effettuazione di una diagnosi La settimana KAIZEN Slide n. 12

MUDA di movimento Il MUDA di movimento significa eseguire, nell’ambito dell’attività lavorativa, più movimenti di quelli strettamente necessari o movimenti non corretti; alcuni di essi possono essere improduttivi Comporta un utilizzo inefficiente del tempo a disposizione e può essere causa di infortunio Può essere determinato da:  disposizione non efficiente di ciò a cui bisogna accedere  problemi di disposizione dei locali  scarsa ergonomia  abitudine a svolgere il lavoro in un certo modo Un buon indicatore è il tempo necessario per l’operazione ed il tempo effettivamente impiegato La settimana KAIZEN Slide n. 13

MUDA di sovrapproduzione Il MUDA di sovrapproduzione significa realizzare cose o svolgere attività in più rispetto a quanto necessario, magari con l’idea che un giorno saranno utili. Comporta un utilizzo anticipato di risorse dell’organizzazione ed eventualmente l’esigenza di disporre di luoghi di immagazzinamento. Alcuni esempi:  fare copie di un documento;  inviare un rapporto a persone non interessate;  ecc… La settimana KAIZEN Slide n. 14

MUDA per scorte Il MUDA per scorte significa acquistare o disporre di beni in più rispetto a quanto necessario, magari con l’idea che un giorno saranno utili. Comporta un utilizzo anticipato di risorse dell’organizzazione e l’esigenza di disporre di luoghi di immagazzinamento (se si tratta di beni). Alcuni esempi:  acquistare materiali non necessari al momento;  ecc.. La settimana KAIZEN Slide n. 15

La settimana KAIZEN 1/3 La settimana KAIZEN è strutturata nelle seguenti fasi: Fase 0 – formazione  training per i gruppi di lavoro  definizione dei gruppi di lavoro (scelta del nome)  definizione del piano di lavoro per i gruppi Fase 1  valutazione della situazione iniziale  identificazione degli interventi  resoconto giornaliero e pianificazione gg successive La settimana KAIZEN Slide n. 16

La settimana KAIZEN 2/3 Fase 2  primo esame degli interventi  verifica fattibilità interventi  resoconto giornaliero e pianificazione gg successive Fase 3  identificazione interventi immediati e differiti  attuazione interventi immediati  resoconto giornaliero e pianificazione gg successive La settimana KAIZEN Slide n. 17

La settimana KAIZEN 3/3 Fase 4  attuazione interventi immediati  programmazione interventi differiti  resoconto attività (plenaria) La settimana KAIZEN Slide n. 18

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