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DOCOUT Seguros

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Information about DOCOUT Seguros
Technology

Published on February 26, 2014

Author: DOCOUT

Source: slideshare.net

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Docout Seguros

ÍNDICE Historia y expansión internacional Inversión Infraestructura y capacidades Servicios y procesos Modelo de relación y beneficios Plataforma y herramientas CID Docout Seguros Beneficios para el cliente Firma Biométrica Referencias 2

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DOCOUT Históricamente, nuestras soluciones y métodos nos constituyen en una perfecta extensión del cliente para sus operaciones de back-office: Adaptamos la aplicación de nuestra tecnología y operaciones a las necesidades exclusivas de cada cliente. Proporcionamos acuerdos de nivel de servicio específicos a las necesidades cada cliente y su negocio. Transformación de costes fijos en costes variables , que permite al cliente ajustar el presupuesto de gastos a escala empresarial y en constante cambio. Los clientes de BPO tienen acceso a los sistemas de infraestructura basados en web que incluyen transferencia de archivos, alertas, notificaciones, registro de incidencias y solicitudes, informes y cuadros de mando de gestión de servicios. Funciones avanzadas como plan de recuperación de desastres y alta disponibilidad a través de una excepcional gama de opciones de continuidad del negocio y de contingencia. Certificaciones en normas ISO-9001, ISO-27001, ISO-14001, DIGA 3

¿POR QUÉ DOCOUT? Nuestros clientes nos confían sus procesos de back-office, y el outsourcing les permite liberar recursos, personal y tiempo que ahora destinan en favor de su diferencia competitiva. Al comienzo de cada proyecto, con el objetivo de ofrecer el mejor servicio, efectuamos un análisis de los procesos del cliente para identificar aquellos flujos que incluyen documentación (ya sea físicamente en papel o de otras tipologías) y cuáles son los factores que influyen en su estrategia. el negocio de nuestros clientes es nuestra razón de ser 4

DOCOUT: HISTORIA Catalunya 2002 2007 Borox 2008 Servicios 2009 Expansión Nacional: Madrid, Cuenca, Barcelona Norte 2010 Banca, Seguros, Suministros, Telecomunicaciones. 2011 2012 2013 2015 Expansión Internacional: LATAM, EEUU, UK 5

PRESENCIA INTERNACIONAL - PARTNER DOCOUT es el partner principal de la multinacional EDICOM, especializada en la integración, transformación y transporte de información digital, así como en servicios de firma electrónica, TSA, etc., Para la prestación de servicios y soluciones de forma conjunta. Gracias a este acuerdo, ambas compañías colaboran en el diseño y desarrollo de servicios orientados a la externalización de procesos, compartiendo conocimiento, especialización y valor añadido propio de sus actividades. Para lograrlo, las dos empresas hacen uso conjunto de su infraestructura, sedes y capacidades logísticas, al mismo tiempo que aportan todos aquellos componentes naturales a sus herramientas y objetos de negocio: • Desarrollo e implantación de sistemas transaccionales de alto rendimiento B2B, B2G y B2C. • Intercambio internacional electrónico de datos y comunicaciones. • Emisor certificado internacionalmente de documentos electrónicos: • • • Factura electrónica, factura-e, factura DEMAT. Firma electrónica certificada. Plataforma en modo ASP: nivel de servicio asegurado (SLA). 6

PRESENCIA INTERNACIONAL DOCOUT México Sede: México DF Procesamiento: México EE.UU. DOCOUT Pacífico Sede: Bogotá Procesamiento: Colombia Chile Perú Ecuador Panamá Centroamérica 7

INVERSIÓN En 2013 DOCOUT ha invertido más de 4.000.000€, de los cuales: 50 % de la inversión en la Comunidad de Madrid. 50% restante, entre nuestros nuevos centros de España y Latam. Nuestro LEITMOTIV, bases para el crecimiento: Eficiencia, Ahorro de Costes, Calidad en el Servicio Objetivos: Generación de empleo. Reinversión de los recursos. Expansión hacia el mercado exterior. Desarrollo nuevas tecnologías. 8

INFRAESTRUCTURA DOCOUT posee el mayor centro de procesos documentales en Europa (Centro Integral Documental, CID) donde ejecutamos procesos de negocio BPO especializados de sectores como: el bancario, el asegurador, el de telecomunicaciones y el de suministros, etc. Tratamiento y Oficinas (m²) Centros DOCOUT Getafe (Madrid) Archivo físico (m²) Archivo físico (contenedores) Archivo físico (ml) 11.000 4.000 500.000 200.000 Tarancón (Cuenca) 2.376 38.624 2.322.719 929.087 Barcelona Sallent (Barcelona) 250 1.500 1.600 20.348 105.540 1.204.958 42.216 481.983 14.876 62.972 4.027.677 1.311.070 Total 9

CAPACIDADES 1.600 km. Lineales para archivo físico de documentación. +3 millones de imágenes / día digitalizadas. 450 puestos de catalogación completamente equipados y conectados en red. Más de 100 tb. (3.000 millones de imágenes) de alojamiento electrónico en nuestros servidores. 18 tb. (552 millones de imágenes) de alojamiento electrónico en el data center. 10

SERVICIOS Consultoría Documental Reingeniería de procesos Análisis documental Organización archivística Plan de implantación Recomendaciones Tratamiento Documental Tratamiento Electrónico Y Digital Servicios De Valor Añadido Logística y picking Digitalización Plataforma web Transporte y valijas Calidad del dato Recepción e inventario Catalogación electrónica Integración con ERP, CRM y/o gestor documental del cliente Preparación Archivo y custodia Servicio de consultas Destrucción confidencial y certificada Impresión Alojamiento electrónico Custodia de soportes informáticos e-documento e-factura BPOs DOCOUT-Servi Data warehouse Contact center, help desk e-valija proceso integral: BPO 11

SERVICIOS Consultoría Documental Destrucción Tratamiento Valija e-Valija Digitalización Gestión de recobro Alojamiento Electrónico Integración ERP´s Documento Electrónico Cuentas a Pagar Procesos Documentales Custodia de soportes informáticos Custodia de Archivos 12

MODELO DE PROCESOS GENÉRICO I 14

MODELO DE PROCESOS GENÉRICO II Proceso DOCOUT Proceso CLIENTE documentos digitales e-mails (ley Dodd-Frank) procesamiento OCR’s Client Global Presence grabaciones de voz (ley Dodd-Frank) metadatos aplicaciones chat (ley Dodd-Frank) herramienta procesamiento automatizado cliente Integración arquitectura corporativa cliente digitalización y procesamiento manual documentos físicos (transitorio) BPM DOCOUT 15

PROCESOS POR SECTORES Sector Financiero Sector Asegurador Sector Utilities Contratos Contratos Contratos de clientes Tarjetas de crédito Altas de pólizas de seguros (histórico) Emplazamientos Préstamos Hipotecas MiFID 3ª directiva Transferencias de cuentas cash isa Expedientes de RRHH Encuestas de marketing Tratamiento de cheques Altas de pólizas de seguros (diario) Modificaciones de pólizas de seguros Bajas de pólizas de seguros Gestión de correos de solicitud Tratamiento de preferentes Gestión de faxes de solicitud Expediente digital Historias clínicas Cuentas por pagar Gestión de tasas Sector AAPP’s Expedientes de nacimientos, matrimonios y defunciones Tesis doctorales Firma digital Expedientes de planeamientos urbanísticos Facturas sin pedido Sentencias judiciales Facturas con pedido Expedientes de expropiación Expedientes de RRHH Encuestas de marketing Registros civiles Registros de la propiedad Periódicos Documentación histórica Expedientes de RRHH Libros Planos Encuestas de marketing 16

BENEFICIOS CLAVE (1/3) Los servicios de BPO de DOCOUT se entregan a través de una plataforma tecnológica común, lo que facilita a los clientes añadir o cambiar los servicios a medida que cambian sus necesidades. 1. COSTE VARIABLE 2. LIBERAR CAPITAL Y GESTIÓN DEL TIEMPO 3. REDUCCIÓN DEL RIESGO OPERACIONAL 4. SERVICIO AL CLIENTE MEJORADO 5. MEJORA DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIO 6. La cartera de soluciones de BPO DE DOCOUT OFRECE SOLUCIONES PARA UNA AMPLIA VARIEDAD DE APLICACIONES EMPRESARIALES 17

PLATAFORMA TECNOLÓGICA DOCOUT Tecnología propia enfocada al servicio interfaz online de usuario alojamiento electrónico y consultas online gestión de informes vía data warehouse gestión de flujos de trabajo producción 18

CID (Centro Integral Documental)

CID (Centro Integral Documental) Objetivo CENTRALIZACIÓN DE DISTRIBUCIÓN CENTRAL DE: -Gestión Estafeta -Archivo Físico (Custodia) -Procesos documentales -BPO

DOCOUT SEGUROS

DOCOUT SEGUROS EMISIÓN SINIESTROS/ GESTION PRESTACIONES - Gestión Campañas - Teleselección/suscripción - Cartas al asegurado/Pólizas CUSTODIA - Operativa (documentación/comunicación para el cliente) - WORKFLOW/Gestión (lógica encaminada a prestar el servicio o pagar el siniestro) SEPA Nueva normativa 29

DOCOUT SEGUROS: Emisión LOGÍSTICA Centralizamos la distribución tanto de documentación como Welcome Packs o productos regalo… - PÓLIZAS Y CARTAS GESTIÓN - ANULACIONES - GESTIÓN CORREO DEVUELTO -Gestionamos la información Valor añadido: -Cuadro de mando comprobación de requerimientos -Custodia documental Envío cartas certificadas/Cancelación de pólizas Proceso de control informes devoluciones CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN Perseguimos que la documentación durante todo el ciclo de vida de la póliza este completa y correcta tanto en el momento de contratación hasta la cancelación de la misma TRAZABILIDAD 30

DOCOUT SEGUROS: Siniestros/Gestión de prestaciones - Documentación - Comunicación para el cliente ES D EN E C AC AD C EN IO A N C ES IÓ N OPERATIVA D GESTIÓN Toda la lógica encaminada a prestar el servicio o pagar el servicio VALOR AÑADIDO Automatización de tareas: o Incardinación con las BANDEJAS DE TAREAS dentro del Proceso de Negocio (prestaciones de desempleo) o Soporte en los procesos administrativos de la cadena de valor (impresión cartas de pago, anulaciones cierre de expedientes) o Gestión cuentas a pagar proveedores (emisión y envío) o Gestión del proceso de quejas y reclamaciones Custodia física de la documentación 31

Flujo Compras+ CxP

Flujo Gestión Devolver Firmados 33

DOCOUT SEGUROS: SEPA ¿Qué es SEPA ? (Single Euro Payments Area o Zona Única de Pagos en Euros). Es una normativa Europea que homogeneiza la operación bancaria básica de los países de la UE con objeto de que los usuarios dispongan de un único conjunto de estándares y normas. ¿En qué afecta a las empresas aseguradoras?  Domiciliaciones bancarias por cobro de primas  Transferencias bancarias pago de prestaciones (prima única, PRM)  B2B ¿Qué implicaciones tiene?  Cambio de longitud en las cuentas corrientes de 20 a 24 dígitos, IBAN-Banco-Oficina-DC-N.Cuenta más Cod. BI  En el envío de remesas es necesario incluir el numero de mandato (MUR) autorización expresa de domiciliaciones de recibos  Todas las empresas tienen que comunicar fehacientemente asegurados/clientes. Entrada en Vigor 01/02/2014 (Aplazada 6 meses) estos cambios a sus 34

Valor añadido de DOCOUT en la aplicación de la SEPA • Consultoría de situación sobre las necesidades de cada cliente • Diseño de reglas de negocio para elección entre los diferentes métodos de comunicación • Herramientas colaborativas con las entidades aseguradoras para: ₋ Notificación certificada Multicanal  Carta Certificada  Email Certificado  SMS Certificado  Notificación a través de red comercial  Fax Certificado  No notificación ₋ Seguimiento y control de flujos de información con indicadores de cumplimiento y generación de informes de situación • Trazabilidad y gestión de Envíos • Impresión • Alojamiento por el tiempo requerido de la información asociada al cumplimiento de la norma 35

Beneficios para el cliente ₋ ₋ ₋ ₋ ₋ ₋ ₋ ₋ ₋ ₋ Ahorro de espacio y costes Reducción de riesgos operacionales Conversión de costes fijos en variables Control de calidad y mejora del flujo de la información Centralización de los procesos documentales de sus sedes Outsourcing Integral del Sistema de Información documental Tecnología “en servicio” sin ninguna inversión Garantizar seguridad e integridad de la documentación Flexibilidad para acometer los cambios en el volumen de negocio. Accesibilidad de la información a los usuarios gracias a la inmediata disponibilidad de la documentación ₋ Garantizamos una trazabilidad y a lo largo de todo el ciclo de tratamiento documental ₋ Solución portable a otros países con el mismo proveedor ₋ Proveedor fiable con capacidad de crecimiento y flexibilidad 36

Ejemplos: - Contamos con apartados postales para que vuestros clientes envíen su documentación sin necesidad de pasar por la oficina: velocidad de Tramitación - Posibilidad de incorporar nuevas tecnologías como los códigos BIDI para ahorrar costes y reducir tiempos IMPLEMENTACIÓN CONTROL Y RECONOCIMIENTO DE FIRMAS: COHERENTE ILEGIBLE COMPARACIÓN AUTOMÁTICA FIRMAS ANTERIORES 37

FIRMA BIOMÉTRICA

Beneficios para el cliente: Firma biométrica. La implementación de la Firma Biométrica en la agenda del tramitador Optimiza la gestión de los procesos aseguradores: • Aprovechando los avances tecnológicos conocemos en tiempo real el estado de análisis del siniestro / prestación. • Permite un ahorro notable de papel y tiempo • € Ofrece una mayor seguridad. 39

Beneficios Firma Biométrica 1. El documento se muestra en el dispositivo 2. El cliente/perito firma sobre el dispositivo 3. Se capturan los datos biométricos 1/2 4. Se cifran los datos biométricos obtenidos 5. Se incorpora una firma en la que se incluyen los datos biométricos cifrados junto con un sello de tiempo o Vinculación única entre el firmante y el documento o Cifrado de los datos biométricos o Imposibilidad de utilizar la información de la firma para firmar otro documento o o o o ..distinto al que ha firmado el usuario Se garantiza la integridad de los datos firmados Se garantiza el tiempo exacto en que se produce la firma Se asegura la confidencialidad de los datos biométricos Uso de terceros de confianza 40

Beneficios Firma Biométrica 2/2 o Se dispone de un procedimiento de validación de firmas y demostración o o o de la validez de la firma en caso de litigio La cantidad y utilidad de los datos registrados permiten que el perito disponga de un nivel de información muy superior al habitual Despliega todos los efectos jurídicos que el Derecho otorga a la firma de un documento El documento electrónico firmado es apto para ser utilizado como prueba documental en los procedimientos judiciales Documento firmado Informe final 1. Verificación de la firma electrónica y sello de tiempo 2. Extracción de la firma biométrica con la clave privada del tercero de confianza 3. Adquisición de nuevas firmas del sujeto 4. Comparación y toma de decisión 13

REFERENCIAS 42

43

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