DOCOUT-Servicio de gestion de valijas estafeta

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Published on February 26, 2014

Author: DOCOUT

Source: slideshare.net

Servicio Valijas

ÍNDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ¿Quiénes somos? Servicios de Valijas Elementos Tratamientos Proceso de Valija Controles de Calidad Otros Servicios

1. ¿Quiénes somos? DOCOUT es una compañía global de innovación, líder en dar soluciones de alto valor y servicios de externalización de procesos de negocio con Gestión Documental Integral, Consultoría, Digitalización de Documentos, Custodia Física, Documento Electrónico y BackOffice.

1. ¿Quiénes somos? Consultoría Documental Destrucción Tratamiento Valija e-Valija Digitalización Gestión de recobro Alojamiento Electrónico Integración ERP´s Documento Electrónico Cuentas a Pagar Procesos Documentales Custodia de soportes informáticos Custodia de Archivos

1. ¿Quiénes somos? – Centro de Getafe

2. Servicios de Valijas

2. Servicio de Valijas Está organizado en turnos de trabajo, ininterrumpidamente las 24 horas del día garantizando el servicio Actúa como canalizador de toda la documentación que circula a nivel nacional de un destino a otro DE LA RED COMERCIAL, Servicios Centrales y empresas en colaboración Trazabilidad a través de un sistema de radiofrecuencia: Arcos de lectura RFID

2. Servicio de Valijas Objetivo CENTRALIZACIÓN DE DISTRIBUCIÓN CENTRAL DE: - Valijas - Paquetería - Correspondencia y Devoluciones - Material campañas

3. Elementos Bolsas de valija con cierre de seguridad: precintos Precinto Seguridad

3. Elementos TAG Identificativo - Tarjetas RFID identificativas. - Individuales por valija. - Con Código de Barras. Provincia Número asignado a la oficina Dirección completa de la Oficina Código identificativo ÚNICO. Frecuencia de servicio

3. Elementos ARCOS RFID Lector de tag´s dotado de SOFTWARE de Radiofrecuencia.

3. Elementos Cajas Bañeras Baúles

3. Elementos CASILLEROS DE DISTRIBUCIÓN Clasificación de las valijas Individuales por destino. Bolsas de valija previamente insertadas en cada casillero.

4. Tratamientos TRATAMIENTO DE VALIJAS: Cruce de sobres, TPV, Toner. TRATAMIENTO DE CAMPAÑAS : todo aquel material que no es documentación bancaria; pudiendo ser: material publicitario, envíos de material de oficina, regalos/ promociones puntuales... HORARIO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA COMUNICACIÓN PREVÍA RECEPCIÓN DE LA CAMPAÑA MANIPULACIÓN DEL MATERIAL FINALIZACIÓN DE LA CAMPAÑA. PAQUETERÍA: aquella documentación que no entre debido a su tamaño o que carezca de punto de valija, se elaborará un paquete adicional y se generará una etiqueta/albarán que permitirá su seguimiento CORRESPONDENCIA A CLIENTES: Tratamiento de aquellos sobres con destino a clientes particulares. SEPARACIÓN PESADO GENERACIÓN DE ALBARANES DEVOLUCIONES APARTADOS POSTALES/CORREO: correspondencia a clientes no entregada en destino. Tratamiento concreto según la tipología: separación, pistoleo, destrucción, conteo de sobres…

5. Proceso de Valija 1. MANTENIMIENTO DE CASILLEROS: Diariamente se configuran los casilleros físicos con el fichero maestro de Puntos 2. ENTRADA DE LAS RUTAS : - Carga y descarga de la mercancía desde los portones/zona de carga y descarga - Introducción de las bolsas de valija de en los contenedores móviles (bañeras) - Lectura y control de las bolsas de valija que entran en las instalaciones con el software de Radiofrecuencia 3. APERTURA Y EXTRACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: - Retirada del precinto de cierre de cada una de las bolsas de valija. - Extracción de la documentación que viene en su interior - Anotar aquellas valijas devueltas y de entrada sin precinto - Rescate (identificar y separar) de aquellas valijas que diariamente se indiquen

5. Proceso de Valija 4. PRECLASIFICACIÓN: separación previa de la documentación para facilitar su posterior distribución en función del destino 5. CLASIFICACIÓN: distribución de la documentación en los casilleros correspondiente según los destinos 6. CIERRE, PRECINTO Y DISTRIBUCIÓN EN BAÑERAS: Una vez que la documentación se haya repartido, se procederá al cierre y precinto de la valija (se cerrará la cremallera de la bolsa y se sellará con un precinto específico). Se irán depositando en bañeras las valijas correspondientes a cada una de las rutas de salida

5. Proceso de Valija 7. SALIDAS DE LAS RUTAS: Establecimiento de las Rutas de Salida antes de pasar por el Arco RFID y pasar todas y cada una de las bolsas para su lectura y control de cada Ruta de Salida Entrega al transportista de las bolsas almacenadas en la bañeras para ir cargando los diferentes vehículos 8. REPOSICIÓN DE VALIJAS : Una vez que el casillero quede vacío, se colocará la nueva bolsa, quedando listo para introducir de nuevo documentación. Cada casillero llevará colgada una tarjeta identificativa que señalará a qué oficina esta asignado

6. Controles de Calidad e Informes Cumplimiento de plazos acordados por el cliente en la resolución de incidencias y gestión del servicio (6h) Generación de informes relativos a la realización del servicio: diario, semanal, mensual Control de transporte de rutas de entrada, de salida y cumplimiento de horarios fijados. Control de valijas devueltas, sin entrada, sin precinto, dobles, documentación pendiente de clasificar…

7. Otros servicios DESTRUCCIÓN CONFIDENCIAL CERTIFICADA IDENTIFICACIÓN, TRASVASE Y REFERENCIACIÓ N RETIRADA Y TRASLADO BÚSQUEDA Y CONSULTAS FÍSICAS ARCHIVO FÍSICO Y CUSTODIA INVENTARIO DETALLADO VALIJA PERIÓDICA Y PICKING

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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