BEGIS präsentiert EDIB®

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Information about BEGIS präsentiert EDIB®
Business & Mgmt

Published on March 6, 2014

Author: teggert

Source: slideshare.net

Description

Personalarbeit ist heute immer noch von komplexen Abläufen und administrativen Prozessen geprägt. Doch eigentlich sollten sich Personaler viel mehr um den Menschen im Unternehmen kümmern und nicht Papierberge bewegen, Formulare ausfüllen oder Urlaubszettel händisch verwalten. Wir haben es uns zum Ziel gemacht, mit unseren Lösungen und Dienstleistungen den Personalbereich in die Lage zu versetzen, sich auf seine echte Wertschöpfung im Unternehmen zu konzentrieren – den richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt mit der richtigen Ausbildung an der richtigen Aufgabe zu haben.

Einfach gesagt – es einfach zu machen !

Dazu haben wir unser einfach einzuführendes Workflow-System EDIB® Workflow entwickelt, das Ihnen den Umgang mit Prozessen, Dokumenten und Formularen erleichtert und unser einfach zu bedienendes Personalaktensystem EDIB® Akte, das Sie ohne großen Aufwand bedienen können. Die digitale Akte einfach zu füllen, das erreichen Sie mit unseren vielfältigen Scan-Dienstleistungen, sei es, bestehende Akten in das System zu übertragen oder den ganzen Posteingang einer Personalabteilung zu übernehmen. Mit EDIB® Dokumente können Sie wichtige HR-Do¬kumente, z.B. Vertragsangebote, Zeugnisse, Be¬scheinigungen oder die allgemeine Korrespondenz automatisiert und in höchster Qualität erstellen. Sie sparen dadurch Zeit, senken den Aufwand und ver¬meiden Fehler.

Und für Shared Service Center oder Personaldienstleister können wir die Schnittstelle und somit den Prozess zwischen Kunde und Dienstleistung mit LEVADOC® einfacher machen. Und wenn es dann darum geht, die Prozesse rund um diese Lösungen einfach zu gestalten, helfen wir mit unserer Beratung bei allen HR-Prozessen weiter.

Wir machen es. Und das immer getreu unserem Motto – wir wollen ihnen das administrative Leben einfach machen!

UF SIE IEBE A MIT L TEN! CHNIT ZUGES Einfach machen oder einfach machen März 2014

Einfach machen oder einfach machen Copyright © BEGIS GmbH

20-jährige Expertise ... 45.000 Akten 170 Firmen 5.000.000 Belege pro Jahr 42 1988 15 Mitarbeiter Gründung Entwickler EDIB® Workflow Hersteller Spezialist HR Expertise Copyright © BEGIS GmbH

Wir machen mit unseren Leistungen und Produkten Ihre Personalarbeit einfacher! Copyright © BEGIS GmbH

Mit Liebe auf Sie zugeschnitten! MIT LUST FÜR SIE KREIERT! MIT LAUNE FÜR SIE FESTGEHALTEN! Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Produktfamilie ... ... lösungsorientiert Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Produktfamilie ... ... modular aufgebaut EDIB® Workflow ! Standortunabhängig ! Automatisierung Datenflüsse ! Einrichtung von Workflows für ESS und MSS ! Hohe Benutzerfreundlichkeit ! Konfigurierbare Workflows ! Mehrstufige Workflows ! Integrierte Workflowaktionen ! Rollenbasiertes Berechtigungssystem ! ... EDIB® Dokumente ! Erstellung wichtiger HR-Dokumente ! Daten aus unterschiedlichsten Quellen ! Assistenzdialoge ! Textbausteine ! Umsetzung des Corporate Designs ! Jedes Element gibt es nur einmal ! Vielfältige Ausgaben (Drucker, mail, ...) ! Datentransfer an Aktensysteme ! ... EDIB® Akte ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Hohe Benutzerfreundlichkeit Standortunabhängig Integrierte Workflows mit Freigaben Wiedervorlage, Notizen etc. Flexible Konfiguration je Kunde Mehrsprachigkeit Volltextsuche Recherche über alle Akten Rollenbasiertes Berechtigungssystem ... Copyright © BEGIS GmbH

Abschaffung Papierakte, Einsparung von Lagerund Registraturkosten Schneller, standortunabhängiger, gleichzeitiger Zugriff Einheitliche Strukturen, Vermeidung von Datenredundanzen Entlastung von zeitaufwändigen administrativen Aufgaben Erhöhte Transparenz Effizienzsteigerung durch optimierte Arbeitsprozesse Warum ? Erhöhter Datenschutz Qualitative Verbesserung der Personalarbeit aufgrund schnellerer Auskunftsfähigkeit Verkürzung von Arbeitsabläufen (Recherche-/Ablagezeiten) Copyright © BEGIS GmbH

So steuert man heute Prozesse! Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Workflow ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Einrichtung für ESS und MSS Optimale Ergänzung mit EDIB® Akte und EDIB® Dokumente Hohe Benutzerfreundlichkeit Konfigurierbare individuelle Workflows Rollenbasiertes Berechtigungssystem Sehr hohe Sicherheitsstandards Standortunabhängig und Flexibel Durchgängige Mehrsprachigkeit Übersichten über Bearbeitungsstand Mehrstufig, Bedingungs- und Aktionswerk ... Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Workflow Prozessmöglichkeiten Zeugnis- erstellung Arbeitszeit- änderung Einmal- entgelt Beauftragung Genehmigung Dokumenterstellung Beauftragung Personalakte Auslieferung Genehmigung Dokumenterstellung Auslieferung Dokumenterstellung Beauftragung Genehmigung Personalakte Auslieferung Genehmigung Prozesse – individuell konfiguriert Personalakte Copyright © BEGIS GmbH

So macht man heute Dokumente! Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Dokumente Mit EDIB® Dokumente können Sie wichtige HR-Dokumente automatisiert und in höchster Qualität erstellen Sie sparen dadurch Zeit, senken den Aufwand und vermeiden Fehler ! ! ! ! ! Vertragsangebote Zeugnisse Bescheinigungen allgemeine Korrespondenz ... Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Dokumente ! Schnell Die automatisierte Erstellung der Dokumente ! Entlastend Dialoge führen Sie komfortabel durch den Erstellungsprozess ! Konsequent Jedes einzelne Dokument folgt dem Corporate Design ! Service Mit EDIB® Dokumente als Software Service schaffen Sie schneller mehr ! Minimaler Pflegeaufwand Jedes EDIB® Dokumente-Element (Textbausteine, Logo, Grafik) gibt es in EDIB® Dokumente nur ein einziges Mal Copyright © BEGIS GmbH

So sichert man heute Dokumente! AKTE Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Akte ! ! ! ! Integrierte Standardworkflows Durchgängiges Berechtigungskonzept Workfloworientierte Nutzerverwaltung Einrichtung temporäre Zugänge ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Mitarbeiter Line-Manager Steuerprüfer Intuitive und einfache Bedienung Sehr hohe Sicherheitsstandards Standortunabhängig und Flexibel Volltext, auch Aktenübergreifend Mehrsprachig Dynamische Ansichten ... Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Akte Überblick Scannen/Hochladen der Dokumente Rollenbasierter Zugriff Mitarbeiter Stammdaten … Führungskraft Prozessdesign und -optimierung Workflows … aus führendem HR-System 01011100110 Business Partner Office Mailing Formulare Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® Akte Schritte zur Einführung Abstimmung mit dem BR Implementierung Betrieb und Support der Lösung Überführung der Papierakte Anbindung an HR-Systeme Rollen- und Berechtigungskonzept Festlegung der Registerstruktur Copyright © BEGIS GmbH

Rolle Administrator × × × × × × × Personalsachbearbeiter × × × × × × × Führungskraft × × × Mitarbeiter × × Akte Drucken Persönliche Wiedervorlage Scannen Temporäre Berechtigungsvergabe Ablagekorb Wiedervorlage Mitarbeiterfoto einfügen Notiz Lesezeichen Löschen Drucken Dokument verschieben Ändern/ Attributiveren Einsichtsrecht EDIB® Akte Rollen- und Berechtigungsstruktur mögliches Beispiel × × × × × × × × × × × × Copyright © BEGIS GmbH

Und wenn die ITKapazitäten fehlen ... ... lehnen Sie sich zurück mit ASP Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® ASP !   Hochsicheres Rechenzentrum !   Daten bleiben in Deutschland !   Vielfältige Zertifizierungen Copyright © BEGIS GmbH

EDIB® ASP ! Betrieb der Software ! Deutsches Rechenzentrum ! Laufende Aktualisierung der Software ! Hotline ! Betreuung der Schnittstellen ! Klares Preismodell Copyright © BEGIS GmbH

Mit Liebe auf Sie zugeschnitten! MIT LUST FÜR SIE KREIERT! MIT LAUNE FÜR SIE FESTGEHALTEN! Copyright © BEGIS GmbH

Digitalisierung Vom Papier ins Archiv Archivierung der elektronischen Dokumente Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen (E-Mail, Gehaltsabrechnungen, OCRDokumente, ...) 3 2 1 Scan der Akte 1 Erstverscannung Bei der Erstverscannung ist zu entscheiden, ob es zu einer Aktenbereinigung kommen soll Oftmals kann dabei die Akte – falls notwendig – gleich vorsortiert werden Scannen der Tagesablage 2 Kann durch externe Dienstleister übernommen werden In der Regel durch den Einsatz eines Arbeitsplatzscanners bewältigt Kann durch Dienstleister übernommen werden Copyright © BEGIS GmbH

Digitalisierung laufende Fälle Vernichtung 4 Transport 1 Vernichtung durch zertifizierten Dienstleister 3 Belegflusskanäle Vernichtungsstufe 3 - 4 (geheimes Material) Keine Belegvorbereitung erforderlich Vernichtung mit Überwachung und Protokollierung Laufende Fälle 2 1 Individuelles Postfach für Papierbelege Individuelle Mailadresse für Versand per Mail Individuelle Faxadresse für Versand per Fax Digitalisierung Attribuierung beim Dienstleister Attribuierung Dokumentenart und Personalnummer Ermittlung der Personalnummer durch MiniPersonalstamm durch den Dienstleister 3 2 Vorbereitung Kein Aufwand für eine Vorbereitung bei Bereitstellung Mini-Stamm Copyright © BEGIS GmbH

Qualität in der Digitalisierung Ausschließlich Personalbelege Damit haben die Mitarbeiter eine sehr hohe Kompetenz und große Erfahrungen speziell in der Bearbeitung von Personaldokumenten Klare Prozesse In drei Arbeitsstufen wird eine laufende Kontrolle der Digitalisierung gewährleistet Copyright © BEGIS GmbH

ank! Vielen D Thomas Eggert thomas.eggert@begis.de Tel.: +49 30 3199 0 3199 BEGIS GmbH Am Borsigturm 44 13507 Berlin Einfach machen oder einfach machen

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