La formación en la empresa I

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Published on March 11, 2014

Author: basyjimenez

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Unidad didáctica 6: La formación en la empresa (I) Módulo 5: Técnicas administrativas de gestión de recursos humanos

UNIDAD DIDÁCTICA 6 La formación en la empresa I

Autor/es: Paula Bello Landesa Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2004 Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: innova@antakira.com página web: www.antakira.com Créditos

285 La formación en la empresa I El objetivo de la formación es el intento de perfeccionamiento de aquellos a quienes se dirige. De un desarrollo de los potenciales, de las facultades, de sus aptitudes y características, es decir, de un incremento de las posibilidades gracias al nuevo conocimiento. En un entorno tan competitivo como el actual, la formación se convierte en un factor clave en el mercado laboral. Una de las principales contribuciones de la formación es poder soportar de manera más eficiente los cambios organizativos, en este sentido, nos referimos a la formación como un elemento estratégico en una empresa. 10 horas. Comprender la importancia del plan de formación. Encontrar el plan de formación adecuado a la estructura de cada tipo de empresa. Analizar las necesidades específicas para desarrollar el plan de formación. Confeccionar el presupuesto del plan de formación. Conocer la labor de las ayudas institucionales a la formación. Presentación Temporalización Objetivos de la Unidad Didáctica

286 Unidad Didáctica 6 1. La importancia de la formación en la empresa. 2. El inventario de las necesidades de formación. 3. Diseño del presupuesto económico del plan de formación 4. Las ayudas institucionales a la formación en la empresa. Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.                     Contenidos de la Unidad Didáctica

287 La formación en la empresa I 1 La importancia de la formación en la empresa Si nos referimos a la formación en un sentido amplio y referida a la totalidad de una compañía y al conjunto de sus componentes humanos, debemos considerarla como el incremento del potencial de la empresa a través del perfeccionamiento profesional y humano de los individuos que la forman. Normalmente se utiliza el término «formación» en el ámbito industrial; otros términos como «entrenamiento, desarrollo, perfeccionamiento, etc.» tienen menos aplicación en nuestro país. De todas maneras, debemos hacer una distinción conceptual (de conceptos). Entre estos términos, unos están orientados a la enseñanza de conocimientos totalmente inéditos para los alumnos que reciben dicha formación y otros son destinados a mejorar los que ya poseían. Es la diferencia entre formación y perfeccionamiento. Los países desarrollados e industrializados hace años que conceden importancia a la formación. Por ejemplo, Alemania hace más de dos siglos que estableció escuelas en las que se enseñaban oficios a los jóvenes aprendices. Un país pionero en la formación de los trabajadores

288 Unidad Didáctica 6 Desde un punto de vista económico, los programas de formación impartidos por una empresa, son una de sus más sanas inversiones. Se ha demostrado que la formación supervisada es más valiosa para desarrollar la aptitud de los empleados que la mera experiencia en el trabajo. Por ejemplo; el tiempo requerido para efectuar un cambio en las cuchillas de una factoría de laminados metálicos, que no había mejorado en seis años, era de 29 minutos por término medio. Con la ayuda de un curso de formación, en el que se explicó un nuevo sistema de sustituirlas ideado en la sección de Métodos, el tiempo se redujo a 18 minutos, lo que supuso a la compañía un ahorro anual de 24.000 euros. Otros estudios han probado que el personal con formación alcanza rendimientos más altos que aquél que únicamente posee el conocimiento de la tarea mediante la experiencia en el trabajo. También el absentismo* y la rotación pueden evitarse con un adecuado plan de formación, por lo que ésta representa en el orden de la motivación y la satisfacción que obtiene de su trabajo. Los planes de formación, una forma de inversión para la empresa

289 La formación en la empresa I En la empresa, igual que en todos los grupos humanos interviene decisivamente un factor conocido como «capital humano», es el conjunto de aptitudes de los miembros de una comunidad, potenciadas por la formación y el entrenamiento. Una de las causas que influyen negativamente es la imposibilidad de explotar convenientemente las riquezas, por falta de mano de obra con los conocimientos precisos para llevar adelante programas de desarrollo. La empresa que incluye en sus cuadros personas bien formadas y que actualiza sus conocimientos con las técnicas nuevas que van surgiendo y que tienen relación con sus actividades, tiene muchas más posibilidades de superar sus problemas que aquellas otras que no conceden el relieve que efectivamente tienen las actividades formativas. La formación es inversión y no gasto. Por otra parte, el individuo formado se siente más seguro de sí mismo, porque sabe que puede enfrentarse con éxito a los problemas que profesionalmente pueden planteársele. La formación posibilita el acceso a mayores y mejores habilidades, diversificando los conocimientos y actualizándolos convenientemente. Es indudable que esto que tiene una importancia decisiva para la empresa, lo tiene igualmente para el trabajador, que de esta manera ve acrecentadas sus posibilidades de promoción, de traslados a puestos o sectores más de su agrado y de obtener mayor satisfacción profesional en su tarea. Los mandos deben ser los primeros convencidos de las ventajas de todo orden que reporta la formación industrial sistematizada en programas convenientemente estructurados. Sin este convencimiento previo, difícilmente puede conseguirse el «clima» de aceptación y vinculación que se precisa por parte del personal. Indudablemente, esta identificación con las actividades formativas que normalmente impulsa el departamento de Personal, puede verse muy favorecida si su responsable tiene la profesionalidad suficiente para hacer participar a los ejecutivos - cabeza de los grandes sectores de la empresa, en la elaboración y determinación de los programas y sistemas más convenientes, mediante las reuniones de un comité que se constituye al efecto. Es decir, ganar la baza de la aceptación por anticipado.

290 Unidad Didáctica 6 1.1. Planeamiento de la formación en la empresa Supongamos que el departamento de Personal dispone del presupuesto (punto 3 de la Unidad) necesario para llevar a cabo el plan de formación en la empresa. Desde este momento se nos plantea la tarea de planificar la formación, de crear un sistema que nos permita alcanzar los objetivos señalados. Estructuramos un camino a seguir, una metodología para llevar a cabo el planteamiento. Esquema Políticas y presupuestos Necesidades presentes Programas Organización de los cursos Realización Control de asistencias y resultados Control de eficacia Promociones, traslados, adecuaciones Formación para la promoción Necesidades futuras CentrosMétodos Soporte administrativo OBJETIVOS DE FORMACIÓN DepartamentodePersonalComitédeformaciónDirección general Coordinación

291 La formación en la empresa I 1.1.1. Políticas de formación La Dirección, junto con el presupuesto para la formación, señala una serie de pautas generales que constituyen el cuerpo de políticas a tener en cuenta. Orientan la actividad formativa y son determinantes para la fijación de los objetivos de formación. Normalmente, estas políticas se han estructurado a través de consultas y tras conocer las opiniones de los responsables de los grandes sectores de la empresa, entre los que se encuentra el departamento de Personal, quien, además debe aportar orientaciones técnicas y realizar el cálculo de los presupuestos. 1.1.2. Constitución del comité* de formación Partiendo de la base de que es Personal el encargado de establecer e impulsar los planes de formación, es previsible que se produzcan roces con otros departamentos (por la intromisión que supone su aplicación). En el mejor de los casos, si no ocurre nada de esto, debe llevarse a cabo una intensa labor de información y de recogida de sugerencias para conseguir su colaboración. Todo esto se supera con la creación de un comité o junta de formación, de la que forman parte las personas más representativas de la empresa. 1.1.3. Determinación de las necesidades presentes Constituido el comité, el siguiente paso consiste en la determinación de las lagunas formativas del personal, es decir, de la empresa en general. La fijación de estas necesidades se estudia en función de las políticas generales de la compañía, de las novedades técnicas y de los deseos de la Dirección de conseguir el perfeccionamiento de determinados empleados o profesionales. Los instrumentos utilizados para esta determinación son los inventarios (punto 2 de la Unidad) que a tal fin se establecen, utilizando modelos y técnicas establecidas. Por ejemplo, las impresiones recogidas en entrevistas, la observación directa, el interés de algunos empleados o jefes por el anuncio de un cursillo, etcétera.

292 Unidad Didáctica 6 1.1.4. Determinación de las necesidades futuras Existen tipos de entrenamientos que por su escasa duración no precisan de una planificación en el tiempo. Pueden ser estructurados dentro de los planes anuales de una compañía sin dificultad. Pero hay otros que por su mayor extensión requieren esta planificación. Por ejemplo, los estudios que debe seguir un trabajador para especializarse en determinada técnica en el extranjero. Es decir, la empresa tiene la necesidad de fijar sus urgencias presentes e incluir, dentro de su planificación para períodos medios y largos, la fijación de las que se producirán en el futuro. Tanto las necesidades presentes como las futuras deben establecerse en el doble aspecto cuantitativo y cualitativo. Es decir, además de admitir la conveniencia de realizar tal tipo de formación conviene establecer cuántas personas deben ser instruidas en cada uno. 1.1.5. Formación para la promoción Junto con las necesidades actuales y futuras de formación, debemos tener en cuenta las que se refieren a ciertos trabajadores para los que se prevé una determinada promoción. Deben tener la oportunidad de adquirir los conocimientos necesarios para ocupar los puestos a los que se les destina. Por ejemplo, a un determinado colaborador, una vez estudiado su potencial se le predetermina como un posible candidato al puesto de director de departamento en un plazo prudencial (cinco años, por ejemplo). A esta persona, que actualmente realiza la función de jefe de sección, hay que darle un entrenamiento completo, en diferentes aspectos y no sólo mediante clases y cursos, también a través de rotación de puestos, sustitución de ejecutivos en sus ausencias, conferencias, etc.

293 La formación en la empresa I 1.1.6. Fijación de objetivos de formación Siguiendo con este sistema de planeamiento de la formación, nos encontramos con un estudio en el que ya contamos con: – las políticas de Dirección en este campo, – está constituido el comité de formación, – conocemos nuestras necesidades presentes y futuras, – hay decididas unas líneas de promoción, que deben ser completadas con la previa y adecuada formación, – la empresa dispone de posibilidades económicas adecuadas y suficientes. Ha llegado el momento de establecer los objetivos formativos a conseguir. Objetivos que se acompañan de los presupuestos necesarios (como parte del presupuesto general) y de las estipulaciones precisas para desarrollarlos con éxito. Es el comité de formación el responsable de fijar los objetivos y aprobar los programas a impartir en cada caso, así como distribuir el presupuesto y cuantas observaciones estime necesarias para la buena marcha de los planes. Determinar los asistentes puede ser una de las decisiones tomadas por el comité

294 Unidad Didáctica 6 El comité puede decidir: – El tipo de formación a aplicar y las materias que contienen los programas. – Si la formación debe realizarse en la propia empresa, o en centros especializados del exterior. – A qué sectores de la empresa se va a aplicar. – Estudiar, proponer y aprobar los profesores o monitores que se encargan de los programas. – Determinar los asistentes a cada curso, después de estudiar la propuesta que hagan los mandos. – Fijar la parte del presupuesto de formación que corresponde a cada programa. – Establecer los niveles de aprovechamiento exigibles a los alumnos, en caso de que la empresa estime conveniente la realización de pruebas finales. – Indicar si las clases deben tener lugar durante las horas de trabajo o después de la jornada. – Determinar la duración apropiada para cada tipo de programa. Muchas de estas decisiones están influenciadas por los criterios técnicos que aporta el departamento de Personal, como integrante del comité.

295 La formación en la empresa I 1.1.7. Información de los cursos Una vez estructurados los cursos, hay que informarlos convenientemente en la empresa. Esta información debe llegar a todos los sectores: a Dirección, a los mandos superiores, medios e inferiores, al Comité de Empresa, al personal, mediante los sistemas normales de información descendente (murales, tablón de anuncios, revistas y boletines, etc.). La información debe contener la especificación de las materias que integran el curso, los horarios, listas de asistentes, etc., con carácter optimista, como felicitándose todos los participantes, empresa y trabajadores, de poder iniciar o continuar una actividad tan fundamental como la formación. Una manera muy extendida actualmente de información interna en una empresa

296 Unidad Didáctica 6 1.1.8. Coordinación de los cursos Al departamento de Personal le corresponde la iniciación de los cursos, la coordinación y control de sus actividades y la impulsión de los programas, cuidando de todos los detalles, tanto técnicos como administrativos, que se precisan para el buen funcionamiento de la acción formativa. La aportación de medios en el momento necesario, el control de asistencia, tanto de alumnos como de monitores, la organización de los controles de aprovechamiento, son algunas de las actividades que dentro de este campo puede realizar este departamento. 1.1.9. Control de los resultados Una vez efectuado el curso y explicado el programa, debemos realizar un control de su eficacia. Este control tiene carácter inmediato. Ya sea a través de pruebas, o entrevistas con los profesores y con los supervisores de los alumnos, debemos llegar a una conclusión respecto a la eficacia del programa, del sistema empleado para desarrollarlo y del grado de acierto en la elección de los asistentes, con el fin de variar para posteriores experiencias o localizar las partes que no estén a la altura de las circunstancias. 1.1.10. Seguimiento de los resultados Del control inmediato debemos llegar a otro posterior y continuado, que trata de ir detectando resultados que se producen en el tiempo. No sólo en cuanto al perfeccionamiento conseguido por el trabajador y su aplicación en el puesto de trabajo, también de otros detalles de cierta importancia. Si después de un curso se producen tensiones por deseos de promoción de puesto o mejora de retribución por parte de los asistentes, si mejora el clima de trabajo, si se produce más o con mejor calidad; todas son facetas que debemos analizar porque resultan una herramienta útil para las actividades formativas que programemos en el futuro.

297 La formación en la empresa I Impresiones generales FORMULARIO DE CONTROL Los monitores 1. Expectativas cubiertas Evaluación del curso Comparativa Nada Bastante Mucho Totalmente 2. Interés alumno (trabajador) Nada Bastante Mucho Totalmente 3. Consideración de utilidad (para el trabajo) Nada Bastante Mucho Totalmente 4. Nota global Bastante Mucho Totalmente Nada 6. Lo más interesante del curso 7. Lo menos interesante 8. Temas a ampliar 9. Temas a eliminar 10. Infraestructura (aula, mesas, sillas) Contenidos Observaciones 1. Parte teórica 2. Parte práctica 3. Documentación 4. Material 5. Interés del temario Breve Bien Larga Breve Bien Larga Breve Bien Larga Anticuado Correcto Avanzado Breve Bien Larga 5. Observaciones 1. Resuelve dudas Nada Bastante Mucho Totalmente 2. Exposición clara y coherente Nada Bastante Mucho Totalmente 3. Transmite clima agradable Nada Bastante Mucho Totalmente 4. Conocimiento de conceptos Bastante Mucho Nada Totalmente Formulario de control de resultados de una acción formativa

298 Unidad Didáctica 6 1.2. Análisis de los resultados del inventario Una vez efectuado el inventario debemos pasar al análisis de los resultados obtenidos, aplicando un enfoque global, para determinar la orientación que de- ben seguir los programas de formación. Algunas de las necesidades pueden permitir aplicar un tratamiento a todo un grupo; otras, precisan realizar entrenamientos individuales y de diferentes características. El comité o la persona encargada de la formación deben decidir a quiénes aplicar una u otra, determinando también: – Programas propios para cada caso. – Sistemas didácticos a aplicar. – Fechas más convenientes. – Horarios. – Responsable del control. – Costos aproximados de cada programa.

299 La formación en la empresa I Podemos recopilar toda esta información en una serie de cuadros (como el anterior), que con la aprobación de jefes y asistentes y el visto bueno de Dirección constituyen unas pautas a seguir para su posterior desarrollo. Los cuadros - resumen por secciones sufren un posterior reagrupamiento, para incluir en los mismos programas a todos los trabajadores susceptibles de formarse al mismo tiempo, independientemente de ocupar puestos en diferentes sectores de la empresa. Debemos plantearnos nuevas maneras de aprender y nuevos caminos para motivar a los alumnos, en nuestro caso, trabajadores FORMACIÓN POR PERSONAS NOMBRE SECCIÓN DPTO. EDAD CATEG. ACTUAL CATEG. PREVISTA SUSTITUTO DE FORMACIÓN A APLICAR FECHAS HORARIO SUPERVISIÓN COSTO CONTROL RESULTADOS

300 Unidad Didáctica 6 En los nuevos programas y planes formativos de las organizaciones empresariales, la tendencia más clara es la relacionada con la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Debemos plantearnos nuevas maneras de aprender y nuevos caminos para alcanzar los conocimientos, con unos objetivos adaptados a las emergentes formas de competencia, en las que predominan las empresas ágiles, dinámicas y preparadas para trabajar con éxito en entornos cambiantes. En el momento de presentar un plan de formación en nuestra empresa debemos tener en cuenta factores como la globalización de los mercados, los cambios en las estructuras de las demandas, la distribución de funciones, la reubicación de actividades y la utilización de las aplicaciones tecnológicas en las distintas áreas empresariales. Es decir, en relación con la innovación tecnológica, el diseño y la ejecución de los planes formativos debe revisar los cambios tecnológicos producidos en los últimos años desde la perspectiva de las organizaciones empresariales que pueden beneficiarse de los nuevos avances. Los conceptos últimamente empleados de «tele - enseñanza, tele - educación o tele - formación» (adquisición de conocimientos a distancia, empleando tecnologías de la información) nos obligan, de algún modo, a manejar los En los nuevos planes formativos nos beneficiamos de los avances tecnológicos

301 La formación en la empresa I sistemas de aprendizaje por ordenador, los accesos a bases de datos «on - line», televisión educativa y redes telemáticas. Los cambios en la situación socioeconómica internacional están provocando una transformación del entorno en el que se mueven las empresas españolas. Estas modificaciones de los sistemas productivos tienen como una de sus consecuencias principales el incremento del nivel de competencia entre las empresas participantes en los distintos mercados. No se compite únicamente en precios, cada vez más, también en calidades, plazos de entrega y flexibilidad para adaptar los productos a las exigencias de las nuevas demandas. Los sistemas productivos tienden hacia economías abiertas y globalizadas, al tiempo que se incrementa la competencia en los mercados locales; se acelera el ritmo de innovación tecnológica. Es tal la importancia concedida a los mercados globales en las estrategias empresariales que empieza a utilizarse el término de «directivo global» para definir un modelo de dirección eficiente, caracterizado por el concepto de integración en un proyecto común sin fronteras nacionales. El mercado global requiere trabajadores excelentemente formados en diferentes ámbitos empresariales

302 Unidad Didáctica 6 Al mismo tiempo, se tiende hacia un aumento del tamaño mínimo eficiente que permite a las empresas disponer de recursos para hacer frente a las mayores necesidades de inversión en equipamiento y formación, pues se requieren mayores niveles en la cualificación de la mano de obra y una gestión más profesional. La innovación, tanto en procesos como en productos, constituye la base de las actividades económicas, convirtiéndose en su motor, mediante la adquisición y el aprovechamiento del conocimiento científico. La innovación concebida como una iniciativa permanente de aprendizaje individual y colectivo, es la única solución para incrementar la productividad y para garantizar la continuidad de una empresa en el mercado. Las empresas innovadoras necesitan un personal motivado y cualificado para que incorporen las posibles mejoras, tanto en los procesos productivos como en los productos finales. El incremento en la valoración de la formación como herramienta de la competitividad empresarial viene unido al importante desarrollo alcanzado por las tecnologías de la información y las comunicaciones en los últimos años. Avances que crean, por un lado, nuevas necesidades formativas en el manejo de los equipos y en el uso de los nuevos servicios disponibles y, por otro lado, permiten el desarrollo de nuevas formas de entender los procesos formativos apoyados en esas tecnologías. Los nuevos escenarios formativos se ocupan de las tecnologías de la información en los sistemas de enseñanza convencional y de la configuración de nuevas formas de aprendizaje más flexibles, lo que permite adaptar las áreas formativas a las demandas específicas de cada alumno. Por ejemplo, si contratamos a un nuevo jefe de sección en el departamento de marketing, querremos que hable, al menos dos idiomas; requisito (casi) imprescindible para comunicarse con las empresas que colaboran con la nuestra en otros países.

303 La formación en la empresa I 2.1. Medios necesarios El desarrollo de programas de promoción industrial precisa de elementos de todo tipo: humanos (profesores, coordinadores, etc.), materiales (aulas, material didáctico), tiempo disponible, que en algunos casos debe proporcionarse del correspondiente a la jornada laboral, etc. Los elementos mencionados y otros que podemos añadir, todos tienen su traducción en dinero. Esta es una cuestión evidente. La formación en la empresa requiere el empleo de parte de su patrimonio. Sin embargo, ¿esto es un gasto o una inversión?. Para los empresarios progresivos y conocedores de los problemas que plantea la moderna dirección, se considera habitualmente como una inversión más, a conjugar con las de otro matiz que se programen en la compañía. De esta postura nace en cada ejercicio un presupuesto destinado a cubrir los gastos de formación, a los que se acompañan los objetivos a cubrir y los plazos para realizarlos. Todo esto dentro de la mejor planificación de una dirección por objetivos. 2 El inventario de las necesidades de formación Es fundamental encontrar el lugar adecuado para impartir los cursos de formación

304 Unidad Didáctica 6 Pero volvamos a la realidad, ¿cuántos empresarios progresivos encontramos en nuestra vida profesional?. La verdad, pocos. La formación orientada de esta manera precisa de empresas con cierta envergadura, y en nuestro país las estadísticas señalan que menos del uno por ciento disponen de plantillas superiores a cien personas. En el resto de empresas es difícil comprender la nece- sidad de formar al personal, salvo en facetas muy específicas. Esto no quiere decir que no se precise formación (que debe estar presente en todas las estructuras), sino que la presión ejercida sobre el gerente encuentra resistencia apoyada en argumentos de valor. Por ejemplo, el gerente puede replicar, ¿cómo voy a impartir formación si preciso emplear todas mis posibilidades económicas, que no son muy grandes, en la autofinanciación para la modernización de mi maquinaria?. Y si además, esta necesidad de autofinanciación me impide retribuir al personal como quisiera hacerlo; ¿pretende que dedique parte de mis posibilidades a formar al personal, para que se marche a otras empresas que le retribuirán mejor?. Este ejemplo es una realidad que, sin ser general, está demasiado difundida en nuestro país, constituyendo un gran lastre. Pero la argumentación presentada no es totalmente cierta. El empresario pequeño, que debe autofinanciarse, lo lleva a cabo normalmente con los frutos de su negocio. Si su mentalidad cambia y empieza a considerar la formación como inversión en vez de gasto, no tendrá Un programa de formación adecuado es una garantía para la empresa y para los trabajadores

305 La formación en la empresa I ningún inconveniente en añadir los gastos que reporte dicha formación en los otros capítulos de inversión. Además consigue otro interesante aspecto: devolver a los que han colaborado con él en la obtención de los fondos que emplea en la inversión, parte de los frutos obtenidos y que no pudieron incrementar sus salarios por aquella precisión de autofinanciarse. En relación con la posible marcha del personal formado a otras empresas con salarios más atractivos, debemos reconocer que puede ser un riesgo y que a veces sucede en la vida industrial. Sin embargo podemos encontrar la manera de evitarlo; consiste en pagar adecuadamente al personal, no con el parámetro único del sueldo fijado por convenio colectivo, sino de acuerdo con los beneficios que realmente produce el negocio. Y ante la necesidad de autofinanciarse para ampliación y modernización de la industria, caben soluciones como la siguiente: que los bienes adquiridos mediante ala autofinanciación proveniente de los beneficios de una empresa no son únicamente propiedad de la misma, sino que parte de ellos corresponde a los trabajadores con cuyo esfuerzo se obtienen. Es evidente, que como contrapartida hay que arbitrar sistemas adecuados para las épocas de crisis en las que el reparto tiene que ser de las pérdidas. Centremos el problema de la marcha del personal formado en las industrias pequeñas a otras más mayores para obtener mejores retribuciones. Existen diversas soluciones para mantener a los trabajadores bien formados en la empresa

306 Unidad Didáctica 6 Generalmente las empresas pequeñas no tienen capacidad de realizar sus propios planes de formación, en la mayoría de los casos recurren a centros especializados del exterior, con programas adecuados a sus necesidades. En estos casos, el precio de la asistencia no es elevado, ya que el personal asistente es de medio nivel (formación de mandos intermedios, oficiales industriales, cursillos de método, etc.). De esta manera, para prevenir la posibilidad de marcha, la persona destinada a asistir al curso de formación puede firmar un recibo que en concepto de anticipo deje pendiente la cantidad que importe la inscripción y las cuotas periódicas, con la salvedad de no tener efectividad, excepto en caso de que abandone la empresa antes de un período fijado de tiempo, en cuyo momento se deduce de su liquidación final. Si este proceso se motiva convenientemente, reducimos en gran proporción la posibilidad de marcha de la empresa, sin embargo, podemos incrementar la posibilidad de inducir al personal formado a leer con detenimiento la sección de ofertas de trabajo. En empresas de mayores dimensiones y mejores posibilidades económicas sucede lo siguiente. En muchas encontramos las mismas argumentaciones negativas que vemos en las pequeñas. Pero en ésta, la labor del responsable ha de ser directa, hábil e incisiva. Debemos convencer a la dirección de las ventajas que reportan los planes de formación, de su carácter de inversión y no de gasto, y obtener un tanto por ciento, que se calcula de la nómina o sobre la cifra de ventas, para destinar en cada ejercicio a esta actividad. Debemos tratar de obtener de la dirección su apoyo a los planes de formación; dejar constancia de que el departamento de Personal cuenta con su respaldo en la estructuración e impartición de los programas, que son la concreción de las políticas emitidas por la dirección. Indudablemente, esto favorece de forma decisiva el buen resultado de esta primordial actividad.

307 La formación en la empresa I 2.2. El formulario - inventario La finalidad de los inventarios es establecer las necesidades que en orden a la formación tiene en cada período una empresa determinada. Normalmente es la dirección de Personal la encargada de establecer dichas necesidades. Existen una serie de detalles que revelan la necesidad de entrenamiento de los trabajadores. Es decir, cuando no se alcanzan los niveles - tipo de producción o cuando se produce un número excesivo de rechazos deseados o los vendedores no alcanzan las cuotas de ventas previstas. Para que la formación sea efectiva y esté adecuadamente dirigida, previo a cualquier programa, se precisa de un análisis cuidadoso y profundo de la realidad existente, hecho de forma sistemática y continuada y por los períodos que se estimen convenientes, por ejemplo, ejercicios manuales. En base a este análisis podemos indicar una triple vertiente de observación: – Análisis de la organización, con el fin de precisar en qué sectores de la misma debe realizarse el entrenamiento. – Análisis de las funciones de cada puesto, con el fin de establecer el contenido de la formación, para desarrollar las funciones correspondientes a cada empleado, de manera efectiva. – Análisis de los trabajadores, para determinar qué habilidades, aptitudes y conocimientos hay que desarrollar en cada uno, con el fin de asegurar el cumplimiento de sus funciones adecuadamente.

308 UnidadDidáctica6 Inventario NOMBRES DE LOS COMPONENTES DE LA SECCIÓN CATEGORÍA EDAD ANTIGÜEDAD EN LA EMPRESA ANTIGÜEDAD EN EL PUESTO FORMACIÓN PUNTUACIÓN CALIFICACIÓN GLOBAL MN - B - N - R DESECHABLE SUSTITUTOS PREVISTOS Formación para las actividades de la sección 0 = nada; 1 = iniciación, 2 = aceptable, 3 = bien, 4 = superior, [ ] = Actividad utilizada Observaciones Responsable Sección Inventario de necesidades de for-

309 La formación en la empresa I El inventario que constituye la base del posterior y necesario análisis, consideramos conveniente que contenga los siguientes elementos: – Nombre de la sección y de su responsable. – Misión o cometido de la sección. – Organigrama «de hecho», es decir, el que realmente funciona, con especificación de sus relaciones efectivas, la dependencia y los cauces de comunicación. – Especificación de los problemas con que se encuentra la selección (mala calidad, poca producción, mucha accidentalidad, mal «clima», etc.) – Nombres de los componentes. – Categoría de cada uno. – Edad. – Antigüedad en la empresa. – Antigüedad en el puesto. – Formación (primaria, bachiller, oficialía, universidad, etc.). – Puntuación de cada trabajador según la valoración por el mérito. – Eficiencia global, según calificación de su supervisor. – Sueldo. – Fecha del último aumento.

310 Unidad Didáctica 6 – Sustituto o sustitutos, si están designados. – Formación requerida para el puesto. La cumplimentación del inventario (ver modelo) se lleva a cabo en entrevista personal con el jefe inmediato, pasándolo luego al superior para su revisión, o con ambos a la vez. Parte del cuestionario debe estar resuelto previamente, para evitar dilaciones*. Este es el caso de los componentes de sección, su edad, antigüedad, salario, formación, etc., que constan en los expedientes personales. Todas las reglas generales de la entrevista deben tenerse en cuenta para efectuarlas; sobre todo, especial cuidado en que nuestra actividad no parezca una intromisión en el ámbito de los otros departamentos. Debemos tratar de aplicar criterios de estimación uniformes que permitan clasificar la información que recibimos, para su posterior tratamiento y análisis. 2.3. Análisis de las necesidades Uno de los aspectos previos a la elaboración de un plan de formación, consiste en detectar las necesidades formativas, las presentes y las futuras, del personal de la empresa. Debemos conseguir un enfoque de las iniciativas formativas adaptado a las peculiaridades de cada empresa en cada momento; por ejemplo, en función del tipo de organización, de sus características y de los niveles de cualificación, De esta entrevista recopilaremos el inventario de las necesidades de la empresa

311 La formación en la empresa I del mercado en el que se desarrolla su actividad y del tipo de cultura empresarial que predomina. La formación constituye una herramienta muy útil, para mejorar el desarrollo de las funciones laborales y para cuestiones de gran trascendencia, por ejemplo, la integración de los trabajadores, fomentar la comunicación interna entre los distintos departamentos, potenciar el trabajo en equipo, mejorar la imagen de la empresa y favorecer una permanente adaptación de los agentes productivos a los cambios del entorno económico. En el momento de enfocar el tema de la formación, en la organización empresarial, se debe tener en cuenta las peculiaridades y las necesidades específicas de los distintos puestos de trabajo. Es decir, no realizar un planteamiento global para toda la plantilla. Este enfoque formativo, denominado formación de oferta, consiste en cursos con áreas formativas y materias comunes para todos los trabajadores. Parte de la base de que la formación es buena y se ofrece indiscriminadamente a los trabajadores, sin tener en cuenta las necesidades. Esquema Promoción Cultura MotivaciónPlanificación de carreras IntegraciónSelección FORMACIÓN Y DESARROLLO ComunicaciónAdecuación al puesto y rendimiento

312 Unidad Didáctica 6 Por ejemplo, cursos de idiomas o de manejo de ordenadores, que no tienen en cuenta las necesidades específicas. No tiene sentido formar en el uso de ordenadores a trabajadores que luego no disponen de ordenador personal; o que disponen de ordenadores que no tienen suficiente capacidad como para soportar los nuevos programas aprendidos. De igual manera, tampoco resulta una labor formativa enseñar idiomas a trabajadores que no tienen ningún trato con personas o empresas de otros países. La formación ofertada tiene el inconveniente de abrir expectativas de promoción que si no se cumplen puede producir insatisfacciones y frustraciones personales que provoquen desmotivación del personal, es decir, el efecto contrario al perseguido. Las empresas se benefician de los mayores niveles culturales y de conocimientos de sus trabajadores, pero eso no constituye la esencia de las labores formativas, que para ser entendidas como tales, deben ir dirigidas a la mejora de la actividad laboral presente o a la preparación para actividades laborales futuras. Con esto definimos lo que se denomina formación de demanda; parte de la evaluación previa y la definición de las necesidades específicas de cada puesto de trabajo como base fundamental de cualquier iniciativa relacionada con las funciones de aprendizaje dentro de una empresa. Mediante este tipo de formación se busca directamente la solución a problemas reales detectados en algún puesto de trabajo o en el desempeño de alguna tarea concreta, y se trata de conseguir una rentabilidad, a corto y medio plazo, de la inversión realizada en formación. La formación de demanda persigue, sobre todo, involucrar al trabajador de forma activa en el proceso de adquisición de conocimientos. En el siguiente esquema comparamos las principales características de una formación de oferta frente a una formación de demanda, teniendo en cuenta las principales repercusiones, tanto para la empresa como para el trabajador.

313 La formación en la empresa I 2.3.1. Determinación del enfoque del análisis En función del grupo a analizar, debemos decidir si el diagnóstico se hace individualmente o en grupo. Si sólo hay una persona, o muy pocas, desempeñando el mismo puesto (por ejemplo, un técnico de selección), el análisis de necesidades será individual. Sin embargo, si la función del puesto es desempeñada por muchas personas (por ejemplo, gestor comercial o cajero), el diagnóstico se aplica a una muestra representativa de cada sector. Para ello, debemos dividir la plantilla por líneas de actividad o áreas funcionales (por ejemplo, venta, administración, fábrica) y por niveles de responsabilidad (es decir, directores, gerentes, técnicos, administrativos). Esquema • Integrar los trabajos recién incorporados • Mejorar el rendimiento de los trabajadores • Fluidez en la transición de la cultura corporativa • Repercutir en la motivación • Fomentar la comunicación interna • Favorece la permanencia y la lealtad del personal • Potenciar el trabajo en equipo • Influir en la adaptación de las personas a los • Mejorar la imagen de la empresa cambios del entorno • No distingue necesidades específicas • El alumno no manifiesta sus preferencias • Uso intensivo de paquetes formativos estándar FORMACIÓN DE OFERTA «UNIFORMIDAD» CARACTERÍSTICAS • Parte de la evaluación de necesidades presentes y futuras • Busca participación activa • Se dirige al autoaprendizaje • Se plantea como solución a problemas reales • Paquetes formativos adaptados FORMACIÓN DEMANDA CARACTERÍSTICAS RESULTADOS «OBJETIVO» MAYOR ALCANCE RENTABILIDAD A CORTO Y LARGO PLAZO MAYOR MOTIVACIÓN Menor alcance Menor rentabilidad Mayor insatisfacción 1 2

314 Unidad Didáctica 6 2.3.2. Selección de herramientas de análisis utilizadas Es una fase necesaria, tanto para el diagnóstico individual como para el grupo. En función del tiempo y de los recursos disponibles, así como del enfoque técnico que decidimos seguir, podemos elegir entre las siguientes técnicas: – Cuestionario o entrevista. – Centros de evaluación. – Nivel de adecuación persona - puesto (enfoque por competencias). – Resultados de evaluación del desempeño. En el diseño de herramientas seleccionadas, debemos tener en cuenta los principales problemas con los que una persona se encuentra para desempeñar su trabajo diario de forma óptima. Por ejemplo; no debemos preguntar directamente a un trabajador: «¿En qué campo cree usted que necesita formación?». En este caso, la respuesta se refiere a las necesidades subjetivas, como conocimientos de software informático, idiomas, repercusiones del euro. Son respuestas que están influidas por factores como la moda o las necesidades personales, que por carencias reales. 2.3.3. Definición de las barreras para ejercer un mejor desempeño diario Determinar los problemas y las barreras que afectan a cada grupo, y seleccionar los que pueden ser solucionados mediante acciones formativas; éste es el objetivo de las necesidades de formación. Son problemas que impiden el correcto ejercicio diario.

315 La formación en la empresa I Debemos tener en cuenta que las necesidades señaladas se refieren a cada sector de profesionales de la empresa, producto del cruce entre áreas funcionales y niveles de responsabilidad. Debemos analizar, también, los problemas y necesidades que pueden afectar a una unidad funcional en concreto; por ejemplo, el conocimiento que tiene todo el departamento comercial (desde el director hasta el último comercial de la línea) de un nuevo producto (que sale al mercado en breve). El presupuesto del plan de formación debe contemplar varios conceptos, así que debemos desglosarlo por grupos* y programas formativos y detallar las diferentes partidas: desplazamientos, dietas, alojamiento, materiales, manuales, consultores externos, alquiler de sala y medios audiovisuales, etc. Además de estos gastos directos (desembolso real de dinero), debemos contemplar otros gastos indirectos (amortización de salas y medios del área de formación, horas dedicadas por formadores internos y por los propios asistentes a las acciones formativas). Tanto los gastos directos como los indirectos, deben ser presupuestados pensando en le desarrollo del plan de formación y en su diseño y seguimiento. Debemos dar la posibilidad de que una partida del presupuesto se dedica a gastos varios, como previsión de acciones urgentes, difíciles y concretas que pueden surgir. En caso de un presupuesto con base cero, debemos anotar todas las acciones formativas que respondan a las necesidades prioritarias en función de su importancia y de su urgencia. 3 Diseño del presupuesto económico del plan de formación

316 Unidad Didáctica 6 Las necesidades de prioridad baja dependen de la situación financiera de la organización así como de los recursos humanos y técnicos disponibles en el área de formación para acometer grandes proyectos. Si existe, desde el principio, una limitación en el presupuesto, se van añadiendo al plan todas las acciones posibles hasta llegar al tope marcado, comenzando por las acciones de prioridad alta y siguiendo por las de prioridad media y baja. En el siguiente cuadro mostramos una simulación de un presupuesto para un plan de formación de una entidad financiera. Estas partidas incluyen el diseño, el desarrollo y el seguimiento de cada acción formativa.

317 LaformaciónenlaempresaI Presupuesto del plan de formación Desplazamiento Alojamiento Dietas Formador Material Coste unitario Número de cursos Total Cursos de intervención 7,93 27,23 5,8 92,7 19,14 62,65 12 2.5806,28 Cursos de banca comercial 4,51 13,1 2,94 7,62 10,97 39,11 8 626.5 Cursos de banca de empresas 5,29 14,06 3,16 7,72 11,72 41,95 6 503,62 Cursos de riesgos 2,64 5,65 1,26 0,6 4,69 14,84 3 98,12 Cursos a los directivos 2,64 5,65 1,26 5,71 4,69 19,95 16 640,05 Cursos a la red de oficinas 23,02 65,69 14,42 114,35 51,18 178,51 45 20.135,14 Cursos a servicios centrales 240,4 12,74 253,27 Formación en el puesto 15,03 15,03 Formación a distancia 42,07 60,1 102,17 Subtotal de cursos del plan de formación 23,02 65,69 14,42 550,09 51,18 178,51 859,89 Manuales de productos 145,44 Vídeos de atención al cliente 72,12 Total plan de formación 26.028,51 Simulación de un presupuesto para un plan de formación de una entidad financiera

318 Unidad Didáctica 6 3.1. Cálculo del impacto del plan de formación El impacto del plan debe traducirse en la obtención de resultados objetivos, cuantificables y de negocio en la medida de lo posible. Por ejemplo, un objetivo marcado puede ser la reducción de 90 horas de las dedicadas a reuniones, manteniendo la efectividad y calidad de las decisiones tomadas. Si calculamos una asistencia media de seis personas por reunión, a una tarifa media de 60 euros por persona y hora, la reducción supone un ahorro de 32.400 euros (90 x 6 x 60). No todos los resultados son tan fáciles de medir ni traducir en euros, pero debemos intentarlo siempre que sea posible. De esta manera justificamos la verdadera inversión o gasto en formación; es decir, midiendo el cumplimiento de objetivos y comparándolo con el ahorro que supone (o el incremento de la productividad) respecto al gasto.

319 LaformaciónenlaempresaI FASE COSTE 1. Diagnóstico A. Personal 01. Salarios y prestaciones, RH 02. Salarios y prestaciones. Otros 04. Comidas y viajes 05. Comidas y viajes. Otros 1.1. Subtotal B. Material 07. Material de oficina 08. Material programas (diagnósticos) 09. Impresos 1.2. Subtotal C. Equipamiento 11. Asignación gastos equipo 12. Alquiler de equipo 13. Mantenimiento 1.3. Subtotal D. Instalaciones 15. Asignación gastos instalaciones 16. Alquiler de instalaciones 1.4. Subtotal E. Varios 10. Servicios externos 17. Gastos generales 18. Otros gastos previos 1.5. Subtotal X. Total IX. Total 2. Diseño y desarrollo 01. Ventas y beneficios, RH 02. Salarios y prestaciones. Otros 04. Comidas y viajes 05. Comidas y viajes. Otros 2.1. Subtotal 07. Material de oficina 08. Material programas (aprendizaje) 09. Impresos 2.2. Subtotal 11. Asignación gastos e instalaciones 12. Alquiler de equipo 13. Mantenimiento 2.3. Subtotal 15. Asignación gastos instalaciones 16. Alquiler de instalaciones 2.4. Subtotal 10. Servicios externos 17. Gastos generales 18. Otros gastos varios 2.5. Subtotal 2X. Total 3. Impartición 01. Salarios y prestaciones, RH 02. Salarios y prestaciones. Otros 03. Salarios y prestaciones. Participantes 04. Comidas y viajes, RH 05. Comidas y viajes. Otros 06. Comidas y viajes.. Participantes 3.1. Subtotal 07. Material de oficina 08. Material programas (aprendizaje) 09. Impresos 3.2. Subtotal 11. Asignación gastos e instalaciones 12. Alquiler de equipo 13. Mantenimiento equipo 3.3. Subtotal 15. Asignación gastos instalaciones 16. Alquiler de instalaciones 3.4. Subtotal 10. Servicios externos 14. Cuotas de matriculación 17. Gastos generales 18. Otros gastos varios 3.5. Subtotal 3X. Total 4. Evaluación 01. Salarios y prestaciones, RH 02. Salarios y prestaciones. Otros 03. Salarios y prestaciones. Participantes 04. Comidas y viajes, RH 05. Comidas y viajes. Otros 06. Comidas y viajes. Participantes 4.1. Subtotal 07. Material de oficina 08. Material programas (evaluación) 09. Impresos 4.2. Subtotal 11. Asignación gastos e instalaciones 12. Alquiler de equipo 13. Mantenimiento equipo 4.3. Subtotal 15. Asignación gastos instalaciones 16. Alquiler de instalaciones 4.4. Subtotal 10. Servicios externos 14. Cuotas de matriculación 18. Otros gastos varios 4.5. Subtotal 4X. Total 5X. Total 5AX. Total 5BX. Total 5CX. Total 5DX. Total 5EX. Total 5XX. Total Cálculo de impacto del plan de formación

320 Unidad Didáctica 6 3.2. Aprobación del plan de formación Es conveniente que preparemos una presentación gráfica en la que destaque el alcance del plan, la eficacia de su diseño y los resultados que aporta en términos de mejora del negocio. Por ejemplo, incremento de la productividad o de las ventas, mejora en la calidad de servicio ofrecida, descenso de errores o de gastos, etc. Ensayar antes de presentarla, es un sistema eficaz. Una vez realizada la presentación, el plan puede ser aprobado o modificado. El comité puede incluir en algunos casos, representantes sindicales. La aprobación se comunica a los directivos de la compañía, quienes, posiblemente, en el futuro colaboren también en el diseño de acciones y en su impartición. Si procede se comunica a los representantes sindicales. Una vez aprobado el plan y su presupuesto, es el momento de empezar a tramitar las ayudas y subvenciones, por ejemplo, ante el FORCEM. En general, las grandes empresas disponen de su propia infraestructura de formación interna que les permite desarrollar planes para: – Adaptar al personal recién incorporado a la compañía. – Adaptar los conocimientos de la plantilla al cambio tecnológico. – Hacer frente a las nuevas necesidades que surgen en la empresa. 4 Las ayudas institucionales a la formación en la empresa

321 La formación en la empresa I Mientras en el resto de la Unión Europea, aproximadamente, un 70 por 100 de las grandes empresas disponen de un departamento de formación interna, en España, a pesar del crecimiento de recursos de los últimos años, el porcentaje de empresas grandes con un departamento específico de formación se reduce al 40 por 100. Hay que tener en cuenta, además, que en España el porcentaje de grandes empresas respecto al total es sensiblemente inferior al del resto de países europeos. Es decir, las mayores inversiones en formación las realizan empresas públicas o multinacionales. La Administración española es consciente de este problema, por ello, ha puesto en marcha distintos programas dirigidos a que las organizaciones empresariales fomenten actividades formativas. Las iniciativas se dirigen, sobre todo, al desarrollo de la formación continua, como valor estratégico prioritario en los procesos de cambio tecnológico, económico y social. Una vez aprobado el plan y su presupuesto, se tramitan las ayudas y subvenciones, por ejemplo, ante el FORCEM

322 Unidad Didáctica 6 De esta manera se pretende reducir los costes de la autoformación, elevar la valoración de las actividades formativas entre el colectivo empresarial y crear una cultura partidaria de la utilización de las tecnologías de la información, es decir, llevar a la modernización las estructuras empresariales y al incremento de su competitividad. Una de las herramientas en España para fomentar este tipo de formación en nuestro país es la FORCEM (Fundación para la Formación Continua), organismo encargado de gestionar las ayudas de los planes nacionales y de los fondos estructurales europeos. Dentro de las iniciativas formativas se recogen planes de formación de empresa, planes de formación agrupados para empresa y colectivos del mismo sector y planes de formación intersectoriales. Los nuevos sistemas formativos acuden a las aplicaciones tecnológicas

323 La formación en la empresa I Los objetivos de las iniciativas del FORCEM consisten en la prestación de ayudas para la adaptación permanente y la evolución de las distintas profesiones y del contenido de los puestos de trabajo, de las mejoras de las competencias y las cualificaciones indispensables para fortalecer la situación competitiva de las empresas y de su personal. También deben cumplir una función de promoción social que permite a muchos trabajadores evitar el estancamiento en su carrera profesional. Los objetivos de las ayudas se centran en la identificación de las necesidades reales de formación asociadas al desarrollo de la competitividad de las empresas y la mejora de la formación individual de los trabajadores mediante tecnologías apoyadas en la convergencia de esfuerzos y experiencias de los agentes económicos, sociales e institucionales implicados. Para la fijación de estos objetivos se tiene en cuenta la experiencia acumulada en la gestión de la formación empresarial, esperando mejorar, cada año, los resultados alcanzados. Las acciones que se incluyen dentro de este plan de ayudas tiene que realizarse garantizando la calidad y la transferencia de los contenidos y metodologías entre empresas, a través del intercambio y la cooperación.

325 La formación en la empresa I Referirnos a formación en un sentido amplio y referida a la totalidad de una compañía y al conjunto de sus componentes humanos, es considerarla como el incremento del potencial de la empresa a través del perfeccionamiento profesional y humano de los individuos que la forman. La empresa que incluye en sus cuadros personas bien formadas y que actualiza sus conocimientos con las técnicas nuevas que van surgiendo y que tienen relación con sus actividades, tiene muchas más posibilidades de superar sus problemas que aquellas otras que no conceden el relieve que efectivamente tienen las actividades formativas. La formación es inversión y no gasto. El individuo formado se siente más seguro de sí mismo, porque sabe que puede enfrentarse con éxito a los problemas que profesionalmente pueden planteársele. Para llevar a cabo el plan de formación en la empresa debemos, desde este momento plantearnos la tarea de planificar la formación, de crear un sistema que nos permita alcanzar los objetivos señalados. Estructuramos un camino a seguir, una metodología para llevar a cabo el planteamiento. La fijación de las necesidades de la empresa se estudia en función de las políticas generales de la compañía, de las novedades técnicas y de los deseos de la Dirección de conseguir el perfeccionamiento de determinados empleados o profesionales. Los instrumentos utilizados para esta determina- ción son los inventarios, que a tal fin se establecen, utilizando modelos y técnicas establecidas. R Resumen

326 Unidad Didáctica 6 La información de los cursos de formación debe contener la especificación de las materias que integran el curso, los horarios, listas de asistentes, etc., con carácter optimista, como felicitándose todos los participantes, empresa y trabajadores, de poder iniciar o continuar una actividad tan fundamental como la formación. Una vez efectuado el inventario de cada uno de los en que se ha dividido la empresa, debemos efectuar el análisis de los resultados obtenidos, aplicando un enfoque global, para determinar la orientación que deben seguir los programas de formación. La innovación, tanto en procesos como en productos, constituye la base de las actividades económicas, convirtiéndose en su motor, mediante la adquisición y el aprovechamiento del conocimiento científico. La innovación concebida como una iniciativa permanente de aprendizaje individual y colectivo, es la única solución para incrementar la productividad y para garantizar la continuidad de una empresa en el mercado. Las empresas innovadoras necesitan un personal motivado y cualificado para que incorporen las posibles mejoras, tanto en los procesos productivos como en los productos finales. La finalidad de los inventarios es establecer las necesidades que en orden a la formación tiene en cada período una empresa determinada. Normalmente es la dirección de Personal la encargada de establecer dichas necesidades. Existen una serie de detalles que revelan la necesidad de entrenamiento de los trabajadores. Uno de los aspectos previos a la elaboración de un plan de formación, consiste en detectar las necesidades formativas, las presentes y las futuras, del personal de la empresa, es decir, conseguir un enfoque de las iniciativas formativas adaptado a las peculiaridades de cada empresa en cada momento.

327 La formación en la empresa I La formación constituye una herramienta muy útil, para mejorar el desarrollo de las funciones laborales y para cuestiones de gran trascendencia, por ejemplo, la integración de los trabajadores, fomentar la comunicación interna entre los distintos departamentos, potenciar el trabajo en equipo, mejorar la imagen de la empresa y favorecer una permanente adaptación de los agentes productivos a los cambios del entorno económico. Determinar los problemas y las barreras que afectan a cada grupo, y seleccionar los que pueden ser solucionados mediante acciones formativas; éste es el objetivo de las necesidades de formación. Son problemas que impiden el correcto ejercicio diario. La aprobación del plan de formación se comunica a los directivos de la compañía, quienes, posiblemente, en el futuro colaboren también en el diseño de acciones y en su impartición. Si procede se comunica a los representantes sindicales. Una vez aprobado el plan y su presupuesto, es el momento de empezar a tramitar las ayudas y subvenciones, por ejemplo, ante el FORCEM. Los objetivos de las iniciativas del FORCEM consisten en la prestación de ayudas para la adaptación permanente y la evolución de las distintas profesiones y del contenido d e los puestos de trabajo, de las mejoras de las competencias y las cualificaciones indispensables para fortalecer la situación competitiva de las empresas y de su personal.

La formación en la empresa I 329 ABSENTISMO: Falta de un emplea- do al trabajo. Si un trabajador falta a su trabajo por cualquier causa duran- te un tiempo prolongado. COMITÉ: Conjunto de un número reducido de personas que, represen- tando a una colectividad más nume- rosa, tiene a su cargo ciertas funcio- nes o gestiones. Por ejemplo, se forma un comité em- presarial para decidir si se otorgan préstamos a los trabajadores. V Vocabulario DESGLOSAR: Separar algo de un conjunto para considerarlo por separado. Segregar. DILACIÓN: Acción de retrasar. Retraso. Por ejemplo, algo que debe hacerse sin más dilación, es algo que debe realizarse inmediatamente, cuanto antes.

331 La formación en la empresa I E Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Realiza un esquema - resumen con el análisis de los resultados de un inventario de un plan de formación que tú mismo hayas confeccionado. 2. Explica por qué es necesario determinar las necesidades presentes y fu- turas de el plan de formación. 3. Confecciona, utilizando el medio que elijas, una circular informando del próximo curso en la empresa. 4. Realiza un esquema para un plan de formación de una empresa dedicada a la telefonía móvil. 5. Confecciona un «formulario de control» para el seguimiento de resultados que tú mismo aportes. 6. Completa un modelo de inventario de las necesidades de una empresa de congelados a domicilio. 7. Enumera las principales características de una formación oferta frente a una formación demanda, teniendo en cuenta las principales repercusiones, tanto para la empresa como para el trabajador. 8. Diseña un cuadro - resumen comparando las principales características de una formación de oferta frente a una formación de demanda, teniendo en cuenta las principales repercusiones, tanto para la empresa como para el trabajador.

332 Unidad Didáctica 6 9. Confecciona una simulación de un presupuesto para un plan de formación de una entidad financiera.

333 LaformaciónenlaempresaI Presupuesto del plan de formación Desplazamiento Alojamiento Dietas Formador Material Coste unitario Número de cursos Total Cursos de intervención Cursos de banca comercial Cursos de banca de empresas Cursos de riesgos Cursos a los directivos Cursos a la red de oficinas Cursos a servicios centrales Formación en el puesto Formación a distancia Subtotal de cursos del plan de formación Manuales de productos Vídeos de atención al cliente Total plan de formación

334 Unidad Didáctica 6 10. Somete el presupuesto del ejercicio 8 a un comité ficticio que apruebe o deniegue el plan de formación propuesto.

335 La formación en la empresa I S Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Puedes recopilar toda esta información en una serie de cuadros, que con la aprobación de jefes y asistentes y el visto bueno de Dirección constitu- yen unas pautas a seguir para su posterior desarrollo. Los cuadros - resu- men por secciones sufren un posterior reagrupamiento, para incluir en los mismos programas a todos los trabajadores susceptibles de formarse al mismo tiempo, independientemente de ocupar puestos en diferentes sectores de la empresa. FORMACIÓN POR PERSONAS NOMBRE SECCIÓN DPTO. EDAD CATEG. ACTUAL CATEG. PREVISTA SUSTITUTO DE FORMACIÓN A APLICAR FECHAS HORARIO SUPERVISIÓN COSTO CONTROL RESULTADOS

336 Unidad Didáctica 6 2. – Determinación de las necesidades presentes. Constituido el comité, el siguiente paso consiste en la determinación de las lagunas formativas del personal, es decir, de la empresa en general. La fijación de estas necesidades se estudia en función de las políticas generales de la compañía, de las novedades técnicas y de los deseos de la Dirección de conseguir el perfeccionamiento de determinados empleados o profesionales. Los instrumentos utilizados para esta determinación son los inventarios (punto 2 de la Unidad) que a tal fin se establecen, utilizando modelos y técnicas establecidas. Por ejemplo, las impresiones recogidas en entrevistas, la observación directa, el interés de algunos empleados o jefes por el anuncio de un cursillo, etcétera. – Determinación de las necesidades futuras. Existen tipos de entrenamientos que por su escasa duración no precisan de una planificación en el tiempo. Pueden ser estructurados dentro de los planes anuales de una compañía sin dificultad. Pero hay otros que por su mayor extensión requieren esta planificación. Por ejemplo, los estudios que debe seguir un trabajador para especializarse en determinada técnica en el extranjero. Es decir, la empresa tiene la necesidad de fijar sus urgencias presentes e incluir, dentro de su planificación para períodos medios y largos, la fijación de las que se producirán en el futuro. Tanto las necesidades presentes como las futuras deben establecerse en el doble aspecto cuantitativo y cualitativo. Es decir, además de admitir la conveniencia de realizar tal tipo de formación conviene establecer cuántas personas deben ser instruidas en cada uno.

337 La formación en la empresa I 3. – Información de los cursos. Una vez estructurados los cursos, hay que informarlos conveniente- mente en la empresa. Esta información debe llegar a todos los sectores: a Dirección, a los mandos superiores, medios e inferiores, al Comité de Empresa, al personal, mediante los sistemas normales de información descendente (murales, tablón de anuncios, revistas y boletines, etc.). La información debe contener la especificación de las materias que integran el curso, los horarios, listas de asistentes, etc., con carácter optimista, como felicitándose todos los participantes, empresa y trabajadores, de poder iniciar o continuar una actividad tan fundamental como la formación. 4. Parte de supuesto en que el departamento de Personal dispone del pre- supuesto necesario para llevar a cabo el plan de formación en la empre- sa. Desde este momento se plantea la tarea de planificar la formación, es decir, de crear un sistema que permita alcanzar los objetivos señalados.

338 Unidad Didáctica 6DepartamentodePersonalComitédeformaciónDirección general Políticas y presupuestos Necesidades presentes Programas Organización de los cursos Realización Control de asistencias y resultados Control de eficacia Promociones, traslados, adecuaciones Formación para la promoción Necesidades futuras CentrosMétodos Soporte administrativo OBJETIVOS DE FORMACIÓN Coordinación

339 La formación en la empresa I 5. Debes partir de unos resultados que tú mismo establezcas para, a partir de ahí, confeccionar un formulario de control. Puedes basarte, pro ejem- plo, en el trabajo de una administrativo y desde ese punto de partida establecer resultados y realizar el formulario. 6. Para ello debes imaginar la empresa en cuestión (puedes ayudarte por compañeros, alguna empresa de congelados que conozcas o esté cerca de tu domicilio, etc.), a partir de aquí realiza un análisis de la mercancía y elementos necesarios para que todo funcione correctamente. Para lo demás, debes acudir a lo estudiado y «poner a funcionar» tu imaginación. Se trata de un ejercicio sin respuesta concreta que necesitan de la apli- cación de los conocimientos adquiridos. 7. Ten en cuenta que uno de los aspectos previos a la elaboración de un plan de formación, consiste en detectar las necesidades formativas, las presentes y las futuras, del personal de la empresa. Debes conseguir un enfoque de las iniciativas formativas adaptado a las peculiaridades de cada empresa en cada momento.

340 Unidad Didáctica 6 8.Continuando con la respuesta anterior, ahora debes confeccionar el cua- dro. Para ello tienes un modelo en la unidad que te orientará. 9. En el diseño del presupuesto económico del plan de formación, recuer- da utilizar conceptos como desplazamientos, dietas, alojamiento, mate- riales, manuales, consultores externos, alquiler de sala y medios audiovisuales, además de estos gastos directos, otros gastos indirectos. • Integrar los trabajos recién incorporados • Mejorar el rendimiento de los trabajadores • Fluidez en la transición de la cultura corporativa • Repercutir en la motivación • Fomentar la comunicación interna • Favorece la permanencia y la lealtad del personal • Potenciar el trabajo en equipo • Influir en la adaptación de las personas a los cambios • Mejorar la imagen de la empresa del entorno • No distingue necesidades específicas • El alumno no manifiesta sus preferencias • Uso intensivo de paquetes formativos estándar FORMACIÓN DE OFERTA «UNIFORMIDAD» CARACTERÍSTICAS • Parte de la evaluación de necesidades presentes y futuras • Busca participación activa • Se dirige al autoaprendizaje • Se plantea como solución a problemas reales • Paquetes formativos adaptados FORMACIÓN DEMANDA CARACTERÍSTICAS RESULTADOS «OBJETIVO» MAYOR ALCANCE RENTABILIDAD A CORTO Y LARGO PLAZO MAYOR MOTIVACIÓN Menor alcance Menor rentabilidad Mayor insatisfacción 1 2

341 LaformaciónenlaempresaI Presupuesto

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