Fatturazione elettronica verso la PA? Con Menocarta.net basta un click

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Published on February 18, 2014

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www.menocarta.net FATTURA ELETTRONICA 2.0 Evoluzione e compliance della nuova fattura elettronica Dott. Federico CAMPOMORI

      I TRE PILASTRI DELLA FATTURA ELETTRONICA 1.01.2013 UNA NUOVA DEREGULATION ACCORDO CON IL DESTINATARIO E PISTE DI CONTROLLO IMPATTO E BEST PRACTICES DELLA FE FE OBBLIGATORIA PER LA PA DAL 2014 LA FATTURA PA: emissione e trasmissione FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

FE Documento che non viene mai materializzato, dall’emissione alla conservazione. abbiamo bisogno di garanzie tecniche che:  il doc. sia autentico, ossia provenga e sia stato emesso dal fornitore nella fattura stessa  il doc sia integro ossia non abbia subito modifiche nel contenuto di qualsiasi tipo dal momento di emissione sino alla ricezione  leggibile cioè sia visualizzabile in modo tale che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente leggibili su carta o sullo schermo. (human readable) Se necessario la leggibilità può essere il risultato di una conversione con un software di visualizzazione. ( pensiamo ai formati strutturati XML o EDI)  La leggibilità deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio anche ai fini dell’esibizione alle autorità fiscali/revisori etc. FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

   Semplificazione in emissione con, in alternativa i seguenti metodi x assicurare autenticità ed integrità: Apposizione firma elettronica qualificata o digitale, Utilizzo di sistemi EDI di trasmissione NOVITA’:  Mediante sistemi controllo di gestione che assicurino collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni/servizi riferibile ad essa  Altre tecnologie in grado di garantire A I NO RIFERIMENTO TEMPORALE. LIBERTA’ DI SCELTA DEL FORMATO DI EMISSIONE : Es. STRUTTURATA (XML) NON STRUTTURATA (PDF) FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

   Devono essere utilizzati sistemi di controllo per garantire esista un collegamento certo tra ciascuna operazione imponibile Iva e la fattura emessa ( autenticità ed integrità): Quindi tenere traccia dei documenti collegati relativi al ciclo di fatturazione: contratto-accordo commerciale/ordine d’acquisto/ddt/fattura/pagamento elementi da riconciliare: x autenticità: verifica del cliente che ha fatto l’ordine, ricevuto la consegna, intestatario della fattura x integrità: verifica di prezzo, quantità, termini di pagamento, Iva dovuta, p.iva corretta FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

Che sia accordo (agreement) o “accettazione”, è un elemento essenziale, obbligatorio in uno scambio di FE: anche se la norma non richiede una formalizzazione scritta, ritengo che l’accordo debba essere formalizzato, poiché le parti devono concordare una serie di elementi, tra cui:  il formato della FE  il sistema di trasmissione usato  i metodi usati per garantire A I L  Tempistiche INOLTRE POTREBBE ESSERE NECESSARIO DIMOSTRARE L’ESISTENZA DELL’ACCORDO SU RICHIESTA DELLE AUTORITA’ FISCALI. FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

La maggior parte dei vantaggi economici non deriva dai risparmi nei costi di stampa e spedizione (seppur non trascurabili), ma dalla completa automazione ed integrazione dei processi tra le parti Questi vantaggi sono sfruttati a pieno se il formato è STRUTTURATO. Quindi : - Riduzione ed ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti etc - Ridotto rischio falsi e duplicazioni: x riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti - Riduzione errori pagamenti e calo del numero medio giorni necessario a ricevere pagamento FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

- - - - - Validazione e riconciliazione dati fattura con i doc collegati: ordini, prezzi pattuiti, DDT, termini pagamento, dati fiscali e bancari cliente/fornitore Trasmissione dati in modalità sicure (https, FTP, PEC etc.) Uso di dati strutturati e standard (XML) Piani di recovery ( ripristino dati in caso di perdite/danni sistema etc) Mantenere un “audit trial” tra il sistema di FE e l’applicativo interno x l’elaborazione dati fatturazione Leggibilità dei dati conservati durante il periodo di archiviazione Documentazione interna dettagliata dell’intero processo (Manuale del responsabile della conservazione) FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

    Il 6 giugno 2013 è entrato in vigore il decreto attuativo che prevede modalità e tempistiche per l’operatività della FE obbligatoria per la PA. A regime, i fornitori delle amministrazioni pubbliche nn potranno più inviare fatture cartacee bensì fatture elettroniche secondo le specifiche tecniche indicate negli allegati. Una prima data di partenza è quella del 6 giugno 2014 e saranno coinvolti i fornitori di ministeri, agenzie fiscali e degli enti nazionali di previdenza (inpdap, inail, inps). La seconda data è il 6 giugno 2015 , vedrà coinvolte tutte le amministrazioni pubbliche indicate nell’apposito elenco ISTAT ed inserite nel conto economico consolidato dello Stato. FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

 Sui fornitori: passaggio al ciclo attivo di fatturazione elettronico, internamente oppure avvalendosi di intermediari. Conseguente obbligo di conservazione elettronica delle fatture attive.  Sulla PA: divieto di accettare fatture cartacee e di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio del doc elettronico. Adeguamento dei sistemi alla ricezione, gestione e conservazione di FE. FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

    File XML (XML schema per fattura elettronica Sistema Di Interscambio SDI 1.0). Specifiche tecniche su www.fatturapa.gov.it Firma elettronica qualificata dell’emittente + riferimento temporale Trasmessa al Sistema di interscambio (SDI) FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

È lo snodo tra emittente e ricevente la fattura PA:  Accredita le PA  riceve le fatture  Effettua i controlli sui files  Inoltra le fatture alla PA  Notifica l’esito della trasmissione FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

     Sistema di PEC : come allegato al messaggio. Possono esserci più allegati. Non è necessario alcun accreditamento. Tramite un servizio web del SDI (SDI COOP): un solo file alla volta. Prevede la sottoscrizione di un accordo di servizio. Tramite rete SPC ( sistema pubblico di connettività) Tramite trasmissione dati tra terminali remoti Via FTP Via Web tramite il sito fatturapa.it FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

    Ai fini della ricezione delle Fe da parte dello SDI, ogni PA ha un codice univoco assegnato dall’Indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) Pia è una sorta di anagrafica di riferimento . Ogni PA deve accreditarsi presso IPA www.indicepa.gov.it FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

    PA: informatizzazione dei sistemi : predisposizione canale verso SDI, acquisizione della fattura PA nei gestionali, sistema documentale per la gestione elettronica ( conservazione). Fornitori: verifica della decorrenza dell’obbligo, acquisizione informazioni x la corretta emissione delle fatture, attrezzarsi x emissione fatturaPA nel formato XML, firma digitale emittente , etc. Direttamente o tramite intermediari : servizi di emissione, trasmissione e conservazione delle fe. Pmi: possibilità di abilitazione al Mepa e utilizzo dei servizi gratuiti. FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

 http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/einvoicing/standardisation/index_en.htm  Commissione europea- einvocing - Studio expert group  www.fatturapa.it FATTURA ELETTRONICA 2.0 – Dott. Federico CAMPOMORI

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