E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A | ECM-Forum auf der CeBIT 2014

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Information about E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A | ECM-Forum auf der CeBIT...

Published on February 26, 2014

Author: bitkom_ecm

Source: slideshare.net

Description

Referent: Dietrich von Seggern, Business Development Manager, callas Software GmbH

Weitere Informationen unter:
http://ecm-navigator.de/termine/e-mails-systemunabhaengig-archivieren-mit-pdfa

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Dietrich von Seggern, Business Development Manager callas software GmbH, Berlin

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A ... und müssen in die Dokumentenprozesse integriert werden. Fragen bei der Archivierung und im “Dokumenten”management: - Was ist das E-Mail Format und ist es “aufbewahrungsfähig”? - Was ist das “Originalformat” einer E-Mail? - Ist das E-Mail Format ein Standardformat/Langzeitformat? Was bedeutet systemunabhängiges archivieren bei E-Mails? E-Mails ersetzen den klassischen Posteingang...

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Bestandteile des E-Mail Formats: Header, Body, Attachments

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Header - Pendant zum Briefkopf in klassischer Email - Aber: Das eigentliche Routing geschieht über das Protokoll (SMTP) Bestandteile des E-Mail Formats: Header, Body, Attachments

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Header - Pendant zum Briefkopf in klassischer Email - Aber: Das eigentliche Routing geschieht über das Protokoll (SMTP) Body - Verschiedene Varianten kombinierbar • Reiner (7 bit ASCII) Text • Einfach formatiert (z.B. fett, kursiv), länderspezifische Encodings • Umfassende Formatierung mit HTML, evtl. externe Bilder - Keine Garantie für Äquivalenz Bestandteile des E-Mail Formats: Header, Body, Attachments

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Header - Pendant zum Briefkopf in klassischer Email - Aber: Das eigentliche Routing geschieht über das Protokoll (SMTP) Body - Verschiedene Varianten kombinierbar • Reiner (7 bit ASCII) Text • Einfach formatiert (z.B. fett, kursiv), länderspezifische Encodings • Umfassende Formatierung mit HTML, evtl. externe Bilder - Keine Garantie für Äquivalenz Attachments - Attachments eingebettet in ASCII • Dokumente • “Archive” (Zip) • Ausführbares (Exe) Bestandteile des E-Mail Formats: Header, Body, Attachments

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Was speichern E-Mail-Server und -Client? Server: E-Mails meist in proprietären Formaten Clients mit POP3: Konvertieren den E-Mail Datenstrom - Einzelne Dateien • eml, emlx (Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail) • pst, msg (Outlook) - Datenbanken • mbx (Opera Mail) Das Outlook Format (msg) ist proprietär, zwar offen gelegt aber Versionsänderungen unterworfen

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A E-Mail wie empfangen oder versendet - SMTP Datenstrom oder - das auf dem E-Mail Server gespeicherte Format oder - das lokale Format des E-Mail-Clients? E-Mail-Datenströme: gestern – heute – morgen... - Zeigt ein E-Mail-Client in zehn Jahren die gleiche Darstellung (Text/ HTML) wie heute? - Den E-Mail-Client mit archivieren? Was ist mit den Anhängen? Das E-Mail Format gibt es nicht

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Keine Abhängigkeiten von Viewing-Anwendungen - Ausschließlich Standard-Dateiformate (PDF/A) - Allenfalls kontrollierte Ausnahmen Keine Abhängigkeiten von Verwaltungsanwendungen - Unabhängig vom System: DMS, ECM und dergleichen - Was ist wenn das Archivsystem selbst nicht mehr existiert? - Sicherheit bei Wegfall des Supports für das Archivsystem - Einfache Migration bei Systemwechsel Das Archivformat muß vollständig sein - Alle relevanten Metadaten - Bezüge zwischen Archivdokumenten: Z.B. zwischen E-Mail und Attachments Systemunabhängigkeit beim Archivieren

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Vollständig - Schriften einbetten - Metadata einbetten, eigene Metadaten mit eingebetteter Spezifikation definieren - Keine Verschlüsselung oder Passwortschutz Eindeutig - Geräteunabhängige Farbdefinitionen - Nur ein Encoding für Text - Eindeutiges, eingebettetes Erscheinungsbild für Kommentare und Formularfelder Keine dynamischen Inhalte Erlaubt sind - Externe Verlinkungen - Digitale Signaturen PDF/A ist das systemunabhängige Standardformat für Archive

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A PDF/A-1 (“Classic”) keine Attachments PDF/A-2 (“Newer”) Attachments als PDF/A PDF/A-3 (“Extensible”) Attachments in beliebigen Formaten PDF/A Standardteile im Überblick

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A PDF/A-1 (“Classic”) keine Attachments PDF/A Standardteile im Überblick PDF/A-2 (“Newer”) Attachments als PDF/A PDF/A-3 (“Extensible”) Attachments in beliebigen Formaten Attachments als zusätzliche Seiten Attachments nach PDF/A konvertieren und einbetten Zusätzlich Attachments im Original einbetten E-Mail nach PDF/A

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Header: In die XMP Metadaten im PDF Body: In das Haupt-PDF/A Dokument konvertieren Attachments: Nach PDF/A konvertieren und im Original anhängen Optional: Auch die E-Mail im Original einbetten E-Mail nach PDF/A-3

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A Doppelt hält besser! “Digitale Ausdrucke” aufbewahren - E-Mail wie im E-Mail-Client dargestellt nach PDF/A konvertieren - Anhänge ebenfalls nach PDF/A konvertieren • Heute ist immer der beste Zeitpunkt für eine Konvertierung - Wichtig: Header, Thread-Informationen in den Metadaten einfügen Vollständigkeit und Unabhängigkeit vom E-Mail-Client Archivsystem mit Suchmöglichkeiten - Threads (Metadaten) - Eingebettete Dateien (Attachments) - Auf einer Ebene mit anderen Dokumenten zu einem Vorgang

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A 16 Mitarbeiter in Berlin Mitte Weltweiter Vertrieb, vor allem OEM (u.a. in Adobe Acrobat) Produkte: - pdfaPilot: Archivierung und PDF/A  - pdfToolbox: Publishing und Print - Automatisierung und Integration: Kommandozeile, Softwarebibliotheken oder Hotfolder - Interaktive Desktop-Produkte: Standalone oder Plug-In für Acrobat Buch: “PDF/A kompakt” - Klassiker zum Thema PDF/A(-1), kostenloser Download Gegründet 1993, PDF Produkte seit 1997 Beteiligt an PDF/ISO-Normierung seit 1999 Visitenkarte callas software h

E-Mails systemunabhängig archivieren mit PDF/A h Weitere Informationen am Stand: B17, Platz 13 Dietrich von Seggern Business Development Manager d.seggern@callassoftware.com www.callassoftware.com Vielen Dank!

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