La seleccion de personal i

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Published on February 19, 2014

Author: basyjimenez

Source: slideshare.net

Módulo 5: Técnicas administrativas de gestión de recursos humanos Unidad didáctica 4: La selección de personal (I)

UNIDAD DIDÁCTICA 4 La selección de personal I

Créditos Autor/es: Paula Bello Landesa Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2004 Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: innova@antakira.com página web: www.antakira.com

La selección de personal I Presentación Una de las funciones encomendadas al departamento de personal y de más importancia para el desarrollo de la empresa es la aportación del personal necesario en cada momento, en cantidad y calidad adecuada, es decir, el reclutamiento y la correspondiente selección. En esta unidad reconocemos la primera parte de la selección, los pasos previos para encontrar al candidato idóneo para el puesto. Temporalización 10 horas. Objetivos de la Unidad Didáctica Identificar las necesidades de la empresa para realizar una selección. Clasificar las características de los candidatos. Reconocer los diferentes grupos de candidatos. Valorar las cualidades de los seleccionados. Describir los factores que revisamos en el candidato. 169

Unidad Didáctica 4 Contenidos de la Unidad Didáctica 1. Análisis de las necesidades. 2. Selección de currículum. 3. Selección preliminar. 4. Archivo de la información. Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.                     170

La selección de personal I 1 Análisis de las necesidades El reclutamiento* se concibe como una acción dinámica, flexible e innovadora que sin atenerse a procedimientos establecidos, consiga encontrar las personas con las características deseadas, en plazo conveniente. No es simplemente, en la inserción de anuncios en los periódicos de ofertas de trabajo (aunque es uno de los métodos habituales); reclutar es, con un enfoque actual, llevar a cabo las acciones oportunas para localizar y contactar a los candidatos que nos interesan y persuadirles para que se sometan a las entrevistas y pruebas correspondientes para determinar si son el tipo de trabajador que buscamos. No olvidemos este aspecto dinámico* de la selección. La imagen del técnico detrás de la mesa estudiando cartas de candidatos para entrevistarlos después de una cita previa, debe ser completamente renovada por personal de alto nivel, preparado para realizar una selección correcta, con mayor movilidad, es decir, ir a buscar en vez de esperar. La empresa debe preparar minuciosamente el proceso de seleccionar a un nuevo trabajador 171

Unidad Didáctica 4 La «venta» de la empresa El reclutamiento precisa como preámbulo interesar al futuro candidato en la empresa que pretende atraerlo. Como la más innovadora* y actual de las técnicas, hay empresas que recurren a primorosos folletos siguiendo todas las técnicas de motivación al «consumidor», en los que presentan a sus empresas, destacando sus características positivas y haciendo ver las ventajas y procedimientos de que disponen para conseguir el desarrollo profesional y humano de sus trabajadores, es decir, una verdadera tentadora exhibición del potencial de sus compañías. No obstante, a los candidatos que deseamos interesar en la idea de ingresar en una determinada empresa, debemos «vendérsela». La cifra de facturación, las vinculaciones financieras que den idea de estabilidad, el interés y difusión del producto, las vacaciones, los horarios, etc. Pueden ser argumentos convincentes para despertar el interés de nuestros candidatos. El seleccionador precisa conocer la empresa, argumentar y desarrollar convincentemente sus características. Desafortunadamente, en nuestro país, todavía existen dificultades para encontrar trabajo; esto supone olvidarnos de lo expuesto anteriormente, porque si la demanda es superior a la oferta, el reclutamiento se convierte más bien en una acción prácticamente inexistente. El circuito de reclutamiento La búsqueda y la selección de candidatos ha de sistematizarse mediante un método operativo que racionalice todas las acciones, variadas y con participación de otros departamentos, que hay que llevar a cabo hasta que el trabajador buscado ingrese en la empresa. 172

La selección de personal I El circuito de reclutamiento ha de seguir criterios profesionales adecuados y criterios de costo. Es decir, hay que situar al principio de todo el proceso las acciones que resulten menos generosas para ir dejando las de más precio para el final, pues durante todo el proceso habremos ido eliminando candidatos. Los circuitos son diferentes según la empresa haga por sí misma todas las acciones, incluidos los exámenes psicotécnicos y médico, o por el contrario los encargue a algún gabinete especializado. 173

Unidad Didáctica 4 Anuncios Archivo Centros de enseñanza Petición Consecución de candidatos Estudio ofertas Oficina colocación Otras fuentes Cartas Esquema No se ajustan a lo solicitado No cumplen los requisitos Fallos de caracter o bajo nivel aptitudinal Poca capacidad profesional o experiencia limitada Deficiencias graves Malos informes Solicitudes de trabajo Entrevista preliminar Presentados Examen psicotécnico Examen profesional Examen médico Petición informes Lista de hombres validos Decisión final Cartas de aceptación Entrevista de ingreso Desechados Contrato de prueba Carta declinando oferta Recepción día comienzo Controles periódicos Comunicación «fijo» en plantilla 174

La selección de personal I La empresa que no dispone de estos medios y los contrate en el exterior, varía el orden de acciones, siguiendo criterios económicos, en relación con el costo de dichos servicios. Cuando todo el reclutamiento se encarga a un gabinete externo, que se ocupa de la búsqueda de los candidatos y de su preselección, presentando tres o cuatro candidatos, el circuito es mucho más simple, aunque conviene establecerlo para el correspondiente control. Gabinete externo a la empresa, se ocupa de la búsqueda de los candidatos y de su preselección Justificación del personal necesario El origen de toda acción de selección, para el departamento de Personal se sitúa en la necesidad que un determinado sector de la empresa tiene de ciertos trabajadores. Para el buen orden de las operaciones, dicha necesidad se concreta en un impreso, en el que acompaña los datos relativos a los requerimientos y cualidades (profesiograma), el perfil de la persona apta para el puesto y los detalles convenientes para situarlo dentro de la estructura de la empresa. El impreso contiene un espacio destinado a que el peticionario justifique la necesidad del personal solicitado. Siguiendo las directrices de la compañía, un mando superior al que formula la petición da su visto bueno mediante su firma. 175

Unidad Didáctica 4 Información - anuncio para los candidatos El procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de difusión que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso. Generalmente, el personal se dirige a la sección de economía de anuncios por palabras de determinados diarios. Por ejemplo, un candidato a un puesto directivo o con cierto nivel de responsabilidad, raramente consulta esta sección, buscando el tipo de anuncios más amplios y acorde con su nivel. El periódico es una de las opciones más utilizadas a la hora de buscar empleo Sin embargo, cierto tipo de personal (vendedores, administrativos, etc.) puede estar interesado en una oferta de trabajo publicada en diarios deportivos. Las revistas técnicas y publicaciones de asociaciones profesionales también son un buen vehículo para interesar a los especialistas de ramas concretas del saber. 176

La selección de personal I Los anuncios para todos los niveles, pero aún más para los medios y superiores, deben contener información suficiente y un texto motivador que logre hacer interesante la oferta al lector. Los anuncios suelen ser de dos tipos: – Descriptivos, es decir, con un texto en que, a continuación de un encabezamiento adecuado, se especifique el contenido del puesto, las perspectivas que ofrece, las ventajas de tipo general que tiene establecidas la empresa, las posibilidades de desarrollo profesional, formación, etc., que obtendrá el candidato que ingrese. Este tipo de anuncios, si están bien redactados y su contenido está bien orientado, suelen dar buenos resultados, sobre todo para directivos y técnicos. – Enumerativos, donde se relaciona una serie de características debajo de los epígrafes «se requiere y se ofrece». A veces todo ello antecede una descripción de la empresa y de sus características. Sobre estos tipos de anuncios debemos señalar una salvedad, debemos huir del término «exigimos», debemos utilizar «solicitamos, se requiere» o algún modismo similar. Hay otro tipo de anuncios que no se ajustan a estas características, son los «comerciales». Esta denominación procede de su verdadera esencia, puesto que a menudo están confeccionados por o para trabajadores del departamento comercial utilizando sus técnicas habituales. Una cuestión muy debatida es la de si debemos especificar el salario a percibir, en las ofertas que se difunden mediante anuncios. Existen dos versiones: la que considera que es una forma de inflacionar salarios y de crear problemas por comparación (por ejemplo, empresas con trabajadores en puestos similares que pagan sueldos menores), y la versión que estima que ésta es la verdadera forma de interesar a los candidatos. 177

Unidad Didáctica 4 Finalmente, la eficacia del anuncio está supeditada a estos dos requisitos: – Anuncio no anónimo, es decir, que en el mismo se haga constar el nombre de la empresa. La razón es evidente: el temor de muchos candidatos ante la posibilidad de contestar a un reclamo de su propia empresa. Cuando no es posible incluir el nombre de la empresa es aconsejable señalar el sector industrial en que se mueve, esto posibilita que las personas que laboran en otros diferentes no sientan recelo en enviar sus cartas. Debemos indicar también, el nombre de la persona que se responsabiliza de la acción de reclutamiento. – Describir a la persona buscada, utilizando el sentido común. Por ejemplo, es absurdo pedir «directivos, edad máxima 25 años y con mucha experiencia», como vemos en alguna ocasión. Es un signo de cortesía que todas las ofertas sean contestadas, incluso las desestimadas en principio. Si es un número excesivo, podemos emplear el sistema de copias, para hacer llegar la respuesta negativa. Dichas contestaciones sacan de dudas a los candidatos, que tal vez en ese momento tengan otras ofertas pendientes de contestar. Actualmente, un sistema complementario a los anuncios en los diarios es Internet, como fuente de reclutamiento, base de datos, o presentación directa de demandas. 178

La selección de personal I Un candidato busca una oferta a la que pueda presentarse 2 Selección de currículum 2.1. Recepción y clasificación Las cartas recibidas con los «currículum vitae» correspondientes, y las ofertas de trabajo que existan en nuestros archivos, componen una documentación que debemos seleccionar y mantener ordenada para referir las acciones que realizamos después a las personas que muestran posibilidades de poder ocupar los puestos. 179

Unidad Didáctica 4 CURRICULUM VITAE DATOS PERSONALES Nombre y Apellidos: Lugar y Fecha de nacimiento: Dirección: José Amador Sancho Frías Antequera, 27 de Marzo de 1.972 C/ Cártama, 9 29200 ANTEQUERA (Málaga) 952 70 00 00 josesancho@antakira.com B1 25.333.333-V Teléfono de contacto: e-mail: Permiso de conducir: D.N.I.: FORMACIÓN Titulación: Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales Especialidad: Dirección Comercial Idiomas: Inglés: Nivel medio Otras Aptitudes: Manejo de Aplicaciones Informáticas Generales siguientes: Sistema Operativo Windows 95-98-2000-XP Sistema Operativo en Red Windows NT Server Office: WORD, EXCEL, ACCESS, POWER POINT COREL WORD PERFECT y específicas: COREL DRAW CONTAPLUS TPV PLUS FACTURA PLUS NOMINA PLUS PUBLISHER ADOBE PAGEMAKER FRONT PAGE EXPRESS EXPERIENCIA LABORAL 1.- Empresa: Período: Actividad: Colegio LA VILLA Desde septiembre de 1996 a agosto de 1999 Profesor de Formación Profesional Específica y de Bachillerato. Habiendo impartido, entre otras, las siguientes asignaturas: Economía y Organización de Empresas Aplicaciones Informáticas Introducción al Derecho Contabilidad Financiera 2.- Empresa: Período: Actividad: Colegio LA CHANA Desde septiembre de 1999 a agosto de 2002 Coordinador de los cursos de Formación Profesional. 3.- Empresa: Período: Actividad: Innovación y Cualificación S.L. (ANTAKIRA Grupo de Empresas) Desde septiembre de 2002 (actual) Coordinador Pedagógico de contenidos e-learning y autor de Material Didáctico. OBSERVACIONES Total disponibilidad para viajar y cambiar de lugar de residencia. Curriculum vitae 180

La selección de personal I En esta primera fase, se puede solicitar al candidato que escriba a mano para hacer un análisis grafológico de los textos y realizar una primera selección. Es interesante, pero es una técnica poco desarrollada. Podemos considerarlo como un elemento auxiliar para completar opiniones que ya hemos obtenido, pero no como un elemento esencial. El estudio de las contestaciones versa, en primer lugar, sobre las condiciones objetivas de los candidatos, es decir, edad, conocimientos, experiencia, salario solicitado, etc., rechazando aquellos que no reúnen los requisitos mínimos. El resto se compone de personas más o menos interesantes que se dividen en tres grupos (o los que estimemos convenientes según el número de ofertas preseleccionadas). Un grupo compuesto por los candidatos muy positivos y que reúnan, sobre el papel, características óptimas. Otro con las ofertas que reúnen todos los requisitos en un grado discreto. Y un tercer grupo en el que situamos a los que, sin ser muy interesantes no son desechables «a priori». Comenzamos las acciones de selección por el primer nivel, continuando por los otros sucesivamente, en este caso, de que no consigamos los candidato idóneos. Para mantener el proceso de selección dentro de los límites exigibles de confidencialidad, cada seleccionador se busca una pequeña clave para determinar mediante un número o una letra, cuál es el orden de preferencia de los grupos. La primera entrevista nos sirve para descartar o reclutar posibles candidatos 181

Unidad Didáctica 4 3 Selección preliminar Realizamos una entrevista inicial con objeto de comprobar si el candidato, que hemos apreciado como positivo en una primera impresión, reúne las condiciones exigidas para continuar dentro del proceso de selección. La comprobación de los datos aportados, la apariencia física, la forma de presentarse, la fluidez verbal aparente, su compostura, la experiencia anterior, los conocimientos, su simpatía, riqueza de contacto humano, etc., son factores que en cierto modo, se pueden apreciar en una selección preliminar, sobre todo cuando son negativos o no los posee el candidato. Para poder reflejar las impresiones que se vayan obteniendo, conviene disponer de un impreso que contenga un perfil en que, con la colocación de simples señales dispongamos de un esquema que nos permita confeccionar un oportuno resumen. El requisito de una selección preliminar para puestos de bajo nivel, suele omitirse. Por ejemplo, con auxiliares administrativos, después de la primera selección de las ofertas, los candidatos pasan a uno u otro examen, realizándose una única entrevista. Es suficiente un circuito simplificado. Las acciones suponen un gasto y que para niveles modestos, mientras la selección no pierda eficacia, debemos reducirlas lo más posible, además del ahorro de tiempo. Los perfiles pueden ser más o menos completos. Para administrativos y personal manual suelen ser bastantes simples. Para cargos técnicos y directivos, los factores a analizar han de ser más amplios y su estudio realizado con más profundidad. El guión utilizado debe ser amplio, pudiendo prescindir en 182

La selección de personal I determinadas entrevistas de aspectos que no son realmente interesantes. Algunos factores - tipo a incluir en estos impresos son los siguientes: – Ficha personal, cuyo repaso, a pesar de que los datos se han incluido en la carta - petición, siempre conveniente, para su comprobación y como introducción que, por ser rutinaria, tranquiliza al candidato y sirve para romper el hielo. – Estudios realizados. Es un campo en el que debe ahondar lo más posible el entrevistador. Hay ocasiones en que los estudios no están terminados y en algunos casos únicamente empezados, y sin embargo, son reflejados por el candidato como totalmente resueltos. Podemos solicitar datos sobre el centro en el que se realizaron, fechas, motivaciones, de esta manera no damos mucha trascendencia al hecho; es decir, si adoptamos posturas severas, la reacción del candidato puede malograr el resultado de la selección preliminar. – Experiencia anterior. Aquí también, el entrevistador debe profundizar en la información porque de esta manera comprobamos que los datos aportados por el candidato son ciertos. A veces sucede que hay empleos anteriores en los que no se termina correctamente, o que corresponden a actividades diferentes a las del puesto solicitado y estos datos son ocultados por el entrevistado. El entrevistador debe ir preguntando las fechas de los cambios, haciendo constar los importantes y evitando que el candidato de fechas globales anuales, es decir, debemos precisar en meses, el nombre de la empresa, la actividad, el salario, el producto, y para cargos de nivel superior, la cifra de facturación, el número de trabajadores de la empresa, etc.; de esta manera nos formamos una idea de la importancia real de todos los datos relativos a la experiencia. Cuando existen vacíos entre las fechas de finalización y comienzo, debemos forzar al candidato para que nos explique las causas de dichos períodos. 183

Unidad Didáctica 4 – Formación específica para el puesto. Tratamos de detectar si el candidato, cuya experiencia hemos determinado anteriormente, ha conseguido la formación teórica que complementa la práctica. La asistencia a cursos y cursillos que se relacionan directamente con su profesión o con el cargo al que aspira, las lecturas efectuadas sobre temas afines, la asimilación de experiencias recogidas en otros empleos, en visitas a otras empresas, etc., son elementos muy estimables que debemos tener en cuenta para determinar el nivel que posee el candidato en este factor. Un profesional competitivo, no olvida la formación, incluso después de conseguir el trabajo – La motivación al puesto. Debemos tratar de determinar si la motivación es de orden profesional, económico, de «status», de seguridad personal, de búsqueda de posibilidades de mayor desarrollo humano, o si pretende el puesto por encontrarse sin trabajo en este momento, como algo transitorio, por probar una nueva actividad, para huir de un mal ambiente en su empresa actual, etc. – Seguridad en sí mismo. Observando la forma en que el entrevistado acepta las críticas, podemos detectar si presenta una resistencia adecuada o exagerada a los argumentos o afirmaciones del entrevistador, si trata de imponer su criterio y de qué manera lo hace (por ejemplo, suavemente con argumentos inteligentes, o al contrario, con afirmaciones tajantes y 184

La selección de personal I movimientos inapropiados). La objetividad de sus apreciaciones es un matiza que conviene valorar. – Madurez emocional. Debemos tratar de hallar algún malentendido con sus jefes o compañeros anteriores o alguna situación violenta vivida en la empresa anterior, si existen. Esto nos dará argumentos para una valoración más completa de sus relaciones en el trabajo. Interrogar sobre las causas que motivaron los cambios de su trabajo que aparecen en su historial puede ser un camino adecuado para que el entrevistado comente estos aspectos – Capacidad de tomar decisiones. Este es otro aspecto importante, sobre todo cuando se trata de puestos directivos. Debemos cuestionarle si ha tomado decisiones importantes o normales y con qué frecuencia. Si estas decisiones las toma después de madurar y analizar la situación de partida o lo hace irreflexivamente. Lógicamente esto no nos lo dice el entrevistado, pero lo podemos deducir de alguna de sus expresiones, en este caso debemos guiarlo hasta conseguir alguna orientación al respecto. – Riqueza de contacto humano. La sociabilidad, sobre todo cuando se trata de puestos directivos, es un elemento importante que debemos valorar. Podemos ayudarnos de la impresión personal que por su apariencia causa el candidato, si tiene o no facilidad para subordinar sus criterios a los de los demás, si su trato es agradable, si acepta las críticas sin alterarse, si se expresa con facilidad y brillantez, etc. Hoy en día, el trabajo se realiza cada vez más en equipo y una persona que por sus características o personalidad es incapaz de incluirse e integrarse en un grupo de trabajo es una fuente de problemas en la empresa. Este tipo de personas están más a gusto y son más eficaces en puestos aislados. – Experiencia en el mando. Conviene establecer cuál es el tipo y la cantidad de práctica que el candidato tiene en este aspecto. Debemos 185

Unidad Didáctica 4 interrogarlo sobre el personal que ha dirigido en su vida profesional, concretando el número, las categorías o profesiones y la duración en la que ha desempeñado dichas funciones de mando. También, la autonomía con que lo ejercía, es un detalle sobre el que debemos profundizar. Por ejemplo, un trabajador puede tener un puesto de mando en el que dirija a un grupo de personas, sin embargo, si él a su vez tiene un superior que no le permite realizar su trabajo, las decisiones que tome siempre están condicionadas por otra persona. Debemos diferenciar muy bien cuando han sido decisiones directas del candidato. Prácticamente todos los aspectos han sido estudiados en pruebas psicotécnicas a las que se someten los candidatos previamente a la primera entrevista, con ésta pretendemos profundizar en ellos convenientemente. Nuestro objetivo es construirnos una idea sobre estos aspectos que nos permita separar o rechazar a determinados candidatos. El profesional experimentado puede obtener una serie de conclusiones aprovechables, utilizando como punto de partida los resultados psicotécnicos obtenidos. Al final de la sesión, una vez despedido el candidato, y antes de que las impresiones se borren, es conveniente llevar a cabo un resumen que concrete el desarrollo de la entrevista, con una indicación final que establezca si el entrevistado puede seguir el proceso selectivo o debe ser rechazado. Durante las entrevistas debemos procurar no herir la susceptibilidad de los aspirantes, utilizando con prudencia los «resortes» que se ponen en juego para conseguir reacciones sinceras (por ejemplo, silencios prolongados, preguntas que producen tensión, duda cortés de alguna afirmación, etc.), pensando que esta actividad debe ser regulada por una cierta ética. Incluso los candidatos que pensamos son rechazables deben poder retirar su candidatura tranquilamente. 186

La selección de personal I Es decir, tenemos, en este sentido, ciertas obligaciones como profesionales: – Tratar a los solicitantes con cortesía. No debemos olvidar ciertas obligaciones como profesionales. – Dar adecuadas explicaciones de la decisión de rechazar a un candidato o de demorar una decisión. – Tratar con estricta confidencialidad los datos y respuestas del entrevistado. Es imprescindible disponer de un lugar idóneo para realizar las entrevistas. Debemos asegurarnos en lo posible que no habrá interrupciones, visitas o llamadas telefónicas durante la sesión. Para favorecer el clima amable, es aconsejable no utilizar la mesa de despacho como una barrera entre entrevistador y entrevistado. Ocupar el mismo lado produce una impresión favorable. La iniciativa debe llevarla el entrevistador, aunque en ocasiones dé libertad al entrevistado para pasar de un tema a otro, cuando llevado de su iniciativa, haga 187

Unidad Didáctica 4 comentarios interesantes o reveladores. Es decir, se pueden realizar entrevistas directivas y no directivas, pero una proporcionada combinación de ambas es lo más práctico. En ocasiones se recurre a la «entrevista de panel», en la que el candidato es entrevistado por varias persona de la empresa, que toman nota y forman con sus impresiones una calificación conjunta para determinar el orden de preferencia para el ingreso. Tienen la desventaja de ser un poco intimidatorias, algo que puede cortar la espontaneidad del entrevistado o producirle un estado de ansiedad que encubra sus verdaderas cualidades. Sin embargo, resultan positivas porque permiten a diferentes personas interesadas en la selección obtener conclusiones de todo tipo (humanas, técnicas, de experiencia, preparación, etc.) en una única sesión, y poder contrastarlas hasta llegar a una elección común. El procedimiento de las entrevistas de selección también recibe críticas, se señalan limitaciones como la tendencia a omitir consideraciones especiales; el peligro a «estereotipar» cuando el entrevistador «cataloga mentalmente» al aspirante y ciertas cualidades que pueden ser más aparentes que reales; y una tendencia general a inferir demasiado en la apariencia y modales. Es imprescindible disponer de un lugar idóneo para realizar las entrevistas 188

La selección de personal I A pesar de todo esto, la entrevista es la parte más importante de todo el proceso selectivo, aunque debe contar siempre con una realización adecuada por parte del entrevistador. Finalmente hemos de comentar el caso en que el entrevistado se niegue a decirnos la empresa en la que trabaja, o el salario que percibe. Cuando esto sucede, debemos tratar de hacer ver al candidato, de forma suave, que la confidencialidad de lo que exponga a lo largo de la entrevista está garantizada por la empresa y por el mismo entrevistador, que como profesional cumple las normas éticas de conducta. Si a pesar de ello, se niega (algo que sucede pocas veces), el entrevistador debe dar por finalizada la entrevista, comunicárselo al interesado y tomar nota de su postura como posible nota de rigidez en su carácter. 4 Archivo de la información 4.1. El archivo y sus tipos Para que el trabajo se desarrolle adecuadamente es imprescindible que la información y documentos que empleamos estén correctamente ordenados y archivados. De forma que la localización de información sea rápida y eficaz. En este punto de la Unidad Didáctica, todos los conceptos a los que nos referimos, debemos utilizarlos de igual manera cuando la información a la que nos referimos es la que nos llega al departamento de Personal como respuesta a la oferta de trabajo (básicamente, currículum vitae). Al hablar de archivo, nos referimos a la forma y métodos que tenemos la posibilidad de emplear a la hora de ordenar la información. Teniendo en cuenta que esta información es «papeleo». 189

Unidad Didáctica 4 Algunas definiciones de archivo son: – Archivo es el local o mueble en que se custodian los documentos. Imprescindible para organizar la información – Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte* material (papel, CD, etc.), acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión. Los documentos son conservados respetando un orden, y sirven de testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o como fuente histórica. Por ejemplo, las facturas se archivan por orden de fechas, los clientes se archivan por orden alfabético, etc., en definitiva, hay que establecer un criterio de ordenación de los documentos. Piensa en una biblioteca, es un gran archivo donde los libros están ordenados por temas, y dentro de cada sección (por ejemplo, libros de historia), se ordenan por orden alfabético. 190

La selección de personal I Un ejemplo de un gran archivo – En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma ordenada todos los documentos de interés, con el fin de asegurar su perfecta conservación y garantizar la rapidez a la hora de solucionar las peticiones de consulta, procedentes de las diversas unidades organizativas de la empresa. Ten en cuenta que una empresa debe proporcionar información a los clientes, proveedores, a las Instituciones Públicas (por ejemplo, Hacienda), a los trabajadores de la empresa, etc. De ahí la importancia del archivo. Las facturas, los informes, los sistemas y procedimientos de fabricación, las escrituras, las nóminas y seguros sociales, los libros y registros, ... son elementos que la empresa debe archivar. 191

Unidad Didáctica 4 OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS GENERALES PARTICULARES - Ser centro básico de información, de - Facilitar la búsqueda del material forma que contribuya a una archivado, a través de la adopción de acertada toma de decisiones. procedimientos unificados de clasificación, reduciendo así el tiempo - Las prestaciones o servicios que de localización. genera el archivo son superiores a los costes que soporta o conlleva. - Alcanzar el volumen máximo en una Es decir, el costo de un archivo es superficie mínima, reduciendo la mínimo comparado con la utilidad cantidad necesaria de instalaciones que reporta a la empresa disponer para la clasificación y el archivo de información en todo momento. (carpetas, estanterías, armarios, etc.). - Recuperar espacio útil en las oficinas y en los locales de archivo, para poder destinarlo a otros fines o para hacer frente a las ampliaciones necesarias en cualquier momento. 4.2. El archivo en la empresa La actividad que se desarrolla en un archivo es la de archivar, consistente en un conjunto de tareas para recoger, conservar y servir la documentación e información requeridas. Para conseguir esto, es necesario clasificar, codificar y colocar la documentación e información de la empresa. Es muy importante tener en cuenta que los archivos pretenden ser centros de información para la toma de decisiones, y los beneficios que aportan son muy altos. Es decir, un archivo contiene información, esta información será analizada por la empresa para tomar decisiones (por ejemplo, información relacionada con clientes y competidores). Asimismo, el valor de un archivo es alto (ya que contiene información y esta «vale dinero»). 192

La selección de personal I Por ejemplo el Archivo Histórico Municipal del Ayuntamiento de Antequera es un centro de una gran información histórica y el valor de lo archivado es incalculable. Centro de información de gran valor histórico El archivo es un instrumento vital dentro del sistema general de información de la empresa. Por ello hay que establecer una planificación del archivo, esto es, contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores condiciones. Debemos contemplar los siguientes aspectos: – Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo. – La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario. – Los métodos de clasificación y de codificación de los documentos. – El inventario de toda la documentación guardada. – Los lugares de conservación de los documentos. – Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación. 193

Unidad Didáctica 4 – El sistema de eliminación de los documentos. – El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir, periódicamente la empresa debe realizar un análisis de su sistema de archivo, de forma que si es necesario cambiar algo para mejorar, se haga. Piensa que la entrada de la informática cambió drásticamente el sistema de archivo de las empresas. Así, aquellas empresas que mejor controlasen su sistema de archivo, serían las primeras en darse cuenta de la importancia del ordenador para archivar. – La protección de los documentos vitales. Tan importante es la información archivada (o parte de ella), que existe una Ley de Protección de Datos para que la misma sea personal e intransferible. – El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar implica un coste (como cualquier otro). Ten en cuenta que la empresa debe tener a uno o más empleados desarrollando esta labor, asimismo es necesario disponer de los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles, carpetas, etc.). La empresa debe conocer en todo momento el coste de su archivo. 4.3. Clasificación de archivos La documentación e información que genera la empresa y que recoge, conserva y transmite, puede agruparse de la siguiente manera: – Documentación e información de utilidad para la gestión empresarial. Así, una empresa de construcción debe tener información de todo lo que afecte al ámbito de la construcción: información de cementos, ladrillos, nuevas leyes que afecten a su campo, etc. En definitiva, datos que permiten una mejor gestión de la empresa. – Documentación a conservar por imperativo legal. Existen muchos documentos que genera la empresa y que deben conservarse por un 194

La selección de personal I período de tiempo establecido por la ley. Por ejemplo, las facturas que genere una empresa, tanto de compra como de venta, deben conservarse al menos por un período de cinco años. – Documentación e información de carácter histórico para la empresa. Las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales de la primera nave que compró la organización, etc. Se trata de datos que para la organización tienen un valor alto, ya sea simbólico o «sentimental». No olvidemos que en este tipo de archivo es fundamental la «copia de seguridad» Estas clases de documentación y el criterio del grado de actualidad de los documentos determinan la clasificación de los archivos de la empresa en los siguientes tipos: archivo activo, archivo semiactivo y archivo inactivo. 195

Unidad Didáctica 4 4.3.1. El archivo activo Es aquel que contiene los documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria. Es necesario para el desarrollo de las tareas y actividades de los puestos de trabajo. Clientes actuales, leyes que están en vigor, reglamentos de seguridad e higiene, etcétera. Debemos recalcar que el archivo activo debe ser el que esté más «a mano» en la empresa. Ten en cuenta que si contiene la información de más uso, debe ser de fácil acceso y muy operativo. 4.3.2. El archivo semiactivo Está formado por la documentación e información de baja actualidad y de consulta poco frecuente. Sus asuntos o temas están cerrados y se conservan hasta el momento que se trasladen al archivo inactivo. Es decir, es un archivo de tránsito. Su función es puramente informativa. Por ejemplo, las facturas deben conservarse durante un período de cinco años, transcurrido el primer año, estos documentos pasan del archivo activo al archivo semiactivo (ya que una factura emitida hace más de un año es poco frecuente que se vuelva a analizar). 4.3.3. El archivo inactivo Es el que conserva de forma definitiva los documentos e informaciones que no tienen actualidad alguna, y su consulta es prácticamente nula. En él se conservan los documentos, libros y registros que exige la ley y aquellos con valor documental o histórico, y los de valor en sí mismos (escrituras, contratos, etcétera.). 196

La selección de personal I Estos documentos se conservarán hasta el momento en el que se decida su destrucción. La organización de estos tres tipos de archivos puede ser centralizada o descentralizada, dando origen al archivo central y a los archivos descentralizados. 4.3.4. El archivo central Es el lugar donde se conservan todos los documentos e informaciones de la empresa. Ahora bien, en función del tamaño de la empresa debemos distinguir las características de este archivo. En grandes y medianas empresas el archivo central suele ser el inactivo. Esto es así porque las empresas de estas características suelen estar divididas en departamentos, y será cada uno de ellos el que maneje la información de su competencia; por ello, los archivos activos serán tantos como departamentos haya en la empresa. Por ejemplo, una gran empresa con cinco departamentos (como pueden ser los de producción, contabilidad, recursos humanos, marketing y ventas) tendrá cinco archivos activos. La idea es que cada de los departamentos pueda manejar lo más eficazmente posible su documentación, y es precisamente el archivo activo el que cumple esta función. Así, en el archivo activo del departamento de contabilidad habrá información sobre las últimas leyes contables, las facturas del año, etcétera. En pequeñas empresas el archivo central incluye los tres tipos de archivos: activo, semiactivo e inactivo. Piensa que una empresa pequeña no tiene un volumen grande de información, luego lo realmente operativo en este caso es centralizar toda la información, sea propia de un archivo activo o no. 197

Unidad Didáctica 4 4.3.5. Los archivos descentralizados Son los que se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y secciones de la empresa. Por ejemplo, la empresa Congelados Frestino S.A. se dedica a la venta de productos congelados, tendrá tantos archivos como departamentos, a saber: archivo de compra, archivo de venta, archivo de contabilidad, archivo de atención al cliente, etc. Los archivos descentralizados comprenden los archivos activos (situados en los puestos de trabajo administrativos de las secciones) y los archivos semiactivos, que son controlados por las secretarias de los departamentos. Así, en la empresa del ejemplo cada departamento tendrá su secretario: en el departamento de compras habrá una secretario que controle ese departamento, y así en cada departamento. Los archivos semiactivos, que son controlados por las secretarias de los departamentos 4.3.6. El archivo informático Como puedes suponer, en la actualidad al hablar de archivo no sólo se hace referencia al «mueble» o «caja» que contiene diferentes documentos (o sea, el archivo físico); sino que también implica el archivo informático. 198

La selección de personal I Actualmente las empresas poseen programas informáticos para la gestión de las mismas, esto implica que haya mucha información que se encuentre archivada en soporte informático. Cuando se habla de archivo informático se hace referencia a la información que se encuentra almacenada en los distintos soportes de almacenamiento informático: disco de 31/2 , Cd Rom, Etc,. De ahí la importancia que para una empresa tiene la copia de seguridad*. Así pues, tanto el archivo activo, como el semiactivo y el inactivo pueden ser archivos informáticos; es decir, la información que se encuentra archivada en cada uno de ellos lo estará en soporte informático. Con lo expuesto en las líneas anteriores que remos poner de relieve el hecho de que al estudiar el archivo en la empresa se hace hincapié en la gestión de la información generada por el negocio más que en el hecho de que esta información aparezca en soporte físico (papel) o en soporte informático (diferentes sistemas de almacenamiento). Sin duda, la documentación física ocupará mucho más espacio, y será más laboriosa su gestión, que los datos informatizados. Pero lo importante es que, sea en el soporte que sea, el empleado de oficina sepa gestionar esta información, sabiendo cuando debe estar en el archivo activo, en el semiactivo o en el inactivo (además de emplear un método que permita la localización eficaz del documento de que se trate en cada caso). Para concluir este punto, añadiremos que en la actualidad las empresas poseen archivos físicos (en papel) y archivos informáticos. Es más, la información que constituye el archivo de la empresa suele estar duplicada, esto es, tanto en soporte físico como en soporte informático. Por ejemplo, un archivo inactivo de proveedores estará formado por todas las facturas y pedidos que se han generado en la relación comercial con el mismo, más la base de datos de la empresa con los datos de esta información 199

Unidad Didáctica 4 como la contabilización de los pedidos, las facturas recibidas, etc. (que será una información almacenada en algún tipo de soporte informático). El tipo de archivo más actual 4.4. Medios materiales de archivo Los medios materiales de archivo son todos los elementos físicos destinados a clasificar y ordenar todos los documentos. Podemos agruparlos en: – Medios materiales físicos: • Instalaciones de archivo. • Mobiliario. • Accesorios de soporte y conservación. 200

La selección de personal I – Medios materiales magnéticos: • Microfilmes. • Archivos informáticos. Los medios materiales que se utilizan varían en función de los tipos de archivo (activo, semiactivo e inactivo), del tamaño de la empresa y de las características propias de su actividad. Es decir en una empresa de grandes dimensiones habrá tantos medios materiales como distintos archivos. Pero en una empresa pequeña, como puede ser una pequeña tienda de electrodomésticos, no será necesario, bastará con un medio material. 4.5. Instalaciones de archivo Las instalaciones de archivo son los locales o espacios de la empresa destinados al desarrollo de todas las tareas que comprenden la actividad genérica de archivar. Sería el archivo propiamente dicho. Las instalaciones tienen que garantizar las tareas de trabajo y conservación de los documentos. La conservación de la información empresarial, referida fundamentalmente al trabajo realizado en los archivos puede clasificarse básicamente del siguiente modo: – Estanterías. – Armarios. – Muebles mixtos. – Ficheros. 201

Unidad Didáctica 4 – Carros móviles. La colocación de la documentación en la variedad de mobiliario existente puede realizarse de tres formas: horizontal, vertical y lateral. – En la posición horizontal o plana, los documentos o carpetas se apoyan sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros. Suele ser práctico en archivos inactivos. Esta posición es muy cómoda para empresas de construcción a la hora de colocar los planos, mapas, croquis… – La colocación vertical consiste en agrupar los documentos o carpetas sobre uno de los lados de menor superficie, es la forma en que se archivan los libros o los archivos A-Z. Es una forma de frecuente utilización en los tres archivos. – En la colocación lateral, los documentos se apoyan sobre uno de los lados más largos. Actualmente, la forma lateral es la que se da en las carpetas colgantes. Por ejemplo en la secretaría de un colegio se suelen archivar en carpetas colgantes los expedientes de los alumnos que cursan en dicho colegio. Las estanterías. Son muebles metálicos o de madera, compuestos por baldas*, normalmente regulables, cuya zona frontal es abierta, permitiendo tener a la vista su contenido. También pueden disponer de baldas móviles para la instalación de carpetas colgantes. Los armarios. Tienen una disposición interior similar a las estanterías, con baldas regulables. Pueden ser de madera o metálicos, y están provistos de puertas que impiden ver su contenido, salvo que éstas sean de cristal. Las ventajas de los armarios consisten en una mejor protección de los documentos y en la posibilidad de limitar su accesibilidad en caso de ir provistos de cerraduras. 202

La selección de personal I Los muebles mixtos. Están compuestos de zonas abiertas de estanterías y zonas cerradas de armario, combinando así la funcionalidad, la protección y la confidencialidad de los documentos. Tienen las ventajas de estanterías y muebles. Se suelen utilizar en pequeñas empresas porque lo más confidencial está guardado y la documentación más usual está muy a la mano. Los ficheros. Son muebles destinados a la conservación ordenada de fichas, cuyo contenido sirve de consulta para el desarrollo de la actividad administrativa. Los más habituales son de material metálico, de forma rectangular (más altos que anchos) y compuestos por cajones. En su exterior llevan un soporte transparente para introducir una tarjeta identificativa de su contenido. La ordenación en ficheros da lugar, frecuentemente, a la elaboración de índices que facilitan la localización de fichas en sus cajones. En las Bibliotecas se usan con mucha frecuencia, para buscar el documento que deseamos. Los carros móviles. Son muebles generalmente metálicos provistos de ruedas para su desplazamiento. En su parte superior están formados por un bastidor destinado a suspender carpetas colgantes; su parte inferior tiene una especie de repisa que los dota de rigidez y estabilidad. Así en nuestra empresa dispondríamos de estos carros para ir de un departamento a otro, en ellos podríamos tener toda la información de nuestros productos por lo que iría del departamento de ventas al de compras, al de atención al cliente, etcétera. 4.6. Organización del archivo La organización del archivo se puede definir como el conjunto coordinado de personas, de medios materiales y de procedimientos y reglas de actuación, que intervienen en la actividad general de archivar. 203

Unidad Didáctica 4 La organización del archivo empresarial se extiende a los tres tipos de archivo, si bien es cierto que el archivo activo concentra los mayores medios y esfuerzos. Dos de los aspectos importantes en la organización de los archivos son la seguridad y la confidencialidad. Los archivos han de estar protegidos de la intemperie, del robo, de la falsificación, de la destrucción o de la pérdida de la documentación. Las medidas de seguridad en estos aspectos que la empresa puede adoptar son las siguientes: – Guardar duplicados en lugares separados. – Taquillas, escritorios o cajones provistos con llave. – Cajas o cámaras de seguridad. – Cajas de seguridad en bancos para escrituras, contratos, fórmulas, etc. – Almacenes especiales con garantías antiincendios u otros siniestros; armarios antitérmicos. – Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria del ordenador. – Destrucción de la documentación obsoleta en filamentos o en forma de pulpa. La confidencialidad de la documentación es importante cuidarla con respecto a nóminas, referencias e informes personales y documentación de máximo valor para la empresa. De todas formas, cada empresa utiliza sus propios sistemas de seguridad, que se serán mayores si la empresa es de grandes proporciones, y menores si es una empresa pequeña. 204

La selección de personal I R Resumen El reclutamiento se concibe como una acción dinámica, flexible e innovadora que sin atenerse a procedimientos establecidos, consiga encontrar las personas con las características deseadas, en plazo conveniente. El reclutamiento precisa como preámbulo interesar al futuro candidato en la empresa que pretende atraerlo. El seleccionador precisa conocer la empresa, argumentar y desarrollar convincentemente sus características. El circuito de reclutamiento ha de seguir criterios profesionales adecuados y criterios de costo. Es decir, hay que situar al principio de todo el proceso las acciones que resulten menos generosas para ir dejando las de más precio para el final, pues durante todo el proceso habremos ido eliminando candidatos. El origen de toda acción de selección, para el departamento de Personal se sitúa en la necesidad que un determinado sector de la empresa tiene de ciertos trabajadores. El procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de difusión que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso. La eficacia del anuncio está supeditada a estos dos requisitos: anuncio no anónimo, es decir, que en el mismo se haga constar el nombre de la empresa. la razón es evidente y describir a la persona buscada, utilizando el sentido común. 205

Unidad Didáctica 4 Las cartas recibidas con los «currículum vitae» correspondientes, y las ofertas de trabajo que existan en nuestros archivos, componen una documentación que debemos seleccionar y mantener ordenada para referir las acciones que realizamos después a las personas que muestran posibilidades de poder ocupar los puestos. Para mantener el proceso de selección dentro de los límites exigibles de confidencialidad, cada seleccionador se busca una pequeña clave para determinar mediante un número o una letra, cuál es el orden de preferencia de los grupos. Realizamos una entrevista inicial con objeto de comprobar si el candidato, que hemos apreciado como positivo en una primera impresión, reúne las condiciones exigidas para continuar dentro del proceso de selección. Algunos factores - tipo a incluir en estos impresos son los siguientes: ficha personal, estudios realizados, experiencia anterior, formación específica para el puesto, la motivación al puesto, seguridad en sí mismo, madurez emocional, capacidad de tomar decisiones, riqueza de contacto humano y experiencia en el mando. Prácticamente todos los aspectos han son estudiados en pruebas psicotécnicas a las que se someten los candidatos previamente a la primera entrevista, con ésta pretendemos profundizar en ellos convenientemente. Al final de la sesión, una vez despedido el candidato, y antes de que las impresiones se borren, es conveniente llevar a cabo un resumen que concrete el desarrollo de la entrevista, con una indicación final que establezca si el entrevistado puede seguir el proceso selectivo o debe ser rechazado. 206

La selección de personal I La iniciativa debe llevarla el entrevistador, aunque en ocasiones dé libertad al entrevistado para pasar de un tema a otro, cuando llevado de su iniciativa, haga comentarios interesantes o reveladores. La entrevista es la parte más importante de todo el proceso selectivo, aunque debe contar siempre con una realización adecuada por parte del entrevistador. 207

La selección de personal I V DINÁMICO: Con movilidad, que se adapta a los cambios, se moderniza. INNOVADORA: (refiriéndonos a una empresa) Moderna, que se renueva con los avances tecnológicos, que utiliza los nuevos recursos. PRELIMINAR: Primera selección, en la que se elimina alguna de las Vocabulario posibilidades escogidas. Por ejemplo, en una entrevista «preliminar» examinaremos a un mayor número de candidatos que después de realizar las pruebas de selección; el candidato al puesto sólo será uno. RECLUTAMIENTO: Agrupar, en este caso buscamos un grupo de personas para seleccionar a una del grupo. 209

La selección de personal I E Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Indica si las siguintes afirmaciones son verdaderas o falsas. a. Reclutar es, con un enfoque actual, llevar a cabo las acciones oportunas para localizar y contactar a los candidatos que nos interesan y persuadirles para que se sometan a las entrevistas y pruebas correspondientes para determinar si son el tipo de V F trabajador que buscamos ............................................................ b. El seleccionador no precisa conocer la empresa, argumentar y V F desarrollar convincentemente sus características .......................... c. El origen de toda acción de selección, para el departamento de Personal se sitúa en la necesidad que un determinado sector de la V F empresa tiene de ciertos trabajadores .......................................... d. En el proceso de selección de personal, el procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de difusión que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso .............. V F e. Los anuncios suelen ser de dos tipos: comerciales y anónimos ...... V F ................................................................................................... f. Los «currículum vitae» recibidos, y las ofertas de trabajo que existen en nuestros archivos, componen una documentación que debemos seleccionar eliminar si no la necesitamos ..................................... V F 211

Unidad Didáctica 4 g. Estudios realizados. Es un campo en el que debe ahondar el entrevistador no debe profundizar. Hay ocasiones en que los estudios no están terminados y en algunos casos únicamente empezados, y sin embargo, son reflejados por el candidato como totalmente resueltos. Y esto no tiene relevancia para el proceso de selección ..................................................................................... V F 2. Enumera y explica brevemente las etapas anteriores al proceso de selección (análisis de las necesidades). 3. Confecciona tu «currículum vitae ideal» que encaje con la siguiente oferta. 212

La selección de personal I 4. Completa las siguientes afirmaciones. a. ....................................., cuyo repaso, a pesar de que los datos se han incluido en la carta - petición, siempre conveniente, para su comprobación y como introducción que, por ser rutinaria, tranquiliza al candidato y sirve para romper el hielo. b. Hay ocasiones en que los ......................................... no están terminados y en algunos casos únicamente empezados, y sin embargo, son reflejados por el candidato como totalmente resueltos. c. Tratamos de detectar si el candidato, cuya experiencia hemos determinado anteriormente, ha conseguido la .................................. que complementa la práctica. La asistencia a cursos y cursillos que se relacionan directamente con su profesión o con el cargo al que aspira, son elementos muy estimables que debemos tener en cuenta para determinar el nivel que posee el candidato en este factor. d. Debemos tratar de determinar si la ......................... es de orden profesional, económico, de «status», de seguridad personal, de búsqueda de posibilidades de mayor desarrollo humano, o si pretende el puesto por encontrarse sin trabajo en este momento, como algo transitorio, por probar una nueva actividad, para huir de un mal ambiente en su empresa actual, etc. e. La ..........................., sobre todo cuando se trata de puestos directivos, es un elemento importante que debemos valorar. Podemos ayudarnos de la impresión personal que por su apariencia causa el candidato, si tiene o no facilidad para subordinar sus criterios a los de los demás, si su trato es agradable, si acepta las críticas sin alterarse, si se expresa con facilidad y brillantez, etc. 213

Unidad Didáctica 4 f. Hoy en día, el trabajo se realiza cada vez más en .................. y una persona que por sus características o personalidad es incapaz de incluirse e integrarse en un grupo de trabajo es una fuente de problemas en la empresa. Este tipo de personas están más a gusto y son más eficaces en puestos aislados. 5. Diseña el anuncio «ideal» que encaje que tu currículum del ejercicio 3. No olvides seguir las pautas que hemos estudiado. 6. Explica brevemente las ciertas obligaciones del entrevistador como profesional. 7. Confecciona un anuncio para un diario local en el que la empresa Transport-lines, S.A. solicita un «gerente para la zona sur». 8. Confeciona una tabla - esquema con los objetivos de la «gestión de archivos». 9. ¿Cuáles son los bloques en los que se puede agrupar la documentación e información generada por la empresa? 10. Explica en qué consiste y porqué es necesario en una empresa el sistema de eliminación de documentos. 214

La selección de personal I Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación S 1. a. Verdadero. b. Falso. c. Verdadero. d. Verdadero. e. Falso. f. Falso. g. Falso. 2. El reclutamiento se concibe como una acción dinámica, flexible e innovadora que sin atenerse a procedimientos establecidos, consiga encontrar las personas con las características deseadas, en plazo conveniente y no debemos olvidar el aspecto dinámico de la selección. La «venta» de la empresa El reclutamiento precisa como preámbulo interesar al futuro candidato en la empresa que pretende atraerlo. No obstante, a los candidatos que deseamos interesar en la idea de ingresar en una determinada empresa, debemos «vendérsela». La cifra 215

Unidad Didáctica 4 de facturación, las vinculaciones financieras que den idea de estabilidad, el interés y difusión del producto, las vacaciones, los horarios, etc. Pueden ser argumentos convincentes para despertar el interés de nuestros candidatos. El seleccionador precisa conocer la empresa, argumentar y desarrollar convincentemente sus características. El circuito de reclutamiento El circuito de reclutamiento ha de seguir criterios profesionales adecuados y criterios de costo. Es decir, hay que situar al principio de todo el proceso las acciones que resulten menos generosas para ir dejando las de más precio para el final, pues durante todo el proceso habremos ido eliminando candidatos. Justificación del personal necesario El origen de toda acción de selección, para el departamento de Personal se sitúa en la necesidad que un determinado sector de la empresa tiene de ciertos trabajadores. Información - anuncio para los candidatos El procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de difusión que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso. Generalmente, el personal se dirige a la sección de economía de anuncios por palabras de determinados diarios. 216

La selección de personal I 3. No olvides que las acciones de selección comienzan por el primer nivel, continuando por los otros sucesivamente y que para mantener el proceso de selección dentro de los límites exigibles de confidencialidad, cada seleccionador se busca una pequeña clave para determinar el orden de preferencia de los grupos. Debes tener en cuenta que las cartas recibidas con los «currículum vitae» correspondientes, y las ofertas de trabajo que existen en los archivos, componen una documentación seleccionada como referencia de las personas que muestran posibilidades de poder ocupar los puestos. Hay tres factores imprescindibles que debes destacar en tu currículum: datos personales, estudios realizados y experiencia anterior. 4. a. Ficha personal. b. Estudios. c. Formación teórica. d. Motivación. e. Sociabilidad. f. Equipo. 5. El procedimiento más utilizado y popular es el anuncio en los diarios y publicaciones apropiadas. El anuncio, su redacción e incluso el medio de difusión que utilizamos deben ser los apropiados para cada caso. Generalmente, el personal se dirige a la sección de economía de anuncios por palabras de determinados diarios. 217

Unidad Didáctica 4 Los anuncios para todos los niveles, pero aún más para los medios y superiores, deben contener información suficiente y un texto motivador que logre hacer interesante la oferta al lector. Los anuncios suelen ser de dos tipos: descriptivos y enumerativos. Hay otro tipo de anuncios que no se ajustan a estas características, son los «comerciales». Esta denominación procede de su verdadera esencia, puesto que a menudo están confeccionados por o para trabajadores del departamento comercial utilizando sus técnicas habituales. Finalmente, la eficacia del anuncio está supeditada a estos dos requisitos: – Anuncio no anónimo, es decir, que en el mismo se haga constar el nombre de la empresa. La razón es evidente: el temor de muchos candidatos ante la posibilidad de contestar a un reclamo de su propia empresa. Cuando no es posible incluir el nombre de la empresa es aconsejable señalar el sector industrial en que se mueve, esto posibilita que las personas que laboran en otros diferentes no sientan recelo en enviar sus cartas. Debemos indicar también, el nombre de la persona que se responsabiliza de la acción de reclutamiento. – Describir a la persona buscada, utilizando el sentido común. Actualmente, un sistema complementario a los anuncios en los diarios es Internet, como fuente de reclutamiento, base de datos, o presentación directa de demandas. 218

La selección de personal I 6. Durante las entrevistas debemos procurar no herir la susceptibilidad de los aspirantes, utilizando con prudencia los «resortes» que se ponen en juego para conseguir reacciones sinceras , pensando que esta actividad debe ser regulada por una cierta ética. Incluso los candidatos que pensamos son rechazables deben poder retirar su candidatura tranquilamente. Es decir, tenemos, en este sentido, ciertas obligaciones como profesionales: – Tratar a los solicitantes con cortesía. – Dar adecuadas explicaciones de la decisión de rechazar a un candidato o de demorar una decisión. – Tratar con estricta confidencialidad los datos y respuestas del entrevistado. 7. La idea es que diseñes un modelo de oferta de trabajo. Ten en cuenta que las empresas son las que establecen los requisitos para contratar a personal, de ahí que se te pida que diseñes un modelo para insertar en una revista o periódico en el que «busques» un gerente para tu negocio. 8. La información y documentos que empleamos deben estar correctamente ordenados y archivados, de forma que la localización de información sea rápida y eficaz. Para establecer una planificación del archivo debes contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores condiciones, tales como: instalaciones, mobiliario y materiales de archivo. 219

Unidad Didáctica 4 9. – Documentación e información de utilidad para la gestión empresarial. Así, una empresa de construcción debe tener información de todo lo que afecte al ámbito de la construcción: información de cementos, ladrillos, nuevas leyes que afecten a su campo, etc. en definitiva, datos que permiten una mejor gestión de la empresa. – Documentación a conservar por imperativo legal. Las facturas que genere una empresa, tanto de compra como de venta, deben conservarse al menos por un período de cinco años. – Documentación e información de carácter histórico para la empresa. Las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales de la primera nave que compró la organización, etc. Se trata de datos que para la organización tienen un valor alto, ya sea simbólico o «sentimental». 10. – El sistema de eliminación de los documentos. – El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir, periódicamente la empresa debe realizar un análisis de su sistema de archivo, de forma que si es necesario cambiar algo para mejorar, se haga. Piensa que la entrada de la informática cambió drásticamente el sistema de archivo de las empresas. Así, aquellas empresas que mejor controlasen su sistema de archivo, serían las primeras en darse cuenta de la importancia del ordenador para archivar. – La protección de los documentos vitales. Tan importante es la información archivada (o parte de ella), que existe una Ley de Protección de Datos para que la misma sea personal e intransferible. 220

La selección de personal I – El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar implica un coste (como cualquier otro). Ten en cuenta que la empresa debe tener a uno o más empleados desarrollando esta labor, asimismo es necesario disponer de los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles, carpetas, etc.). La empresa debe conocer en todo momento el coste de su archivo. 221

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