La dematerialisation des achats et des factures avec progidoc

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Information about La dematerialisation des achats et des factures avec progidoc

Published on November 23, 2016

Author: SocitPROVEA

Source: slideshare.net

1. www.provea.eu PROGIDOC Automatisez vos flux fournisseurs : de la commande au paiement de la facture dans l’ERP ou le système comptable. Les procédures sont automatisées et contrôlées, le traitement des factures est facilité, l’archivage centralisé et les risques d’erreur réduits à zéro. Pour une entreprise, le processus achats peut rapidement devenir inefficace et générateur de coûts, lorsqu’il est traité manuellement : Dépenses «non autorisées», réalisées sans bon de commande ou passées auprès de fournisseurs non agréés, réceptions mal gérées, rapprochement difficile avec les factures, documents égarés, etc. La solution : dématérialiser et automatiser le processus Purchase-to-Pay (de l’achat au paiement). Non seulement l’entreprise améliore la qualité et l’efficacité de ses procédures internes, mais elle augmente considérablement la visibilité sur ses engagements. Modulaires et complets, les logiciels PROGIDOC offrent une réponse sur mesure pour optimiser les achats frais généraux et indirects (hors production), de bout en bout : depuis l’expression de besoin jusqu’au règlement Contactez-nous 03 20 04 43 25 Points marquants de nos logiciels Gestion des achats frais généraux • Bases fournisseurs et produits • Expression de besoins • Demandes d’achat • Workflow d’approbation DA • Gestion des réceptions • Gestion des livraisons partielles • Suivi budgétaire Cycle Purchase-to-Pay Des achats aux factures fournisseurs Demande d’Achat Commande Fournisseur Workflow de validation Réception Produit Mise en paiement Numérisation des factures /LAD €  Workflow de validation Gestion des factures fournisseurs • Numérisation des factures • Capture intelligente (LAD/OCR) • Génération de fichiers d’écritures comptables • Rapprochement auto. commandes / factures • Accès en self-service aux documents (factures, devis, commandes...) • Approbation et bon à payer des factures 

2. Gains constatés sur le processus purchase-to-pay En savoir plus, une web démo ? Rendez-vous sur www.provea.eu ou appelez-nous : 03 20 04 43 25 La gestion des achats Expression de besoins Grâce à une interface simple et conviviale, l’utilisateur formalise ses besoins en texte libre. Ils seront alors soumis à validation puis transmis aux acheteurs. Demandes d’achat Les demandes d’achat sont créées en utilisant des catalogues produits, en saisie libre ou via des modèles (achats récurrents). L’utilisateur peut joindre des documents (devis par ex), indiquer les imputations ou faire des commentaires. Workflow d’approbation La solution autorise la mise en oeuvre de multiples circuits d’approbation : mode séquentiel ou simultané, multi-étapes, avec conditions (montant, imputation...). Commande Fournisseur Les demandes d’achat validées sont transformées en commande avec numéro attribué par PROGIDOC. Ce numéro facilitera l’étape de rapprochement avec la facture. Gestion des réceptions Les réceptions sont enregistrées et rapprochées des commandes. Efficace, PROGIDOC sait gérer les livraisons partielles selon plusieurs scénarios. Numérisation des factures LAD / OCR Rapprochement Factures Mise en paiement La gestion des factures Processus de commande rationalisé Meilleure gestion des fournissseurs Politique d’achat cohérente, mieux ciblée Contrôle et suivi rigoureux des dépenses Gestion de trésorerie améliorée Clôtures plus rapides Réduction des coûts de traitement Conformité fiscale et respect de la loi LME Réception multicanal des factures PROGIDOC traite avec la même facilité vos différents modes de réception des factures : format papier (courrier), PDF (e-mail) ou encore téléchargement sur un portail. Numérisation & Archivage Les données des factures sont lues automatiquement, extraites puis intégrées dans l’ERP ou le système comptable. Les documents numérisés et indexés seront consultables depuis n’importe quel poste. Rapprochement 3 niveaux Les factures sont rapprochées automatiquement avec les bons de commande et les bons de réception. Si tout est conforme, une écriture est directement injectée en comptabilité. Workflow d’approbation, Bon à Payer PROGIDOC automatise les circuits d’approbation des factures fournisseurs : distribution automatique, suivi et pilotage, traçabilité en temps réel, alertes email, relances ... Mise en paiement Les factures bonnes à payer sont marquées (débloquées)en comptabilité. Pourquoi choisir PROGIDOC ? PROGIDOC permet de dématérialiser et d’automatiser l’ensemble de la chaîne fournisseur, pour un gain optimal et une visibilité globale. Tous les documents (devis, commandes, bons de livraison, factures ...) sont parfaitement tracés. Simples, conviviaux et souples, les logiciels PROGIDOC sont rapidement adoptés par les utilisateurs. Basés sur des technologies standards, ils s’intégrent facilement à tout système d’information existant et forment une solution opérationnelle en quelques jours. A propos de PROVEA, éditeur de logiciels Depuis sa création en 2004, PROVEA accompagne les PME / ETI et filiales de grands groupes dans leurs projets d’automatisation de la comptabilité fournisseur (processus Purchase-to-Pay). Ses logiciels PROGIDOC, standards et modulaires, sont reconnus pour leur capacité à répondre au juste besoin, leur rapidité de mise en oeuvre, leur facilité d’utilisation et leur robustesse. Ils nous font confiance Plus de cent clients utilisent PROGIDOC, parmi lesquels : Anios, Le Creuset, Papillons blancs du Cambrésis, Delsey, Saint Maclou, Edhec, Lutti, Pro Impec, Ramery … Provea : 5 rue du Colibri - 59650 Villeneuve d’Ascq - France Tél. +33 (0)3 20 04 43 25 contact@provea.eu © 2016 | PROGIDOC et PROVEA sont des marques déposées ou des appellations commerciales de PROVEA. Toutes les autres marques déposées appartiennent à leurs propriétaires respectifs crédits photos : Monnkey Business Images - Cunaplus / Shutterstock Processus de PROGIDOC Logiciels de dématérialisation de vos flux fournisseurs Demande d’Achat Commande Fournisseur Workflow de validation Réception Produit  Workflow de validation €

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