File_Register_Lecture

0 %
100 %
Information about File_Register_Lecture

Published on March 11, 2014

Author: dvivkon

Source: slideshare.net

Description

Моя конкурсная работа на стажировку в зарубежном универе. Авось, повезет!

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Сергей Виньков менеджер кафедры технологий моделирования сложных систем svinkov@hse.ru Основы разработки и утверждения в структурном подразделении ВШЭ

План  Теоретические аспекты - базовые понятия и принципы разработки - перечень ключевых нормативно-правовых источников  Практическое применение - корпоративные правила - методическая поддержка - примеры  Задания 2

Базовые определения Номенклатура дел: систематизированный перечень наименования дел в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 3 Источник: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" Дело: совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

 систематизация документов, в т. ч. организация поиска электронных документов в случае хранения документов на уровне файловой системы или базы данных  обеспечение учета сроков хранения документов, определяющих их степень важности  индексация дел для дальнейшего регистрационного учета 4 Функции номеклатуры дел

 Обязательные реквизиты - наименование вида документа и учреждения - дата - порядковый номер - место создания - заголовок к тексту - текст - подпись и расшифровка - грифы утверждения и согласования (одобрения)  Пять граф - индекс дела - заголовок дела (тома, части) - количество дел (томов, частей) - срок хранения дела и номер статей по перечню - примечание 5 Структура номенклатуры дел

 Типовая – устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом  Примерная – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер  Индивидуальная – определяет состав дел для конкретной компании или подразделения 6 Виды номенклатур Источник: Кузнецова В.П. Замолвим слово о номенклатуре дел // Отдел кадров коммерческой организации, 2013, N 2

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, каждом учреждении или предприятии, ее разработка регулируется:  основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4)  методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5) 7 Общие требования

8 Основные перечни Заголовки дел номенклатур, как правило, используются на основании утвержденных перечней:  перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)  перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182)  перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988)

В НИУ ВШЭ общей организацией делопроизводства занимается Управление делами Управление делами осуществляет документационное обеспечение НИУ ВШЭ и его структурных подразделений, а также обновление телефонного справочника НИУ-ВШЭ по заявке на изменение ТС 9 Управление делами ВШЭ

10 Номенклатура дел в ВШЭ  В открытом доступе сводной номенклатуры дел ВШЭ и инструкции по делопроизводству нет, однако можно ознакомиться с отдельным разделом по данной тематике на сайте Управления делами или получить консультации у конкретных специалистов  Для общего представления о содержании и структуре сводной номенклатуры дел образовательного учреждения можно использовать вариант Северного государственного медицинского института г. Архангельска

11 Методическая помощь Контактная информация Адрес: Мясницкая 20, комн. 602 Телефон: (495) 628-94-73 *11140 E-mail: smuhina@hse.ru Часы работы Начало – 9:30 Окончание – 18:00 Обед – 13:30 – 14:00 Мухина Светлана Анатольевна Управление делами / отдел организационного развития: Эксперт Начала работать в НИУ ВШЭ в 2011 году Образование  Московский государственный текстильный университет им. А.Н. Косыгина, 2002, специальность «Проектирование текстильных изделий» Сфера ответственности / Должностые полномочия  ведение учета изменений организационной структуры Университета  оказание консультативной и методической помощи структурным подразделениям Университета по направлениям деятельности отдела  документационное сопровождение создания, изменения и ликвидации структурных подразделений, а также предоставление полномочий руководителям, работникам  участие в подготовке предложений по совершенствованию организационной структуры  участие в разработке новых и пересмотре действующих положений и регламентов по направлению деятельности отдела

12 Подготовительная работа  При составлении номенклатуры дел наряду с национальными стандартами архивного дела следует руководствоваться учредительными документами и локальными актами ВШЭ  Необходимо изучить состав и содержание документов, составляемых в ходе деятельности подразделения  Необходимо ознакомиться с примерами ранее утвержденных в НИУ ВШЭ заголовков дел

13 Пример КТМСС  Кафедра технологий моделирования сложных систем (КТМСС), для которой разработана номенклатура нового структурного подразделения, создана в 2011 году  Загрузив вариант номенклатуры дел КТМСС, вы сможете ознакомиться с примерным перечнем документов, образующихся в результате деятельности кафедры

14 Определение индекса дела Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения дела и № статей по перечню Примечани е 1 2 3 4 5 2.2.18.2. Кафедра технологий моделирования сложных систем 2.2.18.2.- 01 Положение о кафедре Концепция развития кафедры технологий моделирования сложных систем Копии До замены новыми Подлинники в Правовом управлении, у Ученого секретаря 2.2.18.2.- 01 цифровое обозначение структурного подразделени я порядковый номер заголовка

15 Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т. п. не допускается Наименование заголовка Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения дела и № статей по перечню Примечани е 1 2 3 4 5 2.2.18.2. Кафедра технологий моделирования сложных систем 2.2.18.2.- 01 Положение о кафедре Концепция развития кафедры технологий моделирования сложных систем Копии До замены новыми Подлинники в Правовом управлении, у Ученого секретаря

16 Объем дел не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см) При превышении данного объема заводится второй том с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т. д. Количество дел Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения дела и № статей по перечню Примечани е 1 2 3 4 5 2.2.18.2. Кафедра технологий моделирования сложных систем 2.2.18.2.- 01 Положение о кафедре Концепция развития кафедры технологий моделирования сложных систем Копии До замены новыми Подлинники в Правовом управлении, у Ученого секретаря

17 Указывается срок хранения в соответствии с перечнем, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, согласованной с Управлением делами ВШЭ Сроки хранения отдельных документов содержатся в локальных актах ВШЭ Сроки хранения Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения дела и № статей по перечню Примечани е 1 2 3 4 5 2.2.18.2. Кафедра технологий моделирования сложных систем 2.2.18.2.- 01 Положение о кафедре Концепция развития кафедры технологий моделирования сложных систем Копии До замены новыми Подлинники в Правовом управлении, у Ученого секретаря

18 В примечаниях указываются места нахождения подлинников или формы хранения, например, «В электронном виде. Подлинники в Управлении организации учебного процесса, Методическом управлении». Оформление примечаний Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения дела и № статей по перечню Примечани е 1 2 3 4 5 2.2.18.2. Кафедра технологий моделирования сложных систем 2.2.18.2.- 01 Положение о кафедре Концепция развития кафедры технологий моделирования сложных систем Копии До замены новыми Подлинники в Правовом управлении, у Ученого секретаря

19 Составление и утверждение  Разработка проекта ответственным от подразделения  Консультация с сотрудником Управления делами  Согласование с начальником Управления делами  Утверждение у проректора

20 Вопросы для самопроверки  Укажите верное наименование третьей графы номенклатуры дел: - «Кол-во ед. хр.» - «Кол-во дел (томов, частей)» - «Кол-во дел ед. хр.»  Каков срок хранения номенклатуры дел? - «5 лет» - «75 лет» - «Постоянно»  Как зовут проректора, курирующего работу Управления делами? - Вадим Валерьевич Радаев - Евгений Константинович Артемов - Мария Ярославна Смирнова

 Семинар Валентины Андреевой, ведущего специалиста в области документационного обеспечения, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия при Верховном суде РФ и Высшем арбитражном суде РФ  Портал «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела»  Аудиокурс. Лекции по Делопроизводству 21 Полезные учебные материалы

Выражаю особую признательность Ларисе Ивановне Семеновой, познакомившей меня с основами делопроизводства в студенческие годы. Благодарю Третьякову Надежду Владимировну за методическую помощь в разработке номенклатуры кафедры и Инессу Валуеву за постоянную поддержку в реализации моих творческих инициатив. Также своей успешной деятельностью я обязан благоприятным условиям работы, которые создает руководство моей кафедры. Спасибо Александру Петровичу и Андрею Николаевичу. 22 Благодарности

Add a comment

Related pages

File_Register_Lecture - Documents

Моя конкурсная работа на стажировку в зарубежном универе. Авось, повезет!
Read more