DOCFLOW - testimonianza Italtel al convegno AUSED sull'ECM

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Information about DOCFLOW - testimonianza Italtel al convegno AUSED sull'ECM
Business & Mgmt

Published on February 18, 2009

Author: DOCFLOW

Source: slideshare.net

Description

Convegno ECM: Enterprise Content Management
Non solo gestione contenuti, ma un modo intelligente di gestire i processi eliminando la carta.
A testimonianza di quanto fatto in materia di gestione dei flussi amministrativi per Docflow interviene il proprio cliente Italtel.

La gestione dei documenti e dei processi del flusso amministrativo in Italtel Giuseppe Russo - Head of Solution Delivery ITALTEL Italtel, Italtel logo and iMSS (Italtel Multi-Service Solutions) are registered trademarks owned by Italtel S.p.A. All other trademarks mentioned in this document are property of their respective owners. Italtel S.p.A. cannot guarantee the accuracy of the information presented, which may change without notice. All contents are © Copyright 2006 Italtel S.p.A. - All rights reserved.

Agenda 2 Introduzione: l’azienda Italtel La gestione dei documenti e dei processi del flusso amministrativo Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori Workflow approvazione OdA Conservazione Sostitutiva Qualche numero Conclusioni e sviluppi futuri

Chi siamo 3 Attività Italtel progetta, sviluppa e implementa soluzioni per reti e servizi di telecomunicazioni di nuova generazione, basati su protocollo IP, oltre che servizi di supporto all’operatività delle reti. NGN- NGS Mission Essere partner di riferimento degli operatori di telecomunicazioni, delle Grandi Imprese e delle Pubbliche Amministrazioni nella realizzazione di reti IP di nuova generazione e nella messa a punto di servizi multimediali e convergenti rivolti ai loro clienti.

Chi siamo 4 Leadership tecnologica La tecnologia Italtel è alla base delle reti di telecomunicazione di 40 operatori nel mondo SOFTSWITCH: 21%* leader EMEA tra i primi 3 player a livello mondiale **del mercato, 2008, Yankee Group SOLUZIONI INNOVATIVE 14%** NGN: Leader EMEA nel 2007 **del mercato, 2008, Yankee Group

Chi siamo 5 Capacità di innovazione L’attività di sviluppo e innovazione di soluzioni proprietarie innovative all’avanguardia è un asset strategico 45% dei DIPENDENTI dedicati alle attività di 45% Sviluppo e Innovazione nei laboratori di Settimo Milanese e Carini (PA) 20,3% del FATTURATO 2007 investito in 20,3 % Sviluppo e Innovazione

Chi siamo 6 Soluzioni attive in oltre 20 paesi del mondo Le sedi italiane del Gruppo sono a Settimo Milanese, Roma e Carini (PA). Gli specialisti in Delevopment & Innovation sono oltre 1000: 800 - MI 30 - RM 2.300 dipendenti 230 - PA

Presenza nel mondo 7 Belgio Belgio UK Russia UK Russia Germania Germania Francia Francia Polonia Polonia Spagna Spagna Italia Italia UAE -- Dubai UAE Dubai Grecia Grecia Guatemala Guatemala Arabia Saudita Arabia Saudita Colombia Colombia Kenya Kenya Perù Perù Mozambico Mozambico Brasile Brasile Argentina Argentina

Cosa abbiamo realizzato e cosa realizzeremo 8 SOLUZIONI IN ESERCIZIO Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori SOLUZIONI IN SVILUPPO Archiviazione sostitutiva fatture fornitori e registri fiscali Workflow approvazione OdA e Firma Digitale

Esigenze 9 Ottimizzare, semplificare e ridurre l’impegno di risorse umane e finanziarie nello svolgimento di attività operative di specifici processi gestionali interni Ciclo passivo Acquisizione e contabilizzazione fatture fornitori Decentralizzazione del processo di benestariazione fatture Iter di approvazione ordini di acquisto Firma ed archiviazione degli Ordini di Acquisto Conservazione sostitutiva Archiviazione dei registri fiscali Archiviazione fatture fornitori

Motivazioni 10 Numero elevato di risorse impegnate in attività ripetitive Tempo di svolgimento delle attività non compatibile con la velocità richiesta nei processi core dell’azienda Costo complessivo della gestione e dell’archiviazione dei documenti non compatibile con l’obiettivo di riduzione dei costi Disponibilità sul mercato di soluzioni efficaci ed efficenti per la gestione delle problematiche in oggetto

Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori 11 I documenti vengono 3 OCR 3 5 archiviati sul DMS 5 Archiviazione 4 Archiviazione 4 1 1 Documentale Documentale Verify 6 6 I documenti vengono inviati Scansione massiva Preparazione, dal DMS al CCP 2 Documenti classificazione 2 delle fatture I documenti del DMS sono aggiornati con i Per gli ODA dei fornitori che hanno aderito dati di 9 9 viene inviata una mail al controller per contabilizzazione eseguire il Benestare 10 10 CCP CCP SAP R/3 SAP R/3 7 7 12 8 11 12 8 11 Per gli ODA dei La fattura L’utente che deve registrare il documento Viene inviata una fornitori che non viene effettua il Data-Entry a video avendo a mail al controller hanno aderito viene contabilizzata disposizione l’immagine della fattura, oppure per eseguire il inviata una e-mail al su SAP salva quanto proposto in automatico Benestare benestariante col link mediante il n° del BT (per i fornitori che al CCP per dare il [Gestione manuale hanno aderito) benestare fornitura dello sblocco fattura]

Fase di registrazione fattura post-scansione - 1 12

Fase di registrazione fattura post-scansione – 2 13

Conservazione sostitutiva: obiettivi 14 • Archiviazione e Conservazione sostitutiva delle scritture contabili • Giornale • IVA • Inventario • beni ammortizzabili • Conservazione sostitutiva per le Fatture Passive + + = Documento Documento Firma Digitale Riferimento Digitale “Informatico” Informatico” Temporale

La Conservazione Sostitutiva 15 L’emissione, nel febbraio del 2004, del decreto del ministero delle finanze relativo alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, ha completato il quadro normativo in modo da consentire il trattamento di qualsiasi tipologia di documento. Dal 2004 al 2008 si sono susseguite circolari esplicative e risoluzioni ad interpelli posti dalle aziende contribuenti e da operatori del settore che hanno, di volta in volta, affinato aspetti operativi ed interpretativi. Ad oggi, grazie alla Conservazione Sostitutiva qualsiasi documento fiscalmente rilevante, può essere lasciato in elettronico, se prodotto internamente, o distrutto, se ricevuto da entità esterne. • La conservazione dei documenti in modalità sostitutiva garantisce: • i benefici operativi dati dall’eliminazione della copia fisica e dal suo processo di gestione manuale, • nonché l’utilizzo di detti documenti per gli usi fiscali, civili e penali previsti dalle normative in vigore.

Il Processo di conservazione sostitutiva 16 1 CD o DVD Consultabile 4 Repository via Web Browser Documenti Kit (lettore e smart- AipaDocs. Operatore card) per la Firma Digitale Conservazione 3 2 Poste Italiane Selezione Processi di Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale Conservazione

Riorganizzazione processo di approvazione OdA 17 Cruscotto Gestione iter approvazione ordine Workflow di notifica per approvazione Oda ai Responsabili competenti Firma digitale con certificato Microsoft del PDF dell’ordine Trasmissione ed Archiviazione automatica del PDF emesso da SAP Gestione elettronica della pratica Ricevimento conferma d’ordine con firma digitale o scansione del documento di conferma d’ordine.

Qualche numero 18 Numero fatture fornitori contabilizzate nel 2008: circa 14.000 Numero ordini di acquisto emessi cartaceamente nel 2008: circa 8.000 Ordini d’Acquisto Servizi = circa 5.500 Ordini d’Acquisto Prodotti = circa 2.400 Numero di pagine registri fiscali = circa 12.000 pagine/anno

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