Excel hecho facil

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Published on March 15, 2014

Author: benjamincolon

Source: slideshare.net

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Este taller fue preparado por: Wilma N. Pabón, BSEE, MS
de la universidad del turabo el 29 de octubre de 2005

Taller: Excel Intermedio Preparado por: Wilma N. Pabón, BSEE, MS 29 de octubre de 2005 Universidad del Turabo Alianza de Ciencias y Matemáticas (ACMT)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Agenda Definiciones Conceptos básicos Fórmulas y funciones Desarrollo de gráficos Mejorar apariencia de datos y gráficos Ejercicios de Práctica

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT ¿Qué es Excel? Hoja de cálculo (“spreadsheet”) electrónica Tan simple como una lista de cosas para hacer o tan compleja como un cálculo técnico, con gráfico incluido Matriz de filas (números) y columnas (letras)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Definiciones Celda (“cell”) Intersección de una fila con una columna Celda actual Celda donde aparecerá próximo dato En lenguaje habitual es “donde uno está parado” Cursor Rectángulo que rodea celda actual

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Definiciones cont. • Puntero (“mouse pointer”) Flecha o cruz que se desplaza por la pantalla al mover el ratón (“mouse”) No confundir cursor con puntero. El puntero se puede convertir en cursor solamente cuando se hace clic sobre una celda.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT columnas filas celda actual Posición de la celda actual Nombre hoja de cálculo Barra de herramienta Formato (Format toolbar) Barra de formulas Barra de herramienta Estándar Pantalla principal de Excel

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT ¿Cómo se viaja por la planilla? Sube una fila Baja una fila Pasa a la siguiente columna Pasa a la columna anterior Flechas de movimiento “Scroll Arrow”

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Barra de herramienta Estándar Documento nuevo (“new”) Abrir documento (“open”) Guardar (“Save”) Imprimir (“print”)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Barra de herramienta Estándar Cont. Cortar (“cut”) Copiar (“copy”) Pegar (“paste”) Sumatoria (“Auto Sum”) Gráficos (“chart”)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Barra de herramienta Formato Formatos numéricos Alineamiento del texto (“text alignment”) Bordes (“borders”) Color de letras (“font color”)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Grabar la hoja de cálculo Ir al menú Archivo (“File”), luego Guardar como (“Save As”) Asegurarse que la planilla se guarda en el disco duro La PC tiene una memoria frágil por lo que antes de comenzar a desarrollar la planilla debe grabarse en el disco duro y luego hacer periódicas grabaciones para asegurar el contenido.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Cerrar una hoja de cálculo Ir al menú Archivo (“File”), luego cerrar (“Close”) Si no ha grabado la planilla debe responder Sí (“Yes”) a la siguiente pregunta: Sus archivos usan la extensión xls, como abreviatura de "Excel spreadsheet".

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT ¿Cómo escribir datos en la planilla? Ingresar datos fijos Utilizar teclas de movimiento (flechas) para ubicarse en la posición deseada (fila, columna) Escribir los datos Al finalizar oprimir la tecla “Enter” Los datos pueden ser modificados

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #1: Datos fijos Ingresar en una hoja de cálculo las puntuaciones de los primeros tres exámenes de cinco estudiantes del curso Biología. María – 98, 95, 90 José – 85, 65, 70 Jorge - 80, 85, 80 Luis – 90, 75, 80 Diana – 73, 82, 87

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Modificar / Corregir un dato Escribir nuevamente el dato Si lo que se necesita es cambiar una letra Se hace doble clic sobre la celda Se utilizan las teclas de movimiento para colocarse luego de la letra a modificar Se oprime la tecla retroceso (“backspace”) ó “delete” Corrección de la letra o palabra y luego se oprime la tecla “Enter” Si se cambia de opinión, simplemente se oprime la tecla ESC (“escape”)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Mover un dato de celda Hacer un clic en la celda con el dato a mover Apoyamos el puntero en los bordes de la celda para que aparezca la flecha Hacemos un clic y mantenemos apretados el “mouse” Llevar el puntero a la celda de destino

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Generar una serie Escribir los primeros dos números de la serie (B1 y B2) Utilizar el puntero de estirar hasta la celda de destino

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Configurar series Ir al menú de “Tools”, “options”, Indice “custom lists” Desde ahora Excel reconocerá la nueva lista que se acaba de crear (días de la semana en español)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Menú Formato/Celda (“format”/”Cell”) Índice Número (“number”) Controla el aspecto de los datos numéricos Se pueden ingresar datos como decimales, porcentaje, casos especiales como números telefónicos, seguro social, etc.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Menú Formato/Celda/Alineamiento Índice – Alineamiento El texto puede tener cierta inclinación medida en grados El formato de una celda se puede cambiar para que ocupe varias columnas

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Menú Formato/Celda/”Font” Índice “Font” Este índice le permite seleccionar el tipo y tamaño de letra

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Fórmulas Comienzan con el signo de igual (“=“). Esto le indica a Excel que debe hacer el cálculo o utilizar una función del programa. Los términos de la fórmula se indican por las coordenadas de las celdas que contienen los valores. NO se trata de utilizar una calculadora y escribir el valor en una celda. Excel tiene una calculadora en cada celda.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Cálculos aritméticos La computadora ejecutará las operaciones matemáticas, utilizando el Orden de Operaciones de la siguiente manera: 1. Paréntesis 2. Exponentes 3. Multiplicación o división 4. Suma o resta Estas operaciones se ejecutarán de izquierda a derecha dentro de la fórmula y según sea su jerarquía

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Operadores Matemáticos + Signo de suma - Signo de resta * Signo de multiplicación / Signo de división ^ Signo exponencial

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Trabajando con fórmulas Calcular en el ejemplo #1 la puntuación promedio del curso Biología. Ingresar en la celda deseada la siguiente fórmula: Fx = (nota ex1 + nota ex2 + nota ex3)/3 Para el caso de la estudiante María, la fórmula quedaría de la siguiente manera Fx = (B5+C5+D5)/3

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Extender la fórmula Utilizar el puntero de estirar (“series pointer”) Apoyar el puntero sobre el punto que aparece en la esquina inferior derecha de la celda. Bajar con el “mouse” hasta la celda deseada. Utilizando el puntero de estirar, vamos a calcular el promedio de los estudiantes José, Jorge, Luis y Diana.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Funciones en Excel Excel tiene funciones configuradas para varias disciplinas como: Finanzas Estadísticas Argumentos lógicos Matemáticas y trigonometría Recuerde que usted puede crear sus propias formulas de acuerdo a su necesidad

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Funciones especiales del Programa Podemos calcular el promedio (“average”) del ejemplo #1 utilizando una función ya establecida en Excel. Ir al menú “Insert”, “function”, y seleccionar la función “Average”. Determinar el rango de celdas de donde se calculará la función

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Función “Average” Colocarse en la celda donde se ejecutará la función. 1 2 3

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Guía visual de la función “Average” 1 2 3

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Función “Average” – Ejemplo #1 Calcular el promedio de las puntuaciones de los estudiantes del curso Biología utilizando la función “Average”. Recuerde utilizar el puntero de estirar para obtener el promedio de los demás estudiantes (Celdas G6 – G9)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Formato condicional Indicar que estudiantes del curso de Biología aprobaron Utilizar la opción de formato condicional Ir al menú de “Format”, “conditional formatting”

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Fórmula condicional Partiendo de los porcentajes de los estudiantes del curso, indicar la calificación 100 – 90 A 89 – 80 B 79 – 70 C 69 – 60 D 59 F

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Utilizar la siguiente fórmula: =IF(E5>=90,"A", IF(E5>=80,"B", IF(E5>=70,"C", IF(E5>=60,"D","F")))) Fórmula condicional cont.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Planilla de muchas hojas Podemos decir que son varias hojas de cálculo de un mismo libro “workbook” Con solo tocar uno de los índices nos movemos entre las hojas de cálculo del libro

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Mover hojas de cálculo Con el puntero de agarrar se pueden acomodar las hojas de un libro “workbook” Simplemente se las toma con el “mouse” y se mueven hasta el lugar deseado Si se mantiene apretada la tecla CONTROL, la hoja queda duplicada

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 – Calcular presupuesto de Ventas Datos: El valor inicial de las ventas es $400 El crecimiento mes a mes es Febrero 12%, Marzo 10%, y Abril 14% En cada mes el costo es el 40% de las ventas.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 Cont. Calcular costo en el mes de Enero Colocar el cursor en la celda B7 Escribimos la formula = 40%*B6 Apretamos la tecla “Enter”

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 Cont. Calcular el margen en el mes de Enero Escribir la formula = B6-B7 Apretamos la tecla “Enter” El margen se calcula midiendo la diferencia entre ventas y costo.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 Cont. Calcular las ventas del mes de febrero Escribir la formula = B6+B6*C4 Apretamos la tecla “Enter”

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 Cont. Extender la formula de crecimiento a los próximos meses Colocamos el cursor en C6 Apoyamos el puntero de la esquina inferior derecha Apretamos el botón del “mouse” hasta llegar a E6 (mes de abril)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 Cont. Extender la formula de costo y margen para los próximos meses Apoyar el puntero de estirar del rango seleccionado Moverse hasta la columna E (mes de abril)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 Cont. Calcular el total de ventas Utilizar la función Suma (“Sum”) Menú “Insert”, “function”, “Sum” Seleccionar rango (B6:E6) Apretar la tecla de “Enter”

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 Cont. Extender la función Suma para el crecimiento y margen Total Apoyar el puntero de estirar del rango seleccionado Moverse hasta la celda E8

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo #2 Cont. Finalizar el presupuesto de ventas Ir a la barra de herramientas Formato, y seleccionar Estilo Moneda ($) Sus valores deben verse de la siguiente manera

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejercicio #1 Evaluación curso Física 101

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Gráficos Se obtiene a través de una tabla de valores Se pueden crear varios tipos de gráficos Barras (“bar”, “column”) Circular, Sectores (“pie”) Línea (“line”) Dispersión (“scatter”) Ir al menu de “Insert”, “chart” Desarrollarla paso a paso

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Guía visual del Asistente para gráficos (“chart wizard”) Seleccionar tipo y subtipo del gráfico

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Paso #2 del “Chart Wizard” Indicar el rango de los datos. El rango de los datos puede graficarse por filas o por columnas.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Paso #3 del “Chart Wizard” Las opciones del gráfico – Índice Título Se le puede asignar un título al gráfico y a sus ejes, “X” y “Y”

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Paso #3 del “Chart Wizard” cont. Índice de ejes En este índice se indica que ejes aparecerán en el gráfico

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Paso #3 del “Chart Wizard” cont. Índice de las líneas de división Este índice controla las líneas que forman el cuadrante del gráfico

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Paso #3 del “Chart Wizard” cont. Índice de la leyenda La leyenda es el cuadro de referencias que indica que representa cada serie de datos Se indica la posición en el gráfico de la leyenda

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Paso #3 del “Chart Wizard” cont. Índice Rótulos de datos Este índice permite que los valores a graficarse aparezcan junto a la barra o en el gráfico, en el caso que el tipo no sea barra

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Paso #3 del “Chart Wizard” cont. Índice – Tabla de datos Se puede incluir la tabla de valores junto al gráfico

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Paso #4 del “Chart Wizard” Ubicación del gráfico Seleccionando la opción #1, el gráfico aparecerá en una nueva hoja, dentro del libro (“workbook”) Seleccionando la opción #2, el gráfico quedará sobre la hoja de cálculo actual. 1 2

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Añadir texturas a los gráficos Hacer clic sobre el gráfico que se desea cambiar Seleccionar la opción “Format data series” En el índice de Patrones (“Pattern”), ir a “fill effect”. Para cambiar la forma del gráfico, ir al índice de forma (“shape”)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejemplo Gráfico Circular Crear un gráfico circular de los resultados de Ventas durante los meses Enero, Febrero, Marzo y Abril (Utilizar ejemplo #2 – Presupuesto de Ventas)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Ejercicio #2 Gráficos tipo Barra, Circular y Línea

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Referencias Shelly, Cashman, Vermaat, Microsoft Office XP: Brief Concepts and Techniques, Course Technology, 2002. Sánchez, C., La Biblia de Excel 2000, MP Ediciones, 2000.

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT Preguntas

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