A R L O G Jun2007 Identificar Costos Ocultos Y Generar Acciones De Mejora

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Published on September 8, 2007

Author: RubenDrughieri

Source: slideshare.net

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Presentacion junio/07

" LAS CLAVES DE LA EFICIENCIA OPERATIVA Y EL SERVICIO A LOS CLIENTES"   "Como identificar los Costos Ocultos y Generar Acciones de Mejora” Junio 2007

Tienen alguna metodología que apliquen en forma sistemática para identificar los costos ocultos o ineficiencia? Los cuantifican ? Manejan indicadores ? Cuales son los relevantes ? Las comunicaciones entre las áreas de la empresa juegan a favor de la eliminación de las ineficiencias en forma importante o marginal ? Coordinan entre áreas ? Se tiene una visión integral ? Como recomienda enfocar una política de ataque a los costos ocultos o ineficiencias ? Que experiencia de éxito puede comentar ? Disparadores - Preguntas

Tienen alguna metodología que apliquen en forma sistemática para identificar los costos ocultos o ineficiencia?

Los cuantifican ?

Manejan indicadores ?

Cuales son los relevantes ?

Las comunicaciones entre las áreas de la empresa juegan a favor de la eliminación de las ineficiencias en forma importante o marginal ? Coordinan entre áreas ? Se tiene una visión integral ?

Como recomienda enfocar una política de ataque a los costos ocultos o ineficiencias ? Que experiencia de éxito puede comentar ?

- Principales Variables Procesos. Costos & Gastos. Servicio. Foco en el Cliente. Tiempos. Recursos. - Definir Alcance del proceso o cadena Logística. Mapeo Macro Proceso. Objetivos y Responsabilidades. Informacion del Negocio - Indicadores Como utilizarlos. Datos Básicos para Control. Nivel de Servicio. Desarrollo y Metodología

- Principales Variables

Procesos.

Costos & Gastos.

Servicio. Foco en el Cliente.

Tiempos.

Recursos.

- Definir

Alcance del proceso o cadena Logística.

Mapeo Macro Proceso.

Objetivos y Responsabilidades.

Informacion del Negocio

- Indicadores

Como utilizarlos.

Datos Básicos para Control.

Nivel de Servicio.

- Modelo Utilizado Integración de equipo. Comunicación. Resultados Comunes. - Recomendaciones Experiencias.Casos. Resumen Sugerencias. Agenda y Metodología Desarrollo y Metodología

- Modelo Utilizado

Integración de equipo.

Comunicación.

Resultados Comunes.

- Recomendaciones

Experiencias.Casos.

Resumen Sugerencias.

Datos Anuales, proyecto o Presupuesto Productos: Cantidades - Valores F.O.B. Tiempos: Días por proceso Transporte: Marítimo - Terrestre Fletes : Costos. Gastos Operativos: $$ Fabrica - Proveedor: Ubicación - Distancias Deposito destino: m2 - m3. Alcance e información Productos Fabrica Retailer

Datos Anuales, proyecto o Presupuesto

Productos: Cantidades - Valores F.O.B.

Tiempos: Días por proceso Transporte: Marítimo - Terrestre

Fletes : Costos.

Gastos Operativos: $$

Fabrica - Proveedor: Ubicación - Distancias

Deposito destino: m2 - m3.

Cuales son las “Reglas de Juego” ¿ Quienes intervenimos? ¿ Que espera y necesita el Cliente? ( Interno y Final) ¿ Que debemos hacer ? ¿ Como nos comunicamos y con quien ? ¿ De que negocio estamos hablando ? ¿ Como evaluamos resultados? Metodología

Conocer y entender la importacia de cada etapa del proceso . Análisis de una Cadena de Suministro Productos Importados . Fabrica hasta el Retailer Procesos Indicadores y Tiempos Costos & Gastos Servicios Recursos: Humanos y Técnicos Fabrica Cliente

Foco en el Proceso y No en las Actividades Análisis de una Cadena de Suministro Materia Prima Ex - Works F.O.B. C.I.F. LANDED Precio Venta Costo Producto Lugar Físico Fabrica Dep. Exportación Puerto Deposito Local Almac. Distrib. Productos Importados . Fabrica hasta el Retailer Marítimo Terrestre Transporte Terrestre Terrestre Tiempo X Días Procesos Indicadores Costos & Gastos

Foco en el Proceso y No en las Actividades Análisis de una Cadena de Suministro Productos Importados . Fabrica hasta el Retailer Materia Prima Ex - Works F.O.B. C.I.F. LANDED Precio Venta Costo Producto Fabrica Dep. Exportación Puerto Deposito Local Almac. Distrib. Procesos Costos & Gastos Indicadores Recursos X X X X

Compartiendo Información EX - WORKS Programación de la Producción hasta Producto Terminado Procesos Programación de ordenes Capacidad líneas de Producción Sistema Información y seguimiento Confirmación de ordenes Stock en proceso y seguridad Control de Calidad Normas Destino Costos & Gastos Indicadores Transformación de M.P a P.T. Rechazos - Scrap Producción no solicitada Producción incompleta Control Inventario Fecha de Producción Planificada vs Real Días de Inventario Ordenes No Liberadas Valor del Stock de P.T. Recursos Personal Exportac. Despachante Sistema Contenedores Camiones Cont. Calidad Forwarder

C. I. F. Transporte Marítimo - Puerto - Aduana Procesos Recursos Contrato Empresa Naviera Frecuencia - Booking Barcos Verificación Contenedores Contenedores / Unidades x Viaje Lay Out Carga Documentación Requerida Cash Flow Flete Marítimo Gastos Puerto / Importación Honorarios Despachante Terminales Portuarias Impuestos / Tasas aduaneras Canales Gastos Comunicación Flete por Producto Devolución de Contenedores Fondos en Sistema María Días Forzoso Licencias Vigentes Costos & Gastos Indicadores Personal Importac. Despachante Sistema Licencias Vigentes Forwarder Compartiendo Información

PRECIO LANDED Deposito de Productos de la Empresa Procesos Recursos Ingreso Almacenamiento Control de Inventario Picking Salidas - Despacho Preparación de Entregas Inventario Averías - Obsoletos - Discontinuos Devoluciones - Diferencias Mano de Obra. Autoelevadores-Baterías-Cargadores Pallets - Zorras Espacio : M2 / M3 Tiempos: Descarga - Preparación de pedidos - Carga Días y Costo de Inventario - Rotación % Averías - Daños Utilización Mano de obra - Autoelevadores Costos & Gastos Personal Operativo Sistema Impresoras Lectoras R.F. Equipos Mov. Etiquetas Compartiendo Información Indicadores

PRECIO VENTA Distribución de Productos a Clientes Procesos Recursos Pedido - Asignación Disponibilidad Preparación de Transporte Zonas de Distribución M3 por Categoría de Camión Horarios y Turnos Entrega a Expresos Costo de Flete Utilización M3 disponibles Devoluciones - Errores - Causas Pedidos Urgentes, Incompletos Demoras en liberación de Camiones Unidades / M3 entregadas x Mes x Día x Vehículo Costo Real vs presupuestado Horas utilización de Puertas Nivel de Servicio : Tiempo de entrega Por Cliente , por transportista por preparador Costos & Gastos Indicadores Coordinadoras de turnos entrega Personal Operativo Sistema Impresoras Lectoras R.F. Camiones Compartiendo Información

Ex Works F.O.B C.I.F. LANDED VENTA Producto FABRICA Puerto Exp . Puerto Imp . Deposito P.T. Retailer Deposito Fabril Pedido -Asignación Disponibilidad Preparación de Transporte Zonas de Distribución M3 por Categoría de Camión Horarios y Turnos Entrega a Expresos Programación de ordenes Capacidad líneas de Producción Sistema Información y seguimiento Confirmación de ordenes Stock en proceso y seguridad Control de Calidad Normas Destino Transferencia de M.P a P.T. Rechazos - Scrap Producción no solicitada Producción incompleta Control Inventario Fecha de Producción Planificada vs Real Días de Inventario Ordenes No Liberadas Valor del Stock de P.T. Personal Importac. Despachante Sistema Licencias Vigentes Forwarder Contrato Empresa Naviera Frecuencia - Booking Barcos Verificación Contenedores Contenedores / Unidades x Viaje Lay Out Carga Documentación Requerida Cash Flow Flete Marítimo Gastos Puerto / Importación Honorarios Despachante Terminales Portuarias Impuestos / Tasas aduaneras Canales Gastos Comunicación Flete por Producto Devolución de Contenedores Fondos en Sistema María Días Forzoso Licencias Vigentes Personal Importac. Despachante Sistema Licencias Vigentes Forwarder Ingreso Almacenamiento Control de Inventario Picking Salidas - Despacho Preparación de Entregas Inventario Averías - Obsoletos - Discontinuos Devoluciones - Diferencias Mano de Obra. Autoelevadores-Baterías-Cargadores Pallets- Zorras Espacio : M2 / M3 Tiempos: Descarga - Preparación de pedidos - Carga Días y Costo de Inventario - Rotación % Averías - Daños Utilización Mano de obra - Autoelevadores Personal Operativo Sistema Impresoras Lectoras R.F. Equipos Mov. Etiquetas Costo de Flete Utilización M3 disponibles Devoluciones - Errores -Causas Pedidos Urgentes, Incompletos Demoras en liberación de Camiones Unidades / M3 entregadas x Mes x Día x Vehículo Costo Real vs presupuestado Horas utilización de Puertas Nivel de Servicio : Tiempo de entrega Por Cliente , por transportista por preparador Coordinadoras de turnos entrega Personal Operativo Sistema Impresoras Lectoras R.F. Camiones

Las comunicaciones entre las áreas de la empresa juegan a favor de la eliminación de las ineficiencias en forma importante o marginal ? Coordinan entre áreas ? Se tiene una visión integral ? Disparadores - Preguntas

Las comunicaciones entre las áreas de la empresa juegan a favor de la eliminación de las ineficiencias en forma importante o marginal ? Coordinan entre áreas ? Se tiene una visión integral ?

Somos un equipo con un objetivo comun. Es clave la comunicación e informacion Coordinación LOGISTICA Producto Informacíon - Comunicacíon Planific. Fabrica Planificación Logistica Comercio Internacional Deposito Distribución Ventas Finanzas Marketing Ventas Despachante Transportista Terminal Puerto Créditos

Como recomienda enfocar una política de ataque a los costos ocultos o ineficiencias ? Disparadores - Preguntas

Como recomienda enfocar una política de ataque a los costos ocultos o ineficiencias ?

Cuando conocemos en detalle nuestros procesos, tenemos datos, podemos medir, tener indicadores, y asi encontrar desvios con lo presupuestado. Eficiencia Operativa -Recomendaciones La variable “TIEMPO”, implica generalmente dinero, ya sea un costo o un gasto. Todos precisamos tiempo para realizar nuestro proceso, cuando se acorta o se extiende puede modificar la expectativa de nuestro cliente y crear ineficiencias.

Cuando conocemos en detalle nuestros procesos, tenemos datos, podemos medir, tener indicadores, y asi encontrar desvios con lo presupuestado.

La variable “TIEMPO”, implica generalmente dinero, ya sea un costo o un gasto.

Todos precisamos tiempo para realizar nuestro proceso, cuando se acorta o se extiende puede modificar la expectativa de nuestro cliente y crear ineficiencias.

Si algo se modifica o varia en el proceso conocido, sin duda implica un “CAMBIO”, que afecta a uno o varios procesos que estan vinculados. Eficiencia Operativa -Recomendaciones Un “CAMBIO”, somos también las personas. Aquello que medimos, podemos mejorar o corregir. Si sabemos comunicarlo en la forma apropiada y en el momento oportuno, podremos actuar, pudiendo evitar, corregir y descubrir posibles costos ocultos o ineficiencias.

Si algo se modifica o varia en el proceso conocido, sin duda implica un “CAMBIO”, que afecta a uno o varios procesos que estan vinculados.

Un “CAMBIO”, somos también las personas.

Aquello que medimos, podemos mejorar o corregir.

Si sabemos comunicarlo en la forma apropiada y en el momento oportuno, podremos actuar, pudiendo evitar, corregir y descubrir posibles costos ocultos o ineficiencias.

Una visión integral, nos permite: A nálisis de metas y objetivos comunes. B uscar una base de datos actualizada. C ompartir Reglas de Juego. D etalle de costos y gastos en cada etapa. Comparar Real vs. Presupuestado y analizar desvíos. E stablecer indicadores Definición Formula de calculo Responsable Recursos/ Sistema Frecuencia Eficiencia Operativa

Una visión integral, nos permite:

A nálisis de metas y objetivos comunes.

B uscar una base de datos actualizada.

C ompartir Reglas de Juego.

D etalle de costos y gastos en cada etapa.

Comparar Real vs. Presupuestado y analizar desvíos.

E stablecer indicadores

Definición

Formula de calculo

Responsable

Recursos/ Sistema

Frecuencia

Que experiencia de éxito puede comentar ? Objetivo individual . Modifica Programa Producción. Cambio de Precio - Canales Rojo Morado. Licencias - Documentación - Interpretaciones. Disparadores - Preguntas

Que experiencia de éxito puede comentar ?

Objetivo individual . Modifica Programa Producción.

Cambio de Precio - Canales Rojo Morado.

Licencias - Documentación - Interpretaciones.

Fabrica Capacidad Produc. Programac. Semanal Transito - Puerto- Aduana Capacidad de Transporte Frecuencia Barcos Deposito Distribución Capacidad Operativa Espacio - Recursos Compartiendo una experiencia Producción Deposito Fabril Stock Puerto Transito Aduana Deposito Puerto Producción Deposito Fabril Stock Puerto Transito Aduana Deposito Puerto Días Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 Barcos

Modifica el programa de Producción concentrando todos los modelos en los primeros días del mes, se embarca Contenedores por sku. Ocupa línea producción. Genera Stock. Mayor Cantidad de Contenedores en los primeros barcos. Booking Contenedores. Traslado de Vacíos. Acuerdos con Naviera . Cash Flow. Días Forzoso. Oficializacion Despachos Camiones retirar Cont. Procesar documentación. 2do Movimiento. Carga trabajo descompensada. Horas Extras. Falta espacio. Bocas Descarga. +Viajes a Retail. Camiones sin descargar. Objetivo individual . Modifica Programa Producción. Fabrica Transito-Puerto-Aduana Deposito Distribución

Ocupa línea producción.

Genera Stock.

Mayor Cantidad de Contenedores en los primeros barcos.

Booking Contenedores.

Traslado de Vacíos.

Acuerdos con Naviera .

Cash Flow.

Días Forzoso.

Oficializacion Despachos

Camiones retirar Cont.

Procesar documentación.

2do Movimiento.

Carga trabajo descompensada.

Horas Extras.

Falta espacio.

Bocas Descarga.

+Viajes a Retail.

Camiones sin descargar.

Pedidos incompletos. Codigo equivocado. Documentos demorados o errores. Contenedores no en condiciones. (daños -precintos -mal cargados) Ineficiencias - Costos ocultos Caída de Sistema. Picos y Valles. Fallas de coordinación Retail. Entregas con errores. Flete Falso. Cambios Schedule de Barcos. Huelgas . Manifestaciones .Piquetes. Turnos en Terminales. Proceso Aduanero . Verificacion Canales. Manteniento preventivo Equipos. Errores en procesamiento datos. No comunicar problemas. No tener Indicadores. Ausentismo - Accidentes. ¿Sobre cuales podemos accionar?

Pedidos incompletos.

Codigo equivocado.

Documentos demorados o errores.

Contenedores no en condiciones. (daños -precintos -mal cargados)

Caída de Sistema.

Picos y Valles.

Fallas de coordinación Retail.

Entregas con errores.

Flete Falso.

Cambios Schedule de Barcos.

Huelgas . Manifestaciones .Piquetes.

Turnos en Terminales.

Proceso Aduanero . Verificacion Canales.

Manteniento preventivo Equipos.

Errores en procesamiento datos.

No comunicar problemas.

No tener Indicadores.

Ausentismo - Accidentes.

Costos y Gastos: Presupuesto vs Real. Comunicación: Objetivos, Procesos y Cambios. Proceso: Integral, luego Actividades. Base de Datos: Actualizada. Indicadores: Control y Seguimiento. Reglas de Juego: Conocidas y compartidas por todos. Resumen - Sugerencias

Costos y Gastos: Presupuesto vs Real.

Comunicación: Objetivos, Procesos y Cambios.

Proceso: Integral, luego Actividades.

Base de Datos: Actualizada.

Indicadores: Control y Seguimiento.

Reglas de Juego: Conocidas y compartidas por todos.

Muchas Gracias

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