Come organizzare una Conferenza Stampa?

100 %
0 %
Information about Come organizzare una Conferenza Stampa?

Published on August 18, 2009

Author: guest3ec71f

Source: slideshare.net

Description

Come organizzare una Conferenza Stampa? Corso di Strumenti e delle Attività degli Uffici Stampa dell'Università La Sapienza di Roma

Strumenti e attività degli uffici stampa Organizzare la conferenza stampa di Damiano Crognali

Perché ? Consente lo scambio di informazioni in due direzioni: Il manager può personalmente rendersi conto dell’effetto dei propri messaggi sul pubblico Permette di parlare a più voci Ha un titolo a cui corrisponde un “messaggio forte” Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Consente lo scambio di informazioni in due direzioni:

Il manager può personalmente rendersi conto dell’effetto dei propri messaggi sul pubblico

Permette di parlare a più voci

Ha un titolo a cui corrisponde un “messaggio forte”

Condizioni L’impresa o l’istituzione pubblica è nella condizione di fornire informazioni importanti per il pubblico e per i giornalisti È necessario e conveniente visualizzare l’informazione con il supporto di mezzi audiovisivi Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

L’impresa o l’istituzione pubblica è nella condizione di fornire informazioni importanti per il pubblico e per i giornalisti

È necessario e conveniente visualizzare l’informazione con il supporto di mezzi audiovisivi

Condizioni È opportuno consentire ai giornalisti il diretto esame delle caratteristiche e delle prestazioni di un prodotto o di un impianto L’impresa ritiene utile e conveniente anticipare,e quindi prevenire, attraverso il dibattito,possibili dubbi, obiezioni e lacune informative Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

È opportuno consentire ai giornalisti il diretto esame delle caratteristiche e delle prestazioni di un prodotto o di un impianto

L’impresa ritiene utile e conveniente anticipare,e quindi prevenire, attraverso il dibattito,possibili dubbi, obiezioni e lacune informative

Compiti dell’ufficio stampa Collegamento tra giornalisti e responsabili dell’impresa o dell’amministrazione Deve preparare in sintesi i vari punti della conferenza Agevolare eventuali interviste Giornalisti radio-televisivi hanno bisogno di un volto e una voce Abitudine a non coprire le conferenze stampa, cosicché il giornalista confeziona il pezzo in base al materiale ricevuto in cartellina, con immagini di copertura e con una intervista a margine Tirare fuori un oratore Obiettivo: riuscire a comparire nei media Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Collegamento tra giornalisti e responsabili dell’impresa o dell’amministrazione

Deve preparare in sintesi i vari punti della conferenza

Agevolare eventuali interviste

Giornalisti radio-televisivi hanno bisogno di un volto e una voce

Abitudine a non coprire le conferenze stampa, cosicché il giornalista confeziona il pezzo in base al materiale ricevuto in cartellina, con immagini di copertura e con una intervista a margine

Tirare fuori un oratore

Obiettivo: riuscire a comparire nei media

Fasi Preparazione Per un addetto stampa è la fase più importante, che lo impegnano di più e richiedono il massimo delle sue energie creative e della sua capacità professinale Svolgimento Oltre alle qualità intrinseche dell’evento, è anche subordinata alle tecniche e alle strategie della fase precedente Un’iniziativa mal comunicata è destinata ad un successo debole se non a un fallimento Post-conferenza Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Preparazione

Per un addetto stampa è la fase più importante, che lo impegnano di più e richiedono il massimo delle sue energie creative e della sua capacità professinale

Svolgimento

Oltre alle qualità intrinseche dell’evento, è anche subordinata alle tecniche e alle strategie della fase precedente

Un’iniziativa mal comunicata è destinata ad un successo debole se non a un fallimento

Post-conferenza

Preparazione Azioni relative alla corretta motivazione dei giornalisti Azioni relative alla loro fattiva partecipazione, al suo positivo sviluppo, nell’ottica degli obiettivi aziendali o istituzionali Contatto preventivo o un sondaggio su possibili reazioni, domande o dubbi, potranno permettere di preparare una più efficace documentazione Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Azioni relative alla corretta motivazione dei giornalisti

Azioni relative alla loro fattiva partecipazione, al suo positivo sviluppo, nell’ottica degli obiettivi aziendali o istituzionali

Contatto preventivo o un sondaggio su possibili reazioni, domande o dubbi, potranno permettere di preparare una più efficace documentazione

La prima fase Scelta della data Scelta della sede Scelta del titolo Scelta degli oratori Attribuzione dei ruoli Allestimento ambientale Materiale informativo L’assistenza in sala Servizi audio-video Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Scelta della data

Scelta della sede

Scelta del titolo

Scelta degli oratori

Attribuzione dei ruoli

Allestimento ambientale

Materiale informativo

L’assistenza in sala

Servizi audio-video

Il panel dei relatori Non dipendono dall’ufficio stampa, ma avere le idee chiare in proposito Se si vuole dare peso al messaggio è importante che ci sia il presidente o l’amministratore delegato della società Il loro ruolo può anche essere limitato al semplice benvenuto con preambolo sull’importanza dell’annuncio per l’impresa Tre o quattro oratori sono molti,cinque troppi Adeguare il messaggio al pubblico che si ha di fronte Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Non dipendono dall’ufficio stampa, ma avere le idee chiare in proposito

Se si vuole dare peso al messaggio è importante che ci sia il presidente o l’amministratore delegato della società

Il loro ruolo può anche essere limitato al semplice benvenuto con preambolo sull’importanza dell’annuncio per l’impresa

Tre o quattro oratori sono molti,cinque troppi

Adeguare il messaggio al pubblico che si ha di fronte

Dove ? Nell’ambiente più naturale Utilizzare la sala stampa dell’impresa Il teatro che ospiterà l’evento Verificare: Spazi e capienza (20 o 200 persone?) Se facilmente raggiungibile Orientarci verso luoghi che tradizionalmente ospitano incontri, conferenze e rappresentazioni Accontentare le esigenze dei nostri sostenitori istituzionali Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Nell’ambiente più naturale

Utilizzare la sala stampa dell’impresa

Il teatro che ospiterà l’evento

Verificare:

Spazi e capienza (20 o 200 persone?)

Se facilmente raggiungibile

Orientarci verso luoghi che tradizionalmente ospitano incontri, conferenze e rappresentazioni

Accontentare le esigenze dei nostri sostenitori istituzionali

Quando ? Mai prima delle 10, no dopo le 18 Quando la macchina dei giornali non gira ancora a pieno ritmo e c’è la possibilità all’uscita professionale Oppure… Convocazione pomeridiana o serale accompagnata da cocktail, buffet o addirittura cena Però…salta la tempistica consueta Anticipazione di materiali, embargo, esclusiva Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Mai prima delle 10, no dopo le 18

Quando la macchina dei giornali non gira ancora a pieno ritmo e c’è la possibilità all’uscita professionale

Oppure…

Convocazione pomeridiana o serale accompagnata da cocktail, buffet o addirittura cena

Però…salta la tempistica consueta

Anticipazione di materiali, embargo, esclusiva

Come ? L’allestimento della sala L’invito Perimetro che determina gli inviti Il contenuto deve essere essenziale, semplice e comprensibile Appoggio (o recall) Prendiamo in mano il telefono e cominciamo a ricontattare i nostri possibili invitati Chiediamo se la nostra proposta interessa Approfittiamo di ogni nuova spedizione per aggiornare l’indirizzario Dobbiamo saper operare anche fuori dagli schemi prestabiliti Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

L’allestimento della sala

L’invito

Perimetro che determina gli inviti

Il contenuto deve essere essenziale, semplice e comprensibile

Appoggio (o recall)

Prendiamo in mano il telefono e cominciamo a ricontattare i nostri possibili invitati

Chiediamo se la nostra proposta interessa

Approfittiamo di ogni nuova spedizione per aggiornare l’indirizzario

Dobbiamo saper operare anche fuori dagli schemi prestabiliti

S’avvicina il giorno “X” Decidere il numero e le categorie di giornalisti ai quali inviare il comunicato di convocazione alla conferenza stampa Controllare l’efficienza della sala e degli allestimenti tecnici Controllare il materiale di consumo Avviare eventuali procedure di accredito Creare aspettativa con un ragionevole anticipo rispetto all’evento (e-mail personalizzate, telefonate) Inviare alla propria mailing list la convocazione alla conferenza 5 giorni lavorativi prima dell’evento Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Decidere il numero e le categorie di giornalisti ai quali inviare il comunicato di convocazione alla conferenza stampa

Controllare l’efficienza della sala e degli allestimenti tecnici

Controllare il materiale di consumo

Avviare eventuali procedure di accredito

Creare aspettativa con un ragionevole anticipo rispetto all’evento (e-mail personalizzate, telefonate)

Inviare alla propria mailing list la convocazione alla conferenza 5 giorni lavorativi prima dell’evento

S’avvicina il giorno “X”(2) Non fare confusione fra inviti e convocazioni dei giornalisti Accertarsi dell’effettivo avvio Garantirsi che i giornalisti intervengano Diramare il comunicato stampa il giorno prima dell’evento anticipando con maggiori particolari l’oggetto della conferenza Preparare in anticipo l’eventuale comunicato riassuntivo della conferenza stampa Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Non fare confusione fra inviti e convocazioni dei giornalisti

Accertarsi dell’effettivo avvio

Garantirsi che i giornalisti intervengano

Diramare il comunicato stampa il giorno prima dell’evento anticipando con maggiori particolari l’oggetto della conferenza

Preparare in anticipo l’eventuale comunicato riassuntivo della conferenza stampa

Svolgimento All’inizio della conferenza stampa ai partecipanti viene distribuita una ampia documentazione, da recapitare anche ai giornalisti che non sono intervenuti La conferenza stampa avrà maggiore impatto quanto più prestigiosa sarà la persona chiamata a presiederla I relatori vanno adeguatamente preparati Capacità di rispondere alle domande e obiezioni che l’ufficio stampa avrà preventivamente individuato Abilità di eludere (scaricare) il discorso Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

All’inizio della conferenza stampa ai partecipanti viene distribuita una ampia documentazione, da recapitare anche ai giornalisti che non sono intervenuti

La conferenza stampa avrà maggiore impatto quanto più prestigiosa sarà la persona chiamata a presiederla

I relatori vanno adeguatamente preparati

Capacità di rispondere alle domande e obiezioni che l’ufficio stampa avrà preventivamente individuato

Abilità di eludere (scaricare) il discorso

La cartella stampa Dossier che contiene in forma scritta e/o multimediale, il materiale di supporto della conferenza stampa Comunicato stampa Testi di presentazione Estratti di rassegna stampa CD con immagini Materiale promozionale Scheda dell’organigramma e della storia della società L’eleganza alza il profilo dell’azienda. Il suo stile deve essere funzionale al contenuto della conferenza e all’immagine che la società vuole avere. Biglietto da visita del responsabile dell’ufficio stampa Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Dossier che contiene in forma scritta e/o multimediale, il materiale di supporto della conferenza stampa

Comunicato stampa

Testi di presentazione

Estratti di rassegna stampa

CD con immagini

Materiale promozionale

Scheda dell’organigramma e della storia della società

L’eleganza alza il profilo dell’azienda. Il suo stile deve essere funzionale al contenuto della conferenza e all’immagine che la società vuole avere.

Biglietto da visita del responsabile dell’ufficio stampa

L’incontro Una buona conferenza stampa non dura più di tre quarti d’ora, massimo un’ora Prevedere domande imbarazzanti e preparare i relatori Gestire la situazione, anche quelle sensibili alle tensioni polemiche, con disinvoltura Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Una buona conferenza stampa non dura più di tre quarti d’ora, massimo un’ora

Prevedere domande imbarazzanti e preparare i relatori

Gestire la situazione, anche quelle sensibili alle tensioni polemiche, con disinvoltura

Post-conferenza Inviare via e-mail o tramite corriere a tutte le testate il comunicato stampa che riassume la conferenza stampa ( in brevissimo tempo ) Giorno Notizia principale Relatori presenti Dichiarazioni dei relatori in poche righe Nell’eventuale sito Internet: pubblicare un riassunto della conferenza stampa e tutto il materiale opportuno Con Internet è possibile la visione a distanza dell’avvenimento, soprattutto se di rilevanza internazionale Preparare una rassegna stampa monografie Monitoraggio del nostro lavoro Integriamo la comunicazione Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Inviare via e-mail o tramite corriere a tutte le testate il comunicato stampa che riassume la conferenza stampa ( in brevissimo tempo )

Giorno

Notizia principale

Relatori presenti

Dichiarazioni dei relatori in poche righe

Nell’eventuale sito Internet: pubblicare un riassunto della conferenza stampa e tutto il materiale opportuno

Con Internet è possibile la visione a distanza dell’avvenimento, soprattutto se di rilevanza internazionale

Preparare una rassegna stampa monografie

Monitoraggio del nostro lavoro

Integriamo la comunicazione

GRAZIE !!! www.crognali.it [email_address] twitter.com/ilbellodelweb

www.crognali.it

[email_address]

twitter.com/ilbellodelweb

Add a comment

Related pages

Press Office: Come e dove organizzare una Conferenza Stampa

Ma davvero vogliamo organizzare una conferenza stampa? Come prima cosa l'addetto stampa valuta l'eventualità di organizzare una conferenza stampa.
Read more

Come Organizzare una Conferenza: 6 Passaggi

Come Organizzare una Conferenza. Ti è stato dato il compito monumentale di organizzare una conferenza, ... Stampa; Manda questa pagina ...
Read more

Come organizzare una conferenza stampa - Lavoro e Finanza

etifor.com Organizzare una conferenza stampa rimane anche oggi, nel mondo dei mezzi di comunicazione di massa e della multimedialità, il modo più ...
Read more

Come organizzare una conferenza stampa | FabioBrocceri.it

Spesso aziende, associazioni, politici, personaggi pubblici hanno necessità di organizzare una conferenza stampa. Tralasciando qui tutte le valutazioni ...
Read more

Come impostare un Ufficio stampa di successo per la vostra ...

... o magari di dover organizzare una conferenza stampa per rendere pubblica ... affrontiamo l’argomento più spinoso dell’ufficio stampa, come si ...
Read more

Funzione Organizzazione - quint-essenz: welcome

Organizzare una conferenza stampa, Versione 1.5, ... come organizzare un conferenza stampa di successo . come fare in modo che partecipino molti giornalisti .
Read more

Come organizzare una Conferenza… | Meeting delle Idee

Bozza: Organizzare una Conferenza ... Ecco la bozza di un breve articolo che fornisce qualche indicazione su come organizzare una Conferenza ... Stampa; Mi ...
Read more

La conferenza stampa - fondounimpresa.ch

Per organizzare una conferenza stampa scegliete un luogo comodo e ... Particolarmente apprezzato come gesto è la consegna ai giornalisti ospiti di un bloc ...
Read more

Cos'è una conferenza stampa? - Commerciale, Comunicazione ...

Cos'è una conferenza stampa? ... La conferenza stampa è, come dice la locuzione, ... Organizzare una conferenza stampa non richiede solo doti ...
Read more