Aproximación a: Gestión de la Transformación y Cambio

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Leadership & Management

Published on April 23, 2014

Author: SteelMood

Source: slideshare.net

Aproximación a: Gestión de la transformación y cambio Noviembre 2013

2 …requieren cambios organizativos…. …que requieren cambios personales. Ideas alrededor del cambio  Tecnología  Economía  Gobierno  Sociedad  Clientes  Competidores  Estrategias  Estructura organizativa  Prácticas  Procesos  Productos  Role  Responsabilidades  Hábitos  Pensamiento  Valores  Comportamientos Cambios externos… Por qué y cuándo ocurre el cambio ¡El cambio externo es permanente y los cambios personales son complejos!

3 ¿Cuándo conviene Gestionar un Cambio? • Puesta en marcha de nueva estrategia empresarial – Nuevos objetivos – Nuevos productos o mercados – Nuevas capacidades y orientaciones • Puesta en marcha de nuevas maneras de trabajar – Nueva organización – Nuevos procesos – Nuevos Sistemas de Información • Transferir conocimientos y comportamientos – Fusiones y Adquisiciones – Involucrar a las personas en el cambio – Propiedad del proceso • ….. Situaciones típicas donde conviene definir un Proyecto (o línea de trabajo) de Cambio: ¡En cualquier situación donde el cambio personal sea relevante para el resultado final!

4 Dos fases en un Proyecto de Cambio Arranque Diseño del Cambio (de arriba a abajo) de 4 a 12 semanas Puesta en marcha del cambio (de abajo a arriba) de 3 a 24 meses Ejecución

5 Actividades de la Fase de Arranque • Análisis de las expectativas de los diferentes grupos de interés (“stakeholders”) • Elaborar Mapa de Relaciones de los principales personas involucradas en el proceso • Validar con la dirección la definición del modelo futuro • Identificar el “gap” con la situación actual • Identificar los “Managers del Cambio” y “Agentes del Cambio” • Definir las acciones de comunicación del Proyecto • Identificar las necesidades de formación y coaching con el equipo técnico del proyecto – Mapa de capacidades a desarrollar y acciones para su desarrollo – Definir las herramientas del Proyecto • Definir las líneas de trabajo y sus participantes (Equipos Naturales de Trabajo) – “Charter de cada línea de trabajo: misión, objetivos, entregables – Join Team members de diferentes áreas y niveles para el equipo de trabajo • Validaciones y actualizaciones ejecutivas de abajo arriba semanales • Definir y ejecutar el “kick-Off” de lanzamiento del Proyecto de Cambio – Al final de la fase de Arranque y con todos los participantes en los equipos de trabajo. – Comunicación de los objetivos y método de trabajo del Proyecto – Formación a los participantes y puesta en marcha de los equipos de trabajo Arranque

6 Actividades de la Fase de Ejecución • Asegurar el avance de los equipos naturales de trabajo (facilitación): – Elaboración y seguimiento del Plan de Trabajo de cada equipo – Formación y coaching a los participantes (equipo técnico del proyecto) – Asistencia en metodología y herramientas de trabajo – Reuniones de trabajo semanales • Comunicar los resultados parciales del Proyecto, propagar mensajes clave y recibir feedback – Publicaciones del proyecto: Boletines, sites, con mensajes a reforzar (historias de éxito, mejores prácticas, etc) diarias, semanales y mensulaes. – Eventos y jornadas de puertas abiertas comunicando avances y preguntando feedback (Brown Paper Fair, Jornadas de Puertas Abiertas, etc) al alcanzar hitos importantes. • Proporcionar información de avance a la dirección en actualizaciones semanales/mensuales (dependiendo de la fase del proyecto) – Resultados de los equipos de trabajo – Sentimiento de propiedad del proyecto generado – Propuesta de decisión ejecutiva sobre el Proyecto • Actualización semanal del Mapa de Relaciones • Seguimiento de las expectativas de los diferentes grupos de interés en el Proyecto Ejecución

7 Definir Equipos Naturales de Trabajo  Contar con las personas claves para lograr y transmitir el cambio  Proporcionar una visión desde todos los puntos de vista técnicos y organizativos de los asuntos a tratar garantiza la calidad de los resultados y facilita su puesta en marcha  Asegurar la correcta priorización de necesidades  Asegurar la comunicación y la movilización del resto de la organización. Minimizar riesgos  Formación, documentación, etc.  Ser proactivo en identificar y resolver problemas y barreras de cambio  Promover la reutilización y el intercambio de conocimiento  Transferencia del sentimiento de propiedad de las nuevas ideas. Asegurar la transmisión de conocimiento  Movilización e involucración , Facilitación del proceso.  Coordinación y coherencia de los equipos de trabajo y avances.  Coaching ejecutivo.  Asegurar una correcta la integración y coordinación  Proceso mas eficiente y predecible. Métodos y herramientas Equipos Multidisciplinares que se definen para alcanzar un hito concreto, después se disuelven

8 Definir los diferentes roles en el Cambio  Dueño del objetivo  Resolver conflictos  Responsable del resultado  Centrado en contenido  Impulsor del cambio  Poder de veto Roles y responsabilidades de cada uno: Patrocinador Lider del grupo o equipo  Coordina los esfuerzos  Seguimiento de actividades  Acuerda plan y agenda  Reporta resultados y riesgos  Focaliza las actividades  Conocen el negocio y los procesos  Aportan soluciones  Aportan contenido  Desarrollan las ideas  Preparan la documentación  Transmiten el cambio Participante Facilitador del proyecto Patrocinadores, Managers, Agentes y Facilitadores del Cambio  Gestiona el proceso  Metodología y herramientas  Resolución de dudas, formación y coaching

9 Gestionar el Ciclo del cambio y la participación Para lograr el éxito, las personas deben ser participes en el cambio 90% del colectivo debe conocer los objetivos del proyecto 60% con actitud positiva hacia el proyecto 20-30% involucrado en el proyecto 10-15% patrocinadores del cambio Participación Implicación Exito Reconocimiento Motivación Si quiere introducir al personal en la dinámica del ciclo de la movilización... …se necesita poner en marcha los canales de participación que consigan estas métricas

10 Gestionar el ciclo emocional del cambio Pesimista informado (escepticismo)  Hay problemas  No lo hemos planificado todo  La motivación baja  Las soluciones no son del todo claras “Optimista NO informado” (seguridad)  No entiende todo lo que hay que hacer, pero suena divertido  Las ideas son buenas y parece que lo hemos planificado todo Realista con Esperanza  Hemos resuelto problemas “insalvables”  Hay resultados concretos  Sensación de haber conseguido algo importante  Hay retos importantes todavía, pero hay esperanza de que los podamos resolver Tiempo Gradodeentusiasmodelequipo OptimismoPesimismo KICK OFF! Alcanzando los Objetivos  Hemos implantado cambios importantes y con Éxito  Hemos creado nuevas maneras de trabajar y hemos realizado beneficios  El resultado es muchas veces diferente de lo que esperábamos cuando éramos “Optimistas NO Informados” 90% de todos los proyectos de cambio terminan aquí

11 Gestionar la natural resistencia al cambio Política ¡Cada tipo de resistencia tiene su propio tratamiento!

12 Identificar los paradigmas Paradigma  Vemos y comprendemos el mundo a través de los paradigmas.  Los paradigmas están tan profundos en nuestro ser que no logramos verlos.  Un paradigma es un handicap que restringe nuestro pensamiento, pero al mismo tiempo reduce la complejidad pues nos lleva mucho mas fácilmente a resultados

13 Gestionar los cambios de paradigma La superficie de la Tierra es plana Las Compañías deciden lo que quiere el clienteEl tiempo es absoluto Las mujeres no deben votar La Tierra es esférica Los mismos derechos para hombres y mujeres El cliente es el Rey El poder del Rey es de origen divino Democracia y voto universal Cambio climático Globalización Viejos paradigmas Nuevos paradigmas ¡proponer nuevas utopías ayuda a revisar viejos paradigmas!

14  Valores  Dogmas  Confianza  Prejuicios  Hábitos  Rutinas Nuestros paradigmas están relacionados con nuestros: ¿Qué mas podemos decir sobre paradigmas?  Tradiciones  Costumbres  Teorías  Modelos  Prácticas  ¡Nuestra propia percepción de la realidad!

15 Page  15 Disponer de las técnicas y herramientas Gestión de expectativas  Planificación y revisión de expectativas Herramienta Metodología estructurada para Brown Paper  Análisis de procesos: Obtiene toda la información de un proceso Gestión de equipos naturales de trabajo  La gestión de equipos heterogéneos (multidisciplinares, multiculturales, etc.) de trabajo RACI  Definir la participación de personas (equipos de trabajo, departamentos), en las diferentes tareas Medición Client Satisfaction  Objetiva el valor subjetivo de un Proyecto Resolución de problemas de equipos  Problemas complejos exigen soluciones construidas a partir de diferentes aportaciones (punto de vista, área funcional, especialidad técnica, etc.) DILO  La observación activa del trabajo de algo o alguien. (Un usuario, un repartidor, un contenedor, una sucursal bancaria…) Mistery Shopping  Compra de productos o uso de servicios con intención de verificar hipótesis o recopilar la información. ¡Enseñamos su uso! ¡Útiles después del proyecto!

16 Beneficios de esta aproximación integrada  Minimiza los riesgos de la implantación  Proporciona una visión global del proyecto, permitiendo el análisis y la toma de decisiones  Asegura la correcta priorización de necesidades de usuarios y coordinar la gestión del cambio  Asegura una involucración de usuarios claves suficiente, y asegurar la comunicación y la movilización del resto de la organización  Vigila las posibles desviaciones de costes y plazos, realizando una gestión de riesgos (global e individual), asegurando planes de contingencia  Unifica los criterios de comunicación, calidad y reporting  Aseguar una correcta la integración y coordinación de las actuaciones y resultados de las diferentes áreas  Promover la reutilización y el intercambio de conocimiento  Asegurar la transferencia de conocimiento al equipo  Formación, documentación, etc.  Ser proactivo en identificar y resolver problemas y barreras de cambio  Metodología y herramientas de trabajo.  Movilización e involucración.  Facilitación del proceso.  Coordinación y coherencia de los equipos de trabajo.  Coaching ejecutivo.  Coordinación y coherencia en los avances.  Estar alineado con la estrategia de la dirección  Seguimiento de beneficios.  Comité de seguimiento Definición ImplantaciónMovilización Coordinación y planificación Control de calidad Seguimiento de resultados Gestión de recursos Comunicación y facilitación Gestión del cambio El objetivo de la gestión del cambio es garantizar el éxito de la transformación

17 Variedad de servicios de Gestión del Cambio • Proyecto en sí mismo, es decir, proyecto donde el principal objetivo es poner en marcha un cambio: – Proyecto de Transformación empresarial general o limitado a un área – Proyecto de Innovación o Mejora Continua – Desarrollo de nuevos hábitos y capacidades en los equipos. • Línea de trabajo, es decir, como parte de un proyecto mas amplio: : – Reorganización y rediseño de procesos. – Desarrollo e implantación de nuevos Sistemas de Información. – Integración de una adquisición. – Oficinas de Proyecto (PMO) • Embebido en otros servicios SteelMood, pues todo proyecto implica un cambio a gestionar – Proyectos – Externalizaciones Situaciones típicas donde conviene definir un Proyecto (o línea de trabajo) de Cambio:

18 Análisis y Diseño Identificación Oportunidades Mejora Análisis de la Situación Actual • Identificación oportunidades de mejora o Corto plazo o Largo plazo • Evaluación de oportunidades • Diseño del Modelo Futuro o Modelo Futuro o Valoración beneficios Informe Situación Actual Informe Oportunidades de mejora Diseño del Modelo Futuro Plan de Implantación • Plan de Implantación o Plan de Trabajo o Métricas y mecanismos de seguimiento Plan de Implantación • Entrevistas de enfoque o Directivos o Gerentes • Revisión Documentación • Estudios Específicos Diseño del Modelo Futuro Informe Oportunidades de Mejora Analisis & Diseño A&D Business Case • Business Case oEstimación de los beneficios o Diseño de los KPI´s o Priorización de oportunidades Diseño del Modelo Futuro Informe de beneficios Modelo futuro Informe situación actual

Madrid Av. de la Industria, 32 28108 Alcobendas España México D.F. Periférico Sur 3325, piso 4 San Jerónimo Lidice Magdalena Contreras 10200 México www.steelmood.com Huelva PCTH, Edificio 2.000 C/ Caucho, 1 21110 Aljaraque - Huelva España

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