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Cad E Memo

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Information about Cad E Memo

Published on August 27, 2007

Author: juank28

Source: slideshare.net

Description

e-Memo (Memorandum Electrónico)
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CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales ANEXO 1 A. Resumen Ejecutivo Título de la Buena Práctica : “El Memorándum Electrónico un documento del S. XXI en la Cancillería”. 1. Nombre de la institución que postula Ministerio de Relaciones Exteriores 2. Lugar Provincia Lima, distrito Lima 3. Nombre de la Categoría a la que postula Sistemas de Gestión Interna 4. Párrafo Resumen La aplicación del memorándum electrónico en el Ministerio de Relaciones Exteriores, ha mejorado notablemente el nivel de comunicación y ha disminuido el tiempo en la toma de conocimiento de la información y en la toma de decisiones, beneficiando indirectamente a los ciudadanos que realizan trámites en el Ministerio. Se ha producido un ahorro notable en el consumo del papel generando economía indirecta que permitirá utilizar esos recursos para cubrir otras necesidades del sector. Un promedio de 600 usuarios ingresan y participan del sistema en su calidad de registradores, aprobadores, coordinadores y firmantes 5. Principales problemas que se encararon El más importante problema que se presentó inicialmente fue la resistencia natural al cambio. Romper la cultura tradicional del uso del papel y de la firma manual representó un cambio de paradigmas Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 1

que ha sido progresivamente asimilado por los usuarios del sistema del Memorándum electrónico. 6. Beneficios esperados y beneficios logrados Con la aplicación del Sistema se esperaba: Logrado a). Disminuir el tiempo de gestión: toma de conocimiento, acción y respuesta inmediata b) Contribuir a la transparencia en la gestión. Cuando las comunicaciones son abiertas, todos los funcionarios de una dependencia comparten información c) Reducir los pasos: Han desaparecido mesas de partes que funcionaban al interior de cada dependencia, pues el trámite va directo al funcionario responsable y a su coordinador d) Reducción de uso de papel: Un número considerable de dependencias solo usan el documento electrónico y limitan su impresión e) Preparar a los funcionarios para el uso generalizado del documento electrónico: Se prevé que en los próximos años, el 80 % de las comunicaciones al interior de la Cancillería y del Estado peruano deben ser por vía electrónica. f) Adjuntar distintas extensiones de archivos: El sistema permite adjuntar documentos en Word, Excel, PowerPoint, imágenes, sonido y enlaces a páginas que se ubican en la web. Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 2

7. Impacto alcanzado Antes Después El seguimiento de cada Ahora es posible hacerlo sin memorándum se hacía levantar el teléfono, basta con consultando telefónicamente en buscar en la computadora el cada una de las dependencias estado del trámite por donde pasaba el trámite Para que un funcionario tomase Hoy en día es posible conocimiento de la información conocerlo en tiempo real y contenida en un memorándum, simultáneamente todos los podía pasar hasta cuatro horas responsables directos e indirectos Cambio en la elaboración de Ahora la mayor parte de documentos administrativos. Las trámites se hacen sobre la base áreas administrativas elaboraban del memorándum electrónico. otros tipos documentales 8. Participación en ediciones anteriores SÍ (x) Premio BPG 2005 (X) Premio BGP 2006 (X) Nivel de calificación: Honor al Mérito Finalista Organización y Métodos Promoción de la Cultura 9. Datos de la persona de contacto: Nombre : Iván Augusto Pinto Román, Ministro en el Servicio Diplomático del Perú Cargo: Director de Archivo General y Documentación ipintor@rree.gob.pe Teléfono : 311-2943 Fax : 311-2946 www.rree.gob.pe Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 3

B. Explicación de la Práctica Problemática y situación previa La permanente preocupación de las autoridades de la Alta Dirección por optimizar la gestión interna del Ministerio, se refleja en el énfasis que se pone en mejorar las comunicaciones entre este sector y los demás de la Administración Pública, las misiones diplomáticas en el exterior, las representaciones extranjeras acreditadas en el Perú y la sociedad civil peruana. Desde el año 2000 se puso en vigor un programa sistematizado de gestión del Trámite Documentario que involucraba en un inicio a los trámites que empiezan en la Mesa de Partes. El sistema dio muy buenos resultados y sirvió de modelo para otras entidades del sector público, además de haber sido considerado como una de las dos Mejores Prácticas Gubernamentales de Latinoamérica del año 2000 por la empresa Lotus –IBM. Sin embargo hasta el año 2003 este Sistema solo ayudaba a controlar el ingreso y la salida de los documentos del Ministerio, quedando totalmente divorciado de la tramitación al interior del Ministerio, por tanto el problema más serio era la desvinculación existente entre un trámite que se había iniciado de manera sistemática y lo que ocurría con ese mismo trámite al interior del Ministerio. Posteriormente se agregó al Sistema dos documentos electrónicos de origen cuya generación está limitada para la Alta Dirección, quedando aún pendiente de solucionar la generación del documento, de mayor circulación y producción. No era posible hacer el seguimiento de un trámite usando solo la computadora, se hacia inevitable efectuar búsquedas manuales y consultas en otras oficinas para conocer el estado de la gestión. Se puede decir que Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 4

para una cancilleria que basa su trabajo en datos e información esto era un tema no resuelto. Descripción de la práctica La práctica consiste en la conversión del memorándum tradicional elaborado en papel, por la creación de un documento electrónico de uso masivo, asociado al Sistema de Trámite Documentario. De esa manera se vincula el documento al resto de trámites del Ministerio. A este documento se le denomina Memorándum electrónico. Un formulario electrónico con datos pre establecidos y con tablas que se encuentran en el sistema, simplifica la elaboración del documento. Funcionarios diplomáticos y administrativos pueden registrar, aprobar y firmar documentos, sin mediar de por medio documentos en papel. Objetivos 1) Optimizar el tiempo de gestión de la tramitación interna de la Cancillería a. Obtener respuestas oportunas b. Efectuar el seguimiento de los trámites en tiempo real. 2) Modernizar la tramitación interna de la Cancillería 3) Contribuir a la transparencia de la gestión pública Público objetivo El público objetivo de la Buena Práctica es interno Desarrollo de la práctica La implantación de este sistema, se desarrollo progresivamente. Las primeras dependencias en las que se aplicó fueron las que estaban directamente involucradas con el desarrollo y la iniciativa del proyecto. El 2 de enero del 2006, la Subsecretaría de Planeamiento Estratégico responsable de la Dirección General de Gestión Informática y de dos direcciones generales más y la Dirección de Archivo General y Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 5

Documentación, fueron las unidades pilotos de esta nueva aplicación. A esta parte de la ejecución del proyecto se le denominó Primera fase. A partir de la Segunda fase, la estrategia desarrollada se sustentó de una estadística del año anterior. Así se fueron incorporando estuvo al proyecto de manera progresiva las unidades gestoras, de acuerdo al volumen de memorándum emitidos en el año 2005. Las unidades de menor producción fueron capacitadas e incorporadas a partir del mes de marzo. Las dependencias consideradas como productoras intermedias ingresaron al proyecto en la Tercera fase que se desarrolló en el mes de junio, quedando para el final las dos grandes áreas críticas de la cancillería, por la gran producción documental, la Secretaría de Administración y la Dirección General de Desarrollo de Recursos Humanos Diciembre del 2006 fue elegido para la capacitación de los funcionarios de Administración y de Recursos Humanos, de esa manera el primer día útil de enero del 2007, se concluyó con la Cuarta fase o fase final de la implantación, incorporándose al sistema 112 nuevos usuarios Dificultades Resistencia al cambio.- La costumbre del uso del papel como respaldo y sustento de los actos administrativos, aún no se logra vencer pese a la existencia de normas legales peruanas que validan el uso de la firma electrónica y la firma digital. Se entiende que está dificultad es casi natural, cuando se aplica un cambio tan radical como dejar de lado un documento elaborado tradicionalmente en papel para ser suplantado por otro cuyo origen es electrónico. Resultados Disminución del tiempo de Gestión.- En la elaboración del Memorándum tradicional además del tiempo natural que demanda su preparación, el Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 6

traslado físico de una oficina a otra o de un edificio a otro, podía demandar horas o hasta mediodía para tomar conocimiento del mismo. Con el uso de memorándum electrónico, la gestión es inmediata y no requiere de traslados físicos. Firmado electrónicamente por el funcionario que remite, el correo avisa al funcionario receptor que tiene un nuevo memorándum por atender. Impacto El impacto de la aplicación ha sido progresivo. Como se ha explicado en párrafos anteriores, esto se desarrollo por fases, permitiendo analizar y reajustar el sistema para que un solo formato pueda ser útil a las distintas dependencias. Situación Previa Situación Actual El seguimiento de cada memorándum Ahora es posible hacerlo sin levantar se hacía consultando telefónicamente el teléfono, basta con buscar en la a las dependencias o desplazándose computadora el estado en que se físicamente a la oficina a la cual se le encuentra el trámite había remitido el documento Tipos documentales variados y Simplificación, es más fácil el uso del repetitivos memorándum Aporte El aporte ha sido sustancial en ahorro de tiempos y costos Plazos Período de desarrollo.- Definidos los objetivos, analizados los equipos informáticos esenciales para el trabajo y el almacenamiento del sistema, el trabajo propiamente de desarrollo y luego de validación a partir de las pruebas, demandó aproximadamente tres meses Puesta en funcionamiento._ Por experiencia en la aplicación de otros sistemas informáticos, se sabía que el impacto de su puesta en marcha Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 7

de manera masiva podría ser negativo. Las cuatros fases en las que se dividió su ejecución, permitieron ajustar y mejorar la herramienta, con las sugerencias de los usuarios finales. Equipo o funcionario ejecutor El proyecto fue posible lograrlo por la participación de un equipo interdisciplinario que mantuvo una coordinación permanente desde la concepción del sistema, la aplicación tecnológica, la capacitación de usuarios. El equipo está conformado por personal de la Dirección General de Gestión Informática y de la Dirección de Archivo General y Documentación. Personal de ambas dependencias se mantiene aún en permanente coordinación efectuando el seguimiento y el necesario mantenimiento del sistema Cuadro de los principales funcionarios vinculados a la práctica postulada Función Nombre de Cargo Profesión e-mail Actividades Responsable teléfono que desarrollan 1.Diseño de la Enrique Director Ingeniero egonzalezl@rree.gob.pe Dirección de BPG Gonzáles General de Gestión y Gestión Sistemas Informática 2. Ricardo Jefe de Ingeniero rzevallos@rree.gob.pe Mantenimiento Implementación Zevallos Sistemas stauquino@rree.gob.pe del sistema Sandra Tauquino 3. Coordinador Yolanda Asesora de Archivera ybisso@rree.gob.pe Administra_ de la Práctica Bisso Drago Archivos y dora del en la actualidad Documentación Sistema. 4. Máxima José Antonio Ministro de Diplomático jgarcíab@rree.gob.pe Ministro autoridad García Relaciones Belaunde Exteriores Aliados Los mejores aliados son los propios usuarios del sistema, en el trascurso de su aplicación, se han convertido en los mejores propagandistas de este. Se han Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 8

recibido algunos comentarios como: al inicio me resistía a escribir mi memorándum en ese formato, ahora ya se me hace difícil preparar uno en Word porque en el formato del electrónico, me facilitan listas a las que solo tengo que dar un clic. Lecciones aprendidas o La resistencia al cambio puede aminorarse cuando el usuario conoce bien la nueva herramienta. Esto se logra con mucha capacitación y con el seguimiento de los usuarios hasta o La coordinación entre el equipo de trabajo, es fundamental para cumplir con el cronograma y las metas señaladas. Ministerio de Relaciones Exteriores Premio 2007 Buenas Prácticas Gubernamentales Categoría “Sistemas de Gestión Interna” 9

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