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ECM-Strategien zum Büro 2020. Vom einfachen DMS zu papierlosen, unternehmensweiten Prozessen. Vorgehensweise und Tipps aus der Praxis. | ECM-Forum auf der CeBIT 2014

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Information about ECM-Strategien zum Büro 2020. Vom einfachen DMS zu papierlosen,...
Technology

Published on March 11, 2014

Author: bitkom_ecm

Source: slideshare.net

Description

Ein Vortrag vonBernhard Zöller, Geschäftsführer, Zöller & Partner GmbH

Weitere Informationen unter:http://ecm-navigator.de/termine/ecm-strategien-zum-buero-2020-vom-einfachen-dms-zu-papierlosen-unternehmensweiten-prozessen-vorgehensweise-und-tipps-aus-der-praxis
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ECM-Strategien für das Büro 2020 Bernhard Zöller, Zöller & Partner ECM-Forum

CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Historie: die ersten 25 Jahre (Mitte 80er Jahre bis heute)  Frühe Lösungen – Elektronische Archivierung Ein- und Ausgangspost – Frühes Scannen (Postkorb/Workflow)  Anwendungen – Elektronische Archive mit Workflow für frühes Scannen – Hoher Anteil Individuallösungen bei Verteilung der Eingangspost – Enge Integration mit Mainframe-Vorgangssteuerungen – Häufig nur „dumme“ Archivrepositories – Keine Integration mit PC Welt, E-Maileingang oder –ausgang – Zugriff über die DMS-Recherche oder Host-Integration  Archivierung ist zwar immer noch eine zentrale Anforderungen in vielen Projekten – aber nur noch „eine neben anderen“  Damals nicht auf dem Radarschirm: – Unternehmensweite Nutzung – Knowledge Worker – Internet, E-Mail, Portale, etc. – Globale/Mobile Welt 2 12 Zoll Jukebox, 80er Jahre 2 GB, 2000 DM 1-Platz System, 250.000 DM

CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Neue Anforderungen durch Knowledge Worker Quelle: BITKOM ECM Trend-Campus  Flexibilisierung der Arbeitszeiten – Selbstbestimmungswunsch wie hoch der Anteil Office/Home Office  SharedOffice Konzepte  Universelle Mobilität – Mitarbeit überall und jederzeit  Know-How entscheidet über Projekt-Zuordnung, nicht der Wohnort  Gewöhnung an asynchrones Teamarbeiten – Blogs, Diskussionsforen, Änderungs-Abos erlauben den Info- und Wissensaustausch ohne den Zwang zur gleichzeitigen Anwesenheit  Gerätevielfalt (Bring your own Device)  Cloud-Computing – Dokumente und Unterlagen von überall, jederzeit, auf jeder Plattform verfügbar 3

CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Anforderungen Knowledge Worker  Intuitive Benutzeroberfläche – Viele Todsünden am Markt. Manche Anbieter scheinen ihre eigenen Produkte nicht zu benutzen – DAS IST DIE NUMMER 1 URSACHE WARUM ANBIETER AUS WETTBEWERBEN FLIEGEN!!! – Der Wettbewerb heißt „Speichern unter“ oder „Drag&Drop“. Statt dessen 10 mal Dialoge klicken oder beantworten um eine Mail in die Akten zu legen IST KEINE Alternative. Wieso muss man das eigentlich erklären?  „Persönliches“ Customizing – Nein, VisualStudio ist KEIN Customizing-Werkzeug lieber Anbieter X  Mobile, Offline, Tablets – Noch selten implementiert, viele Lösungen noch nicht nutzbar  Integration in Desktop Anwendungen inkl. E-Mail – Hier besteht definitiv noch Entwicklungsbedarf – Denkwürdige Antworten: „die Outlook-Integration kommt vom Partner XY“, „Drag&Drop per E-Mail in die Akte  Höhere Gewichtung von Volltextsuche/Enterprise Search – Im Sachbearbeiter-Umfeld nur ergänzend und gelegentlich – ABER: Die Volltextsuche ist kein Ersatz für eine relationale Datenbank mit Attributsuche. Sie ist IMMER nur ergänzend (unsere Meinung) 4

CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Ausgangslage: Probleme der Vielfalt aus der Praxis  Vielfalt der Ablagesysteme – Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale, Fachanwendungen etc.  Vielfalt an hausinternen Regelungen und Verfahren – Keine zentrale Koordination  Begriffsverwirrung – Archivierung, Workflow, DMS, ECM ….  Unkenntnis der Ordnungssysteme – Ablegen, damit sie ein Dritter einfach wiederfindet ohne Bereichsablage im Detail zu kennen  Mehrfachablage – Aus o.a. Gründen  Persönliche Versionierung – „Mappe1.xls“, „Angebot_final_mit_vorläufigen_Korrekturen.doc“  Datei-Messies – Zumüllen scheint billiger als Ordnung halten  Rechteleichen – Grundregel: Das Dokument gehört dem Unternehmen!  E-Mail-Flut – Bedarf keiner Erläuterung  Jeder Anbieter kann Alles – Praxis: Erhebliche Unterschiede in vielen Kern-/Basisfunktionen  Die teuren Produkte sind schlecht ausgestattet – Manche internationale ECM-Suite ist nicht mehr konkurrenzfähig  Eigenentwicklungen – Maßgeschneidert, aber teuer in der Pflege und nach einer Weile veraltet  Altkomponenten – Teuer in der Wartung aber zu teuer zum Migrieren? 5

© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020 ECM umfasst viele Disziplinen 7 Verwaltung „lebender“ Dokumente ECM EDM /DMS Archiv. Records Managm. Collabo- ration E-Form WorkflowPortal WCM Output Managem. COLD/ ERM EDM/ PDM Aufbewahrung gem. regulatorischer Anforderungen, Langfristaufbewahrung Je nach Def.: Löschfristenverwalten, Aktenverwaltung, aber auch Schriftgutverwaltung nach ISO 15489 Inkl. Wikis, Blogs, Projekträume, Foren, etc. Engineering Data Management Product Data Management Computer Output On LaserDisk Enterprise Report Management Web Content Management Nicht typisch, aber von manchen Anbietern integriert

© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020 ECM-Strategien zur Konsolidierung der Vielfalt  Keine Plattform kann alle Content-Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche abdecken. Häufig findet man eine Mehr-Säulen-ECM-Strategie  DMS/Archiv, Collaboration und WCM basieren häufig auf unterschiedlichen Anbietern. Innerhalb der Säule wird aber standardisiert. 8

CeBIT 2014, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Elemente einer ECM-Strategie  ECM-Funktionsangebot – Welche Funktionen soll die IT den verschiedenen Bereich/Prozessverantwortlichen zur Verfügung stellen?  Auswahl der strategischen Komponenten – Und Definition der Spielregeln für Ausnahmen  Teamkonsens zu „Leitplanken“ – Was ist sinnvoll, was nicht nicht marktgängig, was geht mit den vorhandenen Ressourcen (personell, Kosten etc.)?  Zielarchitektur – Inkl. Roadmap zur Konsolidierung der Systemvielfalt  Konsolidierung der Regeln und Verfahren im Umgang mit Dokumenten und Unterlagen – Schutzklassen, Zugriffsrechte, etc.  Vereinbarung zu Ordnungssystemen – Ablage und Zugriffsattribute in ECM- oder Fachsystemen  Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen – Koordination der bereichsübergreifenden Anforderungen – Projekt-Office „ECM“ als Single-Point of Contact für die ECM- Arbeitspakete  Roadmap für stufenweise Umsetzung 9

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Weitere Informationen: Hier auf dem BITKOM ECM-Stand www.zoeller.de www.ecm-blog.de

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