Formación de Auditores Internos ISO 14001: CCS

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Published on April 27, 2014

Author: kristhianbarragan

Source: slideshare.net

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Formación de Auditores Internos ISO 14001: CCS

Cesar A Rodriguez O BIENVENIDOS Formación Auditores Interno ISO 14001.

Nombre Profesión Responsabilidad en la empresa Expectativa frente al curso Entrevistar al compañero sentado al lado, con el fin de obtener la información necesaria para presentarlo al grupo PRESENTACIONPRESENTACION

•Instruir a los participantes sobre los fundamentos y principios de la gestión y auditoria en medioambiente ISO 14001. OBJETIVOOBJETIVO

AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL 1.Situación Ambiental Global 2.Conceptos Generales 3.Competencias del auditor interno 4.Gestión de la Auditoria 5.Técnica de la Auditoria CONTENIDOCONTENIDO

1 SITUACION AMBIENTAL GLOBAL SITUACION AMBIENTAL GLOBAL

1. SITUACION AMBIENTAL GLOBAL

SITUACION AMBIENTAL GLOBAL • LOS IMPACTOS AMBIENTALES GLOBALES SON CAUSADOS POR LA DESCARGA DE IMPUREZAS SOBRE LA NATURALEZA VIVA Y MUERTA: – EL AGUA – EL AIRE – LA FAUNA – LA FLORA – EL SUELO – EL HOMBRE Reacción por condiciones Climáticas

EL AGUA. • Disminución de la pureza del agua dulce y salada • Aumento del consumo humano • Aumento del consumo como materia prima • Vertimientos sin un tratamiento adecuado a los ríos, mares , lagos. • Degradación por la absorción de sustancias contaminantes. • Contaminación bacteriana y producción de fuertes y desagradables olores. • Afectación de la fauna y la flora acuática y terrestre • Contaminación y calentamiento de fuentes de agua. • Degradación por disminución del oxigeno disuelto en el agua .

EL AIRE. • Contaminación por humos o emisiones de las industrias, el gas de escape de los automóviles y los chorros de vapor de los aviones. • Contaminación global por fuentes puntuales de Emisión. • Aumento de Enfermedades en las vías respiratorias. • Modificaciones irreversibles del clima • El dióxido y el monóxido de carbono forman un casquete que retiene el calor e impide el intercambio térmico ( absorción del calor durante el día y perdida de calor durante la noche) • El material particulado emitido al ambiente queda suspendido en la atmósfera y luego cae a la tierra por efecto de las lluvias y los vientos contaminando el aire que respiramos y generando lluvias ácidas. • Ruido, ruido y mas ruido.

LA FAUNA Y LA FLORA. • Destrucción de Bosques y cultivos • Uso de productos químicos • Afectación del hábitat natural • Aplicación de fertilizantes, insecticidas. • Agotamiento de Combustibles Fósiles • Petróleo-carbón-gas natural-hierro-cobre-oro- plata-energía nuclear. • Desaparición de especies animales y vegetales.

EL SUELO. • Recibe multitud de sustancias contaminantes • Transfiere contaminantes al agua y a la atmósfera • Es contaminado por el uso agrario de fertilizantes y productos fitosanitarios • Deposito de contaminantes atmosféricos • Sedimentación de contaminantes hídricos procedentes de las presas de residuos, de las inundaciones y de los embalses • Deposito intencionado de residuos ( urbanos, sanitarios, ganaderos, industriales, peligrosos y radiactivos) en superficie o enterrados.

EL HOMBRE • Mayor cantidad de enfermedades • Menos calidad de vida • Condiciones de hacinamiento • Agotamiento físico y mental • Menos Recursos • Menores posibilidades de vida futura • Menos alimentos y agua saludables • Exceso de bienes No degradables • Falta de Trabajo y Dinero

IMPACTOS AMBIENTALES GLOBALES • EFECTO INVERNADERO • LLUVIA ACIDA • REDUCCION DE LA CAPA DE OZONO • CAMBIO CLIMATICO • DETERIORO DEL RECURSO HIDRICO • AUMENTO DE LA GENERACION DE RESIDUOS SÓLIDOS Y ESPECIALES • CONTAMINACION DE LOS RECURSOS NATURALES

Desarrollo Sostenible DesarrolloDesarrollo SostenibleSostenible Crecimiento económicoCrecimiento económico Progreso socialProgreso social Balance ecológicoBalance ecológico DESARROLLO SOSTENIBLE

¿Cómo hacerlo? Siete elementos • Reducción o sustitución de materias primas. • Reducción del consumo de energía. • Eliminación de la dispersión de sustancias tóxicas. • Reutilización y reciclaje. • Uso sostenible de los recursos naturales. • Aumentar la durabilidad. • Aumentar la funcionalidad.

Crecimiento Económico Progreso Social Balance ecológico Desarrollo Sostenible Las decisiones de la empresa se deben tomar con criterios de sostenibilidad

Disposición Materias primas Proveedores Rediseño de productos Revisión de procesos Empresa Revalorización de residuos Otras industrias Gestión de la demanda Clientes Uso Reuso, Reciclaje, Otros PRODUCCION LIMPIA

2 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

“Parte del sistema de gestion de una organización utilizado para desarrollar e implementar su politica ambiental y gestionar sus aspectos ambientales’’ (ISO 14001/2004) DEFINICION SGA

OBJETIVO DEL SGA • SERVIR DE SOPORTE A LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y LA PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN AMBIENTAL, EN EQUILIBRIO CON LAS NECESIDADES SOCIOECONOMICAS EMPRESARIALES

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL • Mejorar la imagen de la organización • Minimización de los riesgos • Ahorro de recursos • Inculcar conciencia ambiental • Mantener y administrar el cumplimiento legal • Mejora la participación del mercado nacional e internacional • Mejoramiento de los procesos de la empresa • Disminución de costos y gastos por uso racional de los recursos • Desarrollo de investigación de nuevas alternativas • Mejorar su interacción con la comunidad

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL POLITICA AMBIENTAL REVISION GERENCIAL VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA IMPLEMENTACION Y OPERACION PLANIFICACION MEJORAMIENTO CONTINUO

QUE HACER PARA CONTRIBUIR CON EL SGA • Involucrar el componente ambiental en nuestra vida diaria • Manejar ambientalmente cada una de nuestras actividades de trabajo • Incorporar y dar a conocer el sistema de gestión ambiental • Contribuir con el proceso de mejoramiento continuo

DEFINICIONES SGA • Medio Ambiente: Entorno del sitio en que opera una organización, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y su interrelación. • Contaminación: Alteración o cambio de la características propias de los recursos naturales por efecto natural o humano. • Impacto Ambiental: Cambio en el medio ambiente adverso o benéfico,total o parcial resultado de las actividades, productos o servicios de la organización. • Aspecto ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios que pueden interactuar con el medio ambiente.

Cumplimiento de la LEGISLACIÓN AHORRO EN COSTOS: Optimización del consumo de materias primas, mejora de la eficacia de procesos, reducción de residuos,... REDUCCIÓN DE RIESGOS derivados de las responsabilidades, civiles y penales, de la empresa y de sus Directivos POTENCIACIÓN DE IMAGEN ante la sociedad (Entidades financieras, Compañías, Seguros, Administración, Clientes,…) ELIMINACIÓN DE BARRERAS COMERCIALES MMA: Orden 14/10/97. Empresas con SGA 10-20 % más de PUNTOS EN CONCURSOS PÚBLICOS. VENTAJAS del SGA

TALLERTALLER

3 ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Aspecto Ambiental • Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el ambiente Ej: descargas / emisiones de contaminantes, consumo de recursos Impacto Ambiental •Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o beneficioso, que resulte completa o parcialmente de las actividades, productos o servicios de una organización Ej : alteración de la calidad del agua, agotamiento de un recurso natural DEFINICIONES

ALCANCE DE LA IDENTIFICACION DE AA/IA Normal, Anormal o Emergencia SITUACION INCIDENCIA Directo/Bajo control, o Indirecto/Bajo influencia CLASE Benéfico o Adverso TEMPORALIDAD Pasada, Actual o Planificada

Etapa 1:......... Etapa 2 :....... Etapa N::. ETAPA 1ETAPA 1 : Selección de una actividad, producto o servicio ETAPA 2ETAPA 2 : Identificación de aspectos ambientales ETAPA 3ETAPA 3 : Identificación de los impactos ambientales ETAPA 4ETAPA 4 : Evaluación de la significancia de los impactos ambientales ETAPA 5ETAPA 5: Gestión de los aspectos e impactos ambientales significativos IDENTIFICACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES

A c t i v i d a d A s p e c t o I m p a c t o IDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOSIDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALESAMBIENTALES IDENTIFICACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES

PRODUCTO ASPECTO IMPACTO CANTIDAD OBSERVACIONES MOTOR ELECTRICO .Consumo de electricidad durante la vida útil .Generación de residuos del manteni- miento durante la vida útil .Generación de ruido durante la vida útil .Agotamiento de recursos .Ocupación de área de terreno . Incómodo Moderada Moderada Alta Pequeños aumentos en la eficiencia energética minimizan el impacto durante la vida útil PAPEL .Generación de residuos después de la vida útil Ocupación de área de terreno Depende del consumo El papel es reciclable DETERGENTE Carga orgánica de efluentes Contaminación hídrica Depende del consumo El detergente es biodegradable ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES DE PRODUCTOS

Proveedor Material Aspecto Impacto Notas Plasticentro Componentes plásticos Emisión Órgano volátiles Contaminación atmosférica Emisiones odofiqueras Metalcon Chapas metálicas Consumo de Agua Agotamiento de recurso Proyecto de rehuso de agua Transporca Transporte Emisión de gases de combustión Contamina- Ción atmosfé Rica Flota en Renovación ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES DE PROVEEDORES

Escala del impacto Magnitud/severidad del impacto Frecuencia/probabilidad de ocurrencia Duración del impacto INTERES AMBIENTAL EVALUACION DE SIGNIFICANCIA

Requisitos legales y tendenciasRequisitos legales y tendencias Dificultad y/o costo paraDificultad y/o costo para cambiar el impactocambiar el impacto Visión de las partes interesadasVisión de las partes interesadas Interés económicoInterés económico Requisitos voluntariosRequisitos voluntarios Efecto sobre la imagenEfecto sobre la imagen INTERES AL NEGOCIO EVALUACION DE SIGNIFICANCIA

Adopción de prácticas y procedimientos de control operacional Adopción de planes de acción de emergencia Establecimiento de acciones de mejora y/u objetivos y metas Monitoreo ambiental GESTION DE LOS ASPECTOS CON IMPACTO SIGNIFICATIVO

TALLERTALLER

4 NORMA ISO 14001-2004NORMA ISO 14001-2004

A QUIEN APLICA? Es aplicable a cualquier organización que desee, independientemente del tipo, tamaño y condiciones geográficas, culturales y sociales: Implementar, mantener y mejorar su Sistema de Gestión Ambiental. Garantizar, por si misma, su conformidad con la política ambiental establecida. Demostrar tal conformidad a otros. Buscar certificación/registro por parte de una organización externa. Hacer una autodeterminación y autodeclaración de conformidad con la norma.

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC- ISO 14001 Especifica los requisitos esenciales de un sistema de gestión ambiental. Su finalidad está en la aplicación en organizaciones de todo tipo y tamaño, para acomodarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización, pero en especial de la gerencia.

QUE VENTAJAS OFRECE? • Da valor agregado ante los clientes. • Mejora en el cumplimiento de los requisitos ambientales legales. • Reduce los riesgos ambientales y permite prepararse adecuadamente para evitarlos. • Acceso a obtener incentivos económicos • Prevenir la contaminación y reducir los desechos en forma rentable.

REQUISITOS NTC-ISO 14001

Título de la presentación No. Página 44 Modelo del SGA. ISO 14001 POLITICA AMBIENTAL MEJORAMIENTO CONTINUO PLANEACION IMPLEMENTACION Y OPERACION REVISION EVALUACION Y ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL El enfoque “PDCA” ACT (Actuar) CHECK (Verificar) DO (Hacer) PLAN (Planificar) Revisar y mejorar Escribir lo que se hace Comprobar que se hace lo que se ha escrito Hacer lo que se ha escrito

4.1 REQUISITOS GENERALES o Establecer o Documentar o Implementar o Mantener o Mejorar continuamente DEFINIR Y DOCUMENTAR ELDEFINIR Y DOCUMENTAR EL ALCANCEALCANCE ISO 14001

4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad, Autoridad 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3 Comunicaciones 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de Documentos 4.4.6 Control operacional 4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias 4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos legales y otros 4.3.3 Objetivos metas y Programas 4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal 4.5.3 No conformidad, acción C/P 4.5.4 Control de Registros 4.2. POLÍTICA 4.3. PLANIFICACION 4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION 4.5. VERIFICACION 4.6. REVISIÓN POR LA DIRECCION REQUISITOS DE ISO 14001 4.5.5 Auditoria Interna

PREPARACIÓN DEL SISTEMA DEPREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTALGESTIÓN AMBIENTAL Diagnóstico ambiental - Plan implementación Conceptos básicos - Sensibilización Capacitación Documentación - Implementación Auditorias internas Acciones correctivas Revisión gerencial Auditoria Configuración SGA Estructuración Documentación Direccionamiento Estratégico SIA Meses Actividad Certificación

Título de la presentación No. Página 49 LA ALTA GERENCIA DEBE DEFINIR LA POLITICA AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIÓN Es apropiada a la naturaleza, escala e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios; Incluye el compromiso del mejoramiento continuo y prevención de la contaminación. Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos suscritos por la organización relacionados con sus aspectos ambientales. Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales Sea documentada, implementada y mantenida, y sea comunicada a todos los empleados; Se encuentre a disposición del público 4.2 POLITICA AMBIENTAL

Le permite a la organización analizar, evaluar, y planear su gestión ambiental a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con los aspectos e impactos ambientales derivados de sus procesos, productos y servicios 4.3 PLANIFICACION 4.3.1 Aspectos ambientales. 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. 4.3.3 Objetivos, metas y programas de gestión ambiental.

Título de la presentación No. Página 51 LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA: Identificar los Aspectos Ambientales de sus Actividades, Productos y Servicios dentro del alcance definido, considerando: Aquellos que pueda controlar Aquellos sobre los cuales puede esperarse que tiene influencia Teniendo en cuenta desarrollos nuevos o planificados, actividades productos y servicios nuevos o modificados. Determinando aquellos que tienen o pueden tener impacto significativo sobre el medioambiente. 4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES 4.3 PLANIFICACION.

Título de la presentación No. Página 52 LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA: Identificar o tener acceso a los requisitos legales Otros requisitos suscritos por la organización …que se apliquen a los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios. 4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS 4.3 PLANIFICACION.

Título de la presentación No. Página 53 Establecer y Mantener Objetivos y Metas Documentados en cada función y nivel pertinente dentro de la organización; Ser medibles cuando sea factible y coherentes con la política ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros Establecer uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas. 4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS 4.3 PLANIFICACION.

La planificación siempre apunta hacia el futuro y se debe considerar que en algún momento se va a aplicar. PolíticaPolítica Cuantificables y plazos Cuantificables y plazos Qué, cómo, cuándo, quién, porqué, dónde, con qué, etc… Qué, cómo, cuándo, quién, porqué, dónde, con qué, etc… Intenciones , principios Objetivos y metas, cuantificables siempre que sea posible. Programas 4.3 PLANIFICACION.

Como la organización evidencia el SGA en cada uno de sus puestos de trabajo y actividades que realiza. 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. 4.4.2 Competencia, Formación y toma de conciencia. 4.4.3 Comunicación. 4.4.4 Documentación. 4.4.5 Control de documentos. 4.4.6 Control operacional. 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias.

Título de la presentación No. Página 56 La gerencia debe proporcionar los recursos esenciales para implementar, mantener y mejorar el SGA. Estos incluyen recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura y recursos financieros y tecnológicos. Las funciones, responsabilidad y autoridad se deben definir, documentar y comunicar. La alta gerencia de la organización debe nombrar a un representante de la gerencia con autoridad y responsabilidad para gestionar el SGA. 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Asegure que el SGA se establece, implementa y mantiene de acuerdo a los requisitos de la norma. Informe a la dirección el desempeño del SGA para su revisión, incluyendo las mejoras .

Todo personal que realice tareas para la organización o en su nombre cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo en el medioambiente, debe ser competente en términos de educación, formación o experiencia . Identificar las necesidades de formación y realizar las formaciones correspondientes. • Establecer y mantener procedimientos para hacer que los empleados tomen conciencia de: • La importancia de la conformidad con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA. • Los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales relacinados con su trabajo. • Sus funciones y responsabilidades para lograr conformidad con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA. • Las posibles consecuencias en caso de apartarse de los procedimientos de operación especificados. 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.2 COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA

Título de la presentación No. Página 58 LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA: La comunicación interna entre los distintos niveles y funciones de la organización; La recepción documentación y respuesta de las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas Decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos y documentar esta decisión. 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.3 COMUNICACIONES

Comunicación externa pasiva y activa • Incluye dialogo con las partes interesadas y consideración con sus inquietudes. • La respuesta puede incluir informaciones relevantes. • Establecer comunicaciones con autoridades públicas sobre planificación de emergencias y otros. ACTIVA Recibir, documentar y responder a la información y a las inquietudes pertinentes. PASIVA 4.4.3 COMUNICACIONES 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.

Título de la presentación No. Página 60 La documentación debe incluir: La política, objetivos y metas. La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental La descripción de los elementos principales del sistema, su interacción y referencia a documentos relacionados. Los documentos y los registros exigidos por norma. Los documentos del sistema y los registros definidos por la organización. 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.4 DOCUMENTACION

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL Manual de Gestión Procedimientos Instrucciones de Trabajo Registros 22 33 44 P r o c e d i m ie n t o s P r o c e d i m ie n t o s P r o c e d i m i e n t o s P r o c e d i m ie n t o s Instrucciones de Trabajo Un documento Un documento para cada función| Un documento para cada actividad Registros internos (formatos llenos, informes, minutas, especificaciones, lista de asistencia) Registros externos Legislación ambiental ( normas y regulaciones ambientales, compromisos corporativos, convenios suscrito s, etc Referencia en Procedimientos Referencia en Manual del SGA Capturan información acerca de las actividades descritas en los primeros tres niveles Manual Del S G Aspectos e Impactos Ambientales 11

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS Requisitos: Establecer, implementar y mantener procedimientos para: 1. Aprobar los documentos antes de su emisión. 2. Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente. 3. Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión. 4. Asegurar que la versión vigente este disponible en el punto de uso. 5. Los documentos deben ser legibles, fechados, de fácil identificación y cumplir los períodos de conservación. 6. Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución. 7. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos de forma adecuada si se deben mantener. Los documentos deben ser entendibles, sistematizados y utilizables

Título de la presentación No. Página 63 La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones y actividades relacionados con sus aspectos e impactos ambientales significativos y asegurarse que se realizan bajo condiciones especificadas. El establecimiento y mantenimiento de procedimientos documentados para abarcar situaciones en las cuales la ausencia de ellos pudiera llevar a desviaciones de la política y de los objetivos en Ambientales. La estipulación de criterios de operación en los procedimientos El establecimiento y mantenimiento de procedimientos relacionados con los aspectos ambientales significativos de los bienes y servicios usados por la organización y la comunicación de los procedimientos y requisitos pertinentes a los proveedores, incluyendo contratistas. 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.6 CONTROL OPERACIONAL

PROCESOS RELEVANTES PARA EL MEDIO AMBIENTE Gestión de residuos. Gestión de sustancias peligrosas. Manejo de sustancias peligrosas para el agua. Mantenimiento de la pureza del aire. Gestión de las aguas. Diseño de un producto. Compras. Otros.

Título de la presentación No. Página 65 Establecer y mantener procedimientos documentados que permitan identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes que puedan impactar el medioambiente. Responder a situaciones de emergencia y accidentes reales para prevenir y mitigar los impactos ambientales asociados a ellos. Examinar y revisar, cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación y respuesta ante situaciones de emergencia, en particular, después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. Además, probar periódicamente tales procedimientos cuando sea factible 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION. 4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

Los planes de emergencia pueden incluir: Organización y responsabilidades ante emergencias. Listado del personal clave. Detalles de los servicios de emergencia. Planes de comunicaciones internas y externas. Acciones tomadas en la eventualidad de distintos tipos de emergencias. Información sobre sustancias peligrosas, incluyendo para cada una los impactos potenciales sobre el medio ambiente y medidas a tomar en el caso de escapes accidentales. Planes de capacitación y ensayos de eficiencia. 4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS 4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.

4.5.1 Seguimiento y medición. 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal. 4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva. 4.5.4 Control de los registros. 4.5.5 Auditoria interna. 4.5 VERIFICACION

Establecer, implementar y mantener procedimientos para: 1. Hacer seguimiento y medir las características de sus operaciones que tengan impacto significativo en el medio ambiente. 2. Hacer seguimiento del desempeño, controles operacionales aplicables y conformidad con los objetivos y metas de la organización. 3. Los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados y verificados, conservando los registros. 4.5 VERIFICACION 4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

Puntos a tener en cuenta: 1. ¿Cómo se sigue el desempeño ambiental? 2. ¿Cómo se han establecido los indicadores de desempeño ambiental que se relacionan con objetivos y metas, y cuales son ellos? 4.5 VERIFICACION 4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

4.5.2.1 Establecer, implementar y mantener procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. 4.5.2.2 Evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba con un procedimiento a parte o con el anterior. Se deben mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas. 4.5 VERIFICACION 4.5.2. EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

Título de la presentación No. Página 71 LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER PROCEDIMIENTOS PARA TRATAR LAS “NO CONFORMIDADES” REALES Y POTENCIALES Y TOMAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. Identificar y corregir las NC y tomar acciones para mitigar le impacto ambiental. Investigar las NC, determinando sus causas y tomando acciones para evitar su recurrencia Tomar acciones para prevenir la ocurrencia de NC La organización debe implementar y registrar cualquier cambio e los procedimientos que resulte de las acciones correctivas y preventivas. 4.5 VERIFICACION 4.5.3. NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS El enfoque “PDCA” ACT (Actuar) CHECK (Verificar) DO (Hacer) PLAN (Planificar) Revisar y mejorar Escribir lo que se hace Comprobar que se hace lo que se ha escrito Hacer lo que se ha escrito El enfoque “PDCA” ACT (Actuar) ACT (Actuar) CHECK (Verificar) CHECK (Verificar) DO (Hacer) DO (Hacer) PLAN (Planificar) PLAN (Planificar) Revisar y mejorar Escribir lo que se hace Comprobar que se hace lo que se ha escrito Hacer lo que se ha escrito

Título de la presentación No. Página 72 LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LOS REGISTROS Los registros deben ser legibles, identificables y permitir la trazabilidad de la actividad, productos o servicio involucrado. Los registros se deben almacenar y mantener de manera tal que se puedan recuperar con facilidad y estén protegidos de daños, deterioro o pérdidas Los registros se deben mantener según sea apropiado al sistema y a la organización, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta norma 4.5 VERIFICACION 4.5.4 CONTROL DE REGISTROS

Deben ser evidencia de: Requisitos legales. Permisos o autorizaciones. Aspectos y efectos ambientales asociados. Actividades de capacitación. Datos de seguimiento. Detalles de no conformidades: incidentes, reclamos y acciones tomadas. Información de proveedores y contratistas. Auditorías ambientales y revisión por la dirección. 4.5 VERIFICACION 4.5.4 CONTROL DE REGISTROS

Título de la presentación No. Página 74 LA ORGANIZACIÓN DEBE TENER UN PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR AUDITORIAS PERIODICAS DEL SGA TENIENDO EN CUENTA LAS OPERACIONES IMPLICADAS . PARA: Determinar si el SGA: Está conforme con las medidas planeadas para la gestión en SySO incluyendo los requisitos de esta norma Ha sido implementado y se mantiene Informar a la gerencia acerca de los resultados de las auditorías La selección de los auditores debe garantizar la objetividad e imparcialidad 4.5 VERIFICACION 4.5.5. AUDITORIAS

Título de la presentación No. Página 75 LA ALTA GERENCIA DEBE, A INTERVALOS DETERMINADOS POR ELLA MISMA, REVISAR EL SGA, PARA ASEGURAR SU CONTINUA CONVENIENCIA, ADECUACIÓN Y EFICACIA. 4.6 REVISION POR LA GERENCIA Requisitos: El más alto nivel directivo revisará el SGA. Se asegurará que se pueda recoger la información necesaria para permitir esta revisión. La revisión debe ser documentada.

Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir: Decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en: Política ambiental Objetivos y metas Otros elementos del SGA coherentes con el compromiso de mejora continua. 4.6 REVISION POR LA GERENCIA

4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad, Autoridad 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3 Comunicaciones 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de Documentos 4.4.6 Control operacional 4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias 4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos legales y otros 4.3.3 Objetivos metas y Programas 4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal 4.5.3 No conformidad, acción C/P 4.5.4 Control de Registros 4.2. POLÍTICA 4.3. PLANIFICACION 4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION 4.5. VERIFICACION 4.6. REVISIÓN POR LA DIRECCION REQUISITOS DE ISO 14001REQUISITOS DE ISO 14001 4.5.5 Auditoria Interna

5 AUDITORIAS AMBIENTALES AUDITORIAS AMBIENTALES

AUDITORÍA DE SGAAUDITORÍA DE SGA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del SGA por la organización Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del SGA por la organización (ISO 14001)

AUDITOR (ISO 19011): persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría AUDITOR LIDER: persona calificada para gerenciar y desempeñar auditorías ambientales CLIENTE (ISO 19011): organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el auditado, o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría. AUDITADO (ISO 19011): organización (área) que es auditada. DEFINICIONESDEFINICIONES

TIPOS DE AUDITORÍASTIPOS DE AUDITORÍAS • 1a Parte (Interna) - La organización evalúa resultados de la implementación del SGA y del cumplimiento de la Política Ambiental • 2a Parte - La organización evalúa resultados y actividades ambientales de contratistas, proveedores, etc. • 3a Parte - Por un ente independiente. La organización evaluada se somete a la evaluación del cumplimiento de los requisitos de ISO 14001 y de implementación efectiva de su SGA.

AUDITORÍAS INTERNAS VS EXTERNAS AUDITORÍAS INTERNAS VS EXTERNAS • Menos protocolo que las externas • Auditores trabajan para la misma compañía – implicaciones de políticas – temas delicados • La Auditoría resulta no tener efecto directo en el Certificado

CRITERIOS DE AUDITORÍACRITERIOS DE AUDITORÍA Cualquier requisito del SGA que el Auditor utiliza como referencia frente al cual compara la evidencia reunida durante la auditoría. – Política(s) – Procedimientos – Requisitos – Prácticas

ALCANCEALCANCE • Departamento • Proceso • Actividades • Instalaciones físicas • Elementos de la norma • Total Extensión y Límites de la Auditoría Interna (ISO 19011)

PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la ejecución de una auditoría. (ISO 19011)

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. – Puede ser cualitativa o cuantitativa. – Está basada en entrevistas, examen de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados existentes de mediciones, ensayos y otros medios dentro del alcance de las auditorías. EVIDENCIA DE AUDITORIA (ISO 19011): (ISO 19011)

NO CONFORMIDADNO CONFORMIDAD Incumplimiento de un requisito especificado Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Las No Conformidades se levantan sobre el incumplimiento de requisitos normativos y otros criterios de auditoría y/o cumplimiento de la legislación ambiental. Las No Conformidades señalan las áreas donde pueden hacerse mejoras al Sistema. Las No Conformidades señalan las áreas donde pueden hacerse mejoras al Sistema.

NIVELES DE NO CONFORMIDADES NIVELES DE NO CONFORMIDADES Mayor (rompimiento del sistema) • Es sistemática, es una falla del sistema. • Incumplimiento total o parcial a un requisito de la Norma. • Documentación del SGA que no se ha implementado consistentemente y que puede poner en riesgo la efectividad del sistema.

Menor • Es puntual (falla aislada no del SGA). • No afectan directamente el resultado ambiental de actividades, productos o servicios y se estima que son fácilmente solucionables • Existe un SGA definido con procedimientos e instrucciones documentados. También existe un nivel general de implementación aceptable, pero existen discrepancias en el cumplimiento de los requisitos o en la implementación del Sistema NIVELES DE NO CONFORMIDADES NIVELES DE NO CONFORMIDADES

Observación • Situación actual que a juicio del auditor, justifica una aclaración o investigación para mejorar el estado general y eficacia del SGA. • Pueden señalar la posibilidad de que ocurra una no conformidad, pero normalmente no requiere una respuesta por parte del auditado. NIVELES DE NO CONFORMIDADES NIVELES DE NO CONFORMIDADES

Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o cualquier otra situación indeseable para evitar su recurrencia Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o cualquier otra situación indeseable para evitar su recurrencia ACCIÓN CORRECTIVAACCIÓN CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una No Conformidades a fin de prevenir su ocurrencia. Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una No Conformidades a fin de prevenir su ocurrencia. ACCIÓN PREVENTIVAACCIÓN PREVENTIVA

6 CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORIA CONCEPTOS GENERALES DE AUDITORIA

CRITERIOS DE AUDITORÍA Conjunto de políticas, procedimientos o requisitosrequisitos usados como referencia. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA Registros declaraciones de hechodeclaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa a cuantitativa. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA HALLAZGO DE AUDITORÍA Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de auditoría. Indican conformidad o no conformidad con los criterios u oportunidades de mejora Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

PROGRAMA DE LA AUDITORÍA Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. PLAN DE LA AUDITORÍA Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Extensión y límites de una auditoría. Incluye descripción de las instalaciones físicas, unidades organizacionales, actividades, procesos y períodos que cobija. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

AUDITOR LIDER: AUDITOR (ISO 19011): persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría persona calificada para gerenciar y desempeñar auditorías ambientales DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

AUDITADO (ISO 19011): CLIENTE (ISO 19011): organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el auditado, o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría. organización (área) que es auditada. DEFINICIONES SEGÚN LA 19011

7 COMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO COMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO

GENERALIDADES Para ser auditor la persona debería: Poseer atributos personales. Demostrar la capacidad para aplicar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar auditorías. El conocimiento apropiado y las habilidades para llegar a ser auditor se adquieren por medio de la educación, la experiencia laboral, la formación del auditor y la experiencia en auditoría.

Calidad y Medioambiente CONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIA Atributos personalesAtributos personalesAtributos personalesAtributos personales Educación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia en laboral del auditor aulaboral del auditor aulaboral del auditor aulaboral del auditor auditoríasditoríasditoríasditorías Conocimientos yConocimientos yConocimientos yConocimientos y habilidadeshabilidadeshabilidadeshabilidades especificas en:especificas en:especificas en:especificas en: Aspectos eAspectos eAspectos eAspectos e ImpactosImpactosImpactosImpactos AmbientalesAmbientalesAmbientalesAmbientalesComunes yComunes yComunes yComunes y genéricasgenéricasgenéricasgenéricas

• Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto • De mentalidad abierta • Diplomático • Observador • Perceptivo • Versátil • Persistente • Decidido • Seguro de si mismo ATRIBUTOS PERSONALES

• Principios, procedimientos y técnicas de auditoria • Documentos del sistema de gestión y de referencia Situaciones de la Organización • Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables ISO 19011 CONOCIMIENTOS GENERALES

• Métodos y técnicas de gestión en seguridad y salud ocupacional: – Terminología en Medioambiente – Principios de gestión en Medioambiente – Herramientas de gestión en Medioambiente • Ciencia y tecnología en materia de Medioambiente • Aspectos técnicos y de seguridad de las operaciones CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS

EDUCACION, EXPERIENCIA Y FORMACION • Educación suficiente. • Experiencia laboral (función técnica, de gestión, profesional) • Formación como auditor • Debería tener experiencia en auditorías

MÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓN “Juego de roles”, auditorías con testigos, desempeño en el trabajo. Evaluar los atributos personales, el conocimiento y habilidades y su aplicación. Observación Entrevistas personales y telefónicas. Evaluar atributos personales, habilidades comunicativas, verificar información, comprobar el conocimiento y adquirir información adicional. Entrevistas Análisis de registros de educación, formación, empleo y experiencia de auditoría. Verificar los conocimientos del auditor. Revisión de los registros EjemplosObjetivosMétodo de evaluación

8 GESTION DE LA AUDITORIA GESTION DE LA AUDITORIA

AUDITADOAUDITOR CLIENTE GESTOR

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … Quién es?Quién es? Un equipo gestor? El representante de la dirección? El Área de Auditoría Organizacional? El Coordinador del Sistema? Otro? Quién?

ResponsabilidadesResponsabilidades RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … Definir el procedimiento y mantenerlo Elaborar el programa de auditoría Asignar el equipo auditor acorde con el propósito de la auditoría Coordinar la ejecución del programa de auditoría Hacer seguimiento al programa y asegurar que se cierre el ciclo Dirimir conflictos que se presenten en las auditorías

ResponsabilidadesResponsabilidades RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … Evaluar los resultados de cada ciclo de auditoría y preparar el informe para la revisión gerencial Conservar registros de las auditorías Seleccionar, entrenar y asegurar competencia del equipo auditor Monitorear y mejorar el proceso de auditoría

CompetenciasCompetencias RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … Las del auditor interno. Conocimiento del direccionamiento estratégico Conocimiento y habilidades para elaborar el programa y plan y definir el objetivo y alcance de la auditoría, basado en la situación de la organización Habilidad para conformar el equipo auditor, motivarlo y evaluar su desempeño Habilidad para evaluar información e identificar fortalezas y debilidades del sistema de gestión

Habilidad para resumir los resultados de auditoría para la revisión gerencial Habilidad para coordinar y hacer seguimiento al programa de auditoría Conocimientos para elaborar el presupuesto requerido para desarrollar el programa de auditoría Habilidad para dirimir conflictos de auditoría CompetenciasCompetencias RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … Quién es?Quién es? La alta dirección? El representante de la dirección? El coordinador del SGI? El administrador del proceso de auditoría? El área de auditoría interna? Responsables de áreas, procesos o resultados relacionados con el SGI?

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … ResponsabilidadesResponsabilidades Definir los criterios de auditoría Asignar recursos Aprobar modificaciones al programa Recibir resultados de la auditoría como base para la revisión gerencial

Qué se audita?Qué se audita? RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … La organización? Los procesos? Las prácticas? Los procedimientos? Los productos? Los resultados? Las personas?

Quién atiende la auditoría?Quién atiende la auditoría? RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … La alta gerencia? El representante del SGI por la dirección? Personal relacionado con el SGI: Jefes de la áreas / procesos? Personal operativo? Personal nuevo? Temporales? Contratistas? Miembros de la comunidad?

ResponsabilidadesResponsabilidades RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … Informar al personal a cargo que va a participar en la auditoría Aprobar plan de auditoría Proveer los recursos necesarios Cooperar con los auditores y suministrar la información requerida Definir e implementar acciones correctivas y preventivas Asegurar la eficacia de las acciones tomadas

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … Quién es?Quién es? Personal interno? Personal contratado? Auditor líder o principal? Equipo? Auditor individual? Acompañados por un experto técnico, auditor en formación y observador.

RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA … ResponsabilidadesResponsabilidades Preparar la auditoría Recolectar y evaluar evidencia Elaborar informe de auditoría Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría Realimentar el proceso de auditoría

9 TECNICA DE LA AUDITORIA TECNICA DE LA AUDITORIA

FINALIDAD DE LA AUDITORÍA • ¿El SGA fue documentado e implantado en conformidad con los requisitos? • ¿Es efectivo para los fines propuestos y mejora de manera continua? • ¿Se cumplen los requisitos legales y la Política de la Organización?

CARACTERÍSTICAS DE LAS AUDITORIAS Legitimidad Planificación / Programación Método consistente Utilización de personal Calificado Transparencia Efecto de retroalimentación La característica fundamental de las Auditorías es su “independencia” en relación a las actividades / áreas a ser auditadas.

FASES DE LA AUDITORÍA FASE III: Realización “in-situ” FASE III: Realización “in-situ” FASE II: Preparación FASE IV: Informe FASE IV: Informe FASE V: Seguimiento FASE V: Seguimiento FASE I: Planeacion

• Definir el alcance y objetivo de la auditoría • Identificar documentos de referencia (criterios) • Decidir la estrategia de auditoría (metodología) • Seleccionar el equipo de auditores e informarles • Elaborar el Programa de auditoria (agenda) • Elaborar el plan de auditoria • Logística (eventual) • Comunicar al responsable del área o instalación con anticipación (Plan de Auditoría) FASE I: PLANEACION DE LA AUDITORÍA

ALCANCE Y OBJETIVO Extensión y límites de la auditoríaExtensión y límites de la auditoría • Localización y Área física • Actividades o Procesos Las instalaciones y áreas pueden seleccionarse: • Selección al azar • Percepción de riesgos • Importancia de la instalación, para el negocio FASE I

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Revisión de la documentación preliminar de la organización tales como: – Política – Programas – Revisiones gerenciales – Auditorías previas (registros) – Manual del SGA (si existe) – Legislación – Aspectos Ambientales FASE I

ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA Definir el método para evaluar el SGA de la organización: – Enfoque basado en IMPACTOS – Enfoque basado en PROCESOS – Enfoque basado en SISTEMA FASE I

AUDITORES Determinar quien va a realizar la auditoria según sus competencias: – Atributos – Educación – Experiencia – Formación – Independencia FASE I

PROPOSITO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA Es planear: Tipo de auditoría. Número de auditorías. Identificar y suministrar los recursos para realizar las auditorías. Los programas de auditoría se deben realizar anualmente. PROGRAMA DE LA AUDITORIA FASE II

Cuántos Ciclos al Año? EXTENSIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA… Sistemas jóvenes Un ciclo semestral Sistemas maduros Un ciclo anual FASE II

MODELO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA XP R O C E S O S XObjetivos y programa XDefinir estrategia. DNOSAJJMAMFEMES PROCESO Mapa de la empresa FASE II

4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 1ª semana de julio de 2003 Pepito Perez Gerente General *Gerente Ingeniería *Gerente Producción *Gerente Administra- tivo *Encargado del SSISO Manual integral PD1 Procedimiento de evaluación de peligros. (matriz de PELIGROS) PD2 Procedimiento de requisitos legales. (matriz de requisitos) Planificación Labores culturales MIRFE Cumplimiento Planes de acción ELEMENTELEMENT O DE LAO DE LA NORMANORMA FECHA DEFECHA DE LALA AUDITORIAAUDITORIA AUDITORAUDITORAUDITADOAUDITADODOCUMENTOSDOCUMENTOS EN REFENCIAEN REFENCIA PROCESOPROCESO FASE II

4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 2ª y 3ª semana de julio de 2003 Gonzalo González Margarita Gómez Zoila Vaca Gerente Ingeniería *Gerente Comercial *Gerente de Producción *Jefe de Laboratorio *Supervi-sores *Persona de planta PG1 Procedimiento de capacitación PG2 Procedimiento de compras y proveedores PG3 Procedimiento de comunicaciones PG4 Procedimiento de producción. PG5 Procedimiento de Control operacional PG6 Procedimiento de emergencias Operación de oficinas y cocina Compostaje Transporte Mantenimient o ELEMENTOELEMENTO DE LADE LA NORMANORMA FECHA DE LAFECHA DE LA AUDITORIAAUDITORIAAUDITORAUDITORAUDITADOAUDITADODOCUMENTOS ENDOCUMENTOS EN REFENCIAREFENCIA PROCESOPROCESO FASE II

5.6 4.6 4.6 ISO 9001:2000 ISO 14001:1996 OHSAS 18001:2000 - Revisión por la dirección 4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1ISO 14001:1996 4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1OHSAS 18001:2000 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5.1,5.5.2 6.1, 8.1, 8.4 8.2.1 ISO 9001:2000 PROCESOS DE LA DIRECCIÓN - Planificación del Sistema de Gestión MES NMARZOFEBREROENERO 4321 AÑO N 4321 1 2 3 Todos los numerales ELEMENTO DE LA NORMA 43214 ISO 9001:2000 ISO 14001:1996 OHSAS 18001:2000 TODOS LOS PROCESOS NORMA APLICABLEPROCESO OBJETIVO: ALCANCE: REPRESENTANTE DEL SIG Auditoria interna revisión por la dirección Auditoria externa FASE II

Elaboración del Programa de Auditoría Seguimiento al programa Cumplimiento de las fechas definidas El propósito de la auditoría se cumplió? Calidad de los informes Otros aspectos a evaluar: • Auditorías no programadas y ejecutadas • Auditorías programadas y no ejecutadas • Auditorías abiertas • No conformidades repetitivas con respecto a ciclos anteriores Se recomienda revisar el programa de auditoría como mínimo trimestralmente FASE II

Programa de Auditoria Plan de Auditoria Lista de Verificación FASE II: PREPARACION DE LA AUDITORÍA

Facilita laFacilita la programación y laprogramación y la coordinación de lascoordinación de las actividades de laactividades de la auditoria.auditoria. El responsable es elEl responsable es el auditor líder.auditor líder. PLAN DE LA AUDITORIA FASE II

PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA Debe facilitar la programación y coordinación de las actividades de auditoría. Lo debe realizar el líder del equipo auditor. La cantidad de detalle incluida refleja el alcance y complejidad de la auditoría. Debe ser flexible. Generalidades: FASE II

Debe incluir o describir: Objetivos de la auditoría. Criterios de la auditoría y documentos de referencia. Alcance (unidades organizacionales, funcionales y procesos auditar). Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría en sitio. Tiempo y duración esperados para cada actividad, incluidas las reuniones. Asignación de recursos en los puntos críticos de auditoría. PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA FASE II

EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA Objeto Alcance Evaluar si el procedimiento PC005-V3 “Compras” cumple los requisitos del SGI y verificar lo referente a selección y evaluación de proveedores Registros del último año de proveedores de: Combustibles, Soda cáustica, MP1 y contratista aseo Evaluar las competencias relacionada con respuesta a emergencias Áreas de: calderas, subestación eléctrica, tanque de ACPM de 55000 gal. Brigada para atender derrames Establecer si se cumple y controla el manejo de sustancias químicas. PR. SQ555.V2 Almacenamiento: cloro, amoniaco, ácido sulfúrico y gasolina. Caldera e incinerador FASE II

EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA… Para: (responsable del proceso / actividad) De: (nombre y apellido) Auditor Interno SSISO Fecha: (día, mes y año en que se envía la comunicación) Asunto: Primer ciclo de auditorías al SSISO Con la presente pongo a su consideración la agenda prevista y agradezco me notifique por este mismo medio antes del (día, mes, año) la confirmación ó ajustes a la misma. Fecha de la auditoría: (día, mes y año en que se realizará) Objeto y Alcance de la auditoría: Plan de trabajo: Sitio de la entrevista Inicio y fin de la entrevista Nombre y cargoTema a auditar LUGARHORAAUDITADOPROCESO FASE II

EJEMPLO PLAN DE AUDITORÍA TodosReunión de cierre17:00 Dueño del procesoRevisión del proceso16:00 Dueño del proceso y responsable de la dirección Seguimiento de objetivos y acciones correctivas 15:00 Responsable etapa 1 Responsable etapa 2 Etapa 1 Etapa 2 10:30 Encargado del SSISORecorrido9:30 Dueño del procesoRevisión de política, objetivos y programas. 8:30 Todos los jefesReunión de apertura8:00 PARTICIPANTEPASOS DEL PROCESOHORA FASE II

EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA Gerencia Bogotá Carlos Guevara CR - AURevisión gerencial 9001 (5.6) 14001 y 18001 (4.6) 08:00- 10:30 210303 AperturaNA07:30200303 Gerencia Bogotá Carlos Guevara CR – AUProceso requisitos legales 9001 (5.1, 5.2, 7.2.1, 7.3.2) 14001 y 18001 (4.3.2) 14:30- 17:00 200303 Oficina Arauca Robinzon Miels RE – MB Oficina Arauca Robinzon Miels Gte proyecto RE – MB Gerencia Bogotá Carlos Guevara CR – AUProceso de comunicación 9001 (5.5.3, 7.2.3) 14001 y 18001 (4.4.3) 11:00- 13:00 200303 Oficina Arauca Robinzon Miels RE – MB Carlos Guevara Gerente general Auditado CierreNA11:00210303 Gerencia Bogotá CR – AUProceso planificación del sistema de gestión 9001(5.1,5.2,5.3,5.4,5.5.1, 5.5.2,6.1,8.1, 8.4,8.2.1) 14001 y 18001 (4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1) 08:00- 10:30 200303 LugarAuditorActividadNormas-NumeralHoraFecha AUDITOR LÍDER REPRESENTANTE SIG FASE II

• Proporciona estructura - guía • Define muestra - garantiza cobertura • Facilita lograr el objetivo • Ayuda a mantener auditores en camino • Evita la duplicación • Ayuda a la administración del tiempo • Reduce improvisaciones del auditor LISTA DE VERIFICACIÓNFASE II

TIPOS DE LISTA DE VERIFICACIÓN • Lista de Preguntas • Lista de Palabras Clave • De acuerdo áreas FASE II

... es un recurso, ¡ no el maestro! En caso de un evento inesperado, el Líder del Equipo decide si: * Se hace caso omiso, * Anota para investigar después, * Hace seguimiento inmediatamente . LISTA DE VERIFICACIÓN FASE II

EJEMPLO DE PREGUNTAS A PARTIR DE LA NORMA Cuales son las intenciones de su empresa con respecto al medio ambiente? Intenciones. Estrategias. Filosofía. Guía. Lineamientos. 4.2 Política Mejoramiento continuo. Cumplimiento legal. Documentada. Conocida. Apropiada. Cómo se estructura la organización? Organigrama. Plano espacial. Mapa de procesos. 4.1 Generales (organización) PREGUNTASCHECK LISTCRITERIO FASE II

LISTA DE VERIFICACION IDENTIFICARIDENTIFICARIDENTIFICARIDENTIFICAR PROCESOS REQUISITOS RECURSOS INTERACCIONES DOCUMENTOS APLICABLES VERIFICAR IMPLEMENTACION EFICACIA MEJORAMIENTO CONTINUO FASE II

FASE III: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Reunión Inicial o de Apertura Desarrollo de la Auditoría. Evaluación Reunión de cierre

REUNIÓN DE APERTURA • Presentación de los participantes • Confirmación de objetivos, alcance y criterios de auditoría • Confirmación de horario y otras disposiciones (reuniones) • Métodos y procedimientos de la auditoría • Confirmación de los canales de comunicación formal • Confirmar que se va a informar durante el progreso • Confirmación de recursos e instalaciones, • Confidencialidad • Procedimientos de protección laboral, emergencia y seguridad • Disponibilidad, funciones e identidad de los guías • Método de presentación de la información, incluyendo clasificación de no conformidades, entre otros ISO 19011: 2002 FASE III

DESARROLLO DE LA AUDITORIA TRABAJO EN SITIO Expresión utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el sitio (instalación). Las actividades se concentran en conseguir suficientes datos para satisfacer los requerimientos de la auditoría. “BUSCAR LA CONFORMIDAD” FASE III

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA • Llegar al área (puntual) • Presentarse a través de un guía o solo • Mantener a la gente en calma • Explicar lo que se quiere • Investigar lo necesario • Decir a la gente los resultados • Satisfacer la muestra FASE III

TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS • Observación de Condiciones • Observación de Instalaciones • Observación de Actividades • Revisión de Documentos • Entrevistas DESARROLLO DE LA AUDITORÍA FASE III

1. OBSERVACIÓN DE CONDICIONES TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS FASE III

OBSERVACION DE LAS INSTALACIONES Unidades de proceso Áreas de almacenamiento Áreas de mantenimiento Oficinas 2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONES TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS FASE III

¿Para qué sirve? ¿Puede tener un impacto en el medio ambiente? ¿Se calibró? ¿Existe un registro? ¿Cuál es la lectura? ¿La lectura está dentro de los criterios operativos aceptables? 2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONES TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS FASE III

¿Se cumplen los procedimientos? ¿Se siguen los instructivos de trabajo? ¿Las actividades se realizan con criterios de seguridad ¿se controlan los peligros y riesgos en la ejecución de las actividades? ¿son efectivos los controles? 3. OBSERVACIÓN DE ACTIVIDADES TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS FASE III

Manual del SGA Procedimientos Instrucciones de trabajo Otros documentos Registros 4. REVISION DE DOCUMENTOS TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS FASE III

• Fuente de información más importante • Más difícil de hacer • Involucra aptitudes y actitudes personales • Verbal y no verbal • Elegir a la gente adecuada – quienes están a cargo – quienes hacen el trabajo 5. ENTREVISTAS TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS FASE III

REGLAS PARA LA ENTREVISTA 1. Dirija las preguntas al empleado que ejecuta el trabajo. 2. Considere el lugar y el tiempo 3. Hable el lenguaje de la persona. No emplee tecnicismos incomprensibles. 4. Hable clara y cuidadosamente. 5.5. ESCUCHE.ESCUCHE. FASE III

TÉCNICAS DE ENTREVISTA Hacer ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Porqué? ¿Quién? ¿Cómo? No Hacer Retórico Suponer No prestar atención Interrogatorio IntentarIntentar No-verbal Hipotético Muéstreme !!!Muéstreme !!! FASE III

TIPOS DE PREGUNTAS 1. Abiertas 2. Sondeo 3. Cerradas APROPIADAS SE DEBEN EVITAR 1. Capciosas 2. Agresivas 3. Múltiples FASE III

PREGUNTAS ABIERTAS Diseñadas para estimular el pensamiento y que el auditado se exprese, la intención debe ser clara y no ambigua. Son eficaces cuando el auditado se siente cómodo y habla sobre el como realiza las tareas. Extraen información sin crear barreras por el auditado. Permiten reducir el número de preguntas y profundizar sobre el tema especifico. Apropiadas… FASE III

PREGUNTAS DE SONDEO O ACLARACIÓN Aclaran temas expresados por el auditado. Confirman la comprensión del significado de palabras y afirmaciones. Ayudan a evitar malos entendidos. Brindan información con profundidad. Ejemplo: Qué quiere decir? Déme un ejemplo? Apropiadas… FASE III

PREGUNTAS CERRADAS Verifican la compresión de lo que el auditado afirma. Manejan información especifica. Se obtienen respuestas breves. Son útiles para resumir. No se utilizan para comenzar la entrevista. Apropiadas… FASE III

PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta. Ejemplo: Este no es un residuo peligroso? AGRESIVAS: Colocan al auditado fuera de lugar, utilizan palabras emotivas y pueden obligar al auditado a retirarse, mienta o no coopere mas. Ejemplo: Parece que usted tiene problemas en manejar este proceso? MULTIPLES: Confunden o desvían al auditado. Ejemplo: Desde cuando realiza esta tarea? Esta incluida en el procedimiento? Lo ha verificado? FASE III

CONDUCIR LA AUDITORÍA • Mantener el Control • Habilidades de Comunicación • Reunir Evidencia Objetiva • Observar lenguaje corporal • Administrar el tiempo FASE III

La auditoría constituye una verificación, trabajar sobre UNA MUESTRA para el análisis de grandes poblaciones de registros o documentos, empleados, etc. para conceptuar acerca del cumplimiento. El número de registros que el auditor debe revisar es generalmente de tal magnitud que es difícil analizarlos en su totalidad. DIFICULTADES FASE III

PERSONAJES Y OBSTÁCULOS • El documento olvidado • La interrupción • El papel arreglado • La salida inesperada • La confrontación • El caso especial • La falta de preparación • El ausente indispensable • La amnesia • La barrera del lenguaje • El drama FASE III

ERRORES Auditar solamente documentos Auditar solamente la formación Tomar las cosas de forma personal Expresar antipatía por el auditado Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos Expresar juicios propios FASE III

• Hallazgos, no conformidades y observaciones • Establecer los Hechos – Obtener ayuda de los auditados – Discutir asuntos y verificar • Recolectar TODATODA la Evidencia – Observaciones exactas – Exponer : cuándo, qué, dónde, por qué EVALUACION Y REGISTROFASE III

ESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADESESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADES • Use terminología local, pero no jerga • Rastreable • Útil, • Conciso • Utilizar el lenguaje de la norma FASE III

EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBE CONTENER DOS PUNTOS: a. Una observación que detalla completa y precisamente lo que fue visto o encontrado por el auditor. Esta observación debe ser atestiguada por la persona auditada para confirmar su exactitud b. Una referencia a la cláusula de la norma o documentos ambientales de la organización FASE III

SUGERENCIAS DE REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES 1. “No existe evidencia objetiva que _______ la norma requiere ________” 2. “La práctica de _______ no ha sido documentada en el sistema de gestión ambiental el Requisito __________ de la ISO 14001 solicita que ___________” 3. “Se evidenció que la actividad de ________ no se realiza como está indicado en el ítem 6 del procedimiento P-012 que expresa __________” FASE III

NOTAS DEL AUDITOR • Utiles para auditorías posteriores • Definen la muestra de la auditoría • Registro de evidencia objetiva – Declaraciones – Referencia de documentos observados – Identificadores – Departamento/Área – Posiciones • Registro de lo que no estaba reportado FASE III

REUNIÓN DEL EQUIPO AUDITOR • Presidida por el líder del equipo • Redacta agenda para Reunión de Cierre • Sólo el equipo auditor • Completar no conformidades • Revisar no conformidades • Líder prepara el resumen FASE III

El propósito de la Reunión de Cierre es: • Formalidades • Relación del desarrollo de la auditoría • Presentar los hallazgos de la auditoría (positivos y negativos) • Presentar las conclusiones 8 Áreas particulares que son fuertes y/o débiles 8 Tiempos de respuesta recomendados • Aclaraciones (preguntas) REUNIÓN DE CIERRE FASE III

• Preparación del informe de auditoría • Distribución del informe • Conservación de los documentos • Finalización de la Auditoría FASE IV: INFORME DE LA AUDITORÍA FASE IV

INFORME DE AUDITORÍA (ISO 19011) • Objetivo y Alcance (Qué) • Auditados / Cliente (Quiénes) • Auditores (líder y equipo) • Fechas y lugares de auditoría “in-situ”(Cuándo, Dónde) • Criterios de auditoría • Hallazgos de la auditoría No conformidades Fortalezas y Debilidades • Conclusiones • Puede hacer referencia a: plan, resumen, cumplimiento de objetivos, áreas no cubiertas, opiniones divergentes, recomendaciones para la mejora, `planes de acción del seguimiento acordados, declaración de confidencialidad y lista de distribución FASE IV

Informe de Auditoría y Acciones Correctivas Año: Auditoría N°: Calidad Ambiental S&SO Fecha: Auditor(es): Responsable Área: 1. Conclusiones de auditoría: 1.1 Fortalezas 1.2 Debilidades 1.3 Eficacia para cumplir objetivos y desarrollar la política 2. Resultados detallados de auditoría: N° Descripción del Hallazgo NC Obs.Criterio(s) de Auditoría 1 2 3 4 Pág. 1 de 2 EJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIA FASE IV

En el proceso de Auditoría del SGA es necesario que haya evaluación del propio proceso productivo y de su influencia en las actividades ligadas a la Gestión SGA. FASE V: SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA Evaluación del informe de Auditoría Evaluación por los “Clientes” de la Auditoría Evaluación por los sectores auditados

SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA • Plan de acción correctiva – Plan al auditor - cuándo, cómo • Evaluación • Acción implementada – Verificada por el auditor (dentro / fuera del lugar) FASE V

MODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCIONMODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCION NO CONFORMIDAD: SITUACION ACTUAL SITUACION DESEADA NECESIDAD DE CAMBIO QUE QUIEN CUANDO PLAN DE ACCION FASE V

ACCIONES DE SEGUIMIENTO En la fecha pactada Revisión de pruebas documentales Verificación en el sitio Sólo revisión de acciones correctivas No empiece todo de nuevo FASE V

GRACIASGRACIAS

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