Directriz para solicitud de permisos

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Published on October 1, 2014

Author: campuzanobogota

Source: slideshare.net

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AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 COD: 460 DIRECTRIZ PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS ELABORADO POR: LUIS FERNANDO QUEVEDO COORDINADOR SG-SST REVISADO POR JAVIER GONZALEZ JEFE DE PERSONAL APROBADO POR CARLOS CAMPUZANO REPRESENTANTE LEGAL BOGOTA, 2014

DIRECTRIZ PARA LA SOLICITUD DE PERMISOS INTRODUCCION La tramitación de solicitudes de permisos, licencias y vacaciones anuales lleva, en muchos casos, a dudas interpretativas sobre el alcance que proyecta cada uno de los derechos que recoge de manera genérica la legislación vigente, por ello, la Agencia de Adunas Carlos E. Campuzano Nivel 1 Cod: 460 Sucursal Bogotá procede al dictado de instrucciones referidas a la tramitación de solicitudes de permisos, licencias y vacaciones de los Funcionarios de la Agencia, que describa los criterios de aplicación a cada situación y permita disponer un instrumento necesario que canalice y homogenice las actuaciones que se sigan en la Agencia. OBJETIVO: Establecer las normas necesarias para solicitar un permiso laboral para ausentarse una determinada cantidad de horas de la empresa donde se labora. ALCANCE: Dirigido a todo el personal activo de la Agencia de Adunas Carlos E. Campuzano Nivel 1 Cod: 460 Sucursal Bogotá. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE PERMISOS Todo permiso que se solicite debe ser por escrito y con la mayor antelación posible. Es potestad del Gerente o Supervisor directo aprobarlo o no. El Trabajador debe: 1. Llenar un formato de solicitud de permiso o mediante envió de correo electrónico describiendo el día, hora y detalle del porque se solicita el permiso. 2. Presentarlo al jefe inmediato o superior jerárquico. 3. De ser aprobado el permiso, el Jefe Inmediato lo firmará o dará aceptación o negativa respondiendo el correo, el cual, se enviara copia Departamento de Recursos Humanos para incluir en el expediente del trabajador. 4. En caso Extemporáneo de Enfermedad Súbita propia o de un Familiar hasta tercer grado de consanguinidad se deberá informar al jefe inmediato o superior jerárquico por cualquier medio posible (Correo Institucional, Mensaje de Texto, Llamada al Fijo de la Empresa o Llamada al celular personal) para reportar el evento el cual debe ser registrado por quien recibe la llamada para certificar dicho reporte. (Recuerde que en este evento se debe presentar soportes que den fiabilidad de dicha calamidad) 4. El trabajador debe notificar en forma verbal y/o por escrito en caso de deceso o muerte de padre / madre / esposo(a) o hijo(a) / Hermano(a) / abuelo(a). Para tales efectos, se concederán 5 días de licencia con sueldo al trabajador. Si el sepelio o entierro se lleva a cabo en el interior o exterior del país, se concederá hasta dos días adicionales de licencia con sueldo al trabajador, dependiendo de la localidad. Es obligación del Gerente o Jefe inmediato es describir en el formato de solicitud o en el correo el tiempo de la ausencia y la causa.

5. El Trabajador, igualmente, debe solicitar en forma verbal y escrita el permiso requerido para llevar a cabo su matrimonio civil. El Gerente o Jefe Inmediato aprobará el lapso requerido para dicho acto. Al contraer nupcias por la iglesia, el trabajador debe planificar, conjuntamente con su supervisor de inmediato y con suficiente tiempo, cuando tomará las vacaciones, para tales efectos. DISPOSICIONES COMUNES DE CARACTER GENERAL Para una correcta interpretación, se recogen a continuación una serie de conceptos para dar entendimiento a las disposiciones de índole propias de la presente directriz: Definición de parentescos por consanguinidad y/o afinidad. Consanguinidad: vínculo que existe entre las personas que proceden unas de otras o que tienen un tronco común. Afinidad: se produce con ocasión de matrimonio y se da entre el varón y los consanguíneos de la mujer, o entre la mujer y los consanguíneos del varón. Se asimila, a estos efectos, la situación de afinidad en los casos de uniones de hecho comprobable. Grado de consanguinidad o afinidad Parentesco 1º 2º 3º 4º Padre/madre, Suegro/suegra, Hijo/hija, Yerno/nuera Abuelo/abuela, Hermano/hermana, Cuñado/cuñada, Nieto/nieta Bisabuelo/bisabuela, Tío/tía, sobrino/sobrina, Biznieto/biznieta Primo/prima Los grados de parentesco tercero y cuarto no están incluidos en los permisos y licencias. Aplicación. Los permisos, licencias y otras ausencias serán de aplicación siempre que coincidan con la jornada laboral del Funcionario. Inicio. Salvo indicación expresa en contrario, los permisos y licencias se inician a partir de que se produzca el hecho causante y conllevan la percepción de las retribuciones íntegras. Cómputo de días. La regla general es que en el cómputo de los días que correspondan no se incluyan los inhábiles y festivos, considerándose el sábado como día hábil. Permiso Laboral El permiso laboral es el acto administrativo, cuya autorización está a cargo del Jefe Inmediato, Jefe de Área, Jefe de Recursos Humanos, y/o Gerente en Ultima Instancia, mediante el cual se le concede al Trabajador, para ausentarse justificadamente por horas del centro laboral durante la jornada legal de trabajo. View slide

El uso del permiso se da a solicitud del interesado y está condicionado a las necesidades de la empresa. El permiso se formaliza mediante la “Papeleta de Permiso” correspondiente o mediante solicitud a la persona quien da la Autorización por el correo institucional. Su autorización depende de la urgencia de la acción y no perjudicando el normal desarrollo de las actividades de la empresa. Los permisos por horas, se otorgan con o sin descuento remunerativo, dependiendo del tipo de salida, por ejemplo tenemos: a. Permiso no Sujeto a Descuento: cuando el trabajador hace abandono de su puesto de trabajo con previa autorización, en donde se registrará tanto la salida y retorno del trabajador; Dentro de estas tenemos:  Motivos de salud, cuando el Trabajador en un momento dado su estado de salud se agrava, y tiene que salir a atenderse.  Comisión de Servicios, se da cuando el Trabajador sale de la empresa a desarrollar actividades propias de su cargo que desempeña.  Por Lactancia, La madre trabajadora tiene derecho a 1 hora diaria de permiso, hasta que el hijo cumpla un año; Dicho permiso se otorga sin compensación horaria, al inicio o al término de la jornada laboral según requerimiento, previa presentación de la partida de nacimiento. b. Permiso Sujeto a Descuento: se da cuando el Trabajador sale fuera de la empresa a realizar actividades particulares de índole personal, serán descontados por el tiempo empleado, dentro de estos tenemos: Permisos Personales, Particulares, por refrigerio, por estudios, entre otros. Solo el Gerente determinará la no sujeción a descuento en estas situaciones Los permisos también se otorgan por uno o más días, lógicamente dependiendo del motivo, como por ejemplo capacitación, misión de servicios, o por asuntos de índole personal o particular. Específicamente se pueden otorgar permisos por: PERMISO POR CAPACITACIÓN OFICIALIZADA Se concede a los Trabajadores, para concurrir por horas y/o días dentro de la jornada laboral, o fuera de ella a certámenes, seminarios, cursillos, congresos, cursos de especialización o similares, vinculados con las funciones, responsabilidad, especialidad del trabajador o al quehacer de la entidad. El tiempo de duración está sujeto a las horas y/o días de duración del evento de capacitación, pudiéndose desarrollar a nivel local regional o nacional. Procede el permiso con goce de haber cuando el evento cuenta con el auspicio de la empresa, o el trabajador es propuesto para asistir a dicho certamen como consecuencia de sus quehaceres en el desarrollo de sus funciones. La asistencia se acredita con el diploma, certificado o constancia expedida por la entidad organizadora del evento. View slide

PERMISO POR CAPACITACIÓN NO OFICIALIZADA Se concede a los Trabajadores cuando el evento no es auspiciado por la entidad o el trabajador no es propuesto por la empresa. Por ser de naturaleza personal. El tiempo expresado en horas o días será descontado de sus remuneraciones. Al término del evento el trabajador está obligado a presentar el diploma, certificado o constancia correspondiente, para acreditar el tiempo y motivo por el cual se le otorgo permiso. PERMISO POR CITACIÓN EXPRESA DE AUTORIDAD POLICIAL, MILITAR O JUDICIAL Se otorga a los Trabajadores cuando lo solicitan, pero previa presentación de la notificación o citación respectiva para concurrir a resolver diligencias judiciales, militares o policiales dentro de la localidad. PERMISO POR MATERNIDAD O GRAVIDEZ Se concede a las Trabajadoras gestantes una vez al mes, o cuando se acredita la cita de atención medica, para concurrir a sus controles en las dependencias de Es Salud, debiendo a su retorno acreditar la atención con la respectiva constancia firmada por el médico que la atendió. PERMISO POR LACTANCIA Se concede a las Trabajadoras gestantes al término del período post natal y por el lapso mínimo de 6 meses, y máximo por un (01) año contado a partir del día en que nació el menor; el permiso es por una hora diaria, ya sea a la hora del ingreso o de la salida, tal y como lo solicita la trabajadora en el documento que llegue a presentar. Este permiso se concede, previa presentación de la solicitud y la partida de nacimiento del menor hijo. PERMISO POR ONOMASTICO Los Trabajadores tienen derecho a gozar de descanso el día de su onomástico, sin descuento alguno ni compensación horaria. De coincidir la fecha del onomástico con el domingo o feriado no laborable, el uso del descanso se hará el primer día útil siguiente, este descanso se da como paliativo para el mejor desempeño de sus labores. La Jefatura de Recursos Humanos queda encargada de llevar el control de los onomásticos mensuales de los trabajadores. (Este permiso no está aprobado aún por la Gerencia)

PERMISOS POR REFRIGERIO Se otorga a los trabajadores hasta por un máximo de 15 minutos diarios para tomar sus alimentos, o simplemente “refrigerio” dentro y fuera del centro de trabajo Fuera de la Hora de Almuerzo. Siempre se debe informar o comunicar al jefe inmediato con el fin de tomar acciones de control correspondientes. PERMISO POR ENFERMEDAD PERSONAL Se otorga al Trabajador para concurrir a alguna especialidad de Salud (Puesto, centro, clínica, hospital) o médico particular, debiendo acreditar a su retorno la atención con la respectiva constancia firmada por el médico tratante.(Escusa Medica la cual acredita y soporta el permiso medico) PERMISOS POR FALLECIMIENTO DE FAMILIAR Se otorga a los Trabajadores en caso de fallecimiento de cónyuge, padres, hijos o hermanos, el tiempo necesario para reconfortar o rehabilitar la tristeza del Funcionario, siendo hasta un máximo de 08 días con goce de haber. PERMISO POR ENFERMEDAD GRAVE DE CONYUGES, PADRES E HIJOS Se concede a los Trabajadores por horas y/o días, en caso de enfermedad grave de su cónyuge padres e hijos, pudiendo ser acumulados y deducidos del período vacacional. Es requisito para su otorgamiento la presentación del certificado médico correspondiente, cuando se solicita en forma reiterada. PERMISOS POR MOTIVOS PERSONALES O PARTICULARES Se concede a los trabajadores para atender asuntos personales, siendo estos acumulados para el descuento respectivo de sus remuneraciones, salvo que sean compensados con trabajos autorizados. LAS LICENCIAS LABORALES La licencia es la autorización que se concede a los trabajadores para no asistir a su puesto de trabajo por uno o más días El uso del derecho se inicia a solicitud del trabajador y debe contar con la conformidad del gerente , jefe de recursos humanos,o Jefe de Area, teniendo en cuenta los requisitos exigidos por las normas para cada tipo de licencia. El Trabajador deberá acreditar los documentos que se requieran según la naturaleza de la misma, la licencia se formaliza mediante un documento de comunicación administrativa que puede ser, un oficio o memorando, y/o un proveído (Bº Vº) de aceptación.

Las licencias se clasifican en: 1. Licencia con Goce de Haber 2. Licencia sin Goce de Haber 3. Licencia a cuenta del Período Vacacional LICENCIAS CON GOCE DE HABER Cuando el trabajador continúa percibiendo sus remuneraciones el tiempo que dura la licencia. Siendo las más principales las siguientes: a.- LICENCIA POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE COMUN El trabajador tiene derecho a esta licencia hasta por 60 días por año, por enfermedad común por accidentes de trabajo o enfermedades profesionales debidamente comprobadas. El cómputo de esta licencia hasta el máximo establecido se efectúa acumulando los períodos de incapacidad que se hubieran generado dentro del año calendario. Para el cómputo de los primeros 20 días a cargo del empleador, se sumarán todos los permisos otorgados en días dentro del calendario, siempre que esté acreditado con Certificado Médico. Los Trabajadores que se encuentre con licencia por enfermedad o accidente común, tienen derecho a percibir los incrementos salariales que dicte la empresa. b.- LICENCIA POR MATERNIDAD O GRAVIDEZ Tienen derecho las Trabajadoras en estado de gravidez o gestantes por 90 días, el descanso se goza desde los 45 días anteriores y posteriores a la fecha probable del parto, dicha licencia será acreditada con certificado médico, visado por Es Salud, teniendo derecho a percibir durante el descanso un subsidio por maternidad pagado por Es Salud a condición de que se abstenga de todo trabajo remunerado. c.- LICENCIA POR DESEMPEÑO DE FUNCIONES PÚBLICAS Los Trabajadores que acceden a ocupar cargos públicos, gozan de licencia de sus centros de trabajo hasta por 20 horas semanales, sin descuento de sus remuneraciones, para que las dedique exclusivamente a las funciones municipales siendo el caso de los alcaldes y regidores, pudiendo acogerse al beneficio de la dieta. De lo contrario se otorgará licencia sin goce de haber. LICENCIAS SIN GOCE DE HABER Cuando se concede al Trabajador, descontando de sus haberes por el tiempo que dura la licencia, a.- LICENCIA PARA DESEMPEÑAR CARGO CIVICO Y PARA CUMPLIR CON EL SERVICIO MILITAR Los Trabajadores que resulten elegidos miembros del poder legislativo disfrutarán de licencia sin goce de haber por todo el tiempo de su mandato y que, de acuerdo a nuestra Constitución Política es de (5) años, pero sin pérdida de ninguno de sus derechos sociales y laborales, siempre que lo soliciten.

En el caso de los Trabajadores que son llamados a prestar su servicio militar obligatorio tienen derecho a ocupar el empleo que dejo para servir en el activo si lo solicita a su antiguo empleador dentro de los cuarenta días computados a partir de su licenciamiento o baja. b.- LICENCIA POR MOTIVOS PARTICULARES Se concede a los Trabajadores que tienen más de un año de servicios, siendo el tiempo máximo 90 días LICENCIA A CUENTA DEL PERIODO VACACIONAL Modalidad que opta el Trabajador para que el tiempo utilizado, sea deducido de sus vacaciones, como por ejemplo: a.- LICENCIA POR MATRIMONIO Se otorgará a los Trabajadores que tiene que realizar trámites y gestiones pre nupciales; El tiempo utilizado, será deducido del período vacacional siguiente. En caso sea posterior a las vacaciones gozadas, se adelanta el uso de las vacaciones del año siguiente. El límite de esta licencia no excederá de los 30 días b.- LICENCIA POR ENFERMEDAD GRAVE DE FAMILIAR Se concede a los Trabajadores cuando se produzca esta enfermedad grave en el o la Cónyuge, hijos, padres o hermanos, el tiempo utilizado será igualmente deducido del período vacacional, siendo máximo 30 días. Constituye un requisito para su otorgamiento la presentación del certificado médico correspondiente.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 COD: 460 SUCURSAL BOGOTA Es el documento normativo administrativo interno, que contiene un conjunto de normas, que permite a la administración regular la relación laboral Trabajador- Empleador, dichas normas se sujetan a la legislación laboral vigente, requiriendo ser aprobado por el ministerio de trabajo para su implementación legal. El Reglamento Interno de Trabajo, como instrumento de decisión en los asuntos labores interno de una empresa, requiere ser actualizado y/o modificado, cada vez que promulguen disposiciones labores que exijan su modificación. La Agencia de Aduanas Carlos E. Campuzano describe en su Reglamento Interno de Trabajo Registrado ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social bajo la Resolución 000665 del 22 de Abril 2002, resuelve en el Capitulo X Art. 55 : PERMISOS Y LICENCIAS (REMUNERADAS Y NO REMUNERADAS La empresa concederá a sus trabajadores los permisos necesarios para el ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación en caso de grave calamidad doméstica debidamente comprobada; Para concurrir en su caso al servicio médico correspondiente; siempre que avisen con la debida oportunidad al Instituto o a sus representantes y que en los dos últimos casos, el número de los que se ausenten no sea tal que perjudique el funcionamiento del establecimiento. La concesión de los permisos antes dichos estará sujeta a las siguientes condiciones En caso de grave calamidad doméstica la oportunidad del aviso puede ser anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir éste, según lo permitan las circunstancias. En caso de entierro de compañeros de trabajo, el aviso puede ser hasta con un día de anticipación y el permiso se concederá hasta el 10% de los trabajadores En los demás casos (Sufragio, desempeño de cargos transitorios de forzosa aceptación y concurrencia al servicio médico correspondiente) el aviso se dará con la anticipación que las circunstancias lo permitan. Salvo convención en contrario y a excepción del caso de concurrencia al servicio médico correspondiente, el tiempo empleado en estos permisos puede descontarse al trabajador o compensarse con tiempo igual de trabajo efectivo en horas distintas a su jornada ordinaria opción del Instituto PARÁGRAFO: Se considera grave calamidad doméstica para los efectos de este Artículo toda situación grave o imprevista que afecte en forma directa, al trabajador de tal manera que le sea imperioso e imprescindible dejar de asistir al trabajo y obtener el respectivo permiso, Son situaciones de grave calamidad doméstica las siguientes: La muerte del padre, la madre, cónyuge o de hijos; nacimiento de un hijo; operación quirúrgica del cónyuge o de hijos; matrimonio del trabajador. Otros casos no contemplados en esta enumeración, requieren de autorización expresa del empleador.

En tales casos la empresa podría conceder, según las circunstancias de gravedad o distancia, permisos desde media jornada hasta tres (3) jornadas completas pudiendo ser remuneradas o no, según convenio previo. Le queda prohibido al trabajador tomarse por su cuenta, sin autorización expresa, tiempo adicional de permiso. PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE. Dada en Bogotá, D. C., a los 29 días del mes de Septiembre del año 2014.

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