Curso Gestión del tiempo y productividad personal

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Published on March 12, 2014

Author: jmgilgado

Source: slideshare.net

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1- LA GESTIÓN DEL TIEMPO
2- LOS LADRONES DEL TIEMPO
3- COMO EVITAR LOS LADRONES DEL TIEMPO
4- USO EFICIENTE DEL CORREO ELECTRÓNICO
5- HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPO
6- METODOLOGÍA DE LAS 5´s

Gestión del tiempo y productividad José María Gilgado Consultor de gestión www.consultoriainnovadora.com

11-- LA GESTIÓN DELLA GESTIÓN DEL TIEMPOTIEMPO 11-- LA GESTIÓN DELLA GESTIÓN DEL TIEMPOTIEMPO

11-- LA GESTIÓN DEL TIEMPOLA GESTIÓN DEL TIEMPO 22-- LOS LADRONES DEL TIEMPOLOS LADRONES DEL TIEMPO 33-- COMO EVITAR LOS LADRONES DELCOMO EVITAR LOS LADRONES DEL TIEMPOTIEMPO 44-- USO EFICIENTE DEL CORREOUSO EFICIENTE DEL CORREO ELECTRONICOELECTRONICO 55-- HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DELHERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPOTIEMPO 66-- METODOLOGÍA DE LAS 5METODOLOGÍA DE LAS 5´´ss INDICE 11-- LA GESTIÓN DEL TIEMPOLA GESTIÓN DEL TIEMPO 22-- LOS LADRONES DEL TIEMPOLOS LADRONES DEL TIEMPO 33-- COMO EVITAR LOS LADRONES DELCOMO EVITAR LOS LADRONES DEL TIEMPOTIEMPO 44-- USO EFICIENTE DEL CORREOUSO EFICIENTE DEL CORREO ELECTRONICOELECTRONICO 55-- HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DELHERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPOTIEMPO 66-- METODOLOGÍA DE LAS 5METODOLOGÍA DE LAS 5´´ss

La gestión del tiempo ¿Insuficientes? La verdad es que no, no lo son. Lo cierto es que no es un problema del “tiempo” o de “gestión del tiempo” sino de cómo nos gestionamos a nosotros mismos. De cómo invertimos — qué hacemos— las horas que estamos trabajando o descansando. Y en esa buena o mala gestión de nosotros mismos tienen mucho que ver los malos hábitos. Malos hábitos que adquirimos hace muchos años o bien recientemente, que están bien arraigados en nosotros y que condicionan — para mal— nuestras decisiones ¿Insuficientes?

Así está la productividad en España, Europa y Estados Unidos Según el 'Informe 2012 Fundación BBVA-Ivie sobre Crecimiento y competitividad‘ España tiene 68,5 puntos en cuanto a productividad por hora trabajada, lejos de Alemania (87,1) y la Eurozona (75,9). Los datos hablan por sí mismos y nos dejan en evidencia: nuestro rendimiento laboral o productividad es más baja que la de otros países europeos y también es inferior a la de Estados Unidos, a pesar de que los españoles somos uno de los países que más horas pasamos dentro de la oficina. Solamente Portugal y Polonia alcanzan cuotas de productividad inferiores a las nuestras. Los datos hablan por sí mismos y nos dejan en evidencia: nuestro rendimiento laboral o productividad es más baja que la de otros países europeos y también es inferior a la de Estados Unidos, a pesar de que los españoles somos uno de los países que más horas pasamos dentro de la oficina. Solamente Portugal y Polonia alcanzan cuotas de productividad inferiores a las nuestras.

Así está la productividad en España, Europa y Estados Unidos Según datos del Institut National de la Stastistique et des Études Économiques (INSEE) y de la OCDE, en España se trabajan una media de 1780 horas al año, una cifra sólo superada por Japón (1790 horas), Estados Unidos (1800 horas) y Corea del Sur (2100 horas). En cambio, las horas anuales trabajadas en otros países europeos son: • Reino Unido: 1630 horas • Suecia: 1600 horas • Italia: 1560 horas • Francia: 1540 horas • Alemania: 1410 horas • Holanda: 1390 horas • Reino Unido: 1630 horas • Suecia: 1600 horas • Italia: 1560 horas • Francia: 1540 horas • Alemania: 1410 horas • Holanda: 1390 horas En España se trabajan una media de 1780 horas al año

Así está la productividad en España y Europa Fuente http://www.lavanguardia.com/vida/20111202/54239628514/espana-no-logra- racionalizar-tiempo-de-trabajo.html

Así está la productividad en España, Europa y Estados Unidos Mientras que aquí en España trabajar muchas horas e incluso hacer horas extra está bien visto por managers y responsables, en países como Noruega, Dinamarca o Alemania, está mal considerado ya que se entiende que el trabajador ha sido incapaz de realizar sus tareas en el tiempo que se considera establecido para ello. Mientras que aquí en España trabajar muchas horas e incluso hacer horas extra está bien visto por managers y responsables, en países como Noruega, Dinamarca o Alemania, está mal considerado ya que se entiende que el trabajador ha sido incapaz de realizar sus tareas en el tiempo que se considera establecido para ello.

Así está la productividad en España, Europa y Estados Unidos La productividad no depende del número de horas trabajadas, sino de cómo se han utilizado esas horas y del partido que se les ha sacado. En nuestro país hemos ido evolucionando hacia un modelo basado en la cantidad, en volumen. La productividad no depende del número de horas trabajadas, sino de cómo se han utilizado esas horas y del partido que se les ha sacado. En nuestro país hemos ido evolucionando hacia un modelo basado en la cantidad, en volumen.

Síntomas que nos afectan personalmente Jornadas cada vez más largas. Aumento de la agresividad, los nervios o la fatiga. Decisiones cada vez más precipitadas. Llegar tarde a muchos sitios. Anulación de entrevistas. Tiempo "troceado", de tramos cortos, insuficientes para tratar algunos asuntos. Actuar a golpes. Sentirse cada vez más empujado por otros. Temas que se acumulan. Problemas de fondo o proyectos importantes que se olvidan o se tratan indebidamente. Aumento de la frecuencia de incidentes y conflictos. ... Jornadas cada vez más largas. Aumento de la agresividad, los nervios o la fatiga. Decisiones cada vez más precipitadas. Llegar tarde a muchos sitios. Anulación de entrevistas. Tiempo "troceado", de tramos cortos, insuficientes para tratar algunos asuntos. Actuar a golpes. Sentirse cada vez más empujado por otros. Temas que se acumulan. Problemas de fondo o proyectos importantes que se olvidan o se tratan indebidamente. Aumento de la frecuencia de incidentes y conflictos. ...

Síntomas que afectan a los demás Contagiamos nerviosismo. Desorganizamos su trabajo. Mantenemos contactos superficiales y menos frecuentes. No escuchamos sus problemas. Se degrada el clima de trabajo. El intercambio de información es insuficiente o nulo. Mala coordinación de trabajos. Orientaciones o directrices mal definidas por poco pensadas, como modificaciones frecuentes. .. Contagiamos nerviosismo. Desorganizamos su trabajo. Mantenemos contactos superficiales y menos frecuentes. No escuchamos sus problemas. Se degrada el clima de trabajo. El intercambio de información es insuficiente o nulo. Mala coordinación de trabajos. Orientaciones o directrices mal definidas por poco pensadas, como modificaciones frecuentes. ..

Leyes de la eficacia ES DIFÍCIL APARCAR CAMIONES Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta. 2 DE LA CHAPUZA AL PERFECCIONISMO El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica. 31 LAS TAREAS SE ALARGAN AL INTERRUMPIRLAS El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos dejado y hemos vuelto a empezar. ES DIFÍCIL APARCAR CAMIONES Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta. DE LA CHAPUZA AL PERFECCIONISMO El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica. LAS TAREAS SE ALARGAN AL INTERRUMPIRLAS El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos dejado y hemos vuelto a empezar.

Clasificación de las tareas Significa que una actividad necesita una atención inmediata. No es forzoso que sea yo quien deba hacerla. Significa que una actividad necesita una atención inmediata. No es forzoso que sea yo quien deba hacerla. URGENTEURGENTE Son las cosas que tienen repercusión a largo plazo, que tienen que ver con nuestros objetivos, con los resultados y la eficacia. Son las cosas que tienen repercusión a largo plazo, que tienen que ver con nuestros objetivos, con los resultados y la eficacia. IMPORTANTEIMPORTANTE

Cómo tratar cada actividad Atención inmediata. Poco tiempo. Decidir si puede hacerlo otra persona. URGENTE Atención inmediata. Tiempo necesario. Cambiar sistemas para impedir repeticiones. Muyurgente URGENTE IMPORTANTE Tiempo necesario. Programar. Planificar. Puede esperar. Poco tiempo. Decidir si puede hacerlo otra persona. ¿Eliminar? Pocourgente Menos importante Mas importante

Una reflexión En cierta ocasión, un hombre joven llegó a un campo de leñadores, ubicado en la montaña, con el propósito de obtener trabajo. Durante su primer día laboral trabajó arduamente y como resultado, taló muchos árboles. El segundo día, trabajó tanto como el primero, pero su producción, fue escasamente la mitad del primer día. Al tercer día, se propuso mejorar su producción. Golpeó con furia el hacha contra los árboles, pero los resultados fueron nulos. Al ver el capataz el escaso rendimiento del joven leñador, le preguntó:"¿Cuándo fue la última vez que afilaste tu hacha?" El joven respondió: "realmente no he tenido tiempo de hacerlo, he estado demasiado ocupado cortando árboles". En cierta ocasión, un hombre joven llegó a un campo de leñadores, ubicado en la montaña, con el propósito de obtener trabajo. Durante su primer día laboral trabajó arduamente y como resultado, taló muchos árboles. El segundo día, trabajó tanto como el primero, pero su producción, fue escasamente la mitad del primer día. Al tercer día, se propuso mejorar su producción. Golpeó con furia el hacha contra los árboles, pero los resultados fueron nulos. Al ver el capataz el escaso rendimiento del joven leñador, le preguntó:"¿Cuándo fue la última vez que afilaste tu hacha?" El joven respondió: "realmente no he tenido tiempo de hacerlo, he estado demasiado ocupado cortando árboles". No se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor ¿Cuándo es la última vez que afilasteis vuestro hacha?

22-- LOS LADRONESLOS LADRONES DEL TIEMPODEL TIEMPO 22-- LOS LADRONESLOS LADRONES DEL TIEMPODEL TIEMPO

Los ladrones del tiempo Teléfono Visitas Fallos en las comunicaciones Postergación/ Procastinación Mala Delegación Improvisación Fallos en las comunicaciones Interrupciones Superiores Dispersión Esperas Correo electrónico Internet

Defenderse de los ladrones de tiempo Combatirlas más que evitarlas Conciénciate antes, ten un plan Auriculares a mano Comunica tus rutinas 1. Interrupciones Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración Frena al pesado Ojo con el móvil Sin llamadas, por favor Breve y directo, se asertivo Trabaja en bloques cortos (25 minutos) Combatirlas más que evitarlas Conciénciate antes, ten un plan Auriculares a mano Comunica tus rutinas Frena al pesado Ojo con el móvil Sin llamadas, por favor Breve y directo, se asertivo Trabaja en bloques cortos (25 minutos)

Evitarlas mediante un filtro. No trabaje con la puerta abierta y mirando al pasillo. Diga no amable pero firmemente. Acuda al despacho de su colega para acortar la visita. Manténgase de pie, las conversaciones serán más cortas. Ponga límites de tiempo al comienzo de cada visita. Sea franco, diga que está ocupado. Céntrese en lo esencial, retome la interlocutor si se va del tema. Si se cuela alguien, que le interrumpa su secretaria. Pida a su equipo que acumulen varios temas y los traten conjuntamente. 2. Visitas inoportunas Defenderse de los ladrones de tiempo Evitarlas mediante un filtro. No trabaje con la puerta abierta y mirando al pasillo. Diga no amable pero firmemente. Acuda al despacho de su colega para acortar la visita. Manténgase de pie, las conversaciones serán más cortas. Ponga límites de tiempo al comienzo de cada visita. Sea franco, diga que está ocupado. Céntrese en lo esencial, retome la interlocutor si se va del tema. Si se cuela alguien, que le interrumpa su secretaria. Pida a su equipo que acumulen varios temas y los traten conjuntamente.

A. Llamadas recibidas: Establezca un filtro adecuado. Dé instrucciones para atender y/o desviar llamadas. Establezca períodos preferentes. B. Llamadas que realiza: Agrupe las llamadas que ha decidido hacer. Prepárelas, anote lo que desea comunicar o preguntar. Establezca resumen al colgar. 3. Teléfono Defenderse de los ladrones de tiempo A. Llamadas recibidas: Establezca un filtro adecuado. Dé instrucciones para atender y/o desviar llamadas. Establezca períodos preferentes. B. Llamadas que realiza: Agrupe las llamadas que ha decidido hacer. Prepárelas, anote lo que desea comunicar o preguntar. Establezca resumen al colgar.

Utilícelas para: Definir objetivos. Intercambiar información. Analizar o resolver problemas. “Vender” una idea. No las convoque cuando: No existe un propósito específico. Existe otro modo de obtener el mismo resultado. Falta tiempo para prepararla bien. No está alguna persona “clave” 4. Reuniones Defenderse de los ladrones de tiempo Utilícelas para: Definir objetivos. Intercambiar información. Analizar o resolver problemas. “Vender” una idea. No las convoque cuando: No existe un propósito específico. Existe otro modo de obtener el mismo resultado. Falta tiempo para prepararla bien. No está alguna persona “clave”

4. Reuniones Cuando convoque una reunión: Establezca objetivos. Establezca un orden del día. Convoque a los necesarios pero que sepan lo que se espera de ellos. Comience a la hora prevista. Llévela preparada. Evite interrupciones y entradas y salidas. Permíteles marcharse una vez terminada su aportación. Defenderse de los ladrones de tiempo Cuando convoque una reunión: Establezca objetivos. Establezca un orden del día. Convoque a los necesarios pero que sepan lo que se espera de ellos. Comience a la hora prevista. Llévela preparada. Evite interrupciones y entradas y salidas. Permíteles marcharse una vez terminada su aportación.

4. Reuniones Cuando convoque una reunión: Mantenga su rumbo según el orden del día. Fije un límite de tiempo. Resuma las conclusiones. Asegúrese que sepan los asistentes lo acordado y para cuando. Levante acta y distribúyala a las 48 horas de celebrada la reunión. Defenderse de los ladrones de tiempo Cuando convoque una reunión: Mantenga su rumbo según el orden del día. Fije un límite de tiempo. Resuma las conclusiones. Asegúrese que sepan los asistentes lo acordado y para cuando. Levante acta y distribúyala a las 48 horas de celebrada la reunión.

5. Crisis Analice sus crisis: Busque las pautas. Intente anticiparse a ellas. Establezca planes de contingencia antes de que aparezcan. Cuando aparezca una crisis: Tómelo con calma. Conserve la sangre fría. Trate de relajarse antes de abordar el problema. Mantenga a la vista sus objetivos. Averigüe por qué aparece. Busque la solución definitiva, no un parche. Defenderse de los ladrones de tiempo Analice sus crisis: Busque las pautas. Intente anticiparse a ellas. Establezca planes de contingencia antes de que aparezcan. Cuando aparezca una crisis: Tómelo con calma. Conserve la sangre fría. Trate de relajarse antes de abordar el problema. Mantenga a la vista sus objetivos. Averigüe por qué aparece. Busque la solución definitiva, no un parche.

6. Lo urgente y lo importante Rechace lo urgente; deléguelo u olvídelo. Atienda solo lo importante, lo que le acerca al logro de sus objetivos. Defenderse de los ladrones de tiempo Rechace lo urgente; deléguelo u olvídelo. Atienda solo lo importante, lo que le acerca al logro de sus objetivos.

7. Dejar las cosas para luego “la postergación” Aborde de inmediato las actividades importantes, especialmente si le resultan desagradables. Haga lo difícil o aburrido a primera hora Defenderse de los ladrones de tiempo Aborde de inmediato las actividades importantes, especialmente si le resultan desagradables. Haga lo difícil o aburrido a primera hora

8. Viajes Establezca los objetivos a alcanzar con el viaje. Revise si es imprescindible o existe otra alternativa. Programe de modo realista el tiempo necesario para cada tema. Hágase preparar los detalles logísticos. Prevea el uso de los tiempos muertos y lo que hacer durante el tiempo de viaje. Informe de sus propósitos a las personas a entrevistar. Defenderse de los ladrones de tiempo Establezca los objetivos a alcanzar con el viaje. Revise si es imprescindible o existe otra alternativa. Programe de modo realista el tiempo necesario para cada tema. Hágase preparar los detalles logísticos. Prevea el uso de los tiempos muertos y lo que hacer durante el tiempo de viaje. Informe de sus propósitos a las personas a entrevistar.

8. Viajes Prepare carpetas con la información a utilizar. Lleve separada la documentación de cada entrevista. Tenga en cuenta sus ritmos corporales y sus necesidades biológicas. Tome anotaciones que le faciliten anticiparse a sus conclusiones antes de la vuelta a la oficina. Ponga su informe de viaje a disposición de quien lo pueda utilizar. Defenderse de los ladrones de tiempo Prepare carpetas con la información a utilizar. Lleve separada la documentación de cada entrevista. Tenga en cuenta sus ritmos corporales y sus necesidades biológicas. Tome anotaciones que le faciliten anticiparse a sus conclusiones antes de la vuelta a la oficina. Ponga su informe de viaje a disposición de quien lo pueda utilizar.

9. Esperas Es un regalo de tiempo, utilícelo para: Trabajar en algo pendiente que lleve consigo. Observar. Preparar mejor su entrevista. Relajarse. Defenderse de los ladrones de tiempo Es un regalo de tiempo, utilícelo para: Trabajar en algo pendiente que lleve consigo. Observar. Preparar mejor su entrevista. Relajarse.

10. Informes, papeleo Dése de baja de los documentos que no precise recibir. Hágase filtrar los papeles que recibe. Déle instrucciones a su secretaria de la que ha de:  Tirar a la basura.  Mandar a otro o archivar.  Entregarle a ud. Maneje cada papel una solo vez, en lo posible. Utilice el escritorio para procesar los papeles no para almacenarlos. Trabaje en un solo asunto a la vez. Defenderse de los ladrones de tiempo Dése de baja de los documentos que no precise recibir. Hágase filtrar los papeles que recibe. Déle instrucciones a su secretaria de la que ha de:  Tirar a la basura.  Mandar a otro o archivar.  Entregarle a ud. Maneje cada papel una solo vez, en lo posible. Utilice el escritorio para procesar los papeles no para almacenarlos. Trabaje en un solo asunto a la vez.

Defenderse de los ladrones de tiempo 10. Informes, papeleo Mantenga en su mesa lo referente al asunto en que está trabajando. Cambie de ubicación para realizar otras tareas. Consiga una iluminación suave, cálida. Utilice los cajones para tener lo que usa con frecuencia. Reduzca al mínimo el flujo de papel.  No pida lo que no necesita.  No guarde todo lo que le llega. Mantenga en su mesa lo referente al asunto en que está trabajando. Cambie de ubicación para realizar otras tareas. Consiga una iluminación suave, cálida. Utilice los cajones para tener lo que usa con frecuencia. Reduzca al mínimo el flujo de papel.  No pida lo que no necesita.  No guarde todo lo que le llega.

7 Principios de una buena delegación 11 Al delegar, el mando no se desentiende de su responsabilidad. 22 EL trabajo debe poder realizarlo la persona escogida. 33 El “delegado” debe comprender claramente sus responsabilidades. 44 La responsabilidad debe ser aceptada por la persona que la toma. 55 El colaborador debe sentir que ha de dar cuenta de la ejecución. 66 Si la tarea es bien realizada hay que reconocer la responsabilidad asumida. 77 Aumentar la voluntad de delegar responsabilidades y ejercitarse en delegar mejor, es esencial para el perfeccionamiento de los mandos.

Uso de la agenda Escribir tareas y actividades de forma clara y sintética. Anotar planificando y revisar analizando. Calcular la duración de las actividades. Reservar el tiempo muerto. Priorizar, sintetizar y analizar la posibilidad de delegar. Escribir tareas y actividades de forma clara y sintética. Anotar planificando y revisar analizando. Calcular la duración de las actividades. Reservar el tiempo muerto. Priorizar, sintetizar y analizar la posibilidad de delegar.

Claves de la organización personal Definir/ centrarse en lo importante (responsabilidades/ prioridades) Priorizar las tareas a realizar. Saber decir no a compromisos “forzados” No improvisar: pensar antes de actuar. Definir tareas del equipo. Saber delegar y confiar en su gente. Saber gestionar las “interrupciones” Organizar el espacio de trabajo. Saber equilibrar trabajo/ ámbito personal y familiar. Definir/ centrarse en lo importante (responsabilidades/ prioridades) Priorizar las tareas a realizar. Saber decir no a compromisos “forzados” No improvisar: pensar antes de actuar. Definir tareas del equipo. Saber delegar y confiar en su gente. Saber gestionar las “interrupciones” Organizar el espacio de trabajo. Saber equilibrar trabajo/ ámbito personal y familiar.

3 pasos de la planificación mensual Señalar tareas prefijadas. Elegir los temas importantes. Planificar el mes. Tareas Citas Áreas de enfoque Señalar tareas prefijadas. Elegir los temas importantes. Planificar el mes. Tareas Citas Áreas de enfoque ¿Cuándo? Antes de comenzar el mes en algún momento de tranquilidad. ¿Cuánto tiempo? 5 – 10 minutos.

3 pasos de la planificación semanal Repasar trabajo. Elegir los temas importantes. Planificar la semana. Tareas Citas Áreas de enfoque Repasar trabajo. Elegir los temas importantes. Planificar la semana. ¿Cuándo? Antes de comenzar la semana en algún momento de tranquilidad. ¿Cuánto tiempo? 20 – 30 minutos. Tareas Citas Áreas de enfoque

3 pasos de la planificación diaria Verificar las citas para hoy. Hacer una lista de tareas a realizar realista. Priorizar (ABC, 123) ¿Cuándo? A primera hora de la mañana en algún momento de tranquilidad. ¿Cuánto tiempo? 5 – 10 minutos.

Planificación diaria de citas Fijar con la agenda delante una nueva cita o reunión Calcular el tiempo que nos llevará cada una Destacar las que han quedado pendientes de hacer Fijar con la agenda delante una nueva cita o reunión Calcular el tiempo que nos llevará cada una Destacar las que han quedado pendientes de hacer

Planificación diaria de tareas 12/03/2014: Planificación diaria. Analizar resultados de la auditoría. Preparar punto mensual. Acabar el informe de ventas. Realizar seguimiento profesional. Llamar a Sara. A A A C B B o 1 2 1 2 3       Realizar seguimiento profesional. Llamar a Sara. Llamar a la agencia de viajes. A B B1 3  G Hacer inventario realista de tareas a realizar. Priorizar de acuerdo con su importancia. Efectuar seguimiento.

Práctica: Planificación diaria Dedicar 15 minutos a planificar la semana y el primer día de trabajo laborable (mañana): 1. Revisa las citas pendientes y, en su caso, haz los ajustes necesarios. 2. Construye la lista de tareas. Pregúntate ¿Qué debería hacer mañana? 3. Priorizar tu lista de tareas. Dedicar 15 minutos a planificar la semana y el primer día de trabajo laborable (mañana): 1. Revisa las citas pendientes y, en su caso, haz los ajustes necesarios. 2. Construye la lista de tareas. Pregúntate ¿Qué debería hacer mañana? 3. Priorizar tu lista de tareas.

Consejos para planificar Llevar una agenda / sistema de planificación. Dedica tiempo a la planificación diaria. Hacer lista diaria de tareas a realizar. Dividir las tareas en importantes/ rutinarias. Evaluar la posible urgencia. Planificar las reuniones. Planificar las tareas importantes. Reservar tiempo para las rutinarias/temas del día (correspondencia/mails) Decidir el tiempo a dedicar a cada actividad. Prever tiempo para hacer seguimiento equipo/tareas. Dejar tiempo para los imprevistos. Llevar una agenda / sistema de planificación. Dedica tiempo a la planificación diaria. Hacer lista diaria de tareas a realizar. Dividir las tareas en importantes/ rutinarias. Evaluar la posible urgencia. Planificar las reuniones. Planificar las tareas importantes. Reservar tiempo para las rutinarias/temas del día (correspondencia/mails) Decidir el tiempo a dedicar a cada actividad. Prever tiempo para hacer seguimiento equipo/tareas. Dejar tiempo para los imprevistos.

Los 10 mandamientos de la organización Eliminar prejuicios y falsas creencias. Escribe en tu agenda a diario lo que has de hacer. Reflexiona sobre lo que haces. Deja de hacer aquello que sea innecesario. Recuerda que lo programado tiene más posibilidades de funcionar que lo que no lo está. Establece un tiempo para cada tarea... pero prepárate para lo inesperado. Dedica el tiempo que sea necesario para que las cosas salgan bien a la primera. No pierdas el tiempo repitiendo. Acaba lo que empiezas. No saltes en vano de un asunto a otro. No dejes las cosas “para luego”. Resérvate tiempos de tranquilidad para asuntos que necesitan concentración. Analiza regularmente como estás organizado tu trabajo y tu tiempo y no dejes que el trabajo te agobie, te tomarás tiempo para relajarte y pensar. Eliminar prejuicios y falsas creencias. Escribe en tu agenda a diario lo que has de hacer. Reflexiona sobre lo que haces. Deja de hacer aquello que sea innecesario. Recuerda que lo programado tiene más posibilidades de funcionar que lo que no lo está. Establece un tiempo para cada tarea... pero prepárate para lo inesperado. Dedica el tiempo que sea necesario para que las cosas salgan bien a la primera. No pierdas el tiempo repitiendo. Acaba lo que empiezas. No saltes en vano de un asunto a otro. No dejes las cosas “para luego”. Resérvate tiempos de tranquilidad para asuntos que necesitan concentración. Analiza regularmente como estás organizado tu trabajo y tu tiempo y no dejes que el trabajo te agobie, te tomarás tiempo para relajarte y pensar.

33-- COMO EVITAR LOSCOMO EVITAR LOS LADRONES DELLADRONES DEL TIEMPOTIEMPO 33-- COMO EVITAR LOSCOMO EVITAR LOS LADRONES DELLADRONES DEL TIEMPOTIEMPO

Elegir un tono determinado para cada grupo. Silenciar las notificaciones por un período de tiempo determinado Silenciar las notificaciones de forma permanente Cómo silenciar las notificaciones de un grupo en WhatsApp Elegir un tono determinado para cada grupo. Silenciar las notificaciones por un período de tiempo determinado

Deshabilitar notificaciones de correo en Facebook, Twitter, YouTube, Google+, LinkedIn, Pinterest, etc.. EN EL ORDENADOR

Deshabilitar notificaciones de correo en Facebook, Twitter, YouTube, Google+, LinkedIn, Pinterest, etc.. EN EL ORDENADOR

Deshabilitar notificaciones de correo en Facebook, Twitter, YouTube, Google+, LinkedIn, Pinterest, etc.. EN EL MOVIL

Servicio de exclusión publicitaria El Servicio de Lista Robinson es un servicio de exclusión publicitaria gestionado por la Asociación Española de la Economía Digital , creado conforme a lo previsto en la normativa sobre Protección de Datos. Este servicio se enmarca en el ámbito de la publicidad dirigida a nombre de una persona y a una dirección de correo postal, a una dirección de correo electrónico o a un número de teléfono concreto. www.listarobinson.es

Correos electrónicos / Spam Se le llama correo no deseado al correo que no has solicitado y que generalmente tiene un remitente desconocido. Por lo general tienen por fin promover una página web o un producto. Al correo no deseado también se le conoce como spam Características más comunes de los correos no deseados •El mensaje tiene por remitente una empresa o persona que no está relacionada contigo •Su contenido es inapropiado, falso, ofensivo o ilegal. •La dirección que trae como remitente no existe. •Los nombres de los productos que anuncian están cambiados ligeramente (así evitan filtros). http://aprenderinternet.about.com/od/CorreoEmail/a/C-Omo-Evitar-El-Correo- No-Deseado.htm Características más comunes de los correos no deseados •El mensaje tiene por remitente una empresa o persona que no está relacionada contigo •Su contenido es inapropiado, falso, ofensivo o ilegal. •La dirección que trae como remitente no existe. •Los nombres de los productos que anuncian están cambiados ligeramente (así evitan filtros).

Correos electrónicos/Spam Date de baja de la listas de correo Utiliza otra cuenta a la habitual para las subscripciones a paginas webs/redes sociales

Mantén despejado el escritorio de tu ordenador

Ordena las carpetas con un numero correlativo Amplia la barra de herramientas y no tengas muchas pestañas abiertas

Segunda línea movistar Para comunicarte con tus contactos de redes sociales, desvío de llamadas de números ocultos al buzón, separar tu vida profesional y laboral

44-- Uso eficiente delUso eficiente del correo electrónicocorreo electrónico 44-- Uso eficiente delUso eficiente del correo electrónicocorreo electrónico

Punto de partida  El 33% de los trabajadores manifiestan estar estresados por la cantidad de correo electrónico recibido.  El 28% cree que el volumen de correo electrónico es fuente de presión.  Solamente el 38% se manifestó despreocupado  Un 50% de los empleados lo revisa una vez cada hora.  Otro 35% cada cuarto de hora.  Algunos trabajadores entre 40 –60 veces cada hora.¡!  4 de cada 10 empleados consultan el correo electrónico corporativo durante sus vacaciones.  El 33% de los trabajadores manifiestan estar estresados por la cantidad de correo electrónico recibido.  El 28% cree que el volumen de correo electrónico es fuente de presión.  Solamente el 38% se manifestó despreocupado  Un 50% de los empleados lo revisa una vez cada hora.  Otro 35% cada cuarto de hora.  Algunos trabajadores entre 40 –60 veces cada hora.¡!  4 de cada 10 empleados consultan el correo electrónico corporativo durante sus vacaciones.

Cuándo escribir ¿Es realmente necesario escribir ese correo? •A veces una llamada telefónica consigue lo mismo de forma más rápida. •Si hay que felicitar a alguien, igual el correo electrónico no es la mejor opción. Nunca envíes un correo cuando estás enfadado •Tómate tu tiempo. •Adquiere cierta distancia.

A quién escribir Al menor número de personas posible. •Incluir sólo a las personas que tienen realmente que ver con el correo. • Procura no enviar correos masivos, pueden colapsar el servidor. • Utiliza con cuidado la copia oculta, puede dar lugar a malentendidos. • Utiliza la copia oculta cuando haya que mantener confidencialidad con las direcciones de correo. • Procura no enviar correos masivos, pueden colapsar el servidor. • Utiliza con cuidado la copia oculta, puede dar lugar a malentendidos. • Utiliza la copia oculta cuando haya que mantener confidencialidad con las direcciones de correo.

El asunto El objeto o asunto es la parte más importante del mensaje • Es lo primero que lee el destinatario y es lo que le anima o no a abrirlo. • Se utiliza para búsquedas. • Mejor una frase corta y relevante. • Es lo primero que lee el destinatario y es lo que le anima o no a abrirlo. • Se utiliza para búsquedas. • Mejor una frase corta y relevante.

El estilo • Evita el sarcasmo y la ironía, es fácil que se malinterprete. • Céntrate en un solo tema por correo. • Emplea un estilo sencillo y escueto, y procura “ir al grano”. • Piensa que los correos se leen, cada vez más, en dispositivos móviles. • Utiliza un grado de formalidad que se ajuste al destinatario. Piensa que siempre es mejor pecar por exceso que por defecto. • Evita el sarcasmo y la ironía, es fácil que se malinterprete. • Céntrate en un solo tema por correo. • Emplea un estilo sencillo y escueto, y procura “ir al grano”.

El formato • Utiliza un formato austero. • Cuida la organización de los párrafos para facilitar la lectura. A C D B • Huye de los fondos y letras de colores, de los sonidos, de las animaciones… salvo que te dediques a un sector relacionado con estos recursos. • Utiliza un formato austero. • Cuida la organización de los párrafos para facilitar la lectura.

La gestión del correo • Clasifica los mensajes en carpetas. • Lee tu correo, como máximo, cada dos horas. • No pongas sonido cuando recibes un correo. • Marca los correos pendientes como tareas o arrastrarlos a tareas. • Puedes poner correos de una persona en un color determinado • Empieza a leer los correos en función de su asunto, y sino empieza por el más antiguo

Un decálogo de buenas prácticas

En resumen… “Menos correos enviados, menos líneas a leer y menos personas a les que se dirige el correo significan más tiempo disponible, más concreción y más eficiencia.” “Menos correos enviados, menos líneas a leer y menos personas a les que se dirige el correo significan más tiempo disponible, más concreción y más eficiencia.”

¿Qué podemos conseguir? • Reducción de un 32% del tiempo en el correo electrónico. • Reducción de un 33% del tiempo dedicado a la búsqueda de información. • Reducción del número de interrupciones de hasta un 61%

55-- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓNPARA LA GESTIÓN DEL TIEMPODEL TIEMPO 55-- HERRAMIENTASHERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓNPARA LA GESTIÓN DEL TIEMPODEL TIEMPO

Herramientas para la Comunicación / información

Herramientas para la Organización de tareas / agenda

Herramientas para la Tratamiento de datos y documentos

Herramientas para la gestión del tiempo

66-- METODOLOGÍA DEMETODOLOGÍA DE LAS 5LAS 5´´ss 66-- METODOLOGÍA DEMETODOLOGÍA DE LAS 5LAS 5´´ss

INTRODUCCIÓN. Las 5´s son universales, se pueden aplicar en todo tipo de empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios. Las 5´s son universales, se pueden aplicar en todo tipo de empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios.

OBJETIVO Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. Así como las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia: • LA CALIDAD, • LA PRODUCTIVIDAD • LA COMPETITIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. Así como las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia: • LA CALIDAD, • LA PRODUCTIVIDAD • LA COMPETITIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

DEFINICION • SEIRI - ORGANIZACIÓN • SEITON - ORDEN • SEISO - LIMPIEZA • SEIKETSU - CONTROL VISUAL /STANDARIZAR • SHITSUKE - DISCIPLINA Y HÁBITO

SEIRI - ORGANIZACIÓN Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.

SEITON - ORDEN Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que resulte fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

SEISO - LIMPIEZA Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado.

SEIKETSU - CONTROL VISUAL Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.

SHITSUKE - DISCIPLINA Y HÁBITO Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Beneficios de las 5´s Manteniendo y mejorando asiduamente el nivel de 5S conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en: -Menos productos defectuosos -Menos averías -Menos accidentes -Menor nivel de existencias o inventarios -Menos movimientos y traslados inútiles -Menor tiempo para el cambio de herramientas. Manteniendo y mejorando asiduamente el nivel de 5S conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en: -Menos productos defectuosos -Menos averías -Menos accidentes -Menor nivel de existencias o inventarios -Menos movimientos y traslados inútiles -Menor tiempo para el cambio de herramientas.

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