การใช้โปรแกรม Access เบื้องต้น

50 %
50 %
Information about การใช้โปรแกรม Access เบื้องต้น

Published on March 11, 2014

Author: doodeewa

Source: slideshare.net

ห น้ า | 1 เอกสารประกอบการบรรยาย การใช้งานโปรแกรม Microsoft Access 2007 เบืองต้น รู้จักกับฐานข้อมูล ฐานข้อมูลเป็นเครืองมือสําหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกียวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสังซือ หรือสิงอืนใดก็ได้ ฐานข้อมูลจํานวนมากเริมมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคําหรือโปรแกรม กระดาษคํานวณ เมือรายการมีขนาดใหญ่ขึน ความซําซ้อนและความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลจะเริมปรากฏขึน การดูข้อมูล ในฟอร์มรายการเริมไม่เข้าใจ และมีข้อจํากัดในการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลมาตรวจทาน เมือปัญหาดังกล่าวเกิดขึน แล้ว จึงเป็นการดีทีจะโอนถ่ายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลทีสร้างขึนด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล รู้จักกับโปรแกรม Microsoft Access เป็นชุดโปรแกรมทีถูกพัฒนาขึนมาเพือใช้สําหรับการจัดการข้อมูลทีมีรูปแบบเป็นตารางให้ถูก แปลงและจัดเก็บเอาไว้เป็นรูปแบบของตารางฐานข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูล ซึงง่ายสําหรับผู้ทีต้องการจัดทําฐานข้อมูลเพือใช้ ในการจัดเก็บข้อมูลอย่างง่ายและไม่มีความซับซ้อนมาก โดยมีจุดเด่นคือ สามารถสร้างแบบสอบถาม (Query), สร้างหน้าจอ สําหรับโต้ตอบกับผู้ใช้ (Form), รายงานนําเสนอ (Report) หรือแม้แต่แผนภูมินําเสนอ (Charts) ก็สามารถสร้างได้เช่นกัน นอกจากนียังสามารถนําฐานข้อมูลเหล่านีไปประยุกต์ใช้กับโปรแกรมทีพัฒนามาจากแหล่งอืนๆได้ด้วย และจุดทีสําคัญคือ จัดระเบียบและเรียกดูข้อมูลด้วยวิธีต่างๆได้นันเอง ฐานข้อมูล Access จะเก็บตารางไว้ในแฟ้ มข้อมูลเดียวพร้อมกับวัตถุอืนด้วย เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล โดยฐานข้อมูลทีสร้างในรูปแบบ Access 2007 จะมีนามสกุลเป็น .accdb และฐานข้อมูลทีสร้างในรูปแบบของ Access รุ่น ก่อนหน้าจะมีนามสกุลแฟ้ มเป็น .mdb โดยสามารถใช้ Access 2007สร้างแฟ้ มข้อมูลในรูปแบบแฟ้ มของรุ่นก่อนหน้าได้ (ตัวอย่างเช่น Access 2000 และ Access 2002-2003) การใช้งานโปรแกรม 1. ฐานข้อมูลและตารางข้อมูล ตารางฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายกับกระดาษคํานวณ นันคือข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ดังนัน จึงเป็นเรือง ค่อนข้างง่ายในการนําเข้าข้อมูลจากกระดาษคํานวณไปยังตารางฐานข้อมูล โดยข้อแตกต่างทีสําคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของ คุณในกระดาษคํานวณและการเก็บในฐานข้อมูลจะอยู่ทีวิธีการจัดระเบียบข้อมูล เมือต้องการความยืดหยุ่นสําหรับฐานข้อมูลให้มากทีสุด ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลงในตารางเพือไม่ให้เกิดความ ซําซ้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะเก็บข้อมูลเกียวกับพนักงาน ควรป้ อนข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าไปในตารางทีใช้เก็บ ข้อมูลพนักงานเพียงครังเดียว ข้อมูลเกียวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บในตารางของผลิตภัณฑ์ และข้อมูลเกียวกับทีอยู่ของสาขาจะ เก็บในตารางอืน กระบวนการนีเรียกว่า การทํา Normalization แต่ละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็นหนึงระเบียน ระเบียนคือทีทีใช้เก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนจะประกอบด้วย เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึงเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางหนึงทีชือ "พนักงาน" ซึงแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลต่างๆ เกียวกับพนักงานหนึงคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิดข้อมูล ทีต่างกัน เช่น ชือ นามสกุล ทีอยู่ และอืนๆ เขตข้อมูลนันต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิดข้อมูลทีแน่นอน ไม่ว่าจะเป็น ข้อความ วันทีหรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดข้อมูลอืนๆ

ห น้ า | 2 1.1 การสร้างฐานข้อมูล - ภาพ 1- 1. คลิกที “สร้างฐานข้อมูลเปล่า” 2. ตังชือฐานข้อมูล 3. กรณี เลือกทีจัดเก็บข้อมูล 3.1 ตังชือฐานข้อมูล 3.2 เลือกประเภทการบันทึกฐานข้อมูล 3.3 กด “ตกลง” เพือบันทึก -ภาพ 2- 4. กด “สร้าง” เพือสร้างฐานข้อมูล

ห น้ า | 3 -ภาพ 3- ระบบก็จะทําการสร้างฐานข้อมูลขึนมาให้ 1 ฐานข้อมูล ( ชือฐานข้อมูล.accdb ) พร้อมด้วยตารางข้อมูลเปล่ามาให้ ด้วย( Table 1 ) (ภาพ 3) 1.2 การสร้างตารางข้อมูล หลังจากทีได้ฐานข้อมูลแล้ว ขันตอนการสร้างตารางสามารถทําได้โดยให้เลือกที tab “สร้าง” จากนันเลือกที icon “ตาราง” (ภาพ 4) แล้ว จากนัน ระบบจะทําการสร้างตารางขึนมาให้ 1 ตารางซึงเป็นตารางเปล่าเช่นกัน(ภาพ 3) -ภาพ 4- 1.3 การเพิมเขตข้อมูล หลังจากทีได้ตารางมาแล้ว ขันตอนต่อมาคือการสร้างเขตข้อมูล โดยทัวไปหลังจากสร้างตาราง ระบบจะทําการ สร้างเขตข้อมูลมาให้อยู่แล้ว 1 เขตข้อมูล คือ เขตข้อมูล “ID” ซึงสร้างขึนมาเพือใช้อ้างอิงระเบียนข้อมูลทีถูกบันทึกไว้ในแต่ละ ระเบียน เพือไม่ให้ข้อมูลทีมีอยู่เกิดความซําซ้อนกัน ในกรณีทีมีข้อมูลชุดเดียวกันบรรจุอยู่ นอกจากนี ตัวมันเองยังทําหน้าที เป็นคีย์หลักเพือใช้สําหรับการเชือมข้อมูลกันระหว่างแต่ละตารางอีกด้วย โดยขันตอนการเพิมเขตข้อมูลสามารถทําได้ดังนี

ห น้ า | 4 -ภาพ 5- ไปทีแผ่นตารางข้อมูล แล้วคลิกขวาที tab ชือตาราง จากนันเลือกทีเมนู “มุมมองออกแบบ” แล้วระบบจะให้ทํา การตังชือตาราง(ภาพ 6) เมือตังเสร็จแล้วกด “ตกลง” ก็จะเข้าสู่หน้ามุมมองออกแบบของตารางนี (ภาพ 7) -ภาพ 6-

ห น้ า | 5 -ภาพ 7- ทีหน้าออกแบบจะประกอบด้วย 4 ส่วนหลักๆ ได้แก่ -ภาพ 8- 1. ชือเขตข้อมูล เป็นการสร้างชือไว้สําหรับอ้างถึงเขตข้อมูลนันๆ ข้อแนะนํา ควรตังให้เป็นภาษาอังกฤษและ สือความหมายให้เข้าใจได้ชัดเจน 2. ชนิดของข้อมูล เป็นการเลือกชนิดของข้อมูลทีต้องการเก็บ โดยแต่ละชนิดมีความหมายดังนี ประเภท ขนาด ความหมาย Text สูงสุด 255 ตัวอักษร ตัวอักษร ตัวเลข หรือเครืองหมายต่างๆ ทีไม่ได้ใช้ในการคํานวณ Memo สูงสุด 65,635 ตัวอักษร ตัวหนังสือ หรือตัวเลขทีเป็นคําอธิบาย หรือบักทึกทีมีความยาวมากๆ Number 1 – 8 ไบท์ ข้อมูลตัวเลขทังจํานวนเต็ม หรือทศนิยม ทีต้องใช้ในการคํานวณ ดังนี 1. Byte : ตัวเลขจํานวนเต็ม 0-255 2. Integer : จํานวนเต็ม -32,768 ถึง 32,768 3. Long integer : จํานวนเต็ม -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 4. Single : เก็บตัวเลขทศนิยม 7 ตําแหน่ง 5. Double : เก็บตัวเลขทศนิยม 15 ตําแหน่ง 6. Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28 ตําแหน่ง Date/Time 8 ไบท์ วันทีและเวลาซึงมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกําหนดแบบของการ 1 2 3 4

ห น้ า | 6 แสดงผลเองได้ Currency 8 ไบท์ เก็บข้อมูลทีเป็นจํานวนเงิน เพือป้ องกันเรืองการปัดเศษทศนิยม Auto Number 4 Byte กําหนดตัวเลขทีเรียงลําดับต่อเนืองกันโดยอัตโนมัติ โดยโปรแกรม Yes/No 1 บิท เก็บข้อมูลในรูปทีเป็นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ ชาย/หญิง ถูก/ผิด OLE Object 1 GB เก็บข้อมูลทีถูกสร้างโดยโปรแกรมอืน เช่น รูปภาพ เป็นต้น Hyperlink สูงสุด 2,048 ตัวอักษร จุด Link ต่างๆ Lookup Wizard 4 ไบท์ ข้อมูลทีเลือกจากตารางอืนๆ ทีสัมพันธ์กัน Attachment เก็บข้อมูลทีเป็นรูปภาพ 3. คําอธิบายเขตข้อมูล ใช้สําหรับอธิบายความหมายของแต่ละเขตข้อมูล 4. คุณสมบัติเขตข้อมูล จะเป็นส่วนของการกําหนดคุณสมบัติเพิมเติมให้กับแต่ละเขตข้อมูลนัน โดยมี รายละเอียดดังนี ขนาดเขตข้อมูล ขนาดของ ตามชนิดทีเลือกไว้ใน ชนิดข้อมูล รูปแบบ รูปแบบของข้อมูลใน Field นัน ๆ คําอธิบาย รูแปแบบทีใช้บังคับป้ อนข้อมูลเช่น กําหนดให้ป้ อนได้เฉพาะตัวเลขได้ไม่เกิน 5ตัวเลข ชือแสดงแทน ป้ ายชือทีติดแทนชือField ทีหัวคอลัมนืเมือแสดงข้อมูลแบบ Datasheet View ค่าเริมต้น การกําหนดค่าเริมต้น ข้อความตรวจสอบ แสดงกรอบข้อความเมือข้อมูลทีป้ อนเข้าไปไม่เป็นไปตามเงือนไงทีกําหนดไว้ในValidation Rule จําเป็น กําหนดว่าต้องป้ อนข้อมูลหรือไม่ อนุญาตให้เป็นศูนย์ กําหนดว่าสามารถป้ อนค่าว่าง(Null Value) ได้หรือไม่ 1.4 การบันทึกตารางข้อมูล 1. คลิกที icon บันทึก 2. ตังชือตาราง 3. ตกลง เพือบันทึก -ภาพ 9-

ห น้ า | 7 2. ฟอร์ม ในบางครังฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็น "หน้าจอสําหรับป้ อนข้อมูล" ซึงเป็นส่วนติดต่อทีคุณใช้ทํางานกับข้อมูลของคุณ และฟอร์มมักมีปุ ่ มคําสังทีใช้ดําเนินการคําสังได้หลากหลายคุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์มด้วยการแก้ไข ข้อมูลของคุณอย่างง่ายๆ ในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการทีจะใช้ฟอร์มเพือดู ป้ อนข้อมูล และแก้ไขข้อมูลในตารางมากกว่า ฟอร์มจะให้รูปแบบทีง่ายต่อการใช้สําหรับทํางานกับข้อมูล และคุณสามารถเพิมองค์ประกอบการใช้งาน เช่น ปุ ่ ม คําสัง ลงในฟอร์มได้ด้วย คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กับปุ ่ มต่างๆเพือใช้กําหนดว่าจะให้ข้อมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม เปิด ฟอร์มหรือรายงานอืนๆ หรือดําเนินงานอืนหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฟอร์มชือ "ฟอร์มลูกค้า" ทีคุณใช้ ทํางานกับข้อมูลลูกค้า ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ ่มทีใช้เปิดฟอร์มใบสังซือทีคุณสามารถป้ อนรายการสังซือใหม่สําหรับลูกค้ารายนัน ได้ นอกจากนี ฟอร์มยังอนุญาตให้คุณสามารถควบคุมวิธีทีผู้ใช้รายอืนจะโต้ตอบกับข้อมูลในฐานข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มทีแสดงเฉพาะบางเขตข้อมูลและอนุญาตให้มีการดําเนินการได้เพียงบางอย่างเท่านัน สิงนีจะช่วย ป้ องกันข้อมูลและทําให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลจะถูกป้ อนอย่างถูกต้อง 2.1 การสร้างฟอร์มเอง 1. เลือกตารางทีต้องการสร้าง 2. เลือก สร้าง 3. เลือกที icon ฟอร์ม -ภาพ 10-

ห น้ า | 8 4. บันทึก ฟอร์ม -ภาพ 11- 2.2 การสร้าง ฟอร์มด้วย wizard -ภาพ 12-

ห น้ า | 9 1. เลือก สร้าง 2. เลือก form wizard 3. เลือกตารางทีต้องการ 4. เลือกเขตข้อมูลทีต้องการให้แสดงใน ฟอร์ม 5. เลือก ถัดไป -ภาพ 13- 6. เลือกรูปแบบการแสดงของเขตข้อมูล 7. เลือก ถัดไป -ภาพ 14-

ห น้ า | 10 8. เลือกรูปแบบของ ฟอร์ม 9. เลือก ถัดไป -ภาพ 15- 10. ตังชือให้กับ ฟอร์ม 11. เลือกที เสร็จสิน -ภาพ 16-

ห น้ า | 11 3. รายงาน รายงานเป็นสิงทีคุณใช้เพือสรุปและนําเสนอข้อมูลในตาราง บ่อยครังทีรายงานจะตอบคําถามตามทีระบุไว้ เช่น "เรา รับเงินจากลูกค้าแต่ละรายเป็นจํานวนเท่าไรในปีนี" หรือ "ลูกค้าของเราอยู่ทีเมืองใดบ้าง" แต่ละรายงานสามารถกําหนด รูปแบบให้นําเสนอข้อมูลในรูปแบบทีอ่านง่ายทีสุดได้ รายงานสามารถถูกเรียกใช้เวลาใดก็ได้ และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ โดยทัวไปรายงานจะถูก จัดรูปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้ แต่คุณก็ยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอืน หรือส่งเป็นข้อความ อีเมล์ได้เช่นกัน 3.1 การสร้างรายงานเอง -ภาพ 17- โดยเลือกที สร้าง จากนันก็เลือกที icon รายงาน จากนัน ระบบก็จะแสดงหน้ารายงานเปล่าขึนมา -ภาพ 18- หากต้องการบันทึกรายงาน ก็เพียงทําตามขึนตอนดังภาพ 18 ซึงวิธีการบันทึกจะเหมือนกับการบันทึกฟอร์ม นันเอง

ห น้ า | 12 3.2 การสร้างรายงานด้วย wizard -ภาพ 19- 1. เลือกที สร้าง 2. เลือกที Report wizard 3. เลือกตารางทีต้องการออกรายงาน 4. เลือกเขตข้อมูลทีต้องการใช้งาน 5. เลือก ถัดไป -ภาพ 20- 6. เลือกการอ้างอิงจากข้อมูล

ห น้ า | 13 -ภาพ 21- 7. เลือกการจัดกลุ่มของข้อมูลทีจะแสดง 8. คลิกปุ ่ม ถัดไป (Next) -ภาพ 22- 9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ ่ ม ถัดไป(Next) -ภาพ 23-

ห น้ า | 14 10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ ่ม ถัดไป (Next) -ภาพ 24- 11.ตังชือรายงาน -ภาพ 25-

Add a comment

Related presentations

Related pages

การใช้โปรแกรม Access ...

การใช้โปรแกรม Access เบื้องต้น ข้อมูลนายศรายุทธ ...
Read more

การใช้โปรแกรม Access ...

การใช้โปรแกรม Access เบื้องต้น จริณรัตน์ อุคำพันธ์
Read more

คู่มือการใช้งาน Microsoft ...

คู่มือการใช้งาน Microsoft Access 2010 เบื้องต้น หมายเหตุ :
Read more

การใช้โปรเเกรม Microsoft ...

การใช้โปรแกรม Microsoft Access 2010 เบื้องต้น . 1. การปิด -เปิดโปรแกรม ...
Read more

สอน ไมโครซอฟแอคเซส ...

ไมโครซอฟท์แอคเซส (Microsoft Access) ... 16.00 น. รายงานเบื้องต้น (Report)
Read more

การใช้โปรแกรม - วิธี ...

การใช้โปรแกรม. ... แปลงของคุณจะถูกเก็บไว้ใน Random Access Memory ...
Read more

การใช้ MS Excel เบื้องต้น

การใช้งาน Excel เบื้องต้น หน้าจอและเมนู
Read more

สอนการใช้โปรแกรมAccess ...

สอนการใช้โปรแกรมAccess ... ฟอร์มจัดการข้อมูลเบื้องต้น ...
Read more

การใช้โปรแกรม Microsoft Access ...

การใช้งาน Facebook เบื้องต้น. ... การใช้โปรแกรม ... Microsoft Access 2007.
Read more