Como fazer uma reunião ser produtiva na empresa

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Published on February 21, 2014

Author: maurojornalista

Source: slideshare.net

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O maior desafio para as empresas é ter reuniões produtivas e otimizar o tempo utilizado para importantes decisões serem tomadas. Porém, isso pouco acontece.

Como fazer uma boa reunião? Esta apresentação dá dicas importantes para quem quer ganhar tempo e poupar recursos com uma reunião verdadeiramente produtiva.

A COMUNICAÇÃO DIALÓGICA Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões Prof. Msdo. Mauro de Oliveira São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Como fazer reuniões produtivas? São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Primeiras Perguntas •Preciso realmente fazer esta reunião? •O assunto a ser discutido não pode ser tratado de outra maneira? •Se a reunião não é sua, pergunte-se: preciso mesmo participar? São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Conceito de Reunião •Ato ou efeito de reunir-se, união. •Acontecimento que proporciona o encontro de diversas pessoas num determinado local; •Agrupamento de pessoas para tratar de qualquer assunto, encontro. São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Ambiente Empresarial Reunião é um agrupamento de pessoas para tratar de qualquer assunto, com um fim específico, do assunto qual obtenha-se resultados objetivos. São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Uma reunião eficaz: Produz o efeito desejado; Age com eficiência; Traz bons resultados. São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Ok. Mas... como fazer? isso? São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Você lembra desta imagem? Fonte: http://vi.sualize.us/tecnoetica Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Delimitar o tema/assunto São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Delimitações... Devemos conhecer o assunto quando vamos fazer uma exposição; Enriquecer o tema com exemplos pertinentes; Ter auto-confiança. São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Assuntos vastos O tempo para exposição deve ser coerente: início, meio e fim. São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Para quem vamos falar? falar Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Sobre o público Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Assim... Adequamos a linguagem Selecionamos melhores exemplos Grau de profundidade do assunto Atendemos às expectativas Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Importante: Cada pessoa se comporta de forma diferente diante do mundo. E quando estão agrupadas realizam ações que não fariam sozinhas. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Iniciar a reunião Na hora marcada! Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Usar palavras positivas, ser motivador, apresentar-se e saudar todos os presentes. Você está iniciando uma reunião! Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

 Apresentar a agenda  Tipo de reunião  Objetivos  Garantir a participação de todos Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Dicas: Cuidado com celular Horários inadequados Com quem vai participar Local da Reunião Fome Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

E agora? Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Os personagens mais comuns nas reuniões. Como lidar com eles? Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

O Belicoso Não conteste! Fique calmo Não o deixe monopolizar a reunião. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

O Positivo. É um ponto de apoio. Contribui com informações positivas e de interesse geral. Dê voz a ele. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

O Sabe Tudo Deixe-o por conta do próprio grupo Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

O Falante Interrompa-o com habilidade. Limite seu tempo, pois pode divagar muito! Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

O Acanhado Motive-o com perguntas fáceis sobre algo que já conheça. Agradeça sempre! Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

O desinteressado Pergunte sobre sua atividade profissional e algo que o interesse. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

O Desdenhoso Não critique. Seja hábil. Diga: Sim, mas... Não justifique diretamente, pois ele busca autoafirmação no grupo. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

O Perguntador Persistente Passe suas perguntas para o grupo, para não se perder. Mas com cautela. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Atividade Prática Cada reunião tem um novo grupo Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Atividade Prática 1. 2. 3. 4. 5. Grupo Não Fala Grupo Incontrolável Conversas Paralelas Grupo Desmotivado Grupo Disperso Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Grupo Não Fala O silêncio é um dos momentos mais difíceis para o condutor. Ele pode representar que o grupo está pensando; confuso; cansado; desgostoso. desgostoso Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Grupo Não Fala Técnicas: -Dirija pergunta ao grupo, com “por que”. -Pergunte a quem responderá; -Não responda às suas próprias perguntas de imediato; -Resista à tentação de quebrar o silêncio Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Grupo Incontrolável Um clima tenso, antipatias, tenso desacordos, rigidez, subgrupos de opiniões divergentes. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Grupo Incontrolável Técnicas: - Faça uma pausa de ordem na reunião; - Comece a caminhar para chamar a atenção; -Dê um intervalo; -Na volta o grupo pode se acalmar. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Conversas Paralelas O condutor deve estar atento às condições de humor do grupo. Deve evitar que fiquem conversando entre si assuntos relacionados ou não com o tema discutido. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Conversas Paralelas Técnicas: -Chamar a atenção para um resumo até o momento; -Pedir para a conversa paralela cessar; -Solicitar a quem está falando expor para o grupo e a opinião de alguém sobre o exposto. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Grupo Desmotivado Quando há consenso no grupo a reunião terá mais êxito. êxito Pessoas apáticas, caras fechadas e tensões negativas bloqueiam o grupo. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Grupo Desmotivado Técnicas: -Interessar-se pelos motivos da apatia ou descontentamento e analisar aspectos positivos; -Há resistências e queixas? Permita que sejam feitas e, assim, resolvidas; -Use do bom humor; -Mude de assunto. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Grupo Disperso O grupo muda a discussão principal. A dispersão é um dos maiores problemas dos condutores de reuniões. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Grupo Disperso Técnicas: - Siga um roteiro; -Peça tempo e resuma o que já foi dito -Avise quando um assunto não for da pauta; -Utilize da técnica de pergunta dirigida se a discussão se referir ao assunto em pauta. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Encerramento • A conclusão deve ser uma síntese objetiva. • Agradeça a todos os participantes. • Termine no horário programado. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Uma boa reunião depende mais de quem a preside do que do tema a ser discutido. Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Dúvidas? Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Muito obrigado! Prof. Msdo. Mauro de Oliveira mauro.oliveira@flamingo.edu.br Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

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