Espacios de colaboración para la gestión documental. Intranet de la BNE. Ana Carrillo Pozas

67 %
33 %
Information about Espacios de colaboración para la gestión documental. Intranet de la BNE....
Technology

Published on September 23, 2014

Author: bne

Source: slideshare.net

Description

Presentación del estado actual y su evolución realizada el 22 de septiembre de 2014 en el Consejo de Dirección de la Biblioteca.

Espacios de colaboración para la gestión documental Intranet de la BNE Presentación de estado actual y evolución Consejo de Dirección, 22 de septiembre de 2014 Ana Carrillo Pozas 1

Intranet BNE: espacios de colaboración  La Intranet de la Biblioteca provee a los empleados de servicios de gestión documental desde mayo de 2013 y se ofrecen a través de espacios de colaboración.  Estos servicios están soportados por la herramienta Alfresco Share, si bien, se han desarrollado funcionalidades propias en la línea de sentar las bases de una Gobernanza de la Información de la BNE.  Alfresco se ha integrado en la Intranet de la BNE, soportada por el gestor de contenidos OpenCMS. 2

3 Los espacios de colaboración son un medio. El fin último es garantizar la adecuada gestión de los documentos que generan o reúnen diariamente las diferentes unidades de la Institución en el ejercicio de sus funciones. View slide

LÍNEAS DE TRABAJO Mayo 2013 – julio 2014 4  Desarrollos evolutivos para Gobernanza de Información  Formación a usuarios y gestión del cambio View slide

Estructura del Sistema de Gestión Documental BNE 5 Alfresco v.4.2.c Community Edition Desarrollo propio de funcionalidades v.3.0.1 Mapa de Procesos Esquema de metadatos para documento-e BNE

Desarrollos evolutivos definidos por BNE 6 Mapa de Procesos Proveer a la gestión documental de un marco de Gobernanza de Información Vinculación de espacios de colaboración (sites) con procesos del Mapa Modelo de datos 2 nuevos procesos 13 nuevos subprocesos 134 nuevas series documentales 47 subprocesos/series modificados Bibliotecas de Documentos controladas Esquema de metadatos de documento BNE en consonancia con ENI

Vinculación de espacios de colaboración con el Mapa de procesos BNE 7 Subproceso: Normalización de procesos técnicos Proceso: Proceso técnico de fondos MAPA DE PROCESOS ESPACIOS DE COLABORACIÓN (Alfresco) Grupo de Trabajo de Normalización Biblioteca de Documentos del Grupo Series:

Modelo de datos El modelo de datos de Alfresco ha sido extendido para dar cabida a los nuevos metadatos requeridos: Tipo documental Proceso Subproceso Serie Denominación ENI Unidad productora Condiciones de acceso Condiciones de reutilización Grupos de trabajo 8

Esquema de metadatos del documento 9 Metadato Fuente Título del documento Fichero Nombre del fichero Fichero Descripción Usuario Tipo MIME Alfresco Autor Fichero Tamaño Alfresco Creador Fichero Fecha de creación Alfresco Modificador Alfresco Fecha de modificación Alfresco Tipo documental Mapa de Procesos BNE Proceso Mapa de Procesos BNE Subproceso Mapa de Procesos BNE Serie Mapa de Procesos BNE Denominación ENI Mapa de Procesos + Alfresco (Desarrollo propio) Unidades productoras Mapa de Procesos BNE Condiciones de acceso Mapa de Procesos BNE Condiciones de reutilización Mapa de Procesos BNE Grupos de trabajo Alfresco (site) Definidos por BNE

Formación a usuarios y Gestión del Cambio Formación Inicial Periódica Avanzada Gestión del Cambio Integración de Alfresco en la Intranet BNE 1 sesión con la organización del grupo, para formarles en los nuevos procedimientos colaborativos sesiones semanales y temáticas: flujos de trabajo, versionado de documentos, etc 1 sesión avanzada incluida en el Plan de Formación de la BNE 2014 Más información en: Integración de una solución de gestión documental colaborativa en la Intranet, un caso de éxito, Blog de la BNE, 31 oct. 2013

RESULTADOS 11

Nº de espacios de colaboración para gestión documental 12 4 8 21 0 5 10 15 20 25 mayo-13 diciembre-13 julio-14 Nº espacios

Nº de empleados miembros de espacios de colaboración 13 28 82 174 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 mayo-13 diciembre-13 julio-14 Nº miembros

Porcentaje de empleados usuarios de espacios de colaboración 14 41,62% Miembros de espacios de colaboración Nº de efectivos en la BNE: 418 Fuente: Área RRHH (16/09/2014)

Procesos con espacios de colaboración asociados 15 2 2 4 5 2 3 1 1 Nº espacios de colaboración

Espacios de colaboración existentes 16

Tipología de espacios de colaboración 17  Para funcionamiento de los Grupos de Trabajo.  GT de Plan Estratégico.  GT del Plan RISP.  GT de Conservadores Web.  GT de Depósito Legal Electrónico.  GT de Normalización.  GT de Circulación.  etc  Para la gestión de los procesos.  Gestión de la información, los documentos y el conocimiento.  Procesos técnicos de seriadas.  Comunicación interna.  etc

Crecimiento del repositorio 18 Nº documentos: 1.840 Tamaño (MB): 1.500 MB

Documentos críticos que se están elaborando en estos espacios 19  Plan Estratégico 2015-2018.  Plan RISP.  Política de comunicación interna.  Borrador del RD de DLe.  Diversos procedimientos de catalogación, circulación...  ……

Sentando las bases del futuro Archivo digital de la BNE 20 El esquema documental resultante es el mapa de procesos de la BNE.

PRÓXIMOS PASOS 21

Migración de documentos… 22 De OpenCMS… Sistema de Gestión de Contenidos de Intranet …a Alfresco Sistema de Gestión Documental BNE Análisis y descripción de 3.700 documentos

CONTINUARÁ…….. 23 ANA CARRILLO POZAS

Ana Carrillo Pozas 24 Jefe de Servicio de Intranet Responsable del Sistema de Gestión Documental y del Mapa de Procesos Biblioteca Nacional de España @anacarrillop

Add a comment

Related presentations

Presentación que realice en el Evento Nacional de Gobierno Abierto, realizado los ...

In this presentation we will describe our experience developing with a highly dyna...

Presentation to the LITA Forum 7th November 2014 Albuquerque, NM

Un recorrido por los cambios que nos generará el wearabletech en el futuro

Um paralelo entre as novidades & mercado em Wearable Computing e Tecnologias Assis...

Microsoft finally joins the smartwatch and fitness tracker game by introducing the...

Related pages

Software de gestión documental - Wikipedia, la ...

... son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes ... de colaboración. ... la gestión documental es un ...
Read more

Proyectos - La Intranet Social

Espacios de colaboración para la gestión documental. Intranet de la BNE. Ana Carrillo Pozas from ... Documental para la BNE from Ana Carrillo Pozas.
Read more

Definición de un Modelo de Gestión Documental para la ...

... Gestión Documental para la BNE. Ana Carrillo Pozas. ... de Gestión Documental para la BNE. Ana Carrillo ... Colaboración entre la parte ...
Read more

Intranet Social de la BNE. Ana Carrillo Pozas - Documents

Espacios de colaboración para la gestión documental. Intranet de la BNE. Ana Carrillo Pozas Presentación del estado actual y su evolución realizada el ...
Read more

La colaboración digital comunidades, tecnología e ...

La colaboración digital comunidades, tecnología e innovación modelo colaborativo en la BNE Ana Carrillo Pozas XVIII Jornadas Bibliotecarias de Andalucía
Read more

INDIZIA, DISTRIBUIDOR OFICIAL DE LE PRESENTA LA GESTIÓN ...

... LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINITIVA PARA SU ... Espacios de colaboración para la gestión documental. Intranet de la BNE. Ana Carrillo Pozas ...
Read more