Evidencia guias semana 30 y 31

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Published on March 15, 2014

Author: karenximenala14

Source: slideshare.net

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA CH & D CHICOS Y DAMAS KAREN XIMENA MONTILLA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA: 525360 BOGOTÁ 2013

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA CH & D CHICOS Y DAMAS KAREN XIMENA MONTILLA INSTRUCTORA: DIANA PAOLA HERRERA MOLANO CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA: 525360 BOGOTÁ 2013

CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 4 1.1 OBJETIVOS............................................................................................................... 5 1.1.1 Objetivo General................................................................................................ 5 1.1.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 5 2. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.................................................. 6 2.1 TABLA DE RESUMEN............................................................................................. 6 2.2 OBJETIVO ................................................................................................................. 6 2.3 ALCANCE .................................................................................................................. 7 2.4 RESPONSABILIDADES.......................................................................................... 7 2.4.1Creación de Comités de trabajo....................................................................... 7 2.5 ENTRADAS ............................................................................................................... 7 2.6 DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 9 2.7 DESARROLLO........................................................................................................ 10 2.7.1 FIJACIÓN DE ASPECTOS BÁSICOS............................................................. 10 CONCLUSIONES.............................................................................................................. 16

INTRODUCCIÓN Los eventos son una parte importante dentro de la administración de las empresas, por esto para que un evento cumpla su función que es el logro de la satisfacción del cliente tanto interno como externo, al cual va dirigido y tenga un buen resultado se requiere de una muy buena planeación, su organización es una de la tarea más complejas y su puesta en marcha es la culminación de tanto esfuerzo y dedicación durante las diferentes etapas del proceso. Luego de una verificación a la propuesta hecha a la empresa durante la etapa de análisis y planeación de las condiciones actuales de la empresa, nos enfocamos en la realización de un evento para presentar el manual de funciones del Asistente Administrativo, por ser una de las carencias más notorias en CH & D Chicos y Damas, en la administración del personal, para la planeación del evento se tuvo en cuenta la opinión dada en entrevista informal de la Gerente, de cuáles eran los objetivos que se esperaban, de donde era más conveniente para la empresa llevar acabo el evento, si dentro o fuera de la locaciones de la empresa, de que medios de divulgación podría la empresa al servicio del evento, de cuanto presupuesto se podría destinar. Contará con la participación de la Gerente General y de todos y cada uno de los empleados que conforman la plata de personal del área administrativa. El evento se planifico y organizo llevando a cabo una serie de pasos los cuales se detallan dentro del informe y su finalidad es dar orden al evento y que se cumpla su fin.

1.1 OBJETIVOS 1.1.1 Objetivo General Planear y organizar el evento de acuerdo al protocolo para dar a conocer el manual de las funciones del Asistente Administrativo en CH & D Chicos y Damas. 1.1.2 Objetivos Específicos  Dar a conocer la importancia de contar con un Manual de Funciones para el cargo de Asistente Administrativo  Aplicar las herramientas y los conocimientos adquiridos para la organización de eventos y así lograr la satisfacción de los clientes internos de la empresa.

2. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Los eventos es un suceso planificado y en el tema corporativo son de gran ayuda cuando se desea potencializar o dar a conocer un determinado producto o servicio, para este caso será el Manual de Funciones la herramienta de administración del personal la que se dará a conocer dentro de CH & D Chicos y Damas. 2.1 TABLA DE RESUMEN SECTORES SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBSECTORES ASISTENCIA ADMINISTRATIVA ACTIVIDAD / ES CAPACITACIÓN GUÍA/ S ACTIVIDAD/ ES ORGANIZACIÓN DE COMITES TIPOLOGÍA DEL PROCESO ESPECIFICO PROCESO PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS RESPONSABLE DEL PROCESO GAES APRENDICES SENA PROCESOS RELACIONADOS NO APLICA ENTRADAS DEFINICION DE LOS OBJETIVOS SALIDAS EVENTO PLANIFICADO Y ORGANIZADO Cuadro elaborado No 1. Realizado por MONTILLA, Karen, CHACON, Cesar, NOEL, Edgar 2.2 OBJETIVO Dar a conocer el Manual de Funciones del Asistente Administrativo a los directivos y empleados de la empresa CH & D Chicos y Damas.

2.3 ALCANCE Presentar una posible propuesta para la realización de un evento, para dar a conocer y socializar el Manual de Funciones del Asistente Administrativo, a través de una capacitación Las actividades a las que afecta este proceso, son la jornada laboral de buena parte de los empleados de Área Administrativa, ya que el evento se llevara a cabo dentro de su jornada habitual de trabajo, los empleados operativos no se verán afectados pues dicho manual es específico para el cargo. 2.4 RESPONSABILIDADES La planeación y organización del evento está a cargo de equipo de trabajo GAES, conformado por Cesar Andrés Chacón, Edgar Agusto Noel y Karen Ximena Montilla, quienes de acuerdo a sus capacidades y disposición se encargaran de las diferentes labores que se deben seguir entre las más importantes están. 2.4.1Creación de Comités de trabajo Organizador, estará a cargo de KAREN XIMENA MONTILLA Honorifico, estará a cargo de la Gerente General de la Empresa Ejecutivo, estará a cargo personal administrativo que la empresa designe Financiero, estará a cargo de EDGAR AGUSTO NOEL Técnico, estará a cargo de CESAR ANDRES CHACON 2.5 ENTRADAS LISTA DE CHEQUEO Objetivo: Analizar la implementación del procedimiento específico en un Evento Área: Organización de Eventos Fecha: Hora: Nombre del Responsable: KAREN XIMENA MONTILLA ASPECTO OBSERVADO SI NO El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran planificación y organización X Se realizó la planificación inicial y cotizaciones de presupuesto X

Existe una programación de horarios detalladamente X Se plantea la fecha para el Evento X Contamos con el personal suficiente X Contamos con recursos físicos, financieros, humanos X Se tiene planteada de manera adecuada el tema a tratar X Cuadro elaborado Realizado por MONTILLA, Karen ANALISIS: podemos encontrar que para la realización de la propuesta del Manual de Funciones en CH & D Chicos y Damas se realizara un pequeño lanzamiento donde brindaremos una mini conferencia aplicando los pasos correspondientes a la realización de un evento, teniendo en cuenta la programación y disponibilidad con que la empresa cuenta. Para la planeación, organización y puesta en marcha de evento, contaremos con una serie de recurso tanto financieros, físicos, logísticos y humanos. Recursos Financieros, estos son todos y cada uno de los recursos en dinero que la empresa va a destinar para la planeación, organización del evento donde se dará a conocer el manual de funciones asistente administrativo. Recursos Físicos, son todos los elementos como su nombre lo dice físicos como, mantelería, mesas, arreglos florales, cortinería, cubertería, decoración, iluminación, sonido con que se va a realizar el evento y que son de vital importancia. Recursos Logísticos, estos hace a lución a todos y cada uno de los planes de trabajo, como se dé la planeación, el estudio de cada una de la variables, la organización, con ayuda de medios tecnológicos, de trasporte etc. Dentro del la logística se debe contemplar los permisos y seguros tanto para el personal que participa en el evento cono para la protección de terceras personas. Recursos Humanos, es el personal capacitado para la organización del evento, como meseros, bármanes, los disc jockey, los presentadores de evento, los encargados de la ambientación y la iluminación, se hace necesario que este

personal cuente con las medidas de seguridad necesarias para no tener ningún percance que lamentar, en espacial los encargados de la seguridad 2.6 DIAGRAMA DE FLUJO Organizar el evento que permita tener más claridad sobre la importancia del manual de asistente administrativo. Fijación de aspectos básicos Duración: 5 horas Estilo: Clásico con elegancia y etiqueta Contenido: Permitir que cada persona de la empresa se sitúe dentro del manual, lo que conlleva a poder identificar perfectamente su función. Público objetivo: Personal de la empresa , accionistas y clientes. Presupuesto: 5.000.000 millones de pesos Programación Organización técnica Lugar: Hotel Inter Bogotá Fecha del evento: 08-03-14 Personal

2.7 DESARROLLO 2.7.1 FIJACIÓN DE ASPECTOS BÁSICOS El tipo de acto que se quiere realizar para la empresa SPEEDWAY EXPRESS DE COLOMBIA LTDA, es una conferencia relacionada con el tema la importancia de un manual de Asistente Administrativo, se hizo esta propuesta con el fin de dar a conocer sobre el significado de un manual del asistente administrativo que es una fuente de permanente de información, pues permite conocer la estructuración de las organizaciones. Cada empresa cuenta con sus propios manuales, esto debido a que en cada una de ellas se trabaja de manera distinta y por lo tanto sus procedimientos, organización, políticas, etc., son diferentes. Su importancia se encuentra principalmente en que los manuales estandarizan y controlan la realización de las funciones y el cumplimiento de las mismas dentro de la empresa, esto es muy importante, pues cada empleado de la organización conoce cuáles son sus funciones y en qué momento interviene, lo cual evita conflictos y escape de responsabilidades y al mismo tiempo promueve la delegación de funciones. Objetivos a conseguir El objetivo que se pretende conseguir es resaltar que todo manual administrativo delimita actividades, responsabilidades y funciones pues se evita la duplicidad de funciones en la empresa CH & D Chicos & Damas y sobre todo elimina tiempos perdidos pues las actividades son realizadas eficientemente. Esto se refleja en el empleado pues su nivel de desempeño aumenta pues ya sabe qué debe hacer, cómo hacerlo y en qué momento lo debe hacer. Al final del evento, realizar una lista de chequeo donde se pueda evaluar si se cumplió con la meta tanto en la planeación, como el entendimiento de un manual correctamente redactado ya que puede ser un valioso instrumento administrativo.

Duración, estilo y contenido El evento está estipulado para 30 personas que incluye los empleados de la empresa, accionistas y clientes. Donde tendrá una duración de 5 horas. Donde se tendrá en cuenta las siguientes características:  Evento tipo formal  Sera un micro evento en el hotel Inter Bogotá  Duración 5 horas  Es un espacio cerrado, cómodo y de un ambiente agradable  El espacio será un salón de eventos y recepciones del hotel  Se realizara en la ciudad de Bogotá  La temática que se manejara es únicamente de tipo empresarial  Todo los invitados vendrán en traje formal, para los caballeros traje elegante con corbata y las damas vestido largo o de noche.  La decoración con diseños innovadores en grabado y papeles con texturas planas, limpias de máxima calidad, con colores cálidos y acogedores. Figura Estilo Clásico Público objetivo Se realizó una lista sobre el público objetivo del evento, donde incluye los asistentes y el orador Carlos Julio Torres ; quien dará una charla

aproximadamente de dos horas sobre el tema “La importancia del manual de funciones del asistente administrativo”. PLANIFICACION INICIAL Y PRESUPESTO De acuerdo con la información recopilada se realiza el presupuesto de todos los gastos incluidos que se indican a continuación: 1. Alquiler del lugar del evento. 2. Decoración del salón que incluye. Manteles, sobre manteles, forros para las sillas con su respectiva estola, centros de mesa, TODO ACORDE A TEMATICA. 3. Tarjetas de invitación 4. Servicio de cena tipo buffet con mesa debidamente decorada y servida de acuerdo al gusto de sus invitados y al suyo propio y de ser necesario la asesorará un chef de nuestra organización. 5. Servicio de licor en: a. whisky para los caballeros b. Coctel en tres variedades diferentes preparados en jugos naturales a su elección para las damas (BARRA LIBRE). c. Las opciones de licor incluyen el servicio de cristalería y sus pasantes (agua, hielo, limonada y gaseosa ilimitada). 6. Servicio de champaña con su respectiva copa flauta incluyendo la de la corte militar. 7. Como pasa bocas mientras se llega la totalidad de las personas, Tabla de quesos en presentación de 5 quesos nacionales, jamones nacionales y frutas exóticas. 8. El servicio incluye: El menaje en su totalidad, plato cristal cuadrado, cubiertos de lujo, jarras para el agua, hieleras con sus respectivas pinzas, bandejas para servicio, poncheras para

la crema, copa flauta, vaso cristal roquero y vaso cristal largo para los pasantes y demás que demande el evento. 9. Servicio de 3 meseros y 1 barman durante todo el evento 10. Sonido profesional, maestro de ceremonias. 11. Servicio de 50 fotografías, filmación de todo el evento, CD editado en estuche de lujo y kit de la quinceañera. 12. Póliza de garantía Las condiciones y Forma de Pago: Se abona el 50% a la firma de este acuerdo, un 25% a la firma del contrato y un 25% antes a la iniciación del evento, previo inventario de los servicios acordados. VALOR DEL PAQUETE: $ 5.000.000 (CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE) PROGRAMACION Es imprescindible para la realización del evento tener bien armada la hoja de ruta o el timing de la fiesta. Este cronograma indica con exactitud y muchos detalles todo lo que sucederá durante el evento y el orden en el que se realizará. 9.3.1. Timing general del evento  6:00 pm Llegada  6:45 pm Mensaje de bienvenida  7:00 pm Ponente de apertura  9:00 pm Cena  10: 00 pm Comentarios  11:00 pm Finalización del evento ORGANIZACIÓN TECNICA Puesta en marcha del evento.

• Comité Organizador y Logístico Atender las necesidades que se presenten Controlar que lleguen al horario indicado y que se cumpla todo lo previsto: Entre las necesidades más básicas o habituales son:  Cámara de fotos  Cámara de video  Cables de conexión a PC  Proyector de pantalla  Meseros  Micrófonos Fecha de celebración Para organizar el evento con éxito es importante elegir una fecha en la que no haya otros acontecimientos del mismo sector. Se tendrán en cuenta ciertos factores como: Fecha: El evento se realizara el 08 de marzo del 2014 Hora: 6:00 pm a 11:00 pm Lugar de celebración Las opciones pueden ser infinitas y cada evento tiene diferentes necesidades y presupuesto, pero lo que está claro es que la ubicación elegida es uno de los factores vitales del éxito o fracaso de un evento. La selección del espacio está muy relacionada con lo que se quiere transmitir, a quién va dirigido. En este caso la estrategia será el diseño en la decoración y el estilo del lugar .El hotel Inter Bogotá cumple los objetivos generales del evento. El hotel está ubicado en el centro, a pocas cuadras de los principales museos, la antigua Bogotá, el barrio la Candelaria, Corferias y todos los centros de interés turístico y comercial hacen que el Hotel Inter Bogotá brinde excelentes facilidades y servicios de calidad para eventos, viajes de negocios o placer. Lugar: Hotel Inter Bogotá (Carrera 2º No. 20-12) Barrio Chapinero

 Adecuación en función de la naturaleza del evento  Dimensiones necesarias Cuentan con aparta estudios, al igual que amplias y recién remodeladas habitaciones así como el salón de eventos en donde se podrá organizar las reuniones de negocios, congresos, conferencias y todo tipo de recepciones sociales disfrutando de los menús nacionales e internacional acompañado de una gran variedad de licores.

CONCLUSIONES Un evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible. Así, se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que, previsiblemente, podría ocurrir en una circunstancia determinada y es generalmente un hecho imprevisto. La organización de un evento es herramienta de mercadeo, que permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de la empresa. Para lograr que el evento cumpla sus objetivos se debe tener en cuenta varias fases que componen la organización de un evento. Son las siguientes: Planificación Producción Realización y Evaluación. El desarrollo de ésta guía permitirá identificar y aplicar al desarrollo de un evento las siguientes fases: Planificación: “Se define el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos. Producción: Actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto”.

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